建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范
（建設(shè)部第712號公告，行業(yè)標準：CJJ/T117-2007，2007年9月5日發(fā)布，2008年1月1日起實施）
1 總則
1.0.1 為加強建設(shè)電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的建設(shè)電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，制定本規(guī)范。
1.0.2 本規(guī)范適用于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。
1.0.3 建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標準的規(guī)定。
2 術(shù)語
2.0.1 建設(shè)電子文件electronic construction records
在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。
2.0.2 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件electronic records of construction professional administration
建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘察、設(shè)計、抗震、人防等專業(yè)管理單位)在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)及技術(shù)文件。
2.0.3 建設(shè)工程電子文件electronic records of construction engineering
在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。建設(shè)工程電子文件可簡稱為工程電子文件。
2.0.4 建設(shè)電子檔案electronic construction archives
具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。
2.0.5 真實性 authenticity
電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時的原始狀況一致。
2.0.6 完整性 integrity
電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。
2.0.7 有效性 utility
電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
2.0.8 元數(shù)據(jù)metadata
描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。
2.0.9 在線式歸檔on-line filing
通過計算機網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程。
2.0.10 離線式歸檔off-line filing
將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲到可脫機存儲的載體上向檔案部門移交的過程。
2.0.11 固化fixing
為避免電子文件因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。
2.0.12 遷移migration
將源系統(tǒng)中的電子文件向目標系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。
2.0.13 建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng) filing and management system of electronic construction records
對建設(shè)電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)，具有確定歸檔范圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。該系統(tǒng)包括兩個類型，即建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。
3 基本規(guī)定
3.0.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位和建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)加強對電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責(zé)任崗位，指定專人管理。
3.0.2 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集、整理和歸檔，并定期向當?shù)爻墙n案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。
3.0.3 在建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：
1 在建設(shè)工程招標及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；
2 收集和積累工程準備階段、竣工驗收階段形成的電子文件，并進行整理歸檔；
3 組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；
4 收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；
5 在組織工程竣工驗收前，提請當?shù)亟ㄔO(shè)（城建）檔案管理機構(gòu)對工程紙質(zhì)檔案進行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對工程電子檔案進行預(yù)驗收；
6 對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，按規(guī)定向當?shù)爻墙n案館（室）移交工程電子檔案。
3.0.4 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及測量等單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移交。建設(shè)（城建）檔案管理機構(gòu)應(yīng)對建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗收。
3.0.5 對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件，建設(shè)電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。
3.0.6 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。
3.0.7 建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定：
