管理的常識原創(chuàng)首發(fā),選自《博恩·崔西的時間管理課》 轉(zhuǎn)載請注明出處
為了獲得最高生產(chǎn)效率和養(yǎng)成良好的個人條理性,應(yīng)該利用并練習(xí)五種時間管理的工具和技巧。每一條都需要你花時間去學(xué)習(xí)和掌握,但你會在今后的生產(chǎn)生活中獲得更高效的回報。
正如歌德所說:“萬事開頭難?!焙昧?xí)慣在成為你生命的一部分之前都是很難形成的。然而一旦培養(yǎng)而成,它們就會成為自動的、簡單的行為。這種好習(xí)慣會服務(wù)于你今后的職業(yè)生涯。
時間管理的首要工具就是你需要有一個包括你生活中需要計劃和組織的一切事時間規(guī)劃系統(tǒng)。最好的時間規(guī)劃工具,不管是活頁夾,還是電子文件夾都可以幫助你制訂年計劃、月計劃、周計劃以及每天的計劃。一個好的時間計劃工具包括一個可以對每個任務(wù)、目標和所需工作一目了然的主目錄。這個目錄就是你時間計劃系統(tǒng)的核心。根據(jù)這張表,你可以把個人的工作分配到各個月、周或天。
這個時間規(guī)劃系統(tǒng)的第二個部分是一個可以使你安排計劃未來數(shù)月工作的日歷。有了一個正確的系統(tǒng),你就可以把個人工作從主目錄中分派到具體的每一天里。
還有一個部分就是每日工作列表。這個列表是你最重要的計劃工具。有人稱之為“任務(wù)清單”。溫斯頓·丘吉爾將他的日計劃清單命名為“今日行動”。
每一個高效的執(zhí)行者都是按照每天的列表來工作的。這是迄今為止發(fā)現(xiàn)的獲得最大化生產(chǎn)率的最有力工具。
一個常常被各種瑣事困擾或沒有按時完成工作的低效執(zhí)行者,要不就是沒有為自己制訂計劃列表,要不就是有但沒堅持執(zhí)行。他們常常不愿意把東西寫下來,結(jié)果就是發(fā)現(xiàn)自己被各種電話鈴聲、干擾、意料之外的緊急情況和郵件分散注意力。
在制訂自己的每日計劃時,你應(yīng)該先寫下這一整天打算完成的每一項任務(wù)。有一個法則是從開始制訂計劃的第一天起,你的效率就可以立刻提高25%。這意味著只要你在開始工作之前列一個簡單的工作計劃,就可以在一個八小時工作日中節(jié)省出來高產(chǎn)的兩個小時。一個簡單的列表,就可以比其他任何時間管理工具更快地從使你從雜亂變得有序。
如果你被太多的任務(wù)壓得透不過氣來,你可以通過寫出當下必須要做的事來把你的清單整理有序。這種列出10個、20個甚至30個計劃清單的方法使你能夠掌控自己的時間和生活。你會立刻覺得輕松和自信,感到重新成為工作的主人。
當寫下每日計劃并開始工作時,不免會出現(xiàn)新的任務(wù)。電話需要回復(fù),信件需要處理。但不管怎樣,每做一件事之前都先把它寫進你的列表里。
有時,一項任務(wù)出現(xiàn)時會顯得很緊急,但一些看似會影響你其他事情的工作,一旦把它寫在紙上,就會體現(xiàn)其真正的重要性。這些(看似緊急的)工作,當把它和其他任務(wù)同時寫到清單上時,就顯得不那么重要了。
當你有了一張一日工作計劃列表時,下一步就是按照優(yōu)先次序來整理這份列表。我們會在第4章介紹決定工作優(yōu)先順序的不同方法。
一張整理過的列表,就是一張引導(dǎo)你以高效的狀態(tài)工作的地圖。它會告訴你,什么工作是必須要做的,什么工作更重要或不那么重要。你很快就會養(yǎng)成把計劃列表看作一天工作藍圖的習(xí)慣。在把計劃寫下來并按照相對重要性整理之前,不要開始著手做事。
