在職場上，一流的行政做事情會做到100%，而二流的行政，也許能完成90%，但是，你千萬不要覺得這只有10%的差距。
就是這關(guān)鍵的10%，決定了你月薪三千，還是月薪三萬，決定了你是可以成為行政主管，還是依舊是行政專員。
曾經(jīng)，一個大型互聯(lián)網(wǎng)公司的行政主管問過我們一個問題：你們認(rèn)為，為同樣一次會議做記錄，我所做的會議記錄能夠帶來的價值，和一個行政小白所能帶來的價值，中間能相差多少倍？
我們有說差兩倍的，也有說差三倍的。
“能相差十倍”，最后她說。
所有的差距，其實就在于細(xì)微之處。在某種意義上，行政人才也是稀缺的，因為大多數(shù)人會忽視細(xì)節(jié)，所以，當(dāng)你能夠利用你所做的會議記錄多創(chuàng)造兩三倍的價值，你就能逐漸躋身稀缺人才的行業(yè)，提高核心競爭力。
這就回歸到了本質(zhì)問題，會議記錄應(yīng)該怎么做？怎樣才能使你做的會議記錄更具有價值？
首先，讓我們明確一份有價值的會議記錄都應(yīng)該具備哪些核心要素：
1.記錄的內(nèi)容要具有邏輯性，可以幫助實施者排除干擾項。
大多數(shù)人往往會盡可能的記錄每一個的發(fā)言，然而這種機械式的、力求面面俱到的記錄方式往往會適得其反。
比如說小A發(fā)表觀點時突然小C插進(jìn)來，這時就需要記錄者做出調(diào)整，這種情況下可以通過列出3w來理清發(fā)言人的邏輯，即：
who（誰）
when(什么時間）
what (說了什么或做什么）
通過這種方式對每個發(fā)言者的觀點進(jìn)行分別記錄，使每個人的發(fā)言形成一個完整的話語體系；同時可以使個人明確規(guī)劃，如：小A周末前完成…，小C周三前完成…，幫實施者排除干擾項。
2.根據(jù)會議記錄要能指認(rèn)工作環(huán)節(jié)是否存在問題。
很多情況下，一個項目并非一個部門或一方獨立完成，而是需要跨部門或甲方乙方共同完成，所以在項目出現(xiàn)問題或停滯時，可以明確根據(jù)會議記錄指認(rèn)哪個環(huán)節(jié)存在問題，這個環(huán)節(jié)是由負(fù)責(zé)，以便迅速的解決問題。
3.在一些合同條款中，能夠進(jìn)行比對，找出漏洞。
如果你是甲方，乙方給你遞交的一份合同或會議記錄，看似跟你們商討的內(nèi)容相符，但可能對方截取的是有利于對方的觀點和方案，這時候會議記錄能幫助你完成比照，發(fā)現(xiàn)漏洞，它就具有參考價值。
在明確一份有價值的會議記錄所具備的核心要素之后，就需要你在會議的過程中進(jìn)行統(tǒng)籌了。
1.確定參加會議的人員。在參加會議前，就需要統(tǒng)計參加會議的人數(shù)、參會者的名稱、職位，一開始就要把重心放在主要的決策者身上。
2.理順會議的流程。在會議還未開始之前，就需要與主持人進(jìn)行簡單交流，將整個會議流程理一遍，勾畫會議的框架，準(zhǔn)確抓住會議的重點，保證記錄的流暢性。
會議中記錄階段
1.會議時間、地點和參會人員不可少。
要詳細(xì)記錄這些要素，在會議前已經(jīng)做了一些功課，這時候只需要你核實下參會人數(shù)和缺會人數(shù)，對缺會人數(shù)做備注。
2.會議議題。
會議議題如果是事先確定好的，就直接做好記錄；但在大多數(shù)情況下，在會議過程中，并沒有明確的一個寫出來的主題，可以會后對照會議材料，把主題加上去。
3.掌握的信息。
將每個人手頭掌握的信息進(jìn)行共享，其中包括對現(xiàn)有問題的了解程度、掌握的第一手資料情況，都要做記錄，以便反映事物的全貌。
4.議題討論。
會議的目的就是為了解決問題，針對問題和現(xiàn)狀提出的意見，也是會議記錄的核心部分。
在討論的過程中：
a.多人闡發(fā)的意見相同或類似，可以只記錄第一個人的發(fā)言，后面簡要概括；與主題無關(guān)的內(nèi)容不作記錄，有時候會議記錄者發(fā)現(xiàn)討論內(nèi)容偏差，與主題并沒有太多聯(lián)系，就需要適度提醒，把控會議的時間，以便提高效率。
b.針對一些問題，要進(jìn)行客觀地討論和交談，不要爭的面紅耳赤，可以提出自己的質(zhì)疑，但不要可以針對某個人的想法，每一次討論最終一定要出成果。
5.方案決議。
a.大多數(shù)情況下，在會議結(jié)束之前，leader會根據(jù)提出的方案作自己的判斷，對會議提出的各項議題都進(jìn)行總結(jié)并作出任務(wù)安排，使之最終的落實到會議之后的活動中；
b.leader在會議過程中不作明確表態(tài)，這就需要在leader表態(tài)后及時做好總結(jié)，記錄好人員和資源分配，應(yīng)由哪個崗位的誰承擔(dān)記錄的工作，并為依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為會議記錄的質(zhì)量負(fù)責(zé)，以便指導(dǎo)實施。
會議后總結(jié)階段
1.回顧自己的筆記，對于存在疑問的地方找相關(guān)人員咨詢，進(jìn)行補充說明，同時，將整理好的內(nèi)容交給主持人檢查，查看是否有遺漏的細(xì)節(jié)；公司如果有標(biāo)準(zhǔn)記錄模板，利用模板整理一篇高質(zhì)量的記錄。
2.可以將會議記錄輸入電腦里的任務(wù)管理器，注明或設(shè)置預(yù)訂完成時間，進(jìn)行階段反饋以及跟蹤推進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問題的時候需要及時的提出調(diào)整，定期檢查工作進(jìn)度。
3.把會議記錄存入檔案，并建立相關(guān)索引，以便日后查找調(diào)用。
在會議進(jìn)行過程中，有價值的信息一旦高頻出現(xiàn)，就可能會遺漏信息，這時候需要熟練應(yīng)用速記法。
a.記關(guān)鍵字。針對一次會議，記錄發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見等；就記錄一個人的發(fā)言來說，只記錄其發(fā)言要點、主要論據(jù)，論證過程可以不記。
b.會使用簡稱或省略。名稱使用簡稱指代；相同觀點用“同上”就可代替；省略詞語和句子中的附加成分，比如'但是'只記'但'，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分。
c.用簡單寫法代替復(fù)雜寫法。如用CEO代表“首席執(zhí)行官”；用kpi代表關(guān)鍵績效指標(biāo)；用ipo指代首次公開募股；用kol代表關(guān)鍵意見領(lǐng)袖；用BAT代表百度、阿里巴巴、騰訊等互聯(lián)網(wǎng)公司等等，可以平時多積累一些專業(yè)簡稱，用一些國際上通用的符號和外語符號代替文字。
把這些方法應(yīng)用到你下一次會議中，一定會擦出不一樣的火花，永遠(yuǎn)不要因為這些小細(xì)節(jié)而讓你失去職場競爭力。
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