企業(yè)檔案工作的困境與出路
文/徐擁軍
《北京檔案》 2007年第11期
筆者在過去一年多對近30家企業(yè)的調研中發(fā)現(xiàn)，近年來我國企業(yè)檔案工作陷入了困境，亟需尋找創(chuàng)新的方向。
一、企業(yè)檔案工作面臨的困境
一是，國有企業(yè)檔案工作日益邊緣化。這集中表現(xiàn)為，許多國有企業(yè)的檔案機構與人員被大幅裁減。近些年，國有企業(yè)紛紛進行組織扁平化，削減管理層次，精簡管理機構，裁減管理人員，以降低管理成本，提高市場應變能力。在企業(yè)扁平化過程中，檔案機構和檔案人員往往成為被首先、重點清理的對象。例如，中國鐵路物資總公司2000年有專職檔案人員38人，經(jīng)過幾年機構精簡，到2005年僅剩下兼職檔案人員12名，還有9家下屬子公司未設兼職檔案人員。[1]鞍山鋼鐵集團公司以前最多時曾設置了246個檔案機構，配備了589名檔案人員，僅公司檔案處就有30名干部?，F(xiàn)在全公司檔案人員被裁減為190人，其中專職檔案人員僅為91人，公司檔案處只剩5名干部。[2]在筆者調研的、有統(tǒng)計數(shù)據(jù)的13家國有企業(yè)中，有9家公司（占69%）檔案人員編制數(shù)比2000年減少。這9家公司2000年共有專職檔案人員101人，2006年為76人，裁員幅度為25%。
此外，許多公司在薪酬改革后，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，甚至一些具有中高級專業(yè)技術職稱的檔案人員也不再享受原有的相應職稱待遇。這大大傷害了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，高學歷、高層次的人才紛紛逃離檔案管理崗位，另覓高枝。
檔案機構精簡、檔案人才流失所帶來的一個直接后果就是企業(yè)檔案管理水平的下降。在20世紀90年初，經(jīng)過企業(yè)檔案目標管理認定，中國鐵路物資總公司下屬企業(yè)的檔案管理90%達到國家二級水平，檔案管理規(guī)范標準，檔案查全率、查準率達95%以上。而今，一些公司已經(jīng)三、五年無人管理檔案了，積壓多年的文件無人整理，一把鑰匙掛在辦公室門口，任由借閱檔案者自理。[3]
二是，民營企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對于國有企業(yè)，民營企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。許多民營企業(yè)幾乎不設檔案管理崗位，沒有檔案庫房。例如，2003年在上海和江浙的一項調查表明：13%的民營企業(yè)無人管理檔案；55.4%的民營企業(yè)未建檔案室，僅有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。[4]2005年在上海南匯區(qū)的一項調查表明：21%的民營企業(yè)沒有設立檔案管理崗位，42%的民營企業(yè)沒有安排檔案庫房，63%的民營企業(yè)沒有建立檔案管理制度。[5]在筆者所調研的13家民營企業(yè)中，僅4家設有專門的檔案管理崗位，5家只設有兼職的檔案管理崗位，還有4家無人負責檔案管理。
一是，檔案實體管理模式遭受沖擊。20世紀90年代中期以來，中國企業(yè)的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運行。在筆者所調研的、有統(tǒng)計數(shù)據(jù)的23家公司中，18家公司建有辦公自動化（OA）系統(tǒng)，占78%；9家建有ERP系統(tǒng)，占39%；20家建有財務管理系統(tǒng)，占87%；15家建有人力資源管理系統(tǒng)，占65%。信息化建設使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。
許多企業(yè)檔案機構和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，采取“鴕鳥政策”，固守傳統(tǒng)的檔案實體管理模式，任由電子文件自生自滅，結果造成大量的檔案資源流失。例如，在北京某信托投資公司，檔案人員只保管有領導簽字、蓋章的重要紙質文件，而對電子文件一概不管，結果許多員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件。
二是，檔案信息管理模式實效不高。一些企業(yè)檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯(lián)機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡檢索或瀏覽。但是，不少企業(yè)檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重視檔案管理系統(tǒng)的建設而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結果檔案信息化建設效益低下。例如，南方某大型醫(yī)院信息中心存儲了超過5GB的電子病歷檔案，每天還有來自各醫(yī)療科室數(shù)以千計的電子病歷檔案。這些電子病歷檔案如果被充分利用，可以提高診斷水平與治療效果，開發(fā)新的藥物，利于醫(yī)患雙方。但是非?？上У氖牵@些已經(jīng)良好歸類、可靠存儲的醫(yī)療信息竟然無人問津。[6]
