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如何幫助下屬員工做好復盤
管理進階一天天
>《組織管理》
2022.10.13 山東
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導讀:
1、
什么是復盤
2、
復盤的常見誤區(qū)
3、
復盤的三大原則
4、
復盤的步驟
01
什么是復盤
復盤,本是圍棋術語,指棋手對局完畢后,回顧該盤棋的對弈情況,以檢查對局中的經驗教訓,總結得失,學習對弈的方法。圍棋比賽結束,一般也進行復盤,通過復盤互相交流關鍵招式當時的對弈雙方式如何思考的,互相向對手學習,總結自己棋局中的經驗和教訓,當類似局面出現時,能立刻知道該如何應對或更好地應對,這對下棋水平的提高很有好處。
這種復盤思想現在也經常被借鑒到企業(yè)的經營和運營中去,在項目結束后,召集項目所有相關人員,尤其是重要關系人,一起回顧項目進行過程的關鍵細節(jié),總結其中的經驗得失,并把會議的討論和結論以書面形式記錄下來,形成自己企業(yè)的知識庫,為后續(xù)項目提供經驗和教訓,同時通過復盤使得大家分析能力、解決問題能力獲得提升。有些單位不光是項目結束后復盤,出差結束也要復盤,總結出差期間的經驗和問題,輸出出差報告。部門運營半年或年度也要復盤,對標年初目標,完成了多少,差距多少,找出運營期間出現的失誤,盤點哪些事做對了,哪些事做得不好,后面如何補救或改進,以便完成年初目標。
團隊管理中管理者與員工復盤員工工作,與圍棋的復盤有異曲同工之妙,分析一段時間員工工作過程,找出所有與目標相關聯的重要事件,逐一去回憶、分析,尋找有沒有更好的處理方式,可以使結果更好,這樣下次碰到類似情況,就能更好的應對。
復盤是通過對歷史事件的情景再現,對過去進行總結和反思,從而發(fā)現以前的問題,總結過去的經驗經驗,從而達到在未來少犯錯誤,獲得能力提升的過程。
很多人將復盤看成總結,其實二者還是有差別的,復盤的目的是通過對過往時間的分析,找到規(guī)律,找出問題,避免未來犯錯,是為了學習??偨Y更多是以結果為導向,是為了總結經驗教訓,形成知識庫,為未來碰到類似事件提供解決方案。
02
復盤的常見誤區(qū)
管理的三板斧就是“定目標、抓過程、要結果”。復盤就是通過抓過程找出結果和目標的差距。工作復盤能夠系統(tǒng)地總結員工在目標達成過程中的成功經驗和失敗教訓。
管理者可以通過與下屬員工進行工作復盤,有效地了解員工在達成目標時運用的方法。管理者發(fā)現好的方法,可以將其復制給團隊中的其他員工,如果發(fā)現員工工作中不足的地方,可以提出改進意見并督促員工加以改正。
但是在復盤過程中,有時管理者會走進誤區(qū)。第一個誤區(qū)是把和下屬員工的復盤搞成了“秋后算賬”,任務到期了才去檢查,發(fā)現問題,開始責問員工是怎么搞得?任務執(zhí)行期間沒有輔導,沒有跟蹤,沒有真正的追過程,只是定目標、要結果,比如這個月目標是一千萬,到月底去檢查,發(fā)現團隊沒有完成任務,責問團隊為什么沒有完成。
第二個誤區(qū)是追過程不分主次,大事小事一起抓,變成保姆式管理者,一發(fā)現問題就打斷員工,告訴他應該怎么做,讓員工減少了試錯過程,但是員工并不買賬,員工工作被打斷,很影響情緒,時間長了,就會喪失積極性,產生怨言。
第三個誤區(qū)是只關注指標,沒有了解業(yè)務特性。比如一個月的任務是200萬,那么分解到每個周,應該是50萬,但是有些業(yè)務特性是大部分單位是月末付款,這就導致前面幾周任務玩不成,但是整個月的業(yè)績是可以達標的。不能死板地追過程,要結合業(yè)務的特性和關鍵指標去看過程。
