檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循什么原則，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。
檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循什么原則
檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則：
1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式)及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。)信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆Α⑽锪?、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。
而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化，提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。
為進一步加強中央企業(yè)檔案信息化建設(shè),推進企業(yè)檔案信息資源管理標準化、規(guī)范化進程,充分發(fā)揮企業(yè)案資源優(yōu)勢,按照國資委《關(guān)于中央企業(yè)開展管理提升活動的指導(dǎo)意見》中提出的“強基固本、控制風險轉(zhuǎn)型升級、保值增值,做強做優(yōu)、科學(xué)發(fā)展”的主題思想,結(jié)合中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀,對中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作提出如下工作指引：
1重要意義
企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分,企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作,與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展密切相關(guān),不可或缺。檔案信息化是促進中央企業(yè)管理水平提高的必然要求,是實現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值的重要手段,是檔案部門參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的具體體現(xiàn),也是檔案部門遵循檔案工作自身發(fā)展規(guī)律,進一步深化改革,推動科技進步,提高服務(wù)效率和質(zhì)量的必然選擇。近年來,中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了長足進步,但仍存在一些不容忽視的問題:部分企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重要性認識不足,重視不夠;檔案信息化建設(shè)的資金投入不足,存量檔案數(shù)字化水平較低,增量電子檔案管理不規(guī)范,系統(tǒng)建設(shè)分散,檔案信息資源孤島現(xiàn)象比較突出,難以適應(yīng)系統(tǒng)集成、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的需要;格案信息化建設(shè)人才隊伍匱乏等。因此,中央企業(yè)必須充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性,把這項工作作為一項重要和長期的任務(wù)來抓,采取有效措施,切實做好檔案信息化建設(shè)工作。
2指導(dǎo)思想
各中央企業(yè)要堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),認真貫徹國家有關(guān)檔案、信息化的法律法規(guī),貫徹中央企業(yè)檔案工作會議和中央企業(yè)開展管理提升活動的要求,結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理特點,加快檔案信息化建設(shè),積推進檔案資源存量數(shù)字化、増量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化,全面提升中央企業(yè)檔案管理水平,以適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展的需要。
3基本原則
企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循以下原則
3.1統(tǒng)籌規(guī)劃,持續(xù)推進
堅持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步發(fā)展,將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案,立足全局與長遠,做好檔案信息化頂層設(shè)計。并通過不斷的管理提升和流程再造,實現(xiàn)與信息化的良性互動。
3.2統(tǒng)一標準,嚴格規(guī)范
各中央企業(yè)應(yīng)加強本行業(yè)、本系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的標準化建設(shè),完善現(xiàn)行的檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程,實行檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)標準、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理。
