我們知道，秘書工作一個很重要的特點，就是“遵旨行事”，是接受了領(lǐng)導(dǎo)的指示以后，才去開展各項工作，是“要我辦”而不是“我要辦”。秘書工作的這種“受命性”特點，要求我們必須認真理解領(lǐng)導(dǎo)的思想，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
領(lǐng)會意圖是秘書職業(yè)道德的基石。秘書工作的本質(zhì)意義，就是服從領(lǐng)導(dǎo)的決策，忠實既定意圖，并將其轉(zhuǎn)化為具體有效的行動。因此，秘書應(yīng)尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見，認真領(lǐng)會基本觀點，不草率、不走樣，準(zhǔn)確把握、嚴(yán)格遵循其思想脈絡(luò)，合理安排，精確籌劃，切實實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。
當(dāng)然，秘書對領(lǐng)導(dǎo)意圖的服從，不是盲從、屈從。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的交代含糊不清、詞不達意時，應(yīng)在忠實其意的前提下，適當(dāng)融匯、提煉、加工、完善；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的交代籠統(tǒng)、粗疏、誤漏時，要適當(dāng)補充和修正，使之具體、嚴(yán)密、準(zhǔn)確，而不應(yīng)依葫蘆畫瓢，將錯就錯。倘若發(fā)現(xiàn)個別領(lǐng)導(dǎo)在交代中歪曲事實，無中生有，捏造成績，掩蓋錯誤，有可能損害機關(guān)威信和群眾利益時，秘書要出以公心，提醒、勸誡，大膽“進諫”，不應(yīng)事不關(guān)己，緘口不言，更不可曲意逢迎，拿原則做交易博取領(lǐng)導(dǎo)歡心。
領(lǐng)會意圖是秘書參謀輔政的前提。秘書進行的工作，實際上是在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮參謀助手作用。機關(guān)中，秘書開展工作的情況大體有如下幾種：一是無交代程序和具體意圖，可由秘書視實際情況開展工作。這類工作一般只涉及機關(guān)日常具體事務(wù)，較為簡單，它們多由工作人員按照領(lǐng)導(dǎo)平時的管理思想，遵循一般管理程序，根據(jù)實際情況自行處理。二是有交代程序和辦事意圖，需要秘書忠于領(lǐng)導(dǎo)意圖。這類工作一般涉及機關(guān)重要事務(wù)，較為復(fù)雜。三是有交代程序但無具體意圖，需由秘書先根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的粗略交代擬出方案，再交機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體或領(lǐng)導(dǎo)人議定或?qū)彾ā＿@類工作都較為重要，只是領(lǐng)導(dǎo)集體或領(lǐng)導(dǎo)人對具體意圖尚無成熟思考，要先由秘書設(shè)想具體意圖并提供初步方案。
無論哪種情況，秘書都需要運用自身的基本素養(yǎng)，調(diào)動自己掌握的多種知識和有關(guān)情況綜合進行嚴(yán)密思考。要針對意圖，或拾遺補闕，對領(lǐng)導(dǎo)意圖某些欠周密、欠妥當(dāng)?shù)牡胤?，給予彌補、修正、完善；或作進一步的分析、綜合、調(diào)整、取舍，而后，再通過自己的行動將領(lǐng)導(dǎo)意圖體現(xiàn)得更加系統(tǒng)、周密、準(zhǔn)確。
領(lǐng)會意圖是提高工作質(zhì)量的根本。這是由領(lǐng)導(dǎo)身份特點決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)雖然彼此氣質(zhì)性格不同，處理問題的方式也不同，但是他們也有共同之處：第一，領(lǐng)導(dǎo)對某個問題反復(fù)醞釀、思考成熟以后，才會向秘書交代意圖，如果一個問題還沒有考慮周全，一般是不會讓秘書去辦理的。第二，領(lǐng)導(dǎo)參加工作的時間較長，經(jīng)歷的風(fēng)雨也多，他們能夠做到胸有大略、統(tǒng)攬全局、高屋建瓴。因此，他們對某項工作的指導(dǎo)思想一般把握得比較好，對工作中應(yīng)注意的問題也考慮得比較周全。第三，領(lǐng)導(dǎo)的想法和打算，常常是匯集了領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的各方面意見，所以他對工作的要求是很具有權(quán)威性的。
