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淺議外貿(mào)跟單員的重要作用與素質(zhì)要求

摘要:外貿(mào)企業(yè)的生存和發(fā)展,都是以訂單為主的,在國際貿(mào)易中,一旦簽訂了出口合同,就要嚴(yán)格按合同要求的品質(zhì)及其他條件交貨,才能贏得客戶,作為訂單的跟進(jìn)者,外貿(mào)跟單員的工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。為此,企業(yè)對(duì)跟單者的要求也越來越專業(yè)化,要成為一名優(yōu)秀的外貿(mào)跟單員必須根據(jù)市場發(fā)展的需要不斷提升自己各方面的能力。

關(guān)鍵詞:跟單;外貿(mào)跟單員;作用;要求

一、選題的背景和意義

跟單是生產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格按照理單文本全程地跟蹤、配合具體加工部門完成訂單并順利出貨的過程。而跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過程中,以訂單為中心以客戶為導(dǎo)向,跟蹤并督促落實(shí)企業(yè)運(yùn)作流程中各種業(yè)務(wù)專職人員,是企業(yè)內(nèi)部各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的重要橋梁。只有將跟單工作做好,才能夠使加工生產(chǎn)企業(yè)正常順利進(jìn)行,使客戶的訂單能夠順利完成,企業(yè)才能夠在激烈的市場競爭中生存和發(fā)展。對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來說,跟單員的作用更是明顯,因此,外貿(mào)跟單員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力要求具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、外貿(mào)跟單員的定義、產(chǎn)生及其發(fā)展前景

(一)外貿(mào)跟單員的定義

外貿(mào)跟單員,是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中,在貿(mào)易合同簽訂后,依據(jù)相關(guān)合同或單證對(duì)貨物生產(chǎn)加工、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作,協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)從業(yè)人員?!案鷨巍敝械摹案笔侵父M(jìn)、跟隨,跟單中的“單”是指合同項(xiàng)下的訂單。而外貿(mào)跟單中的“單”,則是指企業(yè)中的涉外合同或信用證項(xiàng)下的訂單。

外貿(mào)跟單按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。前程跟單產(chǎn)指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止;中程跟單是指跟到裝船清關(guān)為止;全程跟單是指跟到貨款到賬,合同履行完畢為止。跟單員按業(yè)務(wù)性質(zhì)可分為外貿(mào)跟單和訂單跟單(生產(chǎn)跟單)。

(二)外貿(mào)跟單崗位產(chǎn)生的必然性 外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)是我國外貿(mào)企業(yè)在新的經(jīng)營環(huán)境下,經(jīng)營管理人才的重新分工和調(diào)整,也是外貿(mào)經(jīng)營管理模式的創(chuàng)新。我國加入WTO 以來,對(duì)外貿(mào)易發(fā)展迅速,外貿(mào)跟單作為一種的新的崗位應(yīng)運(yùn)而生。作為對(duì)外貿(mào)易企業(yè)內(nèi)部專業(yè)化分工的產(chǎn)物,外貿(mào)跟單崗位工作目標(biāo)明確,任務(wù)具體,成為工作不可分割的組成部分。外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)不是偶然的,它適應(yīng)外貿(mào)企業(yè)管理的內(nèi)在需求和外貿(mào)人力資源開發(fā)的新趨勢(shì),是外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)有效調(diào)整,外貿(mào)經(jīng)營管理規(guī)范化和科學(xué)化

發(fā)展的產(chǎn)物。它的出現(xiàn)不但進(jìn)一步劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的責(zé)任界限,而且充分調(diào)動(dòng)了企業(yè)跟單人員的積極性和創(chuàng)造性,對(duì)提高對(duì)外貿(mào)易企業(yè)的管理水平和經(jīng)營效率,避免外貿(mào)業(yè)務(wù)操作失誤和風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義。