1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。
2 應(yīng)采取安全防護技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實性。
3 應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。
4 應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。
5 建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。
3.0.8 建設(shè)電子文件形成單位與建設(shè)（城建）檔案管理機構(gòu)應(yīng)對建設(shè)電子文件加強前端控制，實行全過程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
3.0.9 建設(shè)（城建）檔案管理機構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見。建設(shè)電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質(zhì)量。
4 電子文件的代碼標識、格式與載體
4.0.1 電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼。
1 稿本代碼應(yīng)按表4.0.1-1標識。
表4.0.1-1 稿本代碼
稿本
代碼
草稿性電子文件
M
非正式電子文件
U
正式電子文件
F
2 類別代碼應(yīng)按表4.0.1-2標識。
表4.0.1-2 類別代碼
文件類別
代碼
文本文件（Text）
T
圖像文件（Image）
I
圖形文件（Graphics）
G
影像文件（Video）
V
聲音文件（Audio）
A
程序文件（Program）
P
數(shù)據(jù)文件（Data）
D
4.0.2 各種不同類別電子文件的存儲應(yīng)采用通用格式。通用格式應(yīng)符合表4.0.2的規(guī)定。
表4.0.2 各類電子文件的通用格式
文件類別
通用格式
文本文件
XML、DOC、TXT、RTF
表格文件
XLS、ET
圖像文件
JPEG、TIFF
圖形文件
DWG
影像文件
MPEG、AVI
聲音文件
WAV、MP3
4.0.3 各種不同類別電子文件的存儲亦可采用國務(wù)院建設(shè)行政主管部門和信息化主管部門認可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。
4.0.4 脫機存儲電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。移動硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。
5 建設(shè)電子文件的收集與積累
5.1 收集積累的范圍
5.1.1 凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理等活動中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集范圍。
5.1.2 凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集范圍。各類建設(shè)工程電子文件的具體收集范圍應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）規(guī)定的收集范圍進行。
5.2 收集積累的要求
5.2.1 建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。
5.2.2 建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實、準確。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實際相符合，且內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。
5.2.3 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有參考價值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。
5.2.4 凡是屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件，收集積累時均應(yīng)進行登記。登記時必須按照本規(guī)范附錄A、附錄B的要求，填寫建設(shè)電子文件（檔案）的案卷級和文件級登記表。
5.2.5 應(yīng)采取嚴密的安全措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。積累過程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按本規(guī)范附錄C的要求，填寫《建設(shè)電子文件更改記錄表》。
5.2.6 應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并存儲于能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應(yīng)實行分段積累，宜一年拷貝一次。
5.2.7 對通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。
5.2.8 對內(nèi)容信息是由多個子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔，并保證其可準確還原；當難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式。
5.2.9 與建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。
5.2.10 對采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲。
5.2.11 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集。
5.3收集積累的程序
5.3.1 收集積累建設(shè)電子文件，均需進行登記，并應(yīng)符合以下規(guī)定。
1 工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進行標記。
2 應(yīng)運用建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對每份建設(shè)電子文件進行登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。
5.3.2 對已登記的建設(shè)電子文件必須進行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。
5.3.3 對經(jīng)過初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進行著錄，并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。
5.3.4 對已收集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項目來組織存儲。