3.3注重質(zhì)量,確保安全
嚴格遵循國家相關(guān)制度、標準和技術(shù)規(guī)范,建設(shè)安全保障體系,通過基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、組織制度完善和安全技術(shù)保障等多種手段和措施,實現(xiàn)和保證實體安全、數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全。
4工作目標和任務(wù)
4.1企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標
力爭在“十二五”未,基本成重點中企業(yè)統(tǒng)一的檔管理系筑及相關(guān)標準規(guī)范體系建設(shè),建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障,網(wǎng)絡(luò)利用為目標的數(shù)字檔案館(室)體系。企業(yè)應(yīng)將數(shù)字檔案館(室)體系建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃,積極推進檔案信息化建設(shè)。
4.2檔案數(shù)字化建設(shè)目標
各企業(yè)要研究制定檔案數(shù)字化推進方案,為檔案數(shù)字化提供資金保障不斷提升中央企業(yè)檔案數(shù)字化率,并將企業(yè)檔案數(shù)字化率列入中央企業(yè)檔案工作評價范圍。檔案數(shù)字化要堅持應(yīng)用與搶救并重的原則,積極將企業(yè)重要的、利用率高的、急需搶救的檔案納入數(shù)字化范圍。
4.3推進電子文件管理
各企業(yè)要認真貫徹落實國家《電子文件管理暫行辦法》和國資委《關(guān)于推進中央企業(yè)電子文件管理工作的指導(dǎo)意見》,將電子文件管理作為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。各企業(yè)信息管理部門在開發(fā)與實施各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時要充分考慮電子文件歸檔需求,統(tǒng)籌規(guī)劃歸檔電子文件管理,確保歸格電子文件的完整、準確與安全。各企業(yè)要加強企業(yè)特色電子文件管理研究和試點,完善管理體制機制,研究制定符合企業(yè)管理特點的相關(guān)標準規(guī)范,配備相適應(yīng)的設(shè)施設(shè)備,為電子文件管理提供先進的技術(shù)和方法。
5保障措施
5.1加組織領(lǐng)導(dǎo)
中央企業(yè)要高度重視檔案信息化工作,建立健全檔案管理機制和機構(gòu),加強領(lǐng)導(dǎo),明確工作職責,研究解決本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實問題,自上而下扎實推進,確保檔案信息化建設(shè)工作落到實處。
5.2經(jīng)費保障
計劃、資金、設(shè)備等管理部門應(yīng)當為檔案信息化建設(shè)提供必要的保障措施,按照企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃,制定相應(yīng)計劃,確保管理經(jīng)費、設(shè)施設(shè)備投入、費用開支得到落實,為檔案信息化建設(shè)工作提供必要保障。
5.3隊伍建設(shè)
設(shè)立專職檔案信息化管理崗位,加強信息技術(shù)人才的引進和檔案人員信息技術(shù)知識培訓(xùn),提高檔案人員運用信教的技能,引來人適應(yīng)信息化要求。要認真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求,積極推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
5.4政策保障
國資變將指案信息化建設(shè)內(nèi)容納入中央企業(yè)信息化考核指標和中央企業(yè)信息化水平評價內(nèi)容。
第二章名詞和術(shù)語
1規(guī)范性引用文件
GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范
GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T19486-2004電子政務(wù)主題詞表編制規(guī)則
GB/T194872004電子政務(wù)業(yè)務(wù)流程設(shè)計方法通用規(guī)范
GB/T194881-2004電子政務(wù)數(shù)據(jù)元第1部分:設(shè)計和管理規(guī)范
GB/T19661-2005基于XL的電子公文格式規(guī)范第1部分:總則
GB/T19669-2005XL在電子政務(wù)中的應(yīng)用指南
GB/T2210200信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護定級指南
GB/T23286.1-2009文獻管理長期保存的電子文檔文件格式第1部分PDF1.4(PDFA-1)的使用
GB/T25058-2010信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護實施指南
GB/T9704-2012黨政機關(guān)公文格式
DA/T15-95磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA/T1595磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則
DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)貝
DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范
DA/T31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范
DA/T42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范
DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案
DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求
DA/T48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范
電子政務(wù)標準化指南第4部分:信息共享
中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例(國務(wù)院令147號)
中華人民共和國互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法(國務(wù)院令292號)
企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定(國家檔案局令10號)
檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定(國檔發(fā)[20016號)
關(guān)于加強新技術(shù)產(chǎn)品使用保密管理的通知(國保發(fā)[200613號)
2術(shù)語說明
2.1企業(yè)檔案
企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成有保存價值并整理歸檔的各種形式的文件材料。
2.2企業(yè)檔案工作
企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動。
2.3檔案信息化
運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及柲案進行采集、整合、維、處置和供利用的案管里升過和工作方式。
2.4檔案信息資源
檔案信息資源作為企業(yè)在生產(chǎn)及各項管理活動中直接形成的歷史記錄,是促進企業(yè)發(fā)展的重要信息資源。它包括企業(yè)及所屬各單位為履行檔案管理職能而采集、加工、使用的信息資源。
2.5數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案館是運用現(xiàn)代信息技術(shù),對數(shù)字檔案信息資源進行管理,以網(wǎng)絡(luò)化方式相連接和提供利用,實現(xiàn)信息共享的信息系統(tǒng)。具有提供檔案數(shù)字資源、檔案數(shù)字資源的遠程訪問、檔案數(shù)據(jù)交換與互操作的能力,通過該系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)支撐平臺、業(yè)務(wù)管理平臺、信息服務(wù)平臺,實現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、利用在線化、管理自動化。
2.6電子文件
指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
2.7歸檔電子文件
指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。
2.8背景信息
指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。
2.9元數(shù)據(jù)
指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。
2.10電子檔案
具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。
2.11真實性
指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后,確認其與形成時的原始狀況一致。
2.12完整性
指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。
2.13有效性
指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性,包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
2.14遷移
指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。
2.15數(shù)字簽名
數(shù)字簽名技術(shù)即進行身份認證的技術(shù)。在數(shù)字化文檔上的數(shù)字簽名類似于紙張上的手寫簽名,是不可偽造的。
2.16數(shù)字化
用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。
2.17紙質(zhì)檔案數(shù)字化
采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。
2.18數(shù)字圖像
表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣連續(xù)函數(shù),并在采樣點上將值最小化后的陣列。
2.19分辨率
單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù),一般用每英寸點數(shù)(dpi1)表示。
2.20失真度
對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后,數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何方面的偏離程度。
