會議是上下溝通上傳下達的重要信息渠道，如果會議一天到晚都在扯皮，那執(zhí)行力就是空話，很多公司開會簡直就像在菜市場，沒有一點規(guī)則，談到哪算哪，議而不決，決而不行，行而無果是很多公司的弊病。
如何開好公司的各項會議，很多時候我們見到最多的仍然處在口號階段，會議室張貼懸掛著：會而有議、議而有決、決而有行、行而有果。甚至設(shè)置會議監(jiān)督管理辦法，但最終依然是以前怎樣還是怎樣，一場會議的執(zhí)行力和與會者對于會議的目的都達不到共識，更別談會議決定和結(jié)果的執(zhí)行與共識。
今天針對企業(yè)經(jīng)營管理過程中的常見會議，我羅列出來，如何有效控制和管理，提高會議質(zhì)量，談?wù)勛约旱男牡酶惺堋?/span>
我們知道的那些個會
周例會：
業(yè)務(wù)相關(guān)單位的負(fù)責(zé)人會議，針對一周各部門的工作進行資源協(xié)調(diào)才是目的，而很多時候我們開成了總結(jié)和計劃會。關(guān)于工作總結(jié)部分自然有績效指標(biāo)和工作目標(biāo)去保證，有直屬上級去監(jiān)督把控，在業(yè)務(wù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人一起的會議上匯總，無疑是耽誤大家的時間，且別人也未必關(guān)心你部門做了什么，想做什么。關(guān)于計劃部分亦是如此。所以周例會的關(guān)鍵在于回顧上周工作中遇到的非本部門造成的困難和問題，提出解決意見，以及下一步工作計劃中需要其他相關(guān)部門提供的支持和配合。針對這些問題進行會議溝通，協(xié)調(diào)人力物力資源，以確保本部門工作目標(biāo)的達成，這才是會議最終的目的。
業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會：
對于項目性工作或者前一階段工作中的產(chǎn)異常進行協(xié)調(diào)，對接下來的工作進行資源調(diào)配。針對項目性或臨時性重要工作，且需要跨部門協(xié)作的工作開展的臨時性或常規(guī)性會議。以協(xié)調(diào)解決工作中的盲點和異常為主。
工作總結(jié)計劃會：
直屬業(yè)務(wù)線或者部門內(nèi)部組織召開的常規(guī)會議，按周、月、季度或年度為節(jié)點，進行業(yè)務(wù)工作的全面總結(jié)陳述，問題、改進建議、下一階段工作計劃、目標(biāo)、需求和建議。不是所有部門都需要混在一起參加的。當(dāng)然公司級的會議例外，但公司級的這種常規(guī)會議一般以月或季度，年度為節(jié)點召開，除非創(chuàng)業(yè)前期，方向戰(zhàn)略不明確，調(diào)整變動快，可按周組織實施。
除了以上的常規(guī)會議，不同的行業(yè)或公司還會有其它的一些會議。如業(yè)務(wù)啟動大會、成本分析會、年度經(jīng)營計劃會、年會等常會被列為公司的例行會議外，不同行業(yè)會議形式各異。
臨時性會議：
如業(yè)務(wù)碰頭會、業(yè)務(wù)檢討會、項目啟動會等，以及部門內(nèi)部的小范圍會議，比如部門早會、夕會、扒皮會等。
非例行性專題會議包括：
新產(chǎn)品導(dǎo)入會議（樣品總結(jié)會/試產(chǎn)前會議、試產(chǎn)總結(jié)會議等）、品質(zhì)分析會議（客戶投訴、退貨、重大品質(zhì)問題發(fā)生）、出現(xiàn)生產(chǎn)或消防安全、職業(yè)衛(wèi)生、員工生命出現(xiàn)重大危險等方面的重要事故專題會議、與客戶、供應(yīng)商或其他客人的溝通會議等。
會議管理的原則是什么？
