“我又不是項(xiàng)目經(jīng)理，干嘛要懂項(xiàng)目管理思維呢？”
不要著急，不管你從事的是質(zhì)量管理，還是項(xiàng)目管理，還是其他任何工作，毫無疑問這篇分享你都看對了！
因?yàn)闊o論是在生活還是工作場合，其實(shí)很多事情的開展都是以“項(xiàng)目管理”的形式進(jìn)行的。
比如從組織一次家庭聚會(huì)，到開展某個(gè)六西格瑪項(xiàng)目；從策劃一次旅行，到實(shí)施生產(chǎn)車間的Kaizen活動(dòng)，我們都需要運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，以及項(xiàng)目管理的思維。
所以，懂一些項(xiàng)目管理工具，以及項(xiàng)目管理思維，定能幫助你更加從容地應(yīng)對生活和工作中的各種挑戰(zhàn)！
好今天就為大家分享7個(gè)很不錯(cuò)的項(xiàng)目管理工具。當(dāng)然，每個(gè)工具后面都有相應(yīng)的項(xiàng)目管理思維哦。
沒錯(cuò)！重要的其實(shí)不是工具，而是工具后面的思維, that really powerful mind set.
工具1：任務(wù)分解法(WBS)
Mind Set：化整為零、各個(gè)擊破
方法簡述：
WBS即Work Breakdown Structure，中文直譯是工作分解結(jié)構(gòu)。指將較大的項(xiàng)目分解成更加便于控制和實(shí)施的工作和任務(wù)，以便更加有效的執(zhí)行和監(jiān)控。分解的步驟是：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)。
WBS分解的原則：將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成;每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。
方法運(yùn)用：
這一點(diǎn)非常重要，是項(xiàng)目管理分階段管理原則的體現(xiàn)。當(dāng)我們面臨一項(xiàng)大的項(xiàng)目任務(wù)的時(shí)候往往感覺困難叢叢，無從下手。學(xué)會(huì)分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，你才能心里有數(shù)，你才能有條不紊地工作，你才能統(tǒng)籌安排你的時(shí)間表。
備注：在WBS之后，對于一個(gè)復(fù)雜項(xiàng)目管理，我們往往還會(huì)用到甘特圖 Gantt Chart，如下圖： 最左邊一列就是基于WBS的工作分解，最右邊的柱狀圖展示了對應(yīng)分解想的進(jìn)度狀態(tài)。一張專業(yè)的甘特圖對于項(xiàng)目管理來說是十二分必要的。
工具2：時(shí)間管理-重要與緊急
Mind Set：要事第一
方法簡述：
這是時(shí)間管理方面的一項(xiàng)基本策略。我們在工作生活中要分清主次，優(yōu)先進(jìn)行重要且緊急的工作，其次是緊急不重要的工作，然后是重要不緊急的工作，最后是不重要不緊急的工作。具體釋義如下：
A、重要且緊急
緊急狀況
迫切的問題
限期完成的工作
B、重要不緊急
準(zhǔn)備工作
預(yù)防措施
人際關(guān)系的建立
增進(jìn)自己的能力
C、緊急不重要
造成干擾的事、電話、
信件、報(bào)告、會(huì)議
許多迫在眉捷的急事
D、不重要不緊急
忙碌瑣碎的事
廣告函件、電話、逃避性活動(dòng)
方法運(yùn)用：
優(yōu)先順序=重要性*緊迫性，在進(jìn)行時(shí)間安排時(shí)，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序。對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處于被動(dòng)之中。
工具3：二八原則
Mind Set：凡事抓主要矛盾
方法簡述：
柏拉圖定律：“總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的?！?按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。二八法則在工作生活中處處可見，比如：
80%的銷售額是源自20%的顧客
80%的電話是來自20%的朋友
80%的財(cái)富集中在20%的人手中
方法運(yùn)用：
二八法則啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。而不要把有限的精力耗費(fèi)在產(chǎn)生很少價(jià)值甚至不產(chǎn)生價(jià)值的事情上！比如生活中不分晝夜的刷劇、不知節(jié)制的放縱。在工作時(shí)間頻繁刷手機(jī)、參加一些無意義的吐槽等。
