按照最初簽訂的合作協(xié)議，港鐵很重要的職責(zé)之一就是要為京港地鐵提供建設(shè)運(yùn)營(yíng)方面優(yōu)良及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，而作為港鐵諸多優(yōu)良及先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)集合體的信息系統(tǒng)，直接平移到京港地鐵就顯得更加順理成章了。
2006年春節(jié)剛過，香港鐵路有限公司（下稱“港鐵”）資訊系統(tǒng)經(jīng)理林澤蔭帶隊(duì)的IT規(guī)劃團(tuán)隊(duì)從香港飛赴北京。
這個(gè)由5個(gè)人組成的團(tuán)隊(duì)，來自港鐵IT部門的不同專業(yè)領(lǐng)域，他們此行的重要目的，就是對(duì)剛剛成立的京港地鐵的高管們進(jìn)行訪談，傾聽他們對(duì)公司未來IT建設(shè)的需求。
“其實(shí)，早在2005年初京港地鐵籌建之時(shí)，我們就提出了要同步建設(shè)一系列配套的IT系統(tǒng)。”林澤蔭說。從那時(shí)起，林澤蔭就開始考慮京港地鐵的IT建設(shè)。
按照港鐵CIO賴錫璋與林澤蔭最初的設(shè)想，對(duì)于京港地鐵這樣剛剛成立的公司，所有的業(yè)務(wù)體系都是白紙一張，很顯然，業(yè)務(wù)部門不太可能對(duì)IT需求有很詳細(xì)的描述。在這種情形下，將港鐵現(xiàn)有的IT系統(tǒng)選擇性地平移到京港地鐵，無疑是最佳選擇。
最終，在與京港地鐵的高管層充分溝通之后，“平移”的策略得到了京港地鐵高管層的普遍支持。按照最初簽訂的合作協(xié)議，港鐵很重要的職責(zé)之一就是要為京港地鐵提供建設(shè)運(yùn)營(yíng)方面優(yōu)良及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，而作為港鐵諸多優(yōu)良及先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)集合體的信息系統(tǒng)，直接平移到京港地鐵就顯得更加順理成章了。
實(shí)際上，信息系統(tǒng)還有一個(gè)更大的作用，就是在實(shí)施過程中，幫助業(yè)務(wù)部門同步梳理業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)人員對(duì)地鐵業(yè)務(wù)的了解。京港地鐵大部分的新員工都沒有接觸過地鐵業(yè)務(wù)，直接平移港鐵的信息系統(tǒng)，對(duì)于這些沒有經(jīng)驗(yàn)的新員工來講，可以直接按照系統(tǒng)中港鐵的最佳流程操作。
扶上馬
港鐵從1975年成立起就開始陸續(xù)建設(shè)信息系統(tǒng)，支撐地鐵的管理和運(yùn)營(yíng)。上個(gè)世紀(jì)80年代，港鐵的第一代信息系統(tǒng)已經(jīng)初具規(guī)模。90年代，在第一代系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，港鐵又建設(shè)了第二代信息系統(tǒng)。從1998年港鐵引入ERP系統(tǒng)算起，港鐵目前的系統(tǒng)已經(jīng)屬于第三代。也正是這一次次地不斷優(yōu)化和擴(kuò)展，港鐵形成了目前比較穩(wěn)定且滿意的信息系統(tǒng)。
很顯然，京港地鐵與港鐵處在不同的發(fā)展階段。港鐵有超過30年的經(jīng)營(yíng)歷史，目前有超過1.3萬多名員工，有120多個(gè)信息系統(tǒng)，其地鐵運(yùn)營(yíng)的主業(yè)除了覆蓋香港之外，還擴(kuò)展到了英國(guó)、澳大利亞、瑞典和中國(guó)內(nèi)陸等全球眾多國(guó)家和地區(qū)。而2006年初的京港地鐵，只有30多名員工，即便到了2009年8月份，也才1500多人。其業(yè)務(wù)的范圍，也主要集中在北京地鐵四號(hào)線一條地鐵線路。