5.3.5 對存儲的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉伯數(shù)字或三位阿拉伯數(shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號。建設(shè)電子文件保管單元的命名規(guī)則可按照建設(shè)電子文件的命名規(guī)則進行。
5.3.6 建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。
6 建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔
6.1 整理
6.1.1 建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作。
6.1.2 對于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項目完成后，應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對該案件或項目的電子文件進行整理。
6.1.3 整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或項目內(nèi)建設(shè)電子文件間的有機聯(lián)系，便于建設(shè)電子檔案的保管和利用。
6.1.4 同一個保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件整理要求進行。
6.1.5 建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按照《城建檔案分類大綱》進行。
6.1.6 建設(shè)電子文件的著錄應(yīng)按照《城建檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）進行，同時應(yīng)按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補充建設(shè)電子文件特有的著錄項目和其他標識信息與數(shù)據(jù)。
6.2 鑒定
6.2.1 鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。
6.2.2 歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項目，對建設(shè)電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。
6.2.3 建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)按照國家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。
6.3 歸檔
6.3.1 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。
6.3.2 歸檔的建設(shè)電子文件應(yīng)符合下列要求：
1 已按電子檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管要求的脫機載體上。
2 必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動的全過程。
6.3.3 建設(shè)電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔。可根據(jù)實際情況選擇其中的一種或兩種方式進行電子文件的歸檔。
6.3.4 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實時進行；離線式歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時進行。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時歸檔。
6.3.4 建設(shè)電子文件形成單位在實施在線式歸檔時，應(yīng)將建設(shè)電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至本單位檔案部門，并將建設(shè)電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過網(wǎng)絡(luò)提交給檔案部門。
6.3.5 建設(shè)電子文件形成單位在實施離線式歸檔時，應(yīng)按下列步驟進行：
1 將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件（或項目）按要求從原系統(tǒng)中導(dǎo)出；
2 將導(dǎo)出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲到耐久性好的載體上，同一案件（或項目）的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲在同一載體上。
3 對存儲的建設(shè)電子文件進行檢驗。
4 在存儲建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。封面內(nèi)容的填寫應(yīng)符合本規(guī)范附錄D的要求，同時存儲載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。
5 將存儲建設(shè)電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門。
6 歸檔移交時，交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門必須對歸檔的建設(shè)電子文件進行檢驗，并按照本規(guī)范附錄E的要求，填寫《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》。交接雙方負責(zé)人必須簽署審核意見。當文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性時，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
6.4 檢驗
6.4.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，檢驗合格后方可進行交接。
6.4.2 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進行檢驗。檢驗審查合格后向建設(shè)單位移交。
6.4.3 在對建設(shè)電子檔案進行檢驗時，應(yīng)重點檢查以下內(nèi)容：
1 建設(shè)電子檔案的真實性、完整性、有效性；
2 建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關(guān)聯(lián)；
3 載體有無病毒、有無劃痕；
4 登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全；
6.5 匯總
6.5.1 建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收電子檔案一起按項目進行匯總，并對匯總后的工程電子檔案按本規(guī)范6.4.3條的要求進行檢驗。
7 建設(shè)電子檔案的驗收與移交
7.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交
