【作者】中山市檔案局【文章來源】中山市檔案局【成文日期】2007-11-04 【點(diǎn)擊率】 231次
一、科技文件材料的形成
科技文件材料是記錄和反映本企業(yè)科技技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱。
按照科技文件材料的形式來分,主要有文字材料、圖樣材料、目錄和表格材料、聲像材料、機(jī)讀文件等幾種基本類型。
按照科技文件材料的內(nèi)容來分,主要有基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器、工業(yè)產(chǎn)品、科研課題等幾個(gè)類別。
二、科技檔案的整理方法
(一)科技檔案的分類
科技文件材料在經(jīng)過歸檔之后即轉(zhuǎn)化為科技檔案,對應(yīng)科技文件材料的幾個(gè)大類,科技類檔案一般分為基建檔案(項(xiàng)目建設(shè)檔案)、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案等大類。大類下面還可以再分屬類,一般基建類按項(xiàng)目,產(chǎn)品類按品種,科研類按課題等分設(shè)二級類目。如果二級類目下檔案數(shù)量仍然很多,還可設(shè)置三級類目。但分類時(shí)類目層次不宜過多,一般民營企業(yè)的科技檔案分到二級類目就已經(jīng)可以了。
(二)整理的準(zhǔn)備工作
1、制定科技檔案立卷歸檔制度,明確每一類科技檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)。其中歸檔范圍可參見附錄一的《各類文件材料的歸檔范圍及保管期限表》,科技檔案歸檔制度可參見附錄一的《各類文件材料的歸檔制度》。制定歸檔制度的作用主要在于加強(qiáng)檔案的積累和收集工作,保證科技檔案的齊全完整、及時(shí)歸檔。
2、制定科技檔案分類編號方案。在本企業(yè)的檔案分類編號方案中明確每一類科技檔案的分類代碼和編號方法。檔案分類編號方案可參見附錄一。
(三)整理方法與操作步驟
1、收集文件材料,及時(shí)齊全完整。
在各類科技活動(dòng)開展的過程當(dāng)中就應(yīng)該十分注意科技文件材料的形成和積累,并且有意識的進(jìn)行初步整理,將不同階段、不同項(xiàng)目、不同產(chǎn)品、不同課題的科技文件材料分開來存放。在整個(gè)科技活動(dòng)結(jié)束之后,要及時(shí)補(bǔ)充收集相關(guān)材料,確保整個(gè)科技活動(dòng)過程中形成的科技文件材料的齊全完整。
2、科技文件材料的組卷
組卷,是在一個(gè)大類下,對一個(gè)項(xiàng)目的科技文件材料進(jìn)行分類、組合的過程,也就是把一個(gè)項(xiàng)目的全部文件材料,分成一個(gè)或多個(gè)案卷的過程?？萍紮n案組卷整理時(shí),最重要的就是根據(jù)其成套性的特點(diǎn),結(jié)合考慮科技文件材料的種類,采用靈活適當(dāng)?shù)姆椒?最終來確定案卷。
最常見的組卷方法有以下幾種:
(1)按結(jié)構(gòu)組卷:產(chǎn)品、設(shè)備按組件或部件組卷,基建項(xiàng)目按分項(xiàng)工程組卷。如機(jī)床可按動(dòng)力部件、支承部件、輸送部件、控制部件和輔助部件等分開進(jìn)行組卷;大型基建項(xiàng)目可按地基與基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程、建筑給排水及采暖工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、電梯安裝工程、外墻裝飾工程等分開進(jìn)行組卷,如果分項(xiàng)工程的文件材料仍然很多,還可對分項(xiàng)工程進(jìn)一步細(xì)分;
(2)按程序或階段組卷:即按生產(chǎn)程序或工作階段來進(jìn)行組卷。如工業(yè)產(chǎn)品的工藝、工序文件,或科研課題研究過程中產(chǎn)生的文件材料,均可按其產(chǎn)生形成的順序組卷。
(3)按專業(yè)組卷:即按生產(chǎn)產(chǎn)品或基建項(xiàng)目的專業(yè)性組卷,如基建項(xiàng)目的圖紙可按建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、水、電系統(tǒng)圖等專業(yè)的不同分開來組卷。
(4)按問題組卷:就是按照科技文件材料所反映的問題立卷。一般用于文字材料的組卷當(dāng)中。
另外在對科技文件材料進(jìn)行組卷時(shí),還應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):
