西門子股份公司是全球領(lǐng)先的技術(shù)型企業(yè)，專注于電氣化、自動化和數(shù)字化領(lǐng)域。1872 年，西門子進入中國。目前，西門子在華員工超過32000 名，設(shè)立了20 個研發(fā)中心、77 家運營企業(yè)。由于人員規(guī)模龐大且人員分散，西門子（中國）有限公司通過人力資源信息系統(tǒng)進行人力資源管理，實現(xiàn)人力資源自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、透明化管理。
西門子人力資源信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)相對簡單，主要應(yīng)用SAP系統(tǒng)中HR OM和HR Payroll 模塊進行組織管理和薪資計算。另外，西門子（中國）通過本地系統(tǒng)HRDW 實現(xiàn)績效管理流程、入職流程、離職流程、內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)流程線上操作。
西門子在人力資源管理上進行了戰(zhàn)略調(diào)整，通過統(tǒng)一使用SAP 系統(tǒng)，實現(xiàn)亞太地區(qū)人力資源標(biāo)準(zhǔn)化管理。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，西門子（中國）內(nèi)部開發(fā)了本地系統(tǒng)，員工能夠通過該系統(tǒng)提交加班申請、休假申請，經(jīng)理可以進行在線審批。審批流程結(jié)束后，Nexus系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)會同步到SAP 系統(tǒng)中，進行薪資計算。在SAP 完成算薪后，信息數(shù)據(jù)又會從后臺流轉(zhuǎn)到Nexus 系統(tǒng)，員工能夠在前端查看每月的工資單。
西門子成立了人力資源共享服務(wù)中心，希望通過人力資源信息系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化管理。因此，西門子內(nèi)部HRIT 項目團隊開發(fā)設(shè)計了一個較完整系統(tǒng)――DOE 系統(tǒng)，將原先在本地系統(tǒng)HRDW 中實現(xiàn)的入、離、調(diào)、轉(zhuǎn)的流程在DOE 系統(tǒng)上重新實現(xiàn)。試用后，通過外部服務(wù)供應(yīng)商專業(yè)化地開發(fā)DOE 系統(tǒng)并由其進行后臺運維。
西門子在全球范圍內(nèi)推廣使用4Success 云平臺，西門子4Success是Success Factors 全球最大的私有云平臺。該平臺在2011 年以項目的形式在西門子（中國）推廣上線，主要實現(xiàn)招聘、績效管理模塊，實現(xiàn)招聘流程和績效管理流程全球統(tǒng)一。
西門子全球總部建立了西門子全球人員的組織架構(gòu)模型， 各個國家的員工登入平臺后，可以看到西門子整體的框架，包括人員結(jié)構(gòu)、匯報關(guān)系。推行該項目，各國西門子的總部需要維護各國的數(shù)據(jù)，因此，西門子（中國）的HRIT 團隊在SAP上設(shè)定新的字段要求，并建設(shè)了一套新的維護規(guī)則和邏輯。另外，西門子在全球范圍內(nèi)推廣在線培訓(xùn)系統(tǒng)，提出了一套培訓(xùn)解決方案。
西門子在中國已有20 多家工廠，部分工廠內(nèi)部已使用考勤系統(tǒng)，部分工廠尚未搭建，主要以手工操作，統(tǒng)計員工考勤信息。手工統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)一方面工作量巨大，另外很難避免“人情班”的情況出現(xiàn)。西門子（中國）收到工廠考勤自動化的需求后， 對市場上的考勤解決方案做了細(xì)致的評估。經(jīng)審批后，引入了勞動力管理服務(wù)供應(yīng)商Kronos 的考勤解決方案。至今，西門子（中國）已經(jīng)在三家工廠成功實施并上線。
西門子人力資源信息化建設(shè)最大的項目是上線了SAP HANA。從用戶角度，該項目實施后，系統(tǒng)的性能顯著提高，系統(tǒng)運維的速度明顯加快。另外，今年，西門子（中國）在本地人力資源系統(tǒng)上增加了一個功能――智能機器人。智能機器人以一問一答的模式，解答員工提出的問題。
西門子全球總部在人力資源部門和IT 部門都專設(shè)崗位，由HRIT 和ITHR 合作開發(fā)、維護人力資源信息系統(tǒng)，為企業(yè)員工和業(yè)務(wù)經(jīng)理搭建人力資源一站式服務(wù)平臺，幫助HR 提高工作效率，并通過數(shù)據(jù)讀取分析，助力公司高層管理者做決策。
