1. 態(tài)度禮貌友善
使用電話溝通時(shí)，應(yīng)該始終把對方視為一個(gè)面對著的正在交談的人。尤其是公關(guān)人員，應(yīng)該意識(shí)到自己面對的是組織的一名公眾。電話接觸就是對公眾的一次“亮相”。
應(yīng)該持慎重的態(tài)度。從構(gòu)筑良好形象的愿望出發(fā)，電話用語應(yīng)該善待他人，多用肯定語，少用否定語，酌情使用模糊語；多用致歉詞和請托語，忌用生硬傲慢的語言。
2. 信息內(nèi)容簡潔
電話用語要言簡意賅，把需要陳述的內(nèi)容用最簡潔明了的語言表達(dá)出來，給人留有一個(gè)精明干練的形象。通話忌說話吞吞吐吐，含糊不清、東拉西扯。
正確的做法是：問候客套完畢，即開門見山，直奔主題，不講空話、廢話。
3. 語調(diào)溫和、語速適中
禮貌的語言，柔和的語調(diào)，往往會(huì)給對方以親切的感覺，具備魅力的聲音容易使對方產(chǎn)生愉悅感。
所以電話用語應(yīng)該做到語調(diào)、語氣溫和，語速適中。
如果說話語速過快，如同連珠炮不加停頓，對方會(huì)聽不清，感到你在應(yīng)付了事；
語速太慢，則又會(huì)引起對方不耐煩，顯得你為人做事懶散拖沓；
語調(diào)太高，對方聽了刺耳，太低，不但聽不清楚，還會(huì)感到你有氣無力。
正確的做法是傳送你自然的語調(diào)、語速，遇到一些數(shù)字、人名、地名或關(guān)鍵的句子，要強(qiáng)調(diào)、放慢語速，或停頓，或重復(fù)一遍，以利對方聽明白。
4. 使用禮貌用語
應(yīng)該盡量使用禮貌用語，如“您好”“再見”“不必客氣”“請”“非常感謝”“我能為您做些什么”，等等。
禮儀精髓：
說話聽聲，鑼鼓聽音。由于缺乏直觀形象，對方無法看到你的表情和手勢，全憑聽覺判斷，因而打電話的語言禮儀就顯得非常重要了。
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