“京港地鐵與港鐵在規(guī)模和成長(zhǎng)階段上的相差很大，如果將港鐵現(xiàn)有的系統(tǒng)全部照搬過來，一定吃不消。”賴錫璋說。
因此，在京港地鐵的IT規(guī)劃制定之初，賴錫璋就和林澤蔭一道，為港鐵系統(tǒng)的“平移”訂了一個(gè)七個(gè)字的策略——簡(jiǎn)化、優(yōu)化和本地化。
“這個(gè)策略對(duì)于IT規(guī)劃的制定非常重要。”林澤蔭說，“京港地鐵剛剛起步，有一些業(yè)務(wù)還沒有成長(zhǎng)起來，可能短期內(nèi)還不需要這方面的信息系統(tǒng)。”比如，港鐵非常擅長(zhǎng)的地鐵物業(yè)管理，京港地鐵暫時(shí)并沒有這方面的業(yè)務(wù)，自然就沒有必要將物業(yè)管理的系統(tǒng)引入京港地鐵。另外，港鐵還有很多支撐公司第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展的系統(tǒng)，京港地鐵短期內(nèi)也不需要。
“我們會(huì)圍繞地鐵運(yùn)營(yíng)這個(gè)核心業(yè)務(wù)，對(duì)港鐵龐大的系統(tǒng)進(jìn)行取舍，將最核心的一些系統(tǒng)先平移過來。這就是簡(jiǎn)化的過程。”林澤蔭說。
“我們會(huì)對(duì)京港地鐵在籌備和運(yùn)營(yíng)過程中的需求進(jìn)行匹配，決定先引入哪些系統(tǒng)。在公司成立之初，招聘很迫切，我們就把HR系統(tǒng)排在前面；后來需要對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，就把資產(chǎn)管理系統(tǒng)平移過來。”
最終，港鐵選擇16個(gè)對(duì)京港地鐵最為迫切的信息系統(tǒng)，平移過來。同時(shí)，港鐵還將一些IT管理和運(yùn)營(yíng)方面的方法論也引入京港地鐵，比如港鐵的IT治理體系、CMMI等。
“這16個(gè)信息系統(tǒng)，雖然是平移，卻并非簡(jiǎn)單地拿來就用。每一個(gè)系統(tǒng)都要經(jīng)過兩邊的業(yè)務(wù)人員詳細(xì)的討論，找出優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)在哪，有哪些需要簡(jiǎn)化、優(yōu)化和本地化的地方。”林澤蔭說。
比如HR系統(tǒng)，港鐵每年的人員流失都在5%以內(nèi)，港鐵的招聘過程也非常復(fù)雜，應(yīng)聘者僅僅在港鐵網(wǎng)站填寫簡(jiǎn)歷，就得花費(fèi)半個(gè)多小時(shí)。如果京港地鐵照搬港鐵的標(biāo)準(zhǔn)流程，在招聘高峰期一個(gè)月300多人的招聘量，勢(shì)必會(huì)讓招聘變得異常繁瑣。在雙方業(yè)務(wù)人員和IT規(guī)劃團(tuán)隊(duì)的協(xié)商下，京港地鐵對(duì)HR系統(tǒng)和招聘流程進(jìn)行了必要的優(yōu)化，HR系統(tǒng)既支撐了招聘工作的開展，又確保了招聘工作的如期完成。
2006年4月，京港地鐵在珠海召開大會(huì)，港鐵、首創(chuàng)、京投和京港地鐵的高管悉數(shù)出席，聽取京港地鐵各個(gè)部門對(duì)未來3年的工作計(jì)劃。會(huì)上，賴錫璋和林澤蔭對(duì)京港地鐵的IT規(guī)劃做了詳細(xì)闡述。“這個(gè)會(huì)很重要，因?yàn)镮T建設(shè)的開展，必須得到管理層的支持。”林澤蔭說。
在賴錫璋和林澤蔭的“推介”之下，制定中的IT規(guī)劃獲得了管理層的支持。兩個(gè)月之后的2006年6月，京港地鐵IT規(guī)劃正式完成。這項(xiàng)規(guī)劃，不僅幫助京港地鐵勾畫了未來的IT建設(shè)藍(lán)圖，還包括IT預(yù)算、IT組織架構(gòu)和IT系統(tǒng)實(shí)施步驟等內(nèi)容，都做了非常詳細(xì)的闡述
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