? 信息系統(tǒng)架構(gòu)
西門子搭建人力資源信息系統(tǒng)主要根據(jù)特定時期的戰(zhàn)略需求。目前，系統(tǒng)的功能已十分全面。SAP 作為核心數(shù)據(jù)庫，與本地的其他系統(tǒng)對接，進行數(shù)據(jù)往來，也是中國的員工數(shù)據(jù)和總部的員工數(shù)據(jù)對接的唯一的電子平臺渠道。西門子（中國）主要使用SAP 中人員基礎(chǔ)信息管理和薪資管理兩大模塊。在SAP 系統(tǒng)外圍，西門子（中國）定制了多個職能系統(tǒng)，MIS 系統(tǒng)（人員派遣流程管理）、Kronos 的考勤系統(tǒng)、GID（作為識別編碼，生成員工編號）、HRDW（績效計劃）、NEXUS （在線工資單、休假和加班的審批流程）、SCD（全球通訊錄功能）以及功能強大的DOE 系統(tǒng)。中國地區(qū)，多數(shù)人力資源線上流程都通過DOE 實現(xiàn)，每天在本地DOE 系統(tǒng)流程中生成的數(shù)據(jù)會被傳到西門子（中國）的SAP 系統(tǒng)中，SAP 中的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)（全球統(tǒng)一要求統(tǒng)計的數(shù)據(jù)， 如姓名、崗位職級、崗位名稱）會在每個工作日傳到總部SAP 系統(tǒng)中的員工數(shù)據(jù)模塊和組織架構(gòu)模塊中。
? DOE 系統(tǒng)具體應(yīng)用
目前西門子在華所有合資公司、全資公司都應(yīng)用DOE 系統(tǒng)的各模塊進行日常人力資源管理。2010 年，DOE 系統(tǒng)正式上線后，系統(tǒng)管理團隊根據(jù)業(yè)務(wù)需求在功能上不斷進行完善，目前已有60-70 個功能模塊。除了入、離、調(diào)、轉(zhuǎn)流程外，還有晉升管理模塊、Visa 申請模塊、員工檔案管理模塊、自助服務(wù)模塊、在線報告功能等。
◆ 新員工入職流程：
員工通過面試后，會收到系統(tǒng)生成的錄用通知郵件，郵件中有一個鏈接，員工點擊鏈接，通過輸入身份證號和系統(tǒng)發(fā)送的密碼口令， 就能登錄DOE 系統(tǒng)的信息平臺上。由于對系統(tǒng)流程進行了劃分授權(quán)， 并設(shè)計了各流程的邏輯關(guān)系確保流程進行或者回退的邏輯合理，保證新員工進入平臺后，只能打開與個人相關(guān)的流程平臺進行操作。員工入職流程包括在線填寫“員工入職信息表”、提交“入職信息材料”、完成“體檢”等。如果沒有完成前面的步驟，便無法進行后續(xù)操作。而針對入職體檢，新員工在體檢前，能夠在平臺上查看體檢流程介紹。為了提高員工體驗，西門子制作了不同城市的入職體檢指南，員工通過掃描平臺中的二維碼，還能在手機端查看體檢流程介紹及進行預(yù)約。
完成體檢后，新員工能夠在線查看體檢結(jié)果。當(dāng)員工試用期結(jié)束時， 系統(tǒng)會自動給相應(yīng)的經(jīng)理發(fā)郵件，提醒經(jīng)理進行在線評估。如果評估結(jié)果為通過，整個入職流程便結(jié)束了。如果員工沒有通過試用期，系統(tǒng)會自動生成一條HR 待處理的任務(wù)記錄，提醒HR 后續(xù)跟進。
◆ 員工自助服務(wù)模塊：
西門子信息安全管控機制十分嚴(yán)格，員工需要插入員工卡、再通過驗證碼進行身份驗證后才能登錄入人力資源信息平臺。除了查詢個人信息和提交日常申請外，員工還能在平臺上查閱年度報稅的流程、年度體檢流程等。
年度報稅：國家要求年收入超過12 萬的個人，自行申報個人所得稅。西門子為了幫助員工順利完成報稅工作，在前端匯總呈現(xiàn)了員工前一年的總收入和交稅情況，員工能夠在每年三月份期間，進入平臺查看。另外，通過在線平臺設(shè)有報稅流程說明，指引員工將數(shù)據(jù)填寫在稅務(wù)網(wǎng)站中相應(yīng)的位置。
年度體檢：西門子在全國多個地區(qū)設(shè)有全資公司和合資公司，每個地區(qū)，都有合作的體檢機構(gòu)。為了給員工提供更好的人力資源服務(wù)體驗，西門子通過在線平臺，呈現(xiàn)體檢機構(gòu)照片、聯(lián)系方式、開放時間等。員工體檢完后，能夠在線評價體檢機構(gòu)的服務(wù)，這些評價為西門子尋找后續(xù)合作的體檢機構(gòu)提供參考。
人力資源信息化建設(shè)的一大目的是提高人力資源從業(yè)者的工作效率，西門子（中國）在信息化前，員工的檔案以紙質(zhì)文檔形式存檔， 由于人員規(guī)模大，查找員工歷史檔案是件費時、費力的事，這是人力資源管理上的痛點。