湖南某企業(yè)檔案館投入巨資采購檔案信息管理軟件，添置大量的儀器設備，進行檔案信息化建設。筆者問該館工作人員為什么要進行檔案信息化建設。他們的回答竟然是：“我們看別的單位都在搞信息化，我們也跟著搞唄?！惫P者說：“檔案信息化建設的最終目的在于，如何利用信息技術更好地為用戶提供檔案信息服務?！彼麄冞@才恍然大悟。無獨有偶，在北京某石化公司，一名新參加工作的檔案專業(yè)畢業(yè)生向她的領導力陳進行檔案信息化建設的必要性，領導一直不為所動。后來，領導問了一句：“其他公司是怎么做的？”這位新生代檔案工作者答：“早就進行信息化建設了?！薄芭叮俏覀円仓肿霭??！边@種缺乏先進思想理念指導，沒有深刻目的性的檔案信息化建設如何能產(chǎn)生明顯的、實際的效益呢？事實上，當前進行了檔案信息化建設的企業(yè)，也大多只是實現(xiàn)了簡單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索。
企業(yè)檔案工作倍受冷落，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼。面對如此困境，一些企業(yè)檔案人員感嘆：“傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作已經(jīng)面臨生存危機。”他們開始意識到：“企業(yè)檔案工作再不改革，必將是死路一條。”
二、企業(yè)檔案工作陷入困境的原因
在筆者調研中，67%的企業(yè)檔案人員認為，當前企業(yè)檔案工作陷入困境的主要原因是“領導不重視”和（或）“員工檔案意識不強”。某些學者甚至認為檔案行政監(jiān)督不力是主要原因。筆者認為，領導不重視、員工檔案意識不強、檔案行政監(jiān)督不力等只是表面原因，造成企業(yè)檔案工作當前困境的根本原因在于，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作系統(tǒng)不能適應20世紀90年代中期以來外部環(huán)境的巨大變化。
（一）現(xiàn)代企業(yè)制度建立對企業(yè)檔案工作的影響
1992年，黨的十四大提出建立社會主義市場經(jīng)濟體制的目標；1993年，黨的十四屆三中全會提出建立現(xiàn)代企業(yè)制度的目標。此后，國營企業(yè)紛紛進行以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標的改制。現(xiàn)代企業(yè)制度是指產(chǎn)權清晰、權責明確、政企分開、管理科學的現(xiàn)代公司制度。現(xiàn)代企業(yè)制度的建立從根本上改變了企業(yè)與政府的關系，政府不再直接干預企業(yè)，企業(yè)真正成為自主經(jīng)營、自負盈虧、自由競爭的市場主體，追求利潤最大化成為企業(yè)的根本目標。在遵守國家檔案法規(guī)的前提下，企業(yè)有權自主開展檔案工作；過去那種主要依賴國家檔案行政管理機關運用行政手段治理企業(yè)檔案工作的機制不再可行與有效。于是，國有企業(yè)檔案工作的發(fā)展失去了有力的外部動力，只能依賴自生的內(nèi)部動力。正如宗培嶺教授所言：“在重新定位企業(yè)與政府關系的今天，已不可能再靠國家、專業(yè)主管機關的行政力量的推動來建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運行機制?！?font face="Times New Roman">[7]
在社會主義市場經(jīng)濟體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動都是圍繞創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化這一根本目標而展開的。因此，企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動力應該源于為企業(yè)的價值創(chuàng)造活動服務、為企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化服務。也就是說，企業(yè)檔案工作的根本動力在于提供檔案服務，滿足企業(yè)現(xiàn)實工作的需求。正如加拿大檔案學者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk）所言：“與所有精明的商業(yè)部門十分類似的是，企業(yè)檔案管理的成功主要依靠兩個基本因素：(1)所提供的服務或產(chǎn)品確實有需求；(2)保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要?！?font face="Times New Roman">[8]
但是，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業(yè)的歷史記錄，忽視積極主動地為企業(yè)的現(xiàn)實工作服務?！皬倪^去來看，向管理者宣傳檔案工作時的大部分精力一直集中于檔案管理自身的理論和實踐——收集、鑒定、整理、保管等主要業(yè)務上，而在企業(yè)如何從這些技能中獲益的問題上很少費心機?！?sup>[9]這樣，檔案工作就缺乏自生的內(nèi)部動力，自然就被企業(yè)管理層冷落。
（二）市場競爭日益激烈對企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)
過去，中國整個市場是一個供小于求的賣方市場，市場競爭微不足道。改革開放之后，由于經(jīng)濟騰飛，中國整個市場演變?yōu)橐粋€供大于求的買方市場，市場競爭日趨激烈。2001年中國加入世界貿(mào)易組織（WTO）之后，中國企業(yè)又直面更為嚴峻的國際競爭。