(三)外貿(mào)跟單員的發(fā)展前景

隨著我國入世后外貿(mào)產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展,2004年底我國貿(mào)易 企業(yè)準(zhǔn)入實(shí)施備案制,外貿(mào)業(yè)面臨著全新的發(fā)展機(jī)遇,企業(yè)只要在工商部門備案即可獲得進(jìn)出口權(quán),進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)不再是國有貿(mào)易公司的專利。這就意味著:目前集中在外貿(mào)企業(yè)代理出口的大量業(yè)務(wù)屆時(shí)將分散至各個(gè)生產(chǎn)企業(yè),由各生產(chǎn)企業(yè)自營出口,而每一個(gè)企業(yè)都需要幾個(gè)專職的跟單人員處理本企業(yè)的外貿(mào)業(yè)務(wù),缺了這一環(huán)節(jié)企業(yè)就無法運(yùn)轉(zhuǎn)。為此,跟單員的社會(huì)需求必將隨著外貿(mào)企業(yè)的增長以幾何數(shù)級(jí)增長。這將使外貿(mào)專業(yè)人才短缺問題更加突出。無論是外貿(mào)加工企業(yè)還是民營企業(yè),幾乎每個(gè)企業(yè)都需要跟單員,但就目前而言,國內(nèi)不少跟單員由企業(yè)內(nèi)的技術(shù)人員或高層的管理人員擔(dān)任或單證員來兼任,他們雖有實(shí)際操作能力,但缺乏完整的知識(shí)背景,由于對(duì)外貿(mào)慣例或質(zhì)量控制條款或交貨周期的“誤操作”,往往使企業(yè)信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)遭受重大損失。而外銷員對(duì)工廠的不了解,單證員、報(bào)關(guān)員等工作性質(zhì)的單一性,也使得跟單員在整個(gè)外貿(mào)流程中成為絕對(duì)的不可或缺的力量。一個(gè)企業(yè)之存在,一個(gè)企業(yè)之生存與發(fā)展.都是以訂單為主線的,作為訂單的跟進(jìn)者,

跟單員的工作跨越了一個(gè)企業(yè)運(yùn)作體系的每一個(gè)環(huán)節(jié),站在訂單和客戶要求的角度,跟單員正成為一個(gè)不可或缺的崗位,具有廣闊的發(fā)展前景。

三、跟單員在出口貿(mào)易中的重要作用

外貿(mào)企業(yè)的生存和發(fā)展,都是以訂單為主的,在國際貿(mào)易中,一旦簽訂了出口合同,就要嚴(yán)格按合同要求的品質(zhì)及其他條件交貨,才能贏得客戶,作為訂單的跟進(jìn)者,外貿(mào)跟單員的作用不言而喻。主要概括為以下幾點(diǎn):

(一)有利于促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化

外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個(gè)分工不是孤立的,是一個(gè)有方向性的動(dòng)態(tài)過程。在生產(chǎn)性跟單中,生產(chǎn)企業(yè)的選擇與原料的采購、工藝流程與技術(shù)、生產(chǎn)進(jìn)度與質(zhì)量監(jiān)控、投入與產(chǎn)出;在業(yè)務(wù)性跟單中,“船、貨、證、款”的平衡,裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯的操作與監(jiān)控,都是有層次性的有機(jī)聯(lián)系的整體。外貿(mào)跟單是外貿(mào)企業(yè)維護(hù)產(chǎn)品和服務(wù)的生產(chǎn)鏈和供應(yīng)鏈的完整,反映外貿(mào)企業(yè)運(yùn)行系統(tǒng)意志、促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化,保證企業(yè)經(jīng)營機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制有效運(yùn)行的重要組成部分。 (二)有利于外貿(mào)業(yè)務(wù)進(jìn)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制

外貿(mào)合同的履行涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的國家或地區(qū),涉及眾多的環(huán)節(jié);產(chǎn)品質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律體系復(fù)雜;市場波動(dòng)、行情變化、外匯風(fēng)險(xiǎn)等扽不穩(wěn)的因素。盡管從形式上看,外貿(mào)跟單的任務(wù)是落實(shí)合同或信用證條款、對(duì)生產(chǎn)安排、

組織貨源、質(zhì)量管理、報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)、裝運(yùn)結(jié)匯等過程進(jìn)行全程監(jiān)控,但從性質(zhì)上看,外貿(mào)跟單的所有任務(wù)集中到一點(diǎn),就是對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)程中現(xiàn)實(shí)的或潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的問題處理不當(dāng)均可能釀成風(fēng)險(xiǎn)或損失。跟單員不可能只是被動(dòng)地執(zhí)行合同條款,而要面對(duì)客觀現(xiàn)實(shí),主動(dòng)地、積極地、迅速地解決可能產(chǎn)生的問題,規(guī)避業(yè)務(wù)進(jìn)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)。

