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自動化辦公第一期-自動提取表名

今天我們開一個小的系列,自動化辦公,提供一下可以自動化處理的方法和技巧

第一期,我們分享自動獲取表名

獲取表名的方式有很多,比如技巧法、函數(shù)法、宏表函數(shù)法、VBA、PQ等

我們本期介紹的是:宏表函數(shù)法

需要說明的是宏表函數(shù)屬于excel4中遺留下來的方式,無法直接在工作表中使用,需要通過自定義名稱 或者在VBA中使用

以下是最最最詳細(xì)的制作教程及原理解析:

1、定義名稱

這里我們通過GET.WORKBOOK(1)來獲取全部名稱,具體我們看下圖

2、使用定義名稱

定義好的名稱,我們可以直接在工作表輸入=定義的名稱使用

具體如下:


3、獲取全部表名

上一步我們看到只有一個名稱 而且格式是[文件名]表名

但是其實里面存放了所有的表名,只是一個單元格只呈現(xiàn)出一個

具體我們只要,點擊進(jìn)入公司尾部,按下F9即可查看全部結(jié)果

我們通過動畫來給大家演示具體的過程和效果:

4、清理提取表名

第三步中我們知道,其實表名都在其中,那么我就要想辦法提取

首先要考慮去掉文件名,保留下表名,然后再逐個提取

去掉文件可以使用替換函數(shù)處理-Replace

具體公式:=REPLACE(全部表名,1,FIND("]",全部表名),"")

這里有兩個函數(shù)一個是FIND用于查詢"]"的位置,然后通過REPLACE替換

為了幫助大家更好的理解,我們這里再詳細(xì)說一下涉及的函數(shù)

FIND函數(shù):

語法:FIND(查什么,待查的字符)

結(jié)果:如果找到返回對應(yīng)的位置,否則報錯

案例演示:

REPLACE函數(shù):

語法:REPLACE(待處理字符串,開始位置,字符長度,替換字符)

結(jié)果:替換后的結(jié)果

案例:相對于去掉開始兩個字符串,替換成了空內(nèi)容

這樣我們應(yīng)該就理解了上方的公式了!

5、依次寫入工作表

在上一步中,我們已經(jīng)把文件名去掉,剩下的就是一組表名,通過F9,我們知道都在單元格中,但是如何提取呢?這里我們就要請出INDEX函數(shù)

公式:=INDEX(REPLACE(全部表名,1,FIND("]",全部表名),""),ROW(A1))

這里我們只解析這里的INDEX語法,實際用法還有很多種

INDEX函數(shù):

語法:INDEX(數(shù)組,第幾個)

結(jié)果:按照第二參數(shù)取出

ROW的部分是生成對應(yīng)的單元格行號,比如ROW(A2)=2

我們只需要關(guān)注行即可,列不影響

我們發(fā)現(xiàn),下面多處的部分就會報錯,此時,我們只要使用IFERROR函數(shù)來屏蔽錯誤即可

IFERROR函數(shù):

語法:IFERROR(原公式,出錯后顯示的內(nèi)容)

結(jié)果:容錯后的結(jié)果

這里我們希望出錯后什么都不顯示,此時一般我們使用一對雙引號

公式:=IFERROR(INDEX(REPLACE(全部表名,1,FIND("]",全部表名),""),ROW(A1)),"")

公式效果如下:

通過上面5步,我們應(yīng)可以獲取到全部表名,但是有一個問題,就是以上的方式是否可以實現(xiàn)新增的自動獲取和修改后自動更新兩點,如果不能,那么談不上自動化。

如果你去試了,會發(fā)現(xiàn)確實不行,因為我們還有最后一步?jīng)]有完成

那就是第六步

6、自動更新

自動更新我們利用兩個函數(shù)來實現(xiàn),第一個是NOW,第二個是T函數(shù)

NOW函數(shù):可以返回電腦上的日期時間,精確到秒,基本可以說是實時刷新更新,最核心的是他們是易失性函數(shù),這個大家可能陌生的概念,可以簡單理解為 過一段時間或重新打開表格會自動重新計算的函數(shù),這里重點是過一段時間就會刷新,這完美配合了NOW的實時更新!

T函數(shù):你可能認(rèn)為他一個字母而已,但是他確認(rèn)是一個函數(shù),他的功能就是

T(內(nèi)容)-如果內(nèi)容是文本就返回內(nèi)容,否則返回空

介紹完二者,那么我們?nèi)绻阌盟麄儊韺崿F(xiàn)自動更新呢?

NOW結(jié)果是時間,不是文本那么T(NOW()) 就會范圍空,如果我們在一個公式的最后 &T(NOW()),就可以實現(xiàn)在不改變函數(shù)功能的情況下,實現(xiàn)實時更新。

如上分析后,我們的第一步公式更新一下如下:

公式:=GET.WORKBOOK(1)&T(NOW())

我們采用這種方式,也是希望加深大家的印象,希望大家都能學(xué)會!

最后我們通過一個動畫,看看他們的效果吧!

增、刪、改,都可以實時更新表名!

在文章的最后,我們要補充的就是保存文件的問題,很多好奇這有什么好說的,但是大家嘗試就知道,不能保存為xlsx格式,因為他是宏表函數(shù),我們需要保存為xls或者xlsm,含有宏的文件格式

OK,今天的超詳細(xì)的自動化教程第一期就到這里

有好的方法或者意見歡迎留言交流,有想學(xué)習(xí)的知識點也歡迎留言,小編會

安排,安排!!

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