在市場競爭白熱化的環(huán)境下，企業(yè)必須專注于提升自身的核心競爭力。為此，企業(yè)將絕大部分資源與精力集中于能直接創(chuàng)造價值的業(yè)務環(huán)節(jié)，如生產(chǎn)管理、研究與開發(fā)（R&D）、市場營銷等，以及少數(shù)關鍵的管理領域，如財務管理、人力資源管理等；而盡量精簡不重要的活動與部門。
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關注保存企業(yè)歷史，而忽視創(chuàng)造現(xiàn)實價值，不僅不能為企業(yè)當前的價值創(chuàng)造活動做出明顯的、直接的貢獻，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加管理成本，自然就成為被精簡的對象。美國檔案學者瑪西·G·高德斯坦（Marcy G. Goldstein）早在1997年就指出：“今天，沒有幾家企業(yè)愿意為制作咖啡桌書籍而開展歷史項目，更沒有哪家公司愿意投資建立一個只為文化目的服務的檔案館?！?[10]
事實上，當前中國企業(yè)檔案工作面臨的境遇，與二十多年前美國企業(yè)檔案工作遭受的境遇十分相似。20世紀80年代，由于市場競爭加劇，美國企業(yè)紛紛裁員。許多效益滑坡的企業(yè)裁撤了檔案館和檔案人員，一些企業(yè)干脆將自己的檔案送到公共檔案館或大學檔案館保管。[11]1987年，弗雷德里克·羅斯（Frederick Rose）在《華爾街雜志》發(fā)表了一篇題為《為降低成本諸多企業(yè)將其歷史掃地出門》的文章，指出：“檔案工作和歷史研究滑坡的背后是一種過于簡單化的理論邏輯，即認為檔案需要存貯空間和加工整理，整理需要勞力，而勞力需要資金，因此檔案工作自然就成為企業(yè)管理者緊縮開支的最合適不過的靶子。”[12]
20世紀90年代初之前，中國企業(yè)已經(jīng)開始在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中應用信息技術，從而產(chǎn)生一批機讀檔案。但是，當時信息技術只是一種輔助性手段，應用相當有限；產(chǎn)生的機讀檔案數(shù)量不多，只是實體檔案的補充。因而，沒有對檔案實體管理模式產(chǎn)生根本性的沖擊。20世紀90年代中期以來，中國企業(yè)掀起信息化建設的高潮。企業(yè)各個領域、各個部門紛紛開始應用各種各樣的信息系統(tǒng)。信息技術的飛速發(fā)展，信息系統(tǒng)的廣泛應用，使得電子文件數(shù)量越來越龐大，種類越來越繁多，而實體文件則越來越少。這樣，傳統(tǒng)的檔案實體管理模式失去了管理對象。
早在1971年，時任國際檔案理事會秘書長的羅貝爾·昂利·鮑梯埃就曾警告說：“如果檔案人員對技術的發(fā)展默然置之，將會導致檔案職業(yè)的衰敗”。[13]然而，中國檔案界直至1996年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關注電子文件管理理論。至于有效的電子文件管理實踐則更晚。而且，許多檔案工作者面對信息技術發(fā)怵，而發(fā)怵又使他們不愿意接受信息技術，從而導致一種阻礙檔案工作發(fā)展的惡性循環(huán)。
三、企業(yè)檔案工作走出困境的方向
時代變革了，環(huán)境改變了，而企業(yè)檔案工作沒有做出相應的變化，于是陷入了困境。因此，企業(yè)檔案工作的根本出路在于通過變革適應時代變革、環(huán)境變化的要求。也就是說，“當時代改變，我們必須通過變革來謀求生存”；否則，“如果檔案事業(yè)仍然沉浸于昨日的世界里，那么企業(yè)檔案員的職業(yè)將煙消云散”。[14]
傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應外部環(huán)境的變化、走出當前面臨的困境，僅僅進行細枝末葉的修修補補已經(jīng)無濟于事，唯有進行根本性的變革和創(chuàng)新。而根本性的變革和創(chuàng)新需要有先進的管理理念與管理模式指導。這種指導企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式，必須順應社會經(jīng)濟背景與時代發(fā)展潮流。在知識經(jīng)濟時代，這種順應社會經(jīng)濟背景與時代發(fā)展潮流，能夠指導企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式就是知識管理。因為知識管理是知識經(jīng)濟時代的管理范式，它能從各個層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。