從以上幾點可以設(shè)想，只要秘書在行動前充分領(lǐng)會了領(lǐng)導(dǎo)意圖，并在行動中始終遵循這一意圖，那么其結(jié)果實際上就是凝聚了領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)驗，集中了大家的智慧，質(zhì)量自然是比較高的。
領(lǐng)會意圖是減少無效勞動的關(guān)鍵。常常有這樣的現(xiàn)象：秘書辛辛苦苦干完了一項工作，卻在領(lǐng)導(dǎo)那里被否定，甚至數(shù)次返工仍然通不過。在這里，秘書就是做了無效勞動，走了彎路，鬧個白辛苦。怎樣減少這種無效勞動呢？很重要的一個方面就是準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。如果不管領(lǐng)導(dǎo)意圖，隨任自己去發(fā)揮，工作的結(jié)果就很可能同領(lǐng)導(dǎo)的意見相去甚遠，返工的次數(shù)也多，甚至勞而無功。
有很多秘書工作能力不能說不強，對自己要求也不能說不嚴(yán)格，工作態(tài)度也不能說不端正，可他們工作的結(jié)果卻常常在領(lǐng)導(dǎo)那里通不過，主要在于沒有正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書只有把自己的工作能力同領(lǐng)導(dǎo)的意圖結(jié)合起來，才能辦出令領(lǐng)導(dǎo)滿意的事情。
領(lǐng)導(dǎo)最初的意圖，有的比較成熟、系統(tǒng)、全面；有的則不太明確，比較簡單，是有待加工的“思想毛坯”；也有的領(lǐng)導(dǎo)站得高、角度新，把握住了事物的關(guān)鍵和實質(zhì)，產(chǎn)生的意圖具有啟發(fā)性，但還未定型，需要進一步優(yōu)化，使其臻于完善。
同時，由于領(lǐng)導(dǎo)的氣質(zhì)、性格、能力和領(lǐng)導(dǎo)方法不同，交代意圖的方式也不同。大致有如下幾種：
從程度上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“簡潔式”的，即只用幾句話就干脆利落地把他的想法說了出來，甚至有時只是說：“××?xí)r候有個會，希望你寫份材料?！敝劣谝獙懯裁磧?nèi)容卻只字不提。有的領(lǐng)導(dǎo)是“詳細式”的，即把應(yīng)該寫什么，應(yīng)該怎樣寫，甚至每一層應(yīng)該表達哪些內(nèi)容，都交代得一清二楚。
從內(nèi)容上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“觀點式”的，即只提示幾個要點，至于觀點里面的具體內(nèi)容，需由秘書去單獨思考和收集。有的領(lǐng)導(dǎo)是“素材式”的，即給出一些他了解的詳細材料，至于這些材料說明了什么問題，能夠概括出怎樣的觀點，則由秘書去總結(jié)歸納，領(lǐng)導(dǎo)還沒有現(xiàn)成的。
從手段上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“直接式”的，即喜歡把辦事人招來，面對面親自交代，直到辦事人弄懂記清為止。有的領(lǐng)導(dǎo)則是“間接式”的，即喜歡把意圖交代給他的直接下級，然后一級一級往下交代。這種領(lǐng)導(dǎo)認為，應(yīng)該調(diào)動各方面的積極性，使自己的直接下級也了解自己的意圖。
從頻率上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“一次性”交代，即只用一次交談，就將自己的意圖表述完畢，鐵板釘釘，只此一次，再不更改。有的領(lǐng)導(dǎo)則是“多次性”交代，即通過和秘書多次交談，特別是對一些較為復(fù)雜的工作，有時反復(fù)強調(diào)，有時推倒重來，有時棄之又用，從而使自己的意圖不斷清晰、不斷深化、不斷集中。
一般來說，秘書要想準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，有以下幾種具體方式：
一是把握領(lǐng)導(dǎo)的工作熱點，跟蹤追擊。領(lǐng)導(dǎo)的工作熱點往往會集中反映在領(lǐng)導(dǎo)的意圖中。抓住這一點，就等于抓住了領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心，就能與領(lǐng)導(dǎo)工作同步、目標(biāo)同向。但是，領(lǐng)導(dǎo)意圖是圍繞黨在每個時期的中心工作形成的，具有階段性，為此還必須對領(lǐng)導(dǎo)的思想進行系統(tǒng)掌握，形成連續(xù)性。