(1)直接針對具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對的項(xiàng)目里組卷。
(2)引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
(3)一個(gè)單位保存了一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖并已單獨(dú)組卷的,在采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目中,其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號。
(4)底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。
(5)產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí),保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在產(chǎn)品案卷之后。
(6)設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購設(shè)備中的隨機(jī)科技文件材料單獨(dú)組卷。
3、卷內(nèi)科技文件材料的排列
卷內(nèi)科技文件材料的排列,一般分情況按以下順序排列:
(1)基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料(項(xiàng)目報(bào)建、審批、紅線圖、拆遷協(xié)議等)、基礎(chǔ)性材料(含地質(zhì)勘探報(bào)告等)、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)等)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。另外,由于基建項(xiàng)目的文字性材料不多,一般集中將其放在本項(xiàng)目基建檔案的首卷。
(2)設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等順序排列。一般隨機(jī)圖樣單獨(dú)組卷,但與同一臺套設(shè)備的其他材料一起編號、排架。另外,一些與基建項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行安裝、調(diào)試的大型設(shè)備,一般放入基建檔案中。
(3)產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品前期調(diào)研(含市場調(diào)查、合同、協(xié)議等)、開發(fā)設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì))、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序,或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。
(4)科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。但為了方便查找和突出重點(diǎn),也可將課題鑒定和獲獎(jiǎng)證書等材料放在首卷。
(5)工程(項(xiàng)目)建設(shè)類,如計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)、大型企業(yè)技術(shù)改造項(xiàng)目等。一般按項(xiàng)目工作階段的次序排列,如準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段、總結(jié)驗(yàn)收階段等。
(6)案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。
(7)案卷內(nèi)科技文件材料排列文字在前,圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前,原文在后。
4、卷內(nèi)科技文件材料的整理
(1)編頁號
裝訂的案卷每卷均從1開始編流水頁號,凡是有內(nèi)容的頁面均要編頁號,頁號位置正面編于右下角,背面編于左下角,圖紙編于標(biāo)題欄右上角。成本成冊且本身已有正確頁碼的文件可不用再編頁號,直接置于本卷最后。編頁號時(shí)建議采用打碼機(jī)。