一般來說,外貿(mào)跟單的風(fēng)險(xiǎn)控制主要是業(yè)務(wù)性風(fēng)險(xiǎn)控制。如:產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制,即及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更換不符合合同條款規(guī)定的產(chǎn)品;交貨期風(fēng)險(xiǎn)控制,即為避免錯(cuò)過裝運(yùn)期督促生產(chǎn)企業(yè)按期交貨;結(jié)匯風(fēng)險(xiǎn),即及時(shí)改變結(jié)算方式和更新不合格的業(yè)務(wù)單證等,但如果這些風(fēng)險(xiǎn)不能有效控制,或風(fēng)險(xiǎn)信息傳播渠道受阻,就可能影響企業(yè)中級(jí)或高級(jí)風(fēng)險(xiǎn)的控制,導(dǎo)致企業(yè)喪失防范或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的有利時(shí)機(jī),進(jìn)而破壞整個(gè)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。因此,外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)將在外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上防止失誤與漏洞,對(duì)外貿(mào)企業(yè)有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制,保證風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制的正常運(yùn)行具有重要作用。

(三)有利于交流信息和信息處理

外貿(mào)跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和信息源,及時(shí)收集來自生產(chǎn)、物流、海關(guān)、商檢、銀行等各部門的信息,處理和化解各種矛盾或不利因素,對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)做好科學(xué)的統(tǒng)籌安排的過程。也就是說,在履行每一筆合同

中,能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿(mào)跟單崗位的基本功能和任務(wù)。

外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營和信息環(huán)境關(guān)系密切,信息不對(duì)稱,隨時(shí)可能出現(xiàn)企業(yè)決策失誤。在外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)中,跟單員始終處在生產(chǎn)和流通環(huán)節(jié)的前沿,掌握著第一手信息,其擁有信息量有時(shí)甚至超過上級(jí)決策者,因此在信息處理上具有獨(dú)特的條件和作用:一是可以隨時(shí)依據(jù)信息變化和本崗位的職責(zé)范圍做出相應(yīng)決策;二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級(jí)部門,供上級(jí)部門參考和做出決策;三是對(duì)上級(jí)和自己決策的效果進(jìn)行檢測(cè)、評(píng)價(jià)和反饋,從而在最大限度上避免決策失誤和風(fēng)險(xiǎn)。隨著國際市場需求的多樣化、產(chǎn)品小批量化以及履約節(jié)奏的加快,外貿(mào)跟單員對(duì)信息的處理能力直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、服務(wù)品牌、信譽(yù)和形象。特別是在條件不確定的情況下,外貿(mào)合同的順利完成往往來自于一項(xiàng)決策的成功,而一項(xiàng)成功的決策往往來源于跟單員對(duì)信息的正確把握與處理??傊?,外貿(mào)跟單員對(duì)外貿(mào)生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)和流通環(huán)節(jié)中的交流信息和信息處理具有重要的作用

四、外貿(mào)跟單員的基本素質(zhì)要求

外貿(mào)跟單員的工作是一項(xiàng)非常綜合性的工作,涉及到外貿(mào)生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)和流通環(huán)節(jié)的方方面面,不但要面對(duì)客戶,還需要面對(duì)各種職能部門,這就要求,一名合格的外貿(mào)跟單員必須要具備以下一些基本素質(zhì):

(一)必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)

一名合格的外貿(mào)跟單員必須熟悉多方面的業(yè)務(wù)知識(shí)。首先,必須精通生產(chǎn)管理,了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況,對(duì)于原材料的特性、生產(chǎn)的流程、產(chǎn)品的特點(diǎn)、款式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及客戶的需求等都了然于胸。其次,必須熟知國際貿(mào)易法律和慣例。跟單員是企業(yè)對(duì)外活動(dòng)的一個(gè)窗口,是與國外客戶直接聯(lián)系的一個(gè)重要紐帶。因此,他必須了解合同法、票據(jù)法、經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。必須熟知有關(guān)貿(mào)易術(shù)語、國際匯兌以及國際貨運(yùn)等方面的國際貿(mào)易慣例。再次,必須熟知國際貿(mào)易業(yè)務(wù),熟知國際貿(mào)易操作流程,了解運(yùn)輸、保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)以及國際匯兌等方面的綜合業(yè)務(wù)知識(shí)。最后,還必須掌握一門外語,能熟練的與客戶進(jìn)行溝通交流。

(二)必須具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力

在外貿(mào)跟單過程中,溝通和協(xié)調(diào)能力尤為重要。跟單員必須了解訂單生產(chǎn)排程,定期對(duì)訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。在溝通、跟進(jìn)過程中,首先必須了解基本的商務(wù)禮儀,做到尊重客戶。讓客戶隨時(shí)可以找到你,但沒有客戶的要求或非緊急情況下,不要打客戶手機(jī),客戶的快遞賬號(hào)的每一次使用都必須經(jīng)過客戶的允許;對(duì)產(chǎn)品或訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見或同意及讓客戶了解情況等;在日常與客戶溝通中應(yīng)使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名,不允許出現(xiàn)一句話式的回復(fù)。其次,注意細(xì)節(jié)。在有樣品的買賣中,必須提供讓客戶滿