2.21 OCR(Optical CharacterRecognition）
采用光學(xué)字符識別,對圖像信息加以識別處理交成文本的過程。
第三章檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
1總體要求
各企業(yè)應(yīng)建立符合標準規(guī)范、安全保密管理要求的檔案管理系統(tǒng),確保各項檔案管理活動正常開展。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則,以適應(yīng)企業(yè)檔案信息化發(fā)展為基本要求,對企業(yè)電子檔案信息和實體檔案進行管理,提高檔案管理的規(guī)范化、標準化水平,確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用。同時,應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)納入企業(yè)信息化規(guī)劃之中,將檔案管理活動融入到日常業(yè)務(wù)流程中,統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一安排,逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向企業(yè)內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變,最大限度地保存生產(chǎn)經(jīng)營改革發(fā)展中所形成的各類檔案。
2基礎(chǔ)設(shè)施要求
各企業(yè)應(yīng)規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)軟硬件設(shè)施,為檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運行提供支持,為電子檔案的收集與管理創(chuàng)造條件。滿足檔案信息化建設(shè)要求的計算機網(wǎng)絡(luò)一般包括檔案數(shù)據(jù)專網(wǎng)和企業(yè)局域網(wǎng),檔案數(shù)據(jù)專網(wǎng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。企業(yè)局域網(wǎng):數(shù)字檔案館應(yīng)充分利用企業(yè)局城網(wǎng)資源,實現(xiàn)各企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線歸檔及檔案資源共享。物理隔高:為保證檔案數(shù)據(jù)安全,檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)之間應(yīng)物理隔。
3資源建設(shè)要求
應(yīng)加強檔案目錄數(shù)掲庫建設(shè)。充分運用計算機技術(shù)加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。積板推進檔案會文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。各企業(yè)應(yīng)通過接收電子檔案、對各種類型檔案進行數(shù)字化等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率。加強電子文件歸檔管理。各企業(yè)要根據(jù)檔案管理要求,加強對本企業(yè)電子文件收集、整理、分類、鑒定、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效,引導(dǎo)、規(guī)范企業(yè)電子文件的管理工作。
4系統(tǒng)功能要求
檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、檔案管理、檢索利用、借閱管理、統(tǒng)計報表、專題編研、安全防護、系統(tǒng)維護等基本功能,同時應(yīng)考慮不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的集成性和系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可移植性。
4.1收集整編
收集整編模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、整理編目、類目設(shè)置、著錄控制、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、自動標引、打印輸出等基本功能。
4.1.1數(shù)據(jù)采集
應(yīng)具備手工輸入、批量導(dǎo)入基本的數(shù)采集方式,其中批量導(dǎo)入應(yīng)支持比較通用的文件格式數(shù)據(jù)導(dǎo)入,如excel等格式。
4.1.2整理編目
應(yīng)具備對采集后的數(shù)據(jù)進行補錄、組巻、插卷等基本功能。
4.1.3類目設(shè)置
應(yīng)能根據(jù)檔業(yè)務(wù)規(guī)范,結(jié)合用戶檔案管理實際業(yè)務(wù)設(shè)置檔案數(shù)據(jù)多級分類,并能夠根據(jù)管理的發(fā)展靈活調(diào)整類目設(shè)置。
4.1.4著錄控制
應(yīng)能根據(jù)實原檔案管理規(guī)范控制檔菜著承的元數(shù)據(jù)信息,應(yīng)能靈活設(shè)置元數(shù)據(jù)的著錄要求,如必填、尺讀、格式要求等。
4.1.5數(shù)據(jù)校驗
應(yīng)能對整理編目完成后的數(shù)據(jù)進行規(guī)范性的校驗。具備對檔號的唯性,、反關(guān)系元數(shù)據(jù)規(guī)則正確性等基本的數(shù)據(jù)校功能。