7.1.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。
7.1.2 凡已向城建檔案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的單位，如工作中確實需要繼續(xù)保存紙質(zhì)檔案的，可適當延緩向城建檔案館（室）移交紙質(zhì)檔案的時間。
7.2 建設(shè)工程電子檔案的驗收與移交
7.2.1 建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，提請當?shù)亟ㄔO(shè)（城建）檔案管理機構(gòu)對工程紙質(zhì)檔案進行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對工程電子檔案進行預(yù)驗收。
7.2.2 列入城建檔案館（室）接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當同時移交一套工程電子檔案。
7.2.3 停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案，暫由建設(shè)單位保管。
7.2.4 對改建、擴建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補充、完善原工程電子檔案。對改變的部位，應(yīng)當重新編制工程電子檔案，并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館（室）移交。
7.3 辦理移交手續(xù)
7.3.1 城建檔案館（室）接收建設(shè)電子檔案時，應(yīng)按照本規(guī)范6.4.3條的要求對電子檔案再次檢驗，檢驗合格后，將檢驗結(jié)果按照本規(guī)范附錄E的要求，填入《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》，交接雙方簽字、蓋章。
7.3.2 登記表應(yīng)一式兩份，移交和接收單位各存一份。
8 建設(shè)電子檔案的管理
8.1 脫機保管
8.1.1 建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計算機及軟、硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機保管的建設(shè)電子檔案，以保障建設(shè)電子檔案的安全保存。
8.1.2 脫機建設(shè)電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式3套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。
8.1.3 脫機建設(shè)電子檔案的保管，應(yīng)符合下列條件：
1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；
2 環(huán)境溫度應(yīng)保持在17～20℃之間；相對濕度應(yīng)保持在35～45％之間；
3 存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離；
4 存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；
5 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
8.1.4 建設(shè)電子檔案在形成單位的保管，應(yīng)按照本規(guī)范8.1.3條的要求執(zhí)行。
8.2 有效存儲
8.2.1 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，必須進行載體轉(zhuǎn)換。
8.2.2 對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測及抽樣機讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
8.2.3 應(yīng)根據(jù)載體的壽命，定期對磁性載體、光盤載體等載體的建設(shè)電子檔案進行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時必須進行登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄F的要求填寫。
8.2.4 在采取各種有效存儲措施后，原載體必須保留三個月以上。
8.3 遷移
8.3.1 建設(shè)電子檔案保管單位必須在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前，將建設(shè)電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉(zhuǎn)換，保證其在新環(huán)境中完全兼容。
8.3.2 建設(shè)電子檔案遷移時必須進行數(shù)據(jù)校驗，保證遷移前后數(shù)據(jù)的完全一致。
8.3.3 建設(shè)電子檔案遷移時必須進行遷移登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄G的要求填寫。
8.3.4 建設(shè)電子檔案遷移后，原格式電子檔案必須同時保留的時間不少于3年，但對于一些較為特殊必須以原始格式進行還原顯示的電子檔案，可采用保存原始檔案的電子圖像。
8.4 利用
8.4.1 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務(wù)。
8.4.2 利用時必須嚴格遵守國家保密法規(guī)和規(guī)定。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用建設(shè)電子檔案時，應(yīng)報請有關(guān)部門審核批準。
8.4.3 對具有保密要求的建設(shè)電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，必須按照國家、地方及部門有關(guān)計算機和網(wǎng)絡(luò)保密安全管理的規(guī)定，采取必要的安全保密措施，報經(jīng)國家或地方保密管理部門審批，確保國家利益和國家安全。
8.4.4 利用時應(yīng)采取在線利用或使用拷貝件，電子檔案的封存載體不得外借。脫機建設(shè)電子檔案（載體）不得外借，未經(jīng)批準，任何單位或人員不得擅自復(fù)制、拷貝、修改、轉(zhuǎn)送他人。
8.4.5 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
8.5 鑒定銷毀
8.5.1 建設(shè)電子檔案的鑒定銷毀，應(yīng)按照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。銷毀建設(shè)電子檔案必須在辦理審批手續(xù)后實施，并按本規(guī)范附錄H的要求，填寫《建設(shè)電子檔案銷毀登記表》。
8.6 統(tǒng)計
8.6.1 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)及時按年度對建設(shè)電子檔案的接收、保管、利用及鑒定銷毀等情況進行統(tǒng)計。
附錄A 建設(shè)電子文件（檔案）案卷（或項目）級登記表
文件特征
內(nèi) 容
工程地點
單 位
名 稱
聯(lián)系方式