不裝訂的案卷要求每份文件單獨(dú)裝訂,單獨(dú)編頁碼,并且在每份文件的首頁右上角空白處加蓋檔號章,圖紙則蓋于標(biāo)題欄的右上角。檔號章式樣如下圖,填寫方法參見《科技檔案卷內(nèi)目錄》中的相同項(xiàng)目。
檔號
序號
(2)圖紙的折疊
案卷內(nèi)圖紙應(yīng)按張折疊,以A4型大小為標(biāo)準(zhǔn),折疊方法保持一致,折疊后標(biāo)題欄露在右下角,盡量減少折痕,折好后依圖號順序排列。如果是需要裝訂的案卷,圖紙折疊時(shí)應(yīng)留出裝訂位置,折疊后應(yīng)能完全打開,不影響閱讀和利用。
5、目錄及封面的填寫
(1)填寫《科技檔案卷內(nèi)目錄》
《科技檔案卷內(nèi)目錄》放在卷內(nèi)科技文件材料之前。某些圖紙?jiān)瓉硪延袌D紙目錄的,應(yīng)保留其目錄,可不另外編制卷內(nèi)目錄;如果圖紙目錄與圖紙排列不相一致時(shí),應(yīng)當(dāng)重新編制卷內(nèi)目錄,原圖紙目錄保留,并編頁號?！犊萍紮n案卷內(nèi)目錄》的樣式見下表:
科 技 檔 案 卷 內(nèi) 目 錄
檔號：
序號
文件
編號
責(zé)任者
文件材料題名
日期
頁次
備注
其主要項(xiàng)目的含義及填寫要求如下:
① 檔號:一般由分類號+項(xiàng)目號+案卷號組成,具體由本企業(yè)的檔案分類編號方案確定。例如:基建檔案的第一個(gè)工程項(xiàng)目的第一個(gè)案卷,它的檔號可編為:B1—1。
② 序號:科技文件材料在案卷內(nèi)排列件數(shù)的順序號,每卷均從1開始,用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注。
③ 文件編號:填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、項(xiàng)目代號等。
④ 責(zé)任者:填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。
⑤ 文件材料題名:填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱,如果原有標(biāo)題不能反映材料內(nèi)容(如“通知”、“報(bào)告”等),則應(yīng)將文件內(nèi)容歸納一個(gè)標(biāo)題,用“[ ]”括起來,以便查找檢索。
⑥ 日期:填寫科技文件材料的形成日期。
⑦ 頁次:填寫每份科技文件材料的起止頁號。裝訂的案卷也可以只填開始的頁號,但最后一份科技文件材料必須填寫起止頁號。成本成冊且本身已有正確頁碼的文件可直接在此欄標(biāo)明頁數(shù)。
⑧ 備注:科技文件材料如有需要特殊說明的情況可在此欄填寫。
(2)填寫案卷封面
科技檔案案卷封面印制于檔案盒的正表面,也可采用內(nèi)封面形式(即軟牛皮紙印制的封面),案卷封面的樣式見下表:
其主要項(xiàng)目的含義及填寫要求如下:
① 檔號:一盒一卷時(shí),檔號與《科技檔案卷內(nèi)目錄》上的檔號相同;一盒多卷時(shí),則需填寫案卷起止號。如基建檔案的第一個(gè)工程項(xiàng)目的第一至第三卷裝于同一盒,則檔案盒封面上檔號一欄應(yīng)填寫:B1/1—3。
② 檔案館號:由檔案館填寫,民營企業(yè)此項(xiàng)可空。
③ 案卷題名:科技案卷的標(biāo)題,應(yīng)簡明、準(zhǔn)確的揭示出卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容,基本格式為:工程項(xiàng)目(設(shè)備、課題、產(chǎn)品)名稱+階段(結(jié)構(gòu))+文件材料名稱,一般不超過50字。例如××公司辦公樓電器照明施工圖。
④ 立卷單位:填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門。如基建檔案的立卷單位可填寫企業(yè)工程部門,設(shè)備檔案可填寫設(shè)備管理部門,如果是由企業(yè)檔案室立卷的,可填寫企業(yè)檔案室。
⑤ 起止日期:填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。
⑥ 保管期限:填寫組卷時(shí)該卷檔案所劃定的保管期限。
⑦ 密級:依據(jù)企業(yè)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。
一盒一卷時(shí),檔案盒封面上的各項(xiàng)目必須填寫清楚;一盒多卷時(shí),檔案盒封面除“檔號”一欄之外,其他項(xiàng)目均可不用填寫,但盒內(nèi)每個(gè)案卷的封皮上各項(xiàng)目必須填寫清楚。