4.1.6目錄生成
應(yīng)能對具有固定規(guī)則的元數(shù)據(jù)信息自動生成,以提高用戶的著錄工作效率。
4.1.7打印輸出
應(yīng)能對整理編目后的數(shù)據(jù)打印常用的報表,如文件目錄、巻內(nèi)目錄、案巻目錄、備考表、脊背卡等。
4.1.8自動標引
應(yīng)能對固定類目下采集的數(shù)據(jù),根據(jù)類目的設(shè)置規(guī)則自動生成相應(yīng)的標引內(nèi)容。
4.2管理模塊
檔案管理模塊應(yīng)具備對各類檔案目錄及原文信息的查詢、查看等基本功能,并能在授予權(quán)限的前提下,對電子檔案及元數(shù)據(jù)進行修改,且進行相應(yīng)的記錄。檔案管理模塊應(yīng)具備檔案導(dǎo)出的功能,將電子檔案及元數(shù)據(jù)以原有規(guī)則的方式導(dǎo)出到本地或中間服務(wù)器,以保證系統(tǒng)升級或數(shù)據(jù)遷移時檔案的完整性。
4.3檢索功能
檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供具有一定權(quán)限的網(wǎng)絡(luò)用戶檔案檢索利用的功能。提供該部分用戶對各類檔案進行按類檢索、多視圖檢索、全文檢索等多種途徑檢索查詢的基本功能,瀏覽權(quán)限范圍的檔案應(yīng)具備在線瀏覽的功能,下載權(quán)限范圍的檔案應(yīng)具備下載的功能。
4.3.1按類檢素
根括用產(chǎn)入的米,可底檔素類目,在元數(shù)幫中求相檔案。
4.3.2多視圖檢索
提供多種根據(jù)業(yè)務(wù)習(xí)慣組織的檔案視圖,用戶選用適合業(yè)務(wù)習(xí)慣的視圖,提升檔案的可用性。
4.3.3全文檢索
根據(jù)用戶輸入的關(guān)鍵字,在電子檔案庫中檢索符合用戶檢索條件的電子檔案。
4.4借閱管理
借閱管理模塊應(yīng)滿足對本單位的借閱管理流程,包括對利用者以及利用的目的、時間、內(nèi)容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計以及檔案的催還、續(xù)借、歸還等功能。
4.5統(tǒng)計報表
統(tǒng)計匯總模塊應(yīng)能夠根據(jù)用戶各種統(tǒng)計需要對檔案的數(shù)量、利用情況進行科學(xué)的統(tǒng)計,并生成相應(yīng)的匯總報表。應(yīng)提供按照國家統(tǒng)一標準的檔案年報填報功能,并實現(xiàn)年報填寫、上報、匯總、統(tǒng)計的功能。
4.6輔助實體管理
4.6.1庫房及庫房溫濕度管理
應(yīng)能對檔案庫房進行可視化圖表管理,包括:實際檔案庫房分布,檔案密集架排架等。提供檔案庫房溫濕度錄入界面,并通過圖表顯示檔案庫房的年、月溫濕度走勢。
4.6.2檔案征集、接收、移交的管理
應(yīng)能夠記錄征集、接收、移交檔案的時間,來源、交接人、數(shù)量、種類、載體等,征集檔案還應(yīng)記錄來源,并能對所有征集、接收、移交的檔案批次進行管理。
4.6.3檔案鑒定管理
應(yīng)能對檔案的保管期限變更、密級變更、鑒定銷毀等進行管理。
4.7系統(tǒng)配置
系統(tǒng)維護模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時,還應(yīng)能對檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護。
系統(tǒng)應(yīng)支持系統(tǒng)管理員增加新的案類型系統(tǒng)應(yīng)支持系統(tǒng)管理員為不同的檔案類型創(chuàng)建元數(shù)據(jù)系統(tǒng)應(yīng)支持系統(tǒng)管理員增加新的檔案分類展示方式系統(tǒng)應(yīng)允許系統(tǒng)管理員設(shè)定檔案類型的默認元數(shù)據(jù)值;系統(tǒng)應(yīng)提供對檔案類型和分類展示的修改記錄。
5數(shù)據(jù)集成要求
系統(tǒng)接口設(shè)計與實施應(yīng)符合《檔案管理通則》(IS015489.1)和《檔案管理指南》(IS015489.2),滿足以下要求
5.1文件管理戰(zhàn)略的出發(fā)點是文件管理方針、程序和方法的制定以及系統(tǒng)的設(shè)計與實施都要以滿足機構(gòu)的運作需求為前提,并與機構(gòu)的規(guī)章制度相符。
5.2機構(gòu)所采納的用于記錄業(yè)務(wù)活動的文件管理戰(zhàn)略應(yīng)該明確規(guī)定哪些文件必須形成,在何時、何地以何種方式進入文件系統(tǒng)。
5.3文件系統(tǒng)應(yīng)該確保文件具備真實性、可靠性、完整性、可用性,同時系統(tǒng)本身應(yīng)具備可靠性、完整性、一致性、全面性、系統(tǒng)性特點。
5.3.1文件的真實性
文件的真實性有以下三重含義:文件與其用意相符;文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合;文件的形成或發(fā)送與其既定時間致。
5.3.2文件的可靠性
可靠的文件是指文件的內(nèi)容可信,可以充分、準確地反映其所證明的手活動過程、活動或事實,在后續(xù)的事活動過程我活動中可以以其為依據(jù)。
5.3.3文件的完整性
是指文件是齊全的,并且未加改動。
5.3.4文件的可用性
可用的文件是指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。
5.3.5系統(tǒng)的可用性
常規(guī)性捕獲業(yè)務(wù)活動范圍內(nèi)的所有文件;對文件進行組織,并且組織方式應(yīng)該反映文件形成者的業(yè)務(wù)流程;防止未經(jīng)授權(quán),對文件進行改動或處置;常規(guī)性地法規(guī)主要信息源的功能作用,提供關(guān)于文件中所記錄的行動的信息;實現(xiàn)對所有文件和相關(guān)元數(shù)據(jù)的即時利用。系統(tǒng)的可靠性應(yīng)該通過形成并保留系統(tǒng)運行的文件來記錄。系統(tǒng)的運行文件應(yīng)該能顯示系統(tǒng)已滿足了上述所列準則的要求。