歸檔時間
載體類型
載體編號
設(shè)備環(huán)境特征
硬件環(huán)境
(主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 器型號、制造廠 商等)
軟件環(huán)境
(型號、版本等)
操作系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
相關(guān)軟件(文字處理工具、瀏覽器、壓縮 或解密軟件等)
文件記錄特征
記錄結(jié)構(gòu)
(物理、邏輯)
記錄類型
口定長
口可變長
口其他
記錄總數(shù)
總字節(jié)數(shù)
記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式
文件載體
型號：
數(shù)量：
備份數(shù)：
口一件一盤 口多件一盤
口一件多盤 口多件多盤
制表審核
填表人(簽名)
年 月 日
審核人(簽名)
年 月 日
附錄B 建設(shè)電子文件（檔案）文件級登記表
文件編號
文件名
文件稿本代碼
文件類別代碼
形成時間
載體編號
保管期限
備注
附錄C 建設(shè)電子文件更改記錄表
序號
電子文件名
更改單號
更改者
更改日期
備注
附錄D 建設(shè)電子文件（檔案）載體封面
載體編號： 類別：
檔 號： 套別：
內(nèi) 容：
地 址：
編制單位： 編制日期：
保管期限： 密級：
文件格式：
軟硬件平臺說明：
附錄E 建設(shè)電子檔案移交、接收登記表
載體編號
載體標識
載體類型
載體數(shù)量
載體外觀檢查
有無劃傷
是否清潔
病毒檢查
殺毒軟件名稱
版本
病毒檢查結(jié)果報告：
載體存儲電子文件檢驗項目
載體存儲電子文件總數(shù)
文件夾數(shù)
已用存儲空間
字節(jié)
載體存儲信息讀取檢驗項目
編制說明文件中相關(guān)內(nèi)容記錄是否完整
是否存有電子文件目錄文件
載體存儲信息能否正常讀取
移交人（簽名）
年 月 日
接收人（簽名）
年 月 日
移交單位審核人（簽名）
年 月 日
接收單位審核人（簽名）
年 月 日
移交單位（印章）
年 月 日
接收單位（印章）
年 月 日
附錄F 建設(shè)電子檔案轉(zhuǎn)存登記表
存儲設(shè)備更新與兼容性檢驗情況登記
光盤載體轉(zhuǎn)存登記
磁性載體轉(zhuǎn)存登記
填表人（簽名）：
年 月 日
審核人（簽名）：
年 月 日
單位（蓋章）：
年 月 日
附錄G 建設(shè)電子檔案遷移登記表
源系統(tǒng)
設(shè)備情況
硬件系統(tǒng)：
系統(tǒng)軟件：
應(yīng)用軟件：
存儲設(shè)備：
目標系統(tǒng)
設(shè)備情況
硬件系統(tǒng)：
系統(tǒng)軟件：
應(yīng)用軟件：
存儲設(shè)備：
被遷移歸檔電子文件情況
源文件格式：
目標文件格式：
遷移文件數(shù)：
遷移時間：
遷移檢驗情況
硬件系統(tǒng)校驗：
系統(tǒng)軟件校驗：
應(yīng)用軟件校驗：
存儲載體校驗：
電子文件內(nèi)容校驗：
電子文件形態(tài)校驗：
遷移操作者（簽名）：
年 月 日
遷移校驗者（簽名）：
年 月 日
單位（蓋章）：
年 月 日
附錄H 建設(shè)電子檔案銷毀登記表
序號
文件名稱
文件字號
歸檔日期
頁次
銷毀原因
銷毀人簽字
備注
本規(guī)范用詞說明
1 為了便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時區(qū)別對待，對要求嚴格程度不同的用詞，說明如下：
1）表示很嚴格，非這樣做不可的用詞：
·正面詞采用“必須”；
·反面詞采用“禁止”。
2）表示嚴格，在正常情況下均應(yīng)這樣做的用詞：
·正面詞采用“應(yīng)”；
·反面詞采用“不應(yīng)”或“不得”。
3）表示允許稍有選擇，在條件許可時，首先應(yīng)這樣做的用詞：
·正面詞采用“宜”；
·反面詞采用“不宜”。
表示有選擇，在一定條件下可以這樣做，采用“可”。
2 條文中指定按其他有關(guān)標準、規(guī)范執(zhí)行時，寫法為：“應(yīng)符合······的規(guī)定”或“應(yīng)按······執(zhí)行”。
建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范
條 文 說 明
Code for Management of Electronic Construction
Records and Archives
1 總則
1.0.1 “加強建設(shè)電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的城建電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用”，既是制定本規(guī)范的目的，也是制定本規(guī)范的指導(dǎo)思想。
真實、準確、完整、有效是尊重和保持建設(shè)電子檔案歷史原貌的科學(xué)要求。保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用是檔案歸檔與管理的目的。
1.0.2本規(guī)范對從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動的部門與機構(gòu)產(chǎn)生的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。
1.0.3建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級與保管期限表》等規(guī)范或文件的規(guī)定。
2 術(shù)語
2.0.1 建設(shè)電子文件主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。其中建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件主要產(chǎn)生于建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘察、設(shè)計、抗震、人防等專業(yè)管理單位)；建設(shè)工程電子文件產(chǎn)生于工程建設(shè)活動中，主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。
2.0.7 有效性，也可以稱作可用性，可用的文件指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解，能夠表明文件與形成它的業(yè)務(wù)活動和事件過程的直接關(guān)系。
2.0.8 元數(shù)據(jù)被稱作數(shù)據(jù)之數(shù)據(jù)，它主要描述電子文件的數(shù)據(jù)屬性。它是一種信息資源組織和管理工具，可以對文件進行詳細、全面、規(guī)范的描述，保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取，也是檢驗電子文件真實性、完整性和有效性的依據(jù)之一。
2.0.9 運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)進行遠程的傳遞和移交這種在線式歸檔，是隨著電子文件的產(chǎn)生而產(chǎn)生的新的檔案工作方式，它有別于傳統(tǒng)的文件、檔案的傳遞和移交。
2.0.10 離線式歸檔是通過中間載體的轉(zhuǎn)存，來達到將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)從原電子文件管理、應(yīng)用或存儲設(shè)備傳遞到檔案部門的電子文件管理、應(yīng)用或存儲設(shè)備中。
