EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧
高考及其他許多類似工作有大量的數(shù)據(jù)需要錄入，為了便于匯總，各校必須統(tǒng)一格式，所以一般由上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)好一個(gè)數(shù)據(jù)庫，再輔之以一個(gè)錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀，但絲毫不能減輕數(shù)據(jù)錄入的工作量（除了自動(dòng)編號(hào)之外）。仔細(xì)研究一下他們的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)構(gòu)成，我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面，在EXCEL2000中輕松完成。
一、表頭的設(shè)計(jì)處理
首先要自己設(shè)計(jì)一張工作表。表頭上的表項(xiàng)設(shè)置，必須建立在對(duì)上級(jí)部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然可以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作；如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過適當(dāng)處理，我們也可以在EXCEL2000中對(duì)它進(jìn)行操作。實(shí)在不行，那就逐項(xiàng)記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項(xiàng)，自己設(shè)計(jì)一個(gè)表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明，這樣可以避免錄入時(shí)出現(xiàn)張冠李戴的情形，需要時(shí)再適當(dāng)調(diào)整一下就行了。
二、“查找、替換”和“自動(dòng)更正”功能的巧用
再來分析一下這些數(shù)據(jù)：在“畢業(yè)學(xué)校”一欄，有好多個(gè)學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校，重復(fù)輸入效率肯定不高。對(duì)，有了，先自己定義幾個(gè)字符來臨時(shí)替代一下各個(gè)學(xué)校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了？
[提示：盡量用一些簡(jiǎn)單好記、易錄入、不會(huì)與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換，不過不要光顧了簡(jiǎn)單好記，否則，你用“4”代替“棗陽市第四中學(xué)”試試，做了“全部替換”后可別罵人喲！]
如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動(dòng)更正”功能。使用自動(dòng)更正功能，可以簡(jiǎn)化用戶對(duì)大量重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學(xué)”，定義的方法是：
1.從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正”，打開自動(dòng)更正對(duì)話框。
2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)， 如：“4z”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“棗陽市第四中學(xué)”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。
之后，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會(huì)自動(dòng)更正為“棗陽市第四中學(xué)”。
三、輸入法的自動(dòng)切換
在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，一張工作表中同時(shí)包含漢字、英文字母和數(shù)字，那么對(duì)于不同的單元格，輸入時(shí)不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預(yù)處理，便可以使Excel對(duì)不同類型的單元格實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。
啟動(dòng)Excel 2000，新建一工作簿，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”，選擇“重命名”，改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設(shè)為默認(rèn)漢字輸入法：?jiǎn)螕粲蚁陆堑?/span>“En”圖標(biāo)，選擇“屬性”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇語言標(biāo)簽下的“智能陳橋輸入平臺(tái)”，單擊[設(shè)為默認(rèn)值]并確認(rèn)。按上述設(shè)計(jì)輸入表頭內(nèi)容，然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)→有效性→輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調(diào)出“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊[確定]按鈕即可。
經(jīng)過這樣簡(jiǎn)單的處理之后，在錄入過程中，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel 2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，省去了來回進(jìn)行中英文切換的麻煩?！ ?/span>
| 四、不定長(zhǎng)數(shù)據(jù)的預(yù)處理
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六、自動(dòng)定位小數(shù)位
因?yàn)橛幸淮笈T如123.5之類的學(xué)生成績(jī)需要錄入，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會(huì)使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數(shù)點(diǎn)）。
單擊“工具”→“選項(xiàng)”→“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)?/span>“123.5”。方便多了吧！此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格中的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)?/span>“89.0”。
另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個(gè)負(fù)數(shù)，比如“
七、讓表格個(gè)性化
為了提高工作效率，越干越起勁，同時(shí)好為了避免錄入時(shí)間過長(zhǎng)后出現(xiàn)差錯(cuò)。選中整個(gè)工作表，單擊格式菜單下的“自動(dòng)套用格式……”，出現(xiàn)“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊[選項(xiàng)]按鈕，展開對(duì)話框下部的“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng)框，為了保持前面的諸多設(shè)置，必須去掉“數(shù)字”、“對(duì)齊”、“邊框”等復(fù)選項(xiàng)前的選擇，只復(fù)選“字體”和“圖案”兩項(xiàng)，[確定]后完成設(shè)置。
[提示：在表格中，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感覺，但在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣了，因此用戶希望在數(shù)據(jù)處理時(shí)色彩繽紛，打印時(shí)仍舊是普通的白紙黑字?？梢栽?/span>“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置→工作表→打印→單元格單色打印”，這樣打印的表格就是普通的黑白表格了。]
一切準(zhǔn)備就緒，下面就可以開始錄入了
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