在學校工作，難免會遇到各種證書打印。有很多證書是同類的，比如運行會的獎證，三好學生等等。這不2007年的全縣三教征文結果出來了，一看550人的龐大隊伍，這要是寫或者人工排版，不定要劃好長時間，對我這樣的懶人來說寧肯劃一天時間來研究一下偷懶的辦法來完成半天的工作的，好在這次劃的時間并沒那么久，欣喜之余拿出來分享一下！
設計思路：建立兩個文件一個Excel電子表格存放姓名和獲獎等次等信息，一個WORD文件作為證書樣版調用電子表格中的姓名和獲獎信息，保持打印的格式一致！
采用的方法：WORD的郵件合并功能
實施步驟：
1、創(chuàng)建電子表格，因為我的電子表格是從長陽教育網下載的結果公示，已包含了獲獎者的姓名、論文題目以及獲獎等次等信息，因為要調用，標題以及不規(guī)范的非獲獎記錄行都要刪除整理一下如圖所示。
以上只列出了Sheet1工作表部分名單，在整理過程中要刪除空白行或無意義的行，以免出錯！以上文件整理好以后以book1為名保存到桌面?zhèn)溆谩?/span>
2、打開WORD2003文字處理軟件（2000版可能有所不一樣），在“工具”菜單中選擇----“信函與郵件”菜單----“郵件合并”
3、出現(xiàn)郵件合并向導：
選擇右邊向導中的“信函”復選框，下一步“正在啟動文檔”----默認的“當前文檔”----下一步“選取候選人”----默認“使用現(xiàn)有列表”----下一步：“撰寫信件”，到這里一直是下一步，到了這里，要選取數(shù)據源了，出來一個瀏覽窗口。
找到桌面上這個備用的電子表格文件，“打開”：
因為我們整理的數(shù)據在工作表1中，所以就選擇第一個表：
選擇表1所，我們要打印的數(shù)據出來了，“全選”后確定。這個數(shù)據表就可以使用了，下面接著講如何安排這些數(shù)據到WORD中。
4、設計WROD中的格式：
接上面，點選數(shù)據源以后，繼續(xù)下一步“撰寫郵件”，這時是在WORD中編輯，有的文字是固定的，我們可以直接打上去，有的是變化的，比如姓名和論文題目，是要打一張變一個的，就要用到右邊的“其他項目”插進去。
點擊其他項目插入姓名、論文題目和獲獎等次變量：
選擇姓名，點插入，文中就出現(xiàn)了一個帶符號的<<姓名>>，“獲獎證書”這幾個字是固定的，就直接打上去，繼續(xù)插入<<題目>>、<<獲獎等級>>和中間固定的串詞：
下一步，預覽信件，證書上的字體和大小也可以調整一下先，如果合適就可以打印一張出來比對一下位置：
5、后續(xù)調整：
因為證書不是標準的A4大小，在紙張設置上進一步調整，有的證書上面有固定文字的，還要進一步設計填空的位置和大小。等一張做成熟之后，點擊“完成合并”這時直接打印WORD還是只能打印一份的，如果全順次打印出來，還要點選右邊的合并項中“打印...”或者“編輯個人信件”前面是直接合并到打印機，一個一個打印出來，如上圖，后面一個是把電子表格中的所有記錄生成一個WORD文件，可以生成后在WORD中按常規(guī)方法打印。
結語：微軟辦公系統(tǒng)只有想不到，沒有辦不到。這是我常掛在嘴邊的一句話，由此想到上次教育人事工資的報表打印，也是電子表格的，不過那是一對多的關系，也許部分表格也是可以通過這個功能來實現(xiàn)的。但是最簡單的還是處理一下單表的調動打印吧！以后用不著做報表程序了！
在WORD數(shù)據庫中如何進行郵件合并? 1創(chuàng)建一個主文檔并保存，創(chuàng)建方法同建立一個普通文檔文件相同。2 創(chuàng)建一個數(shù)據文檔并保存，它其實就是一個只有一個表格的文檔。3 打開主文檔，選擇菜單命令“工具/信函與郵件/顯示郵件合并工具欄”命令，顯示“郵件合并工具欄”上“打開數(shù)據源”按鈕，打開建立的數(shù)據源文件。5 將光標移至主文檔需輸入合并域的位置，單擊“郵件合并具欄”上的“插入域”按鈕，插入需要的域。6 單擊“查看合并數(shù)據'按鈕就可以看到郵件合并的結果了。
如何進行郵件合并【轉】
2009-07-07 17:24:21| 分類： 網摘心路 | 標簽： |字號大中小 訂閱
郵件合并
“郵件合并”是Word的一項高級功能，是辦公自動化人員應該掌握的基本技術之一。但是大多數(shù)書上對“郵件合并”的介紹都很簡單，如果按照書的上介紹去做，合并打印出的郵件并不能完全令人滿意。教你幾個郵件合并技巧，希望能幫你提高辦公效率。