? 員工檔案電子化管理：西門子開展了一個項目，實行了電子檔案管理機制，將原先所有線下的員工檔案掃描，定義好文件名稱后，存入DOE 系統(tǒng)。當(dāng)擁有查詢權(quán)限的HR 或者管理人員需要查看員工檔案時，只需在平臺上輸入員工的姓名或者工號，就能讀取檔案信息。當(dāng)需要提取原件時，也可以在線上提交申請，審核通過后，可以借閱相關(guān)資料，借閱信息和歸還信息都會在系統(tǒng)中留下記錄。雖然實行檔案電子化管理是一個大項目，但為后續(xù)人力資源管理工作提供了便利， 同時也避免了檔案丟失、損壞的情況。
人力資源信息化建設(shè)的另一大目的是為組織決策提供支持。通過數(shù)據(jù)信息助力決策，提高企業(yè)管理水平。而達(dá)成這一目標(biāo)的前提是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。如果人力資源信息數(shù)據(jù)存在問題，后續(xù)進行薪資計算、社保繳納時都容易有風(fēng)險，因此西門子對數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢查十分嚴(yán)格， 將數(shù)據(jù)分為“標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)”和“非標(biāo)數(shù)據(jù)”。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)指全球統(tǒng)一檢查的字段，非標(biāo)數(shù)據(jù)是指除全球管控的字段之外，西門子（中國）需要維護的字段。
? 標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)由全球總部把控。全球總部會在每周對標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進行質(zhì)量檢查，并提出，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的錯誤率需低于0.1%。除了數(shù)據(jù)出錯外， 數(shù)據(jù)空缺也被報錯，比如一位經(jīng)理離職，部分員工信息中對應(yīng)的經(jīng)理字段就會空缺，這時系統(tǒng)也會報錯。因此，西門子（中國）向全球總部傳送數(shù)據(jù)的時，都以質(zhì)量為前提，前期，會對數(shù)據(jù)進行維護。總部會根據(jù)各字段間的邏輯進行正確性校驗，如果數(shù)據(jù)存在問題，會對出錯率進行統(tǒng)計后，發(fā)送出錯誤報告，如果出錯率高，后續(xù)仍會進行監(jiān)控， 保證數(shù)據(jù)提交者對錯誤數(shù)據(jù)進行修改。
? 非標(biāo)數(shù)據(jù)由各國總部進行把控。除了全球總部有一套數(shù)據(jù)質(zhì)量把控機制之外，西門子（中國）在2014 年開展了“數(shù)據(jù)質(zhì)量維護”項目， 對本地人力資源管理所需的信息數(shù)據(jù)進行校驗。西門子（中國）專門成立了項目組，項目組成員把系統(tǒng)中所有維護的字段提取出來，重點對總部沒有進行管控的字段定義校驗的規(guī)則，進行邏輯校驗。比如將身份證號字段和生日字段進行相關(guān)校驗分析。找出字段校驗規(guī)則后， 明確規(guī)則。同時定義了每個字段的緊要程度。出錯會給業(yè)務(wù)管理帶來嚴(yán)重后果的字段定義為高級別，出錯對業(yè)務(wù)發(fā)展影響不大的字段定義低級別，高級別字段的錯誤數(shù)據(jù)定義為Error，低級別字段的出錯定義為Warning。西門子（中國）對工廠提交的數(shù)據(jù)進行檢驗時，重點向工廠反饋高級別字段的出錯率，這能讓工廠的HR 更容易接受數(shù)據(jù)檢查結(jié)果并進行更改。
西門子（中國）在DOE 平臺上開發(fā)了數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗?zāi)K，每周會在平臺中呈現(xiàn)數(shù)據(jù)校驗結(jié)果，生成額、Error report 和Warning report，并對每個工廠的出錯率情況進行排名。各工廠的HR 和管理者都能看到排名結(jié)果。通過這種方式，讓各工廠的HR 積極處理錯誤數(shù)據(jù)，也讓HR 從被動處理錯誤數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成主動地重視數(shù)據(jù)質(zhì)量，形成良性循環(huán)。該項目實施后，西門子對每個季度非標(biāo)數(shù)據(jù)的錯誤率進行了統(tǒng)計，第一季度錯誤率為5%，第二季度為1%，第三季度降為0.1%， 整個項目的成果顯著。