2.0.11 固化是指針對內(nèi)容信息是由多個電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的城建電子文件，為避免其因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。另外，針對同一保管單元內(nèi)的各種不同格式的建設(shè)電子檔案，由于格式復(fù)雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來很大的難度和工作量，因此，也可考慮采用信息固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用格式。
2.0.13 建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)是對建設(shè)電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)。對建設(shè)電子文件的管理，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，從其形成到利用，都必須依靠一定的技術(shù)設(shè)備，包括硬件設(shè)備和管理軟件。功能齊全合理的建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)能使管理人員對建設(shè)電子文件主動管理，保證電子文件歸檔、檢測、安全保管和有效利用。
3 基本規(guī)定
3.0.3 建設(shè)（城建）檔案管理機構(gòu)是城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門設(shè)置的負責(zé)全市城建檔案管理工作的機構(gòu)；或者是受城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門委托負責(zé)全市城建檔案管理工作的城建檔案館（室）。
3.0.5 建設(shè)電子文件形成單位是指產(chǎn)生建設(shè)電子文件的單位，如城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、房地產(chǎn)、市政公用、園林綠化、市容環(huán)衛(wèi)、水務(wù)、交通等建設(shè)系統(tǒng)行政管理部門，供水、排水、燃氣、熱力、園林綠化、風(fēng)景名勝等專業(yè)管理單位，以及建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等參與工程建設(shè)的單位。
3.0.7 建設(shè)電子文件的安全技術(shù)措施主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。具體應(yīng)該包括以下方面：
1）建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。
2）設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等。
3）對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記。
4）對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。
4 電子文件的代碼標識、格式與載體
4.0.4 適用于脫機存儲電子檔案的載體，按照保存壽命的長短和可靠程度的強弱，依次為：一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。
5 建設(shè)電子文件的收集與積累
5.2.4 各類建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理（或建設(shè)工程）電子文件管理登記表（見附錄A、附錄B）是建設(shè)電子文件歸檔與管理過程中的業(yè)務(wù)用表。在建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)業(yè)務(wù)部門該表是建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件管理登記表；在參與工程建設(shè)的各建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等單位該表是建設(shè)工程電子文件管理登記表。
5.2.9 “電子簽章”的含義是，泛指所有以電子形式存在，依附在電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用以辯識電子文件簽署者身份，保證文件的完整性，并表示簽署者同意電子文件所陳述事實的內(nèi)容。目前，最成熟的電子簽章技術(shù)就是“數(shù)字簽章”，它是以公鑰及密鑰的“非對稱型”密碼技術(shù)制作的電子簽章。
6 建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔
6.1.5 《城建檔案分類大綱》是由建設(shè)部辦公廳1993年8月7日以“建辦檔[1993]103號”印發(fā)的文件。
7 建設(shè)電子檔案的驗收與移交
7.2.2 建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交建設(shè)工程電子檔案光盤時可只移交一套，城建檔案館在接受該建設(shè)工程電子檔案后，應(yīng)將其導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，補充有關(guān)著錄數(shù)據(jù)，并及時刻錄光盤三套。
8 建設(shè)電子檔案的管理
8.2.2 對電子檔案載體的定期檢測及抽樣機讀檢驗應(yīng)制定詳細的計劃和嚴格的制度，一般而言，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年須進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。
8.2.3，8.3.1 轉(zhuǎn)存和遷移都是保證電子檔案永久保存的技術(shù)手段。在實際工作中，應(yīng)將二者有機結(jié)合起來，以減少工作量，提高工作效率。
附 錄
附錄A、附錄B、附錄C、附錄D、附錄E、附錄F、附錄G、附錄H的表格名稱中，“建設(shè)電子文件（檔案）”可根據(jù)文件（檔案）的內(nèi)容確定是“建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件”還是“建設(shè)工程電子文件（檔案）”。如：附錄C “建設(shè)電子文件更改記錄表”在針對建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件時，表格名稱可確定為“建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件更改記錄表”，在針對建設(shè)工程電子文件時，表格名稱可確定為“建設(shè)工程電子文件（檔案）更改記錄表”。
附錄A在針對建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件時，該表是“案卷級登記表”；在針對建設(shè)工程電子文件時，該表是“項目級登記表”。