1． 用一頁紙打印多個郵件
利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導致打印速度慢，并且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節(jié)符”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將數(shù)據和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節(jié)符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數(shù)字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內容”框內輸入“^b”，在“替換為”框內輸入“^l”，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。
2． 一次合并出內容不同的郵件
有時我們需要給不同的收件人發(fā)去內容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”，它根據學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內容，總分超過290分的學生，在報告單的最后寫上“被評為學習標兵”,而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數(shù)據源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現(xiàn)的對話框中填入，單擊“確定”按鈕。
有時可根據需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數(shù)據源合并出不同內容的郵件來。
3． 共享各種數(shù)據源
郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據源之外，可以利用的數(shù)據非常多，像Excel工作簿、Access數(shù)據庫、Query文件、Foxpro文件內容都可以作為郵件合并的數(shù)據源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據源，直接打開這些數(shù)據源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數(shù)據文件是數(shù)據庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據共享，避免重復勞動，提高辦公效率。
4． 篩選與排序
用郵件合并幫助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合并，也可以在合并的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們，可以提高你的辦公效率。
用OFFICE郵件合并功能給多個人寫信
許多人都有過同時給多個人發(fā)信的經歷，例如生日邀請、節(jié)日問候，或者單位里寫給客戶的信件。這些郵件當然不能“批量發(fā)信”了事，必需使用特定的稱呼和問候語，使得信件就像單獨寫出來一樣。但如果分別給每個人寫信，又實在太麻煩了。利用Office 97/2000的郵件合并功能，可以大大地簡化這類工作。
郵件合并涉及兩個文檔：第一個文檔是郵件的內容，這是所有郵件相同的部分，以下稱“主文檔”；第二個文檔包含收件人的稱呼、地址等每個郵件不同的內容，以下稱“收件人列表”。第二個文檔中的內容也可以從其他程序得到，比如Outlook的聯(lián)系人列表。