5.3.5系統(tǒng)的完整性
為了防止在未經(jīng)授權(quán)的情況下對文件進行利用、銷毀、改動和移動,應(yīng)該使用諸如利用監(jiān)控、用戶身份驗證、授權(quán)銷毀等安全控制手段。這些控制手段可以嵌入文件系統(tǒng)內(nèi),也可以是獨立與文件系統(tǒng)外的專門系統(tǒng)。對于電子檔案來說,機構(gòu)應(yīng)該證明系統(tǒng)故障、系統(tǒng)升級以及定期維護不會影響到文件的完整性。
5.3.6系統(tǒng)的一致性
文件系統(tǒng)的管理必須滿足現(xiàn)業(yè)的各種要求,從機構(gòu)的規(guī)章制度并符合社會對竟購的期望。文件形成者應(yīng)該理解這些要求對其所從事的業(yè)務(wù)活動的影響。應(yīng)該定期對文件系統(tǒng)是否符合上述要求進行評估;評告過程形成的文件應(yīng)該作為證據(jù)保存。
5.3.7系統(tǒng)的全面性
文件系統(tǒng)的管理對象應(yīng)該是機構(gòu)或機構(gòu)的部門在其全部業(yè)務(wù)活動范圍開展工作所形成的文件。
5.3.8系統(tǒng)的系統(tǒng)性
應(yīng)通過文件系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計和運行,實現(xiàn)文件形成、保管工作的有序化或系統(tǒng)化。
6安全保障要求
6.1定級標準
檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)重要信息管理系統(tǒng)之一,應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容受到破壞時所對客體的傷害程度,確定系統(tǒng)安全等級。安全等級至少應(yīng)達到國家信息系統(tǒng)等級保護二級,即系統(tǒng)應(yīng)具有以下安全保護能力。
6.1.1能夠防護系統(tǒng)免受來自外部小型組織的、擁有少量資源的威脅源發(fā)起的惡意攻擊、內(nèi)部用戶的誤操作、一般的自然災(zāi)難、以及其他相當危害程度的威脅所造成的重要資源損害。
6.1.2能夠發(fā)現(xiàn)重要的安全漏洞和安全事件。
6.1.3在系統(tǒng)遭到損害后,能夠在一段時間內(nèi)恢復(fù)部分功能,確保核心業(yè)務(wù)不中斷。
6.2安全要求檔案管理系統(tǒng)的安全保障,分為基本管理要求和基本技術(shù)要求兩大類。
6.2.1基本管理要求管理類安全要求與信息系統(tǒng)中各種角色參與的活動有關(guān),主要通過控制各種角色的活動,從政策、制度、規(guī)范、流程以及記錄等方面做出規(guī)定來實現(xiàn)管理類要求應(yīng)包括安全管理制度、安全管理機構(gòu)、人員安全管理、系統(tǒng)建設(shè)管理、系統(tǒng)運維管理幾個層面對系統(tǒng)進行保護具體要求可參照《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護實施指南(GB/T25058-2010)》及《中央企業(yè)商業(yè)秘密信息系安會技術(shù)指引》,并結(jié)合本企業(yè)的實際情況操作。
6.2.2基本技術(shù)要求技術(shù)類安全要求與信息系統(tǒng)提供的技術(shù)安全機制有關(guān),主要通過在信息系統(tǒng)中部署軟硬件并正確的配置其安全功能來實現(xiàn)。技術(shù)類要求應(yīng)包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全、備份恢復(fù)幾個層面對系統(tǒng)進行保護具體要求可參照《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護實施指南6T2058010)及く中全業(yè)商業(yè)信感系全找術(shù)指引),并結(jié)合本企業(yè)的實際情況操作。
7運行維護要求
7.1人員設(shè)定
除信息系統(tǒng)建設(shè)力提供的系筑運維支持以外,企業(yè)對檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立系管理員同位,責對日常使用過程中的系統(tǒng)護、開級以及機構(gòu)用戶、檔案類型、分類方案、權(quán)限、流程等方面的工作。應(yīng)建立與行維護服相米的訓(xùn)體系機制,建立人質(zhì)信備計劃與機制,確保系統(tǒng)運行維護的需要。
7.2系統(tǒng)升級
對檔案管理系統(tǒng)使用過程中的系統(tǒng)故障以及需求變更,應(yīng)制定改造方案并確定信息系統(tǒng)升級方案,并對系統(tǒng)的維護、測試、修改、版本變更的全過程進行記錄。當有版本升級或系統(tǒng)替換時,應(yīng)遵循7.3的管理原則,在可控的基礎(chǔ)按照既定的計劃和安排,有序的將原有系統(tǒng)中的檔親數(shù)據(jù)完整、準確的遷移至新系統(tǒng)中,并雙軌運行一段時間,確認數(shù)據(jù)無誤后,再正式停用一舊系統(tǒng)。
7.3系統(tǒng)廢棄
當涉及到檔案管理系統(tǒng)硬件和軟件的廢棄時,應(yīng)考慮信息的轉(zhuǎn)移、備份、丟棄、銷毀以及對軟硬件進行的密級處理。
當要廢棄或替換系統(tǒng)組件時,要對其進行風險評估,以確保硬件和軟件得到了適當?shù)膹U棄處置,且殘留信也恰當?shù)剡M行了處理。并且要確保系的更新代能以一個全和系化的方式完成。
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