腦力勞動(dòng)者提高工作效率的方法：避免次要的工作，代之以增值性任務(wù)。
過去3年間，我們一直在研究提高腦力勞動(dòng)者工作效率的方法，結(jié)果發(fā)現(xiàn)答案異常簡單：避免次要的工作或?qū)⑵浞峙浣o他人，代之以增值性任務(wù)。
腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動(dòng)思考時(shí)間管理；找出對自己和組織最重要的工作；放下或創(chuàng)造性地外包剩下的工作。
困難的原因
對管理者而言，腦力勞動(dòng)者可不是省心的對象。他們的工作內(nèi)容不易觀察，工作質(zhì)量在考察上常帶有主觀性。管理者可能懷疑員工的時(shí)間分配效率低，但想診斷問題卻困難重重，更不要說提供解決方案了。
不少最敬業(yè)、表現(xiàn)最突出的人也會(huì)將大量時(shí)間花在枯燥和毫無附加值的工作上，這些工作對腦力勞動(dòng)者而言，可產(chǎn)生的個(gè)人益處極少，對公司的價(jià)值也極低。
導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因很多。大部分人都會(huì)被錯(cuò)綜復(fù)雜的職責(zé)纏身。我們擔(dān)心如果對一些工作放手不管，會(huì)讓同事和老板失望。而且，在我們計(jì)劃單中，那些不太重要的任務(wù)并非完全乏善可陳。任何進(jìn)步，即使只發(fā)生在細(xì)微環(huán)節(jié)上，都能讓我們獲得一種更投入、更滿意的感覺。
組織也應(yīng)對這種不甚理想的工作效率負(fù)責(zé)。在過去十年間，削減開支成為主流。腦力勞動(dòng)者也不得不接手一些低價(jià)值的任務(wù)。這些任務(wù)會(huì)分散他們做正事的精力。雖然商業(yè)信心正在逐漸恢復(fù)，但很多公司對于招聘仍然畏首畏腳。不僅如此，諸多行業(yè)都面臨著復(fù)雜的監(jiān)管環(huán)境和更嚴(yán)厲的控制體系，這種傾向正愈演愈烈，導(dǎo)致公司出現(xiàn)一種“厭惡風(fēng)險(xiǎn)”的文化，擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的員工不愿意將工作分配給欠缺經(jīng)驗(yàn)的員工。
一些公司為幫助腦力工作者集中精力做高價(jià)值的工作做過嘗試。例如，本文作者之一的喬丹·科恩曾在輝瑞開創(chuàng)過一項(xiàng)服務(wù)，員工可以通過這項(xiàng)服務(wù)外包不太重要的工作。我們也見過一些公司政策，禁止員工周五使用電子郵件、限制會(huì)議時(shí)間及禁止在內(nèi)部使用幻燈片。但這些做法很難改變機(jī)構(gòu)所在的大氣候。我們倡議的是明智的中間路線：一種適宜的自我管理方法，管理者負(fù)責(zé)提供支持，以達(dá)到助人自助的效果。
五步流程
我們設(shè)計(jì)的流程借用了經(jīng)典的進(jìn)度控制練習(xí)（開始、暫停和繼續(xù)），幫助你在每日的工作安排中做出步伐雖小但作用重要的改變。
找出低價(jià)值任務(wù)。通過自我評估工具，在工作中找出：（一）對你或公司不太重要的工作；（二）相對容易放棄、委派或外包的工作。研究發(fā)現(xiàn)，腦力勞動(dòng)者至少有四分之一的工作同時(shí)屬于以上兩種類型，所以你應(yīng)該努力在每周中找出十小時(shí)此類工作。
決定是否應(yīng)放棄、下達(dá)或重新設(shè)計(jì)工作內(nèi)容。你可以將低價(jià)值任務(wù)歸成三類：速斃類（可以立即放手并且不會(huì)帶來負(fù)面效果的任務(wù)）；可卸載類（無需費(fèi)神就能下達(dá)給他人的任務(wù)）和需重新規(guī)劃類（需要進(jìn)行架構(gòu)重組或大變更的任務(wù)）。我們的研究參與者發(fā)現(xiàn)，這個(gè)方法使他們不得不仔細(xì)反思自己對組織的真正貢獻(xiàn)?！拔視?huì)退一步問自己當(dāng)初是不是應(yīng)該接手這個(gè)任務(wù)？能不能把它交給下屬？下屬能否勝任？”
卸下包袱。很多參與者對我們表示，將工作委派他人一開始往往最難，但最終效果卻很好。大部分參與者最終都克服了種種障礙。在他們將2%-20%的工作委派他人后，團(tuán)隊(duì)和個(gè)人成績未見任何下滑。這樣做的額外好處還有使級(jí)別較低的員工能獲得更多的參與機(jī)會(huì)。
規(guī)劃省出的時(shí)間。這樣做是為了保證你做事迅速而且成效突出。因此，接下來你需要找出能夠最大程度優(yōu)化省出時(shí)間的方法。寫下兩到三件你應(yīng)做但未做的事，記到本子上并評估你在時(shí)間利用上是否能更高效。
堅(jiān)持計(jì)劃。雖然我們提出的計(jì)劃是一個(gè)完全自我指導(dǎo)的過程，但把它分享給你的老板、同事或?qū)熗瑯臃浅Ｖ匾?。你?yīng)該告訴他們你放棄了哪些任務(wù)和放棄的原因。同時(shí)，隔幾周時(shí)間便與他們分享你的收獲。如果不這么做，你很容易倒退到最初的狀態(tài)，重犯以前的壞習(xí)慣。
改變非易事
我們提出的這個(gè)干預(yù)方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令，就可以很大地提高腦力勞動(dòng)者的工作效率。當(dāng)然，這種改變并非易事。但所有參與者都認(rèn)為這種練習(xí)是一種有效的“強(qiáng)制機(jī)制”，幫助他們成為更迅速、更高效、更投入的員工和管理者。
你不需要對組織、工作流程或商業(yè)模式做出任何改變和改革，也能成為像他們一樣的人。你惟一要做的就是提出正確的問題，并用行動(dòng)做出正確的回答。畢竟，作為一名腦力勞動(dòng)者，頭腦判斷力不正是你的強(qiáng)項(xiàng)嗎？
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