執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，并把它們關聯(lián)起來，也就是標識收件人列表中的各部分信息在第一個文檔的什么地方出現(xiàn)。例如，指定在主文檔的哪些位置應當出現(xiàn)收件人列表中的“稱呼”。完成后就可以“合并”這兩個文檔，為每個收件人創(chuàng)建郵件。以后再次給這些人發(fā)信時，只需要創(chuàng)建主文檔或修改已有的信件，然后再運行郵件合并功能就可以了，非常方便、快捷。
一、創(chuàng)建收件人列表
假設包含信件內容的主文檔已經準備好，現(xiàn)在打開它。選擇“工具/郵件合并”，出現(xiàn)“郵件合并幫助器”窗口，單擊“創(chuàng)建”，選擇“套用信函”，在下一個對話框中選擇“活動窗口”。
現(xiàn)在又回到了“郵件合并幫助器” 窗口。單擊“獲取數(shù)據”按鈕，再選擇“創(chuàng)建數(shù)據源”以定義收件人信息。在“創(chuàng)建數(shù)據源”對話框中系統(tǒng)已經自動創(chuàng)建了許多域，我們還可以刪除和添加域。完成域名定義后，單擊“確定”，輸入該收件人列表的文件名，選擇“保存”。
回到“郵件合并幫助器”窗口后，單擊“編輯數(shù)據源”，在對話框中輸入第一個收件人的各項數(shù)據。單擊“新增”接著輸入下一個收件人信息，重復上述過程直至輸入所有收件人的信息。
二、插入合并域
返回主文檔界面之后，接下來的任務是將合并域(例如姓名或稱呼等)插入到主文檔的合適位置。將插入光標移到域內容應當出現(xiàn)的位置，單擊“郵件合并”工具條上的“插入合并域”，在下拉列表框選擇合適的域，比如當光標所在的位置應當是你對收件人的稱呼時，就選擇域“稱呼”。重復上述過程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果，單擊“郵件合并”工具條上的“查看合并數(shù)據”按鈕，此時就會出現(xiàn)將收件人列表第一個記錄內容合并到郵件正文后的郵件文本，利用“上一記錄”、“下一記錄”按鈕可以改變所合并的收件人記錄。如果要作修改，單擊“查看合并數(shù)據”按鈕，修改間隔或位置，然后再檢查合并后的效果。
三、執(zhí)行合并操作
編輯好待合并的主文檔后，選擇“工具/郵件合并”，打開“郵件合并幫助器”對話框。
選擇“合并”，從“合并到”列表框選擇“新建文檔”，選中“數(shù)據域為空時，不打印空白行”以保證空域不會以空行形式出現(xiàn)在最終文檔中，最后單擊“合并”按鈕就可以合并主文檔和收件人列表。
合并結果將出現(xiàn)在屏幕上，寫給各個收件人的郵件依次排列，此時最好再檢查一下，然后打印或保存合并后的文檔。
以后要再次執(zhí)行合并時，只需打開主文檔，然后選擇“工具/郵件合并”，單擊“合并”就可以了。在退出Word時，會提示保存收件人列表文檔，選擇“是”，否則將丟失這個收件人列表數(shù)據。
四、利用Outlook的聯(lián)系人信息
如果收件人信息已經在Outlook聯(lián)系人列表中，把這些聯(lián)系人信息拷貝到一個新的聯(lián)系人文件夾就可以作為Word郵件合并中的收件人列表。方法是，在Outlook中，選擇“文件/新建/文件夾”為聯(lián)系人列表創(chuàng)建一個新的文件夾，在“名稱”框中輸入新文件夾的名字(例如“客戶聯(lián)系”)，從“文件夾包含”列表選擇“聯(lián)系人項”，然后選擇一個文件夾的位置并單擊“確定”，如果系統(tǒng)提示是否要建立工具條快捷方式，選擇“否”。(除非你認為確實有必要。)
現(xiàn)在就可以把Outlook聯(lián)系人列表中的數(shù)據拷貝到這個新的文件夾，步驟為：打開源文件夾，按住CTRL鍵選中多個聯(lián)系人信息，保持CTRL鍵按下狀態(tài)，將選中內容拖到目標文件夾“客戶聯(lián)系”。
要將這個新的文件夾設置為郵件地址簿，右擊文件夾名字，選擇“屬性”，再選擇“Outlook通訊簿”，選中“將該文件夾顯示為電子郵件通訊簿”，單擊“應用”，最后單擊“確認”。
到此為止，Outlook中的收件人列表已經創(chuàng)建完畢。
在Word中打開主文檔。打開“郵件合并幫助器”，從對話框中選擇“獲取數(shù)據/使用通訊簿”，選擇“客戶聯(lián)系”文件夾并單擊“確定”。接下來，就可以按照前面介紹的方法插入合并域、執(zhí)行合并操作了。