二是把握領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，協(xié)同動作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對某項工作有了思維萌動時，要能有所共思；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對某件事情有所醞釀時，要能不謀而合；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)作出某項決策時，要能心領(lǐng)神會；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)期待某種效果時，要能舉一反三；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要某種信息時，要能超前服務(wù)。
三是把握領(lǐng)導(dǎo)的思想火花，加以深化。面對某項新的工作或臨時處理某個問題時，領(lǐng)導(dǎo)有時會有感而發(fā)，提出的意見往往是零散、片斷的。對這些意見，要認真加以領(lǐng)會，要知道，在零散之中有很多有見地的觀點。領(lǐng)導(dǎo)在即興講話時也經(jīng)常出現(xiàn)一些新穎的觀點。要善于抓住領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點，努力開掘和深化，以完善領(lǐng)導(dǎo)決策。
四是把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖核心，多方補充。在這方面，一要善于抓住點，即緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點與核心，把領(lǐng)導(dǎo)觀點同上頭精神和下頭實際串起來，既與上頭精神一致，又與下頭實際吻合，做到有理有據(jù)。二要善于擴大面，即以主要領(lǐng)導(dǎo)思想為主線，多方面吸收其他領(lǐng)導(dǎo)意見，集思廣益，在此基礎(chǔ)上進行綜合分析、科學(xué)剪接，使各方面意見都能融匯進去，形成整體決策。
五是把握領(lǐng)導(dǎo)的個性特點，因人而異。領(lǐng)導(dǎo)個性不同，就有不同的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和工作方式。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)古典文學(xué)底子較厚，做報告喜歡引經(jīng)據(jù)典，為這樣的領(lǐng)導(dǎo)起草材料，就要適當(dāng)引用一些典故，以借古喻今。有的領(lǐng)導(dǎo)是從基層調(diào)上來的，對下面的情況比較熟悉，為這樣的領(lǐng)導(dǎo)起草材料，就要多舉一些他熟悉的例子。
在領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖時，不論采取何種方式，有兩個問題需特別注意：
傾聽又會聽。秘書應(yīng)養(yǎng)成一個良好的習(xí)慣，即集中精力傾聽，隨手奮筆疾記，即使是領(lǐng)導(dǎo)的即興發(fā)言，也應(yīng)詳細記錄下來，以備后用。在認真記錄的同時，還要對沒有領(lǐng)會的問題大膽詢問，不必拘謹(jǐn)小心。有經(jīng)驗的秘書，往往一邊接受任務(wù)，一邊積極思考：對貫徹意圖時可能出現(xiàn)的多種情況，及時提出來，讓領(lǐng)導(dǎo)能給予明確答復(fù)；對意圖中可能出現(xiàn)的偏差，該糾正的糾正，該否定的否定；對意圖中有所涉及但還不夠完善和深刻的地方，通過討論研究，使之在行動前就能完善起來。這里要注意：認真思考必須緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖的主旨，大膽提問必須使用謙虛探討的口氣。
服從不盲從。在領(lǐng)會意圖的過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)的想法是正確的，打算也是合理的，那么秘書照著做就行了。但是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的意圖有粗疏、誤漏甚至是錯誤時，應(yīng)當(dāng)怎么辦呢？遇有這種情況，秘書不能自以為是，更不能反“仆”為“主”，而是要通過一些巧妙的方式，把自己的正確想法轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)的意圖。這些方法大致有：宣傳政策法，提供下情法，介紹經(jīng)驗法，彌補漏洞法等。常用的語句是：“這個問題很好，不過我還有這樣一點想法”；“這個問題挺全面了，我再補充幾點看行不行”；“這個問題，是否可以換個提法”，等等。（文章摘自《秘書工作》雜志2013年第7期）
（作者：王懷志，郭 政，中國人民解放軍西安政治學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師）
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