會議的基本原則：遵循公開公平公正；平等、自由激辯、民主討論集中決策的原則，決策者最后發(fā)言，盡量不參與爭辯，反對一言堂式的會議。
議題原則：
只有涉及三個部門以上之議題、部門之間在現(xiàn)有制度流程中找不到依據(jù)無法達成一致的議題、投訴的或通告的議題才能提交到會議上來。而且，例會不解決具體個案，專題會議不解決制度和程序的問題，類似個案出現(xiàn)三次才可以考慮到體制問題等。
會議的討論方式、提出議題的原則、解決問題的原則、爭議裁決的原則（僅供參考）：
提出議題的原則：
提出有關(guān)制度和流程方面的問題時，提問者應(yīng)事先查看有關(guān)的文件資料，不看程序文件和制度，不去了解調(diào)查，信口開河提出并改變處理方法，是公司制度和流程朝令夕改的重要原因之一，對公司的規(guī)范化及長遠(yuǎn)發(fā)展損害是非常大的。
提出制度或程序上的問題并要求改變者，必須提交與之相關(guān)的文件，指出其不足之處，方可加以討論，讓大家養(yǎng)成了解和調(diào)查的習(xí)慣，防止信口開河的工作作風(fēng)。
議題提出人提出問題時，必須按“議題、所遇到的困難和瓶頸、自己的意見和建議”三個步驟進行，讓與會者感覺有條理性，以節(jié)省時間及使與會者更容易理解。
解決問題的原則：
問題的系統(tǒng)解決和預(yù)防，要從人為因素和流程體制因素兩方面加以考慮，并平衡近期問題（治標(biāo)）與遠(yuǎn)期系統(tǒng)（治本）之間的矛盾，因此意見和建議必須有“當(dāng)前臨時的解決方案”和“將來從制度流程上系統(tǒng)的解決方案”。
討論出來的決定（流程或制度），盡量保持相對的穩(wěn)定性，制度流程變化太快，朝令夕改，制度流程無法沉淀，例行性管理的事務(wù)也會變成例外管理，部屬無法適從，從上到下忙于救火，無法形成優(yōu)良的企業(yè)文化；制度流程長期不改，不能根據(jù)外部變化進行變革升級，會導(dǎo)致體制逐步僵化保守，最終失去競爭力。
《會議管理辦法》對各種會議的時間、地點、參加人員、主持人、決策人、記錄員、參加部門該準(zhǔn)備哪些資料要有非常細(xì)致的說明。辦法還要對會議程序、主持人如何控制會議進程、會議紀(jì)律、會議記錄、決議追蹤做細(xì)致的規(guī)定。
《會議記錄表》有議題、內(nèi)容和決議，有責(zé)任人和協(xié)助人以及完成時限和結(jié)案簽名等項目。保證會議在有序、盡量理性的范圍內(nèi)進行，并使之議題的提出到結(jié)案形成一個閉環(huán)。
以上各個環(huán)節(jié)都控制住了，一定能保證會議高效高質(zhì)量的完成嗎？不一定，因為很多企業(yè)老板是帶頭破壞制度和規(guī)則的人，所以，要想保證會議管理的執(zhí)行，還需要最重要的一步，搞定老板，與老板在會議管理上達成共識。
開會非常能體現(xiàn)中庸之道，如果決策者過度高壓搞一言堂，大家就一團和氣捂蓋子不吭聲；如果過度自由，大家就胡吹亂扯偏離主題；如果沒有原則和程序，大家就會一味指責(zé)拍桌子罵架，甚至極度情緒化導(dǎo)致人身攻擊，人身攻擊一多，心里就開始記仇了，國人最喜歡講冠冕堂皇的大話，經(jīng)常講什么對事不對人，而最難做到的恰恰是這一點；所以會議的掌控特別能體現(xiàn)一個人的管理藝術(shù)，討論的過程既要民主自由，又要控制與會者不能亂扯下去，既要讓大家激辯又不能導(dǎo)致人身攻擊。判斷一個管理者的綜合素質(zhì)，從主持一個會議就可以辨別一半以上，會議開好了，管理就成功一半了。
這就是今天要說的話題，Hr-你應(yīng)該知道的事。歡迎大家留言評論，留下觀點。
前路雖長，尤可期許。
HR自我修煉公號 | HR職場筆記
聯(lián)系客服