現(xiàn)如今,各種掌上電腦風(fēng)靡市場,以電腦為依托的時間管理系統(tǒng)也各式各樣。不管你做什么工作,從事哪個行業(yè),你都可以利用下載的數(shù)字時間管理工具來幫助你規(guī)劃生活的各個方面。你可以上傳、下載、轉(zhuǎn)存、合并、清除或分享你的信息和文件至全公司乃至整個世界。另外,還有很多時間管理系統(tǒng)提供各種形式的手寫目標和計劃制定方案。
我認為究竟采用何種時間管理系統(tǒng)或工具都無所謂,它們都很有效,都是經(jīng)過專家的開發(fā),包含幾乎所有可以使生產(chǎn)率翻倍甚至多倍的方法。使用任何時間管理系統(tǒng)的最重要一點都是要持之以恒,直到它成為你的一種習(xí)慣,如同呼吸。想要掌握一個時間管理系統(tǒng)需要投入一些時間,一旦你學(xué)會了,就可以借助它的力量變得高效、多產(chǎn)。
有一個簡單的方法幫助你規(guī)劃未來兩年甚至更長時間的工作。我們稱之為“45-文件體系”,是一種可以幫助你計劃安排日程,并回調(diào)未來24個月活動的備忘文件。它是這樣設(shè)計的:
首先,準備一個可以容納14個文件夾(共包含45份文檔)的盒子。45份文檔是這樣分類的:將其中31份標上1~31的號碼,代表一個月的1~31號;12份代表一年的1~12月;剩下的兩份是為未來兩年準備的。這是一種很實用的方法,你同樣可以用你辦公桌抽屜里的文件夾代替。
如果你有一項任務(wù)需要在六個月內(nèi)完成,你就把它放到那個月份的文檔中。每月初,就把這個月的任務(wù)計劃全部取出,分別放入以1~31命名的每日文檔中。然后你就可以每天查看你的計劃文檔,并開始你一天的工作安排。
這個體系只需要幾分鐘的時間來建立,可以確保你不漏、不忘地跟進將來的任務(wù)、命令或委任。它幫助你掌控時間,使未來的生活都能有條不紊地進行。
這里還有七個觀念可以幫助你培養(yǎng)個人條理性,從而獲得最大化的生產(chǎn)力。你越多地掌握使用這些工具,就可以在一天的時間里完成越多的工作。
首先,在工作的前一晚就準備好你的工作列表。最好是練習(xí)把第二天的工作計劃作為每天下班之前的最后一件事。當你提前一晚制訂工作計劃時,在你睡覺的時候你的潛意識就已經(jīng)開始致力于你的計劃和目標了。這樣,當你從睡夢中醒來時,就已經(jīng)迸發(fā)出一些對工作的思考和想法。
有時,你正在攻克的難題的答案會你在醒來時或準備工作時突然在腦海中閃現(xiàn)。對你而言,這是從一個新角度攻克難題或利用一種不同的、更好的方法完成工作的絕佳時機。
在工作的前一晚準備每天工作計劃列表的一個主要好處就是幫助你的睡眠。失眠的主要原因之一就是你會醒著躺在床上,嘗試著去記住或忘掉第二天要做的工作。而一旦你把它們都明白地寫在紙上,你就可以把腦子清空,甜美地睡上一覺。
合理規(guī)劃時間可以減輕壓力,釋放能量。組織、計劃你的每一天、每一周、每一月的生活都給予你更強的幸福感和掌控感,你會成為生活的主人。它提升了你的自尊感和個人力量感。
早點開始一天的生活工作。你能利用的思考、計劃的時間越多,你對生活各個方面的規(guī)劃就會越完善。在成功人士的自傳或傳記中,大部分的人都有一個共同點,就是養(yǎng)成早睡早起的習(xí)慣。
很多成功者每天早上5∶00或5∶30就會起床,從而就有足夠的時間思考安排一天的日程。因此,相比于那些總是睡到最后一刻的人來說,他們要高效得多。