應當注意的是，在指定“客戶聯(lián)系”文件夾作為郵件合并操作的收件人數(shù)據來源之后，如果以后在“客戶聯(lián)系”文件夾中增加或改動了聯(lián)系人信息，這些改動并不會自動反映在合并操作中。為解決這個問題，可以在Word中選擇“工具/郵件合并”，單擊“獲取數(shù)據”，按照前面介紹的步驟再次定義數(shù)據的來源，此時，Word將重新讀取文件夾的內容，新增加或改動的內容就會反映在后繼的郵件合并操作中。
五、生成電子郵件
將郵件合并結果發(fā)送到Outlook中成為電子郵件。在“郵件合并幫助器”對話框中選擇“合并”，從“合并到”列表中選擇“電子郵件”。單擊“設置”，在“含郵件/傳真地址的數(shù)據域”中選擇“電子郵件”。
在“郵件消息主題行”中，輸入電子郵件的主題。有必要的話，選中“以附件形式發(fā)送文檔”。返回“合并”對話框，單擊“合并”就可以了。新生成的郵件放在Outlook的發(fā)件箱。在發(fā)出郵件之前，最好能隨機檢查一些郵件，以驗證合并效果。
六、其他
如果在郵件合并操作中指定現(xiàn)有的數(shù)據作為收件人數(shù)據來源，當數(shù)據源中的收件人數(shù)量遠遠大于本次合并操作的收件人數(shù)量時，可以使用查詢限定目標收件人。方法是：在打開主文檔后，選擇“工具/郵件合并”菜單，單擊“查詢選項”按鈕。在“查詢選項”對話框中選擇查詢域及其條件。如果指定多行查詢條件，各行之間根據實際情況用“與”或者“或”連接。以后執(zhí)行合并操作時，數(shù)據源中只有那些符合指定條件的數(shù)據才參與合并。
Word也可以從Excel讀取收件人信息。方法是：在“郵件合并幫助器”對話框中先選擇“獲取數(shù)據”，再選擇“打開數(shù)據源”，在“打開數(shù)據源”對話框中選擇文件類型為Excel工作簿，選定Excel文件，單擊“打開”按鈕，在Excel對話框中選擇“整張電子表格”或指定表格內的某個區(qū)域就可以了。
Word中郵件合并的妙用
現(xiàn)在很多公司的工資都是背對背不公開的，但是把工資條打印出來一份一份地發(fā)太費事。不用急，用Word的“郵件合并”輕松搞定。
第一步：建立數(shù)據庫
新建一個Excel電子表格，將每個職工的工資結構輸入表格（注意不要省略表格中的標題行，以免郵件合并時找不到合并域名），保存名為“x月工資.xls”后即可關閉以備后用。
第二步：建立成績單表格
新建一個Word文檔，畫好表格填好項目，并保存為“x月工資.doc”。
第三步：郵件合并
1. 在剛建立的“x月工資.doc”文檔中，選擇菜單欄的“工具/郵件合并”，則出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對話框（如圖1）。
2. 在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“創(chuàng)建”下拉按鈕，選擇“分類（C）…”，再在出現(xiàn)的對話框中點擊“活動窗口（A）”按鈕。
3. 在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“獲取數(shù)據（G）”下拉按鈕，選擇“打開數(shù)據源(O)…”，在出現(xiàn)打開文件對話框中打開剛保存的Excel電子表格“X月工資.xls”，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔（M）”，這時你會發(fā)現(xiàn)在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄（如圖2）。
4. 把光標置于要插入相應項目的位置，點擊“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應選項與“x月工資.xls”表格中的標題行是一一對應的），然后單擊下拉菜單中的相應選項，直至操作完畢（如圖3）。
5. 最后點擊“合并至新文檔”按鈕，你會收到意想不到的效果——每位員工的工資記錄都成了一個新文檔，試試吧！
以上方法同樣可適用于老師給學生做成績單、領導給下屬反饋個人信息等等，這樣既保密又方便。