工具4：SWOT分析法
Mind Set：關(guān)注全局
方法簡述：
SWOT分析法是管理學(xué)中重要的基礎(chǔ)策略，廣泛的運(yùn)用于企業(yè)戰(zhàn)略制定、業(yè)務(wù)分析中。主要的目標(biāo)是基于當(dāng)前內(nèi)外形勢做出更加合理有效的策略。具體釋義如下：
Strengths：優(yōu)勢
Weaknesses：劣勢
Opportunities：機(jī)會(huì)
Threats：威脅
方法運(yùn)用：
SWOT分析可以幫助我們清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢與劣勢，把握環(huán)境提供的機(jī)會(huì)，防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與威脅，從而制定更加合理有效的人生策略。
工具5：PDCA循環(huán)
Mind Set：永遠(yuǎn)改善
方法簡述：
PDCA法則同樣是管理學(xué)中重要的基礎(chǔ)策略，很多人都知道的！最早運(yùn)用于工廠中的質(zhì)量管理和改進(jìn)！并成就了日本制造業(yè)的輝煌。具體釋義如下：
Plan：制定目標(biāo)與計(jì)劃
Do：任務(wù)展開，組織實(shí)施
Check：對過程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查
Action：糾正偏差，對成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下輪計(jì)劃
方法運(yùn)用：
無論是工作還是人生，都是一個(gè)PDCA循環(huán)，都需要計(jì)劃、實(shí)施、檢查結(jié)果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會(huì)有質(zhì)的飛躍，才可能完善每一項(xiàng)工作，完善自己的人生。
工具6：5W1H法
Mind Set：問幾個(gè)個(gè)好問題
方法簡述：
5W1H法是我們制定策略時(shí)的黃金策略，并有不同的衍生版本，比如6W2H、3W1H等等，都是結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行的剪裁運(yùn)用。具體釋義如下：
What：工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)
Why：做這項(xiàng)工作的原因
Who：參加這項(xiàng)工作的具體人員，以及負(fù)責(zé)人
When：在什么時(shí)間、什么時(shí)間段進(jìn)行工作
Where：工作發(fā)生的地點(diǎn)
How：用什么方法進(jìn)行
方法運(yùn)用：
做任何工作都應(yīng)該從5W1H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。喬布斯所推崇的黃金圈法則就是指 WHAT-WHY-HOW! 同樣是5W1H的體現(xiàn)。在生活中同樣如此，比如家庭要安排旅游計(jì)劃，那么去哪里旅游？采用什么樣的路線？計(jì)劃話多少錢？旅游的定位這些都需要通盤的考慮，以避免堵在人生路上這樣的情況一再出現(xiàn)！
工具7：SMART原則
Mind Set：拒絕模棱兩可
方法簡述：
SMART原則是我們在制定目標(biāo)的時(shí)候可以利用的有效方法，避免因目標(biāo)不清晰而導(dǎo)致計(jì)劃、行動(dòng)的不清晰。具體釋義如下：
Specific：具體的
Measurable：可測量的
Attainable ：可達(dá)到的
Relevant：相關(guān)的
Time based：時(shí)間的
方法運(yùn)用：
很多人在工作、生活中之所以渾渾噩噩、放任自流，正是因?yàn)闆]有科學(xué)合理的目標(biāo)，注意我們這里說的是科學(xué)合理的目標(biāo)，而不是那種假大空似的不切實(shí)際的目標(biāo)。比如在工作中和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，如果目標(biāo)不明確，洋洋灑灑的說了半天領(lǐng)導(dǎo)也不明所以。
結(jié)語
上面的工具我們在許多其他場合都能看到，比如質(zhì)量管理、目標(biāo)管理等等。但無論管理的對象是什么，其方法和思維都是相通的，是的，比工具更重要的是思維方式。
--End--
聯(lián)系客服