在你開展任何工作之前的幾分鐘安靜地沉思會節(jié)省工作執(zhí)行中的數(shù)個小時。當你早起并提前計劃一天的日程時,你就會更沉著、冷靜、思路清晰并充滿創(chuàng)造力地開始一天的生產(chǎn)生活。
堅持在生活和工作中借助一個有序的歸檔系統(tǒng)。將每天30%的時間都花在尋找放錯了地方的物品,一些丟失了的東西也是因為沒能合理的歸類,你是否也有過類似的經(jīng)歷?浪費寶貴的時間只為尋找放錯的物品是一件令人沮喪的事,而根源就在于你沒能很好地利用歸檔和檢索系統(tǒng)。
所有歸檔系統(tǒng)最方便快捷之處就是按字母順序排列的體系。協(xié)同歸檔系統(tǒng),你應(yīng)該建立一個所有文件、物品的主菜單或目錄。這個主菜單顯示每份文件的標題,并提示你它所在的位置。
一個最好的辦公歸檔系統(tǒng)是Rolodex名片簿,它在家庭生活中也有很多用途。你可以在任何一家文具店買到。它可以使你以多種方式追蹤大量文件。
規(guī)劃好你的生活,使你可以在內(nèi)在的“黃金時段”做最有創(chuàng)造性的工作。所謂的內(nèi)在黃金時段就是根據(jù)你的生物鐘,一天之中對你來說最清醒高效的時間段。對有些人來說,他們的黃金時間是在早上;對其他人來說,也許是晚上。一般而言,作家、藝術(shù)家或藝人的黃金時段是在每天凌晨的幾個小時。
了解自己的“黃金時段”很重要,你可以根據(jù)這個來安排自己最重要的工作。那些最要緊的任務(wù)往往要求你以最好的、精力充沛的、清醒的、富有創(chuàng)造力的狀態(tài)來完成。這種狀態(tài)會出現(xiàn)在你一天的什么時候?
你也必須意識到外在的最佳時間段,即你的服務(wù)對象或客戶最方便的時間。每個人都要根據(jù)自己的內(nèi)在和外在的黃金時段來計劃安排一天的工作。
聽寫設(shè)備可以成為你工作和生活中最好的省時工具之一。只要學(xué)會了如何使用它,你就可以節(jié)省80%用于書寫的時間。錄音所花的時間只占手寫或打字的20%,甚至更少。聽寫器材同時節(jié)省了為你打字的人的時間。并且通過磁帶進行轉(zhuǎn)錄比辨認一個人的書寫要容易得多。
使用聽寫機時,有三個保證效率最大化的關(guān)鍵:第一,寫下你打算錄音的內(nèi)容概要。開始錄音前大致寫下主標題、副標題,并在腦子里想好句式。不要害怕返工,刪除,或用更好的選詞再重錄一遍。
第二,不要試圖成為一個完美主義者。有時,自然的對話聲調(diào)和語法就是最好的。你可以選擇回頭糾正主要錯誤。編輯或修改一些轉(zhuǎn)錄的東西總是比第一遍就完美地寫出來或直接聽寫要容易得多。
第三,專注并盡快地把你的想法錄下來,然后再回過頭修改它。很快,你就可以準確無誤地口述信件、報道了。
在個人規(guī)劃中一個重要的領(lǐng)域就是旅行,特別是航空旅行。很多年以前,休斯西部航空公司—一條曾服務(wù)美國西部的區(qū)域性航線—雇用了一家咨詢公司來比較乘坐商務(wù)艙、經(jīng)濟艙的乘客在飛機上工作效率以及普通辦公室職員的工作效率。據(jù)他們發(fā)現(xiàn),在飛機上一個小時不受干擾的工作產(chǎn)出相當于在普通辦公環(huán)境中工作三個小時。這里的關(guān)鍵詞是“不受干擾”。如果你在前往機場之前就提前計劃好要做的工作,那么你就可以利用在飛機上的時間完成大量的工作。
本文選自《博恩·崔西的時間管理課》
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