當(dāng)新系統(tǒng)上線或?qū)υ认到y(tǒng)進行優(yōu)化時，初期推廣都會有較大的阻力，尤其是在工廠推進人力資源信息化項目。2015 年，西門子（中國） 在合資工廠推考勤信息化項目時，遇到很多問題。工廠HR 和業(yè)務(wù)經(jīng)理對電子化、無紙化辦公的接受度不一，原先的管理方式已被普遍認(rèn)可，因此，流程改變十分困難。另外，原先合資工廠的考勤相對靈活， 轉(zhuǎn)變?yōu)槭褂孟到y(tǒng)進行了標(biāo)準(zhǔn)化管理，記錄考勤結(jié)果由系統(tǒng)自動生成報告并展示出來，和原先不合規(guī)的管理會產(chǎn)生沖突，管理模式的變化讓一些業(yè)務(wù)經(jīng)理和員工產(chǎn)生抵觸情緒。
因此，HRIT 的人員在推行項目時，會先和工廠的高層、人事經(jīng)理進行溝通，尋求他們對于變革的理解。當(dāng)獲得管理層的支持后，項目推行就會相對容易。另外，也會向HR 介紹系統(tǒng)上線為管理工作帶來的便利，從而獲得用戶的認(rèn)可。
? 推廣標(biāo)準(zhǔn)化解決方案
目前，西門子已向三家合資工廠推廣考勤系統(tǒng)，后續(xù)將在其他工廠推廣標(biāo)準(zhǔn)化的解決方案，爭取在未來幾年，能夠在所有的中國的西門子工廠實現(xiàn)考勤標(biāo)準(zhǔn)化管理。
? 建立員工自助服務(wù)的門戶網(wǎng)站
目前西門子為員工提供的自助服務(wù)穿插在各個流程中，雖然都由DOE 系統(tǒng)支持，但在用戶端，各項自助功能頁面風(fēng)格不一，較為分散，用戶體驗不理想。因此，未來會將所有流程中的自助服務(wù)集成在一起，統(tǒng)一風(fēng)格，形成門戶網(wǎng)站。另外，在員工的門戶網(wǎng)站中集成人力資源相關(guān)的信息，針對業(yè)務(wù)問題建立知識庫。員工登陸門戶網(wǎng)站后， 能夠查詢與人力資源相關(guān)的文檔和常見問題的解答。比如員工提出社保相關(guān)的問題，由于后臺上集成了各個地區(qū)社保的政策、工資項的說明，提出問題后，員工能馬上搜索到相關(guān)信息。未來還將通過在平臺中建員工提問的接口，讓員工在這個門戶上提交的問題，生成數(shù)據(jù)記錄，HR 在后臺收到記錄，就能實時處理員工每天提交的問題。
? 重視企業(yè)的人力資源信息化建設(shè)
規(guī)模較大的企業(yè)已經(jīng)越來越重視人力資源信息化建設(shè)，通過信息系統(tǒng)提高人力資源管理水平，使管理科學(xué)化、規(guī)范化、智能化。發(fā)展中的企業(yè)，也應(yīng)有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，重視人力資源信息化建設(shè)。
? 明確業(yè)務(wù)需求
企業(yè)在進行人力資源信息化建設(shè)時，需要明確人力資源管控體系， 并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展目標(biāo)進行規(guī)劃，明確需求。以需求為原始出發(fā)點，搭建系統(tǒng)架構(gòu)，同時要有前瞻性，不應(yīng)只著眼于當(dāng)下，還要結(jié)合考慮未來3-5 年的人員規(guī)模和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，判斷系統(tǒng)靈活性、拓展性方面的需求，設(shè)計出滿足未來需求的功能框架。在實現(xiàn)方式的選擇上，要明確人力資源信息系統(tǒng)在企業(yè)的定位，如果企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)的核心是對“人”的管理，并且個性化的需求很高，定制化的系統(tǒng)會更適合；如果以產(chǎn)品和供應(yīng)鏈管理為核心的企業(yè)，可以考慮購買企業(yè)管理系統(tǒng)對應(yīng)的人力資源模塊。
? 文檔化管理
企業(yè)對人力資源信息系統(tǒng)進行優(yōu)化與改進時，建議將每個步驟以文檔的形式記錄下來。討論需求后，將需求內(nèi)容文檔化；服務(wù)供應(yīng)商提出解決方案后，將解決方案文檔化；進行開發(fā)與測試時，將過程和測試結(jié)果文檔化。這些文檔將會是未來進行系統(tǒng)優(yōu)化的保障，也是企業(yè)明確信息化發(fā)展方向的方法。
來源：智享會《第二屆中國人力資源信息化管理調(diào)研報告》
聯(lián)系客服