意的樣品。應(yīng)與客戶溝通盡量多的細(xì)節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意,這將會(huì)很大程度上增加接下訂單的可能性,加快訂單時(shí)間和減少公司樣品制作費(fèi)用。同時(shí)為公司帶來整體利益,也更有利于客戶的開發(fā)。對(duì)于訂單的生產(chǎn)來說,執(zhí)行者是生產(chǎn)部門,跟單員因要對(duì)客戶負(fù)責(zé)而追求的交期達(dá)成率就幾乎“掌握”在生產(chǎn)部門的手里了。于是,溝通、跟催等協(xié)調(diào)能力就特別重要,這也是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。為此,一名優(yōu)秀的跟單員不能只是埋頭苦干,必須善于用文字和語言建立與各部門通暢的溝通渠道,用人際關(guān)系處理的技巧和方法構(gòu)建與上級(jí)、與同事、與外單位人員的緊密的合作關(guān)系,用人格的魅力、敬業(yè)的精神吸引和影響身邊的工作人員,通過他們來完成自己想要做的事。

(三)必須具有專業(yè)的服務(wù)意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

跟單員必須全面熟悉公司產(chǎn)品,報(bào)價(jià),制樣,訂單審批,生產(chǎn),質(zhì)檢,驗(yàn)貨,出貨流程。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。在對(duì)產(chǎn)品充分了解的基礎(chǔ)上,提供讓客戶滿意的服務(wù)。如果對(duì)客戶有承諾,則必須全力來實(shí)現(xiàn),當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時(shí),應(yīng)向上級(jí)征求建議后再確認(rèn)給客戶,以保證每一個(gè)承諾的實(shí)現(xiàn)。并及時(shí)與上級(jí)溝通處理結(jié)果。從每一個(gè)微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù),降低公司與客戶的貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。每個(gè)企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)上的細(xì)節(jié)是不同的,處理問題的方式也是不同的,注重細(xì)節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展。同時(shí),將客戶的建議集中

反饋到市場部,作為公司將來規(guī)劃的借鑒。這將會(huì)為公司帶來整體利益,也更有利于客戶的開發(fā)。

(四)必須具有一定的分析與預(yù)測(cè)能力

通過分析客戶掌握客戶的需求、特點(diǎn)、經(jīng)營風(fēng)格、信用狀況、資金狀況等,為決策者提供全面,完整、準(zhǔn)確的客戶描述。通過分析產(chǎn)品了解產(chǎn)品特性、生產(chǎn)流程、市場需求、價(jià)格走勢(shì).以便于爭取最優(yōu)惠的價(jià)格并提供給客戶最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。分析原材料的種類、市場供求狀況爭取獲得最低的生產(chǎn)成本?;谶@些全面而準(zhǔn)確的分析能夠?qū)蛻舻男枨?、企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況等有一個(gè)準(zhǔn)確的判斷和預(yù)測(cè),從而有效地組織生產(chǎn)、交貨、收款等工作。

(五)必須具有較好的決策與應(yīng)變能力

國際貿(mào)易業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多、參與部門多,這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤都可能導(dǎo)致滿盤皆輸?shù)暮蠊?。這就需要處理業(yè)務(wù)的跟單員必須具備非常好的應(yīng)變能力,一旦碰到意外的變故,要能表現(xiàn)出高度的冷靜和強(qiáng)烈的自信,發(fā)揮自己敏捷的思維判斷能力,對(duì)現(xiàn)狀作出最準(zhǔn)確的判斷,從而調(diào)動(dòng)一切可能的力量變被動(dòng)為主動(dòng),爭取以最少的成本化解危機(jī),擺脫困境,化險(xiǎn)為夷。

外貿(mào)跟單員工作范圍涉及面非常廣泛,因此,對(duì)其素質(zhì)的要求也涉及多方面,除了上述要求外還必須具備良好職業(yè)素質(zhì),統(tǒng)籌管理能力,推銷能力,語言文字魅麗和口頭表達(dá)能力、

社交能力等等。

五、結(jié)束語

跟單員的作用在外貿(mào)生產(chǎn)企業(yè)中的作用日益突出,成為外貿(mào)生產(chǎn)企業(yè)中一個(gè)不可或缺的崗位作為,具有廣闊的發(fā)展前景。相應(yīng)地,企業(yè)對(duì)跟單員得要求也越來越專業(yè)化,要成為一名優(yōu)秀的外貿(mào)跟單員必須根據(jù)市場發(fā)展的需要不斷提升自己各方面的能力。 

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