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項(xiàng)目計(jì)劃與控制的關(guān)鍵——企業(yè)典型項(xiàng)目WBS構(gòu)建

據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),項(xiàng)目管理80%左右的問題出現(xiàn)在計(jì)劃方面。計(jì)劃的核心問題在于項(xiàng)目計(jì)劃編制花費(fèi)很多時(shí)間和精力,項(xiàng)目計(jì)劃編制完成后僅僅只能掛在墻上、沒法執(zhí)行,計(jì)劃編制后項(xiàng)目仍然是失控的狀態(tài)。針對(duì)這些問題,結(jié)合高登多年項(xiàng)目管理實(shí)踐,其最根本的原因在于您編制的計(jì)劃和可操作的計(jì)劃之間差了一個(gè)典型項(xiàng)目WBS。

什么是典型項(xiàng)目WBS?

典型項(xiàng)目WBS是指選擇企業(yè)某一類典型項(xiàng)目,借助WBS的工具方法,將該類項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)所需要做的事情分層展示出來,以為項(xiàng)目實(shí)施提供指導(dǎo)。

典型項(xiàng)目WBS就是建立一條實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的路徑,通過這條路徑為項(xiàng)目實(shí)施人員達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)提供一個(gè)指導(dǎo)和方向,保證不會(huì)迷路。

企業(yè)為什么要構(gòu)建典型項(xiàng)目WBS?

項(xiàng)目計(jì)劃開展中常見的問題表現(xiàn):

(1)同一類型的項(xiàng)目,不同的項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)劃編制差異很大,每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)劃編制都要花費(fèi)很長的時(shí)間、且計(jì)劃可用性不高。項(xiàng)目計(jì)劃僅僅是計(jì)劃,項(xiàng)目實(shí)施無法按照計(jì)劃開展。

(2)項(xiàng)目實(shí)施的中途,經(jīng)常發(fā)現(xiàn)某個(gè)應(yīng)該在之前就完成的任務(wù)被漏掉了,從而導(dǎo)致后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施難以為繼。

(3)項(xiàng)目工作分解有的很粗、有的很細(xì),項(xiàng)目工作是否完成、完成質(zhì)量如何沒有衡量標(biāo)準(zhǔn)。

(4)項(xiàng)目計(jì)劃編制中,工作分解究竟應(yīng)該分解到哪個(gè)層級(jí),哪些是項(xiàng)目經(jīng)理管控的事情,哪些是專業(yè)負(fù)責(zé)人或部門應(yīng)該管控的事情,項(xiàng)目和職能的界面在哪里不清楚。

以上問題,最根本的原因在于項(xiàng)目計(jì)劃編制過于隨意,項(xiàng)目計(jì)劃主要依賴于個(gè)人,最可能的解決放方案是公司制定一套計(jì)劃編制的模板,系統(tǒng)梳理企業(yè)典型項(xiàng)目WBS,減少對(duì)人員的能力要求,統(tǒng)一管控標(biāo)準(zhǔn),提升管理效率。

 企業(yè)典型項(xiàng)目WBS該如何構(gòu)建?

企業(yè)典型項(xiàng)目WBS構(gòu)建必須要解決或關(guān)注的幾個(gè)問題:

(1)企業(yè)典型項(xiàng)目WBS由誰來構(gòu)建:企業(yè)典型項(xiàng)目WBS構(gòu)建必須是一個(gè)團(tuán)隊(duì),該類型項(xiàng)目涉及到哪些部門,就應(yīng)該由所涉及部門的核心骨干參與共同編制,同時(shí)典型項(xiàng)目WBS分解要邀請(qǐng)典型項(xiàng)目WBS使用者,其他重要利益相關(guān)方如公司分管領(lǐng)導(dǎo)等共同參與。

(2)企業(yè)典型項(xiàng)目WBS如何構(gòu)建:

①企業(yè)典型項(xiàng)目WBS一定要區(qū)分企業(yè)層級(jí)、項(xiàng)目層級(jí)、職能層級(jí)的工作界面。一般而言,企業(yè)級(jí)是典型項(xiàng)目的固有流程,項(xiàng)目級(jí)是體現(xiàn)典型項(xiàng)目的特征,職能級(jí)體現(xiàn)具體工作的開展流程。

②典型項(xiàng)目WBS分解一定要注意度的把控:為了便于管控項(xiàng)目,通常情況下,典型項(xiàng)目WBS的分解容易陷入“WBS分解越細(xì)越好”的誤區(qū)。WBS分解具體應(yīng)該細(xì)化到什么程度,請(qǐng)參見高登微信文章《WBS分解到底分多細(xì)》。

③典型項(xiàng)目WBS分解一定要結(jié)合項(xiàng)目的級(jí)別進(jìn)行裁剪。結(jié)合高登多年的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn),典型項(xiàng)目WBS編制一定要結(jié)合項(xiàng)目的級(jí)別設(shè)置可裁剪項(xiàng)。

(3)企業(yè)典型項(xiàng)目WBS如何維護(hù)。企業(yè)典型項(xiàng)目WBS的建設(shè)一定不是一蹴而就的,需要不斷結(jié)合項(xiàng)目實(shí)踐進(jìn)行優(yōu)化升級(jí),也即不斷開展PDCA循環(huán)。

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