經(jīng)常聽到有人私下抱怨說：

我這個領導哪都好，就是愛開會，一開會就得個把鐘頭。部門全體會、銷售分析周會、業(yè)務表彰會，還有各種臨時加的會，最近還打算每天開早會。感覺每天三分之一的時間都在開會，根本沒時間干活，只能加班才能完成工作。有什么好點的解決辦法嗎？

開會其實是一種資源整合的方式，大家在同一個時間集合到一起，信息可以同時同步給所有與會者，得到的反饋也是及時的。如果時間利用的好，開會是一項能夠解決問題的有效工作方式。那么，怎樣才能提高每次開會的效率，從而縮短開會的頻次和時長呢？可以試試下面講到的這四招，都是在工作中實踐過的好方法。

第一招：會議準備要做好

需要發(fā)言的會議一定要提前準備好發(fā)言內(nèi)容。會議什么時候開？會議內(nèi)容是什么？會議發(fā)起人一般都會在發(fā)會議邀請時，注明時間、地點、內(nèi)容，以及邀請參加會議的人選。請認真閱讀會議邀請，判斷會議的性質(zhì)和自己在會議中承擔的角色。

• 如果這個會議需要你發(fā)言，請列好提綱，提前打好腹稿。比如說總經(jīng)理召開的部門經(jīng)理碰頭會，需要各個部門經(jīng)理匯報各自部門上一周的情況。你是部門經(jīng)理之一，那就一定要在開會前準備好要匯報的內(nèi)容。現(xiàn)場才準備的話，很可能會說的磕磕絆絆，更有可能遺漏重要信息沒有及時匯報。要是領導繼續(xù)刨根問底，一方面會拉長會議進程，另一方面也會影響到領導對你的印象。

• 如果這個會議你只是旁聽的角色，可以不用準備太多，但是至少也要了解會議內(nèi)容的相關背景。這樣可以讓你在會議中更好地接收別人提供的信息，也避免領導突然詢問到你的意見，你支支吾吾的說不到重點。

日常要做好自己的工作總結(jié)，對工作有全盤認識。這樣即使是臨時會議，領導問起你的工作內(nèi)容，你也能做到胸有成竹。否則面對“突擊檢查”型的會議，大家要是都對領導說“還沒準備好”，可能檢查會就變成批斗會了。

就像很多職場達人，他們就算沒有跳槽的準備，也會隨時在手邊準備一份自己的最新簡歷，也會把簡歷定期更新在招聘網(wǎng)站上。他們時刻都在做準備，這樣有更好的機會出現(xiàn)時，他們才能夠搶占先機，快人一步。

第二招：會議中積極參與，直抒己見

開會的過程中最怕什么？最怕冷場。領導拋個問題出來，下面一片寒噤，沒人能夠回答，領導不氣才怪。生氣的領導，會議的時間不會短。

正確的做法是：要積極的參與到會議的討論中去。很多需要創(chuàng)意的部門，經(jīng)常開頭腦風暴就是這個意思。在頭腦風暴中，要的就是各種新奇的思路，沒人會怪你的想法有多奇特，是否能夠執(zhí)行。開會也是如此，領導擔心的就是員工不去思考。

有些員工認為，我的發(fā)言也起不到什么效果，領導也不一定采納，干脆就不說了，等著最后出方案了去執(zhí)行就好。這種想法是不對的。開會時的發(fā)言，無論最后是否被采納，都是你表達觀點的一種方式，可以讓領導和同事們發(fā)現(xiàn)你身上的亮點，是加分的表現(xiàn)。說的好，領導和同事會認為“這個人挺有想法的，以后有什么問題也可以多聽聽他的意見”。就算說的比較普通，這種積極參與的精神，領導也會有所贊許。畢竟，領導提出的問題，你響應了，也會贏得領導的關注。

大家都能夠積極參與到會議中去，才能更快的推進會議的進程，問題解決的快，開會的時間自然也就縮短了。

第三招：發(fā)言言簡意賅，不啰嗦，不冗長

有時候，開會的時長是生生被會議上的發(fā)言者拉長的。

還拿總經(jīng)理召集部門經(jīng)理開碰頭會舉例，會議預計時長一個小時，一共有六個部門經(jīng)理參會。除非有特殊重要項目匯報，否則每個部門經(jīng)理應該做到心中有數(shù)，自己的發(fā)言時間最好能控制在5-8分鐘為佳。這樣部門經(jīng)理總的發(fā)言之間大概是30-48分鐘，其余的時間要留給總經(jīng)理，做總結(jié)和點評。如果每個部門經(jīng)理的發(fā)言時間都在10分鐘以上，那會議一個小時是打不住的。

所以，想控制開會的時長，要“從我做起”。發(fā)言講重點，不說車轱轆話。這樣大家聽起來也不累，也更容易抓住你的論點，討論起來也會更加有效率。

第四招：對會議的決策有異議，可私下找領導或相關者討論，不要占用所有與會者的時間

可能一個會議開下來，最終的決策不會讓所有人都滿意。

如果會議已近尾聲，決議已公布，領導已拍板，且大多數(shù)人都支持，就算你不滿意這個決議，也不建議在這個時候繼續(xù)在會上提出反對意見。這個時候再繼續(xù)糾結(jié)，只會無形中浪費大家的時間。領導或其他同事需要再花時間反駁你的觀點，先不說你的觀點是否正確，如果每個不同意決策的人都要繼續(xù)抒發(fā)自己的觀點，這個會可能就沒有結(jié)束的時間了。

曾經(jīng)有一次開會，會上有一位非常執(zhí)著的同事，他認為領導的意見并不正確，所以當場反駁。兩個人當著所有與會者的面，足足討論了15分鐘，雙方都不讓步，最后還是領導說，“今天的會先開到這，大家散會，這個問題回頭你到我辦公室來我們再繼續(xù)討論”。事后詢問這位同事為什么要當場反駁，這位同事說，他的工作職責之一就是要從專業(yè)的角度給出專業(yè)的意見。這話并沒有錯，但是應該考慮到提意見的更好場合。在會上直接提出一方面占用大家的時間，一方面好面子的領導也不太容易接受，不一定能真的聽進去意見，只會為了反駁而反駁。不如換個緩和的方式。

正確的做法是私下找領導或相關者進行一對一的溝通，充分表達出自己的觀點，以及對現(xiàn)有決策的顧慮。這樣一方面更有效率，一方面也節(jié)約了大家的時間。