當前，全球最根本的社會經(jīng)濟背景、時代發(fā)展潮流是知識經(jīng)濟的興起。知識經(jīng)濟是直接依賴知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟。其本質特征是：在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)支配了物質產(chǎn)品的生產(chǎn)而居于主導地位，腦力勞動上升為人類勞動的主要形式。在知識經(jīng)濟時代，知識成為了關鍵的經(jīng)濟資源和比較優(yōu)勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經(jīng)濟作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟的全新的經(jīng)濟形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應?！耙驗橹R社會是一個組織的社會，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識成為有效?！?sup>[15]知識管理強調通過知識應用、知識創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識在經(jīng)濟生活中的作用，最大限度地實現(xiàn)知識的價值，順應了知識經(jīng)濟這種“空前關注知識的價值”的要求，因而成為知識經(jīng)濟時代的管理范式，成為二十一世紀管理的必然趨勢。
（二）知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向
知識管理是指應用現(xiàn)代信息技術對知識進行積累、組織、評價、傳遞和應用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的根本目的是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的基本活動是知識的積累、組織、評價、傳遞和應用、創(chuàng)新，知識管理的技術支撐是現(xiàn)代信息技術。作為知識經(jīng)濟時代的管理范式，知識管理必然為包括檔案工作在內(nèi)的企業(yè)各項管理活動提供創(chuàng)新的思路和視角。
知識管理的出發(fā)點可以促使人們重新認識企業(yè)檔案的價值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識載體，應該是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”；應該是企業(yè)展望未來的窗口，而不僅僅是回顧過去的鏡子。
知識管理的根本目的可以促使人們重視定義企業(yè)檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應該重視檔案的開發(fā)和利用；檔案管理不能只是為了保存歷史、再現(xiàn)歷史，更是為了積累知識、利用知識；檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務，而必須融入企業(yè)的核心活動，為企業(yè)創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化服務，為提升企業(yè)核心競爭力服務。
知識管理的基本活動可以促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動：檔案管理應該從關注對檔案實體的管理轉移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案收集過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多維度、深層次的檔案內(nèi)容分類（知識分類），從而使檔案整理活動演進為知識組織活動。在檔案鑒定過程中，應該不僅重視檔案的憑證性價值、長遠價值和保存價值，而且關注檔案的情報性價值、現(xiàn)實價值和利用價值，從而使檔案鑒定活動創(chuàng)新為知識評價活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實體本身），從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。
知識管理的技術支撐可以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術方法：企業(yè)檔案管理必須拋棄傳統(tǒng)的手工操作方式，而采用先進的信息技術。
總之，從知識管理審視企業(yè)檔案工作，可以促使企業(yè)檔案工作很好地適應外部環(huán)境變化的要求，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，為企業(yè)價值創(chuàng)造活動服務，為提升企業(yè)核心競爭力服務，以適應現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場競爭日益激烈的要求；通過應用現(xiàn)代信息技術，以應對電子文件涌現(xiàn)的沖擊；從而最終走出當前面臨的困境，“重新坐回上帝的身邊” [16]。
注釋：
[1][3] 李兆明．企業(yè)檔案工作處于困境的原因及對策[J]．北京檔案，2005(9)：22～23
[2] 曹洪斌．體制、制度、方法——企業(yè)檔案面臨挑戰(zhàn)[J]．中國檔案，2003(9)：30
[4] 徐奮．從一次調研看民營企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀[J]．上海檔案，2003(6)：37～38
[5] 金衛(wèi)東，溫愛珍．民營企業(yè)檔案管理工作的調查與分析[J]．新上海檔案，2006(6)
[6] 李琨等．知識管理的非IT要素[N]．中國計算機報，2006-01-16，B02
[7] 宗培嶺．現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運行機制研究[M]．北京：中國檔案出版社，2006：87
聯(lián)系客服