(3)填寫備考表
備考表一般印制在封底或檔案盒的內(nèi)表面,其主要項(xiàng)目及填寫要求如下:
① 說明:用以說明卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供利用過程中需要說明的問題,以反映卷內(nèi)科技文件材料的完整齊全程度及缺損、修改、補(bǔ)充等情況。
② 立卷人:應(yīng)由立卷責(zé)任人簽名。
③ 立卷日期:填寫完成立卷的日期。
④ 檢查人:應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。
⑤ 檢查日期:填寫審核的日期。
⑥ 互見號:填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式,并用括號括起來。
(4)填寫《科技檔案分類目錄》
《科技檔案分類目錄》是科技檔案的案卷級目錄,是按照科技案卷的排列順序,逐卷登記每個(gè)案卷基本情況的案卷登記表,是查找科技檔案最基本的檢索工具,也是進(jìn)行科技檔案統(tǒng)計(jì)、移交、檢查的重要依據(jù)?！犊萍紮n案分類目錄》的主要項(xiàng)目有類別、檔案號、案卷題名、立卷單位、起止時(shí)間、密級、保管期限、張數(shù)、備注等,樣式見下表:
科 技 檔 案 分 類 目 錄
類別：
檔案號
題 名
立卷
單位
起止
時(shí)間
密級
期限
張數(shù)
備注
其中案卷題名、立卷單位、起止日期、密級、保管期限的填寫內(nèi)容均與案卷封面相同,其他幾個(gè)項(xiàng)目的含義及填寫要求如下:
① 類別:填寫科技檔案的大類或?qū)兕惷Q。
② 檔案號:即《科技檔案卷內(nèi)目錄》中的檔號。
③ 張數(shù):填寫案卷的總頁數(shù)。
④ 備注:說明案卷的變化情況,如銷毀、移出、殘缺、破損、發(fā)霉、字跡褪色等。
6、封裝
(1)裝訂
案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。
裝訂的案卷要求去除文件上原有的金屬物;以A4大小為標(biāo)準(zhǔn),向左和向下取齊,大張的文件要折疊,殘破的文件要修補(bǔ)裱糊,未留裝訂線的要補(bǔ)貼加邊。裝訂時(shí)的排列順序?yàn)?案卷封面—科技檔案卷內(nèi)目錄—科技文件材料—封底(含備考表)。裝訂時(shí)采用三孔一線的裝訂方法,裝訂文件左側(cè),要求裝訂后整齊、牢固、不影響閱讀。
不裝訂的案卷,要求卷內(nèi)每份科技文件材料單獨(dú)裝訂,單份文件裝訂時(shí)要求去除易銹金屬物、塑膠封皮等,單份文件較薄時(shí)可采用衣車縫邊、膠劑粘合、不銹鋼釘?shù)确椒?單份文件較厚時(shí)可采用三孔一線的裝訂方法,具體可參見企業(yè)管理檔案單件歸檔時(shí)的裝訂方法。成本成冊本身已裝訂好的單份文件可保留原裝訂。
(2)裝盒
對于裝訂的案卷,裝盒時(shí)依據(jù)案卷的厚度可一盒一卷,也可以一盒多卷,裝滿為止。但不同項(xiàng)目的案卷不能裝在同一盒。
對于不裝訂的案卷,裝盒時(shí)只能是一盒一卷,在案卷的最前面放置一份《科技檔案卷內(nèi)目錄》。裝盒時(shí)采用適當(dāng)厚度的檔案盒以節(jié)省和充分利用排架空間。
(3)填寫檔案盒背脊
檔案盒背脊主要有三個(gè)項(xiàng)目:保管期限、檔號、案卷題名,其樣式見下表:
保管期限
檔 號
案卷題名
當(dāng)一盒一卷時(shí),三個(gè)項(xiàng)目的填寫內(nèi)容與案卷封面上相同。當(dāng)一盒多卷時(shí),保管期限項(xiàng)填寫盒內(nèi)案卷的最長保管期限,檔號項(xiàng)則填寫分類號加案卷起止號,案卷題名項(xiàng)可不填寫,但為了查找方便,可將盒內(nèi)每個(gè)案卷題名分別列于其上,如本身案卷題名很長,則需將其簡化,只標(biāo)示出工程項(xiàng)目(設(shè)備、課題、產(chǎn)品)名稱+階段(結(jié)構(gòu))名稱,再加“材料”二字即可。
7、制作檔案目錄
科技檔案目錄要求按大類分開來裝訂,即基建檔案(項(xiàng)目建設(shè)檔案)、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案分開來裝訂成至少一本。裝訂順序?yàn)?科技檔案分類目錄+科技檔案卷內(nèi)目錄。
科技檔案目錄的封面和背脊均需制作標(biāo)簽,將全宗名稱、全宗號、類別等項(xiàng)目交代清楚,科技檔案目錄一般要求制作一式兩份,一份用于日常檢索,一份用于備份。
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