所以復盤任務執(zhí)行過程,首先要根據業(yè)務特點抓到關鍵指標。其次要深挖原因,找到根本問題,要從結果表象,看到事情的本質,從問題開始剝洋蔥似的,層層去看問題,看目標定得是否合理?業(yè)務是否良好、人員工作狀態(tài)是否正常,工作氛圍正常嗎,要從業(yè)務盤到團隊,盤到文化。這樣才能找出根本問題,一勞永逸地解決問題。
對員工來說,工作復盤是展示結果、發(fā)現問題、獲得建議、收獲成長的過程。但對管理者來說,能否從結果倒推過程中找到問題,幫助員工找到導致問題的根本原因,并給出合理的建議,能否讓員工看到團隊未來的方向并給予其前進的動力,這些都取決于管理者的能力。
其實,每次工作復盤都是管理者的一次“考試”。我們不要陷入“復盤的誤區(qū)”。
03
復盤的三大原則
在我們和下屬員工做工作復盤時,要注意幾個原則,提高復盤質量和效果。
第一個原則是“對事不對人”。在工作復盤過程中,我們是通過回憶過去一段時間工作過程,尋找工作過程中的問題,總結工作過程中的優(yōu)點。說直白點就是我們做對了哪些,后面要繼續(xù)發(fā)揚甚至在團隊推廣,做錯了哪些,找出問題原因,避免以后再犯,可以把經驗教訓添加到公司的知識庫,指導后期的工作。
但是在復盤過程中,尤其是遇到問題,分析問題原因時,容易變成對人的批判,“你怎么能這么做呢?你也不好好想想?都是你的錯”等等,把對問題的分析上升到對當事人的攻擊,這是非常不對的。我們復盤的本意不是批評員工,而是總結經驗教訓,這樣員工才會配合復盤,否則復盤就變成批斗會了,以后大家都不愿意復盤了。所以,作為管理者,要提醒自己復盤是為了解決問題,不是為了制造問題。所以我們可以指出員工事情做得不好,但是不能隨便質疑員工的人品。
第二個原則是要找出問題的根本原因。我們復盤時,會去分析問題,尋找導致問題的原因,但是有時會分析不徹底,沒有找到根本原因,是不能解決問題的。這時,我們要多問幾個為什么?
下面是一段復盤的場景:
管理者問:“你為什么沒有完成業(yè)績?”
下屬答:“因為老員工和新員工都跑了?!?o:p>
如果我們認可這個答案,那就讓他招人就行了。但這不是問題關鍵。管理者又問了他第二個問題:“為什么老員工和新員工都跑掉了?”
下屬答:“因為他們對銷售提成制度不滿意?!?o:p>
如果認可這個答案,很多人可能就直接建議他把提成點調高一些。
但真是如此嗎?不是的。
通過追問了解到,提成點其實是沒有變化的。于是,繼續(xù)找原因:“為什么提成點沒有變,老員工也要離開呢?”
下屬答:“是因為新來的主管不重視老員工,老員工心里覺得不爽,所以就離開了?!?o:p>
“那為什么新員工也離開了呢?”
他說:“新員工沒有培訓,他們沒有業(yè)績,所以離開了。”
那是不是趕緊搞個培訓,就能解決問題呢?
所以,管理者進一步追問:“為什么這個管理者不對員工進行培訓呢?”
下屬回答說,因為這個管理者剛剛升上來,他還不知道管理是要管團隊的。他每天忙得要死,就是自己在做業(yè)務,所以,對其他人也沒有太多關注。
問到這里,我就知道問題出在哪里了。
問題的根源在于,公司晉升了一個新的管理者。但是這個管理者不是一個成熟的管理者,他沒有管理的意識。他只知道自己干業(yè)務,他不關注人,老員工覺得不爽,新員工沒有得到輔導,拿不到業(yè)績,所以他們就離開了。
這才是復盤的真正目的,找到真正原因,并去解決。
找到問題的根源,自然也就有了答案。我告訴他,這個時候,你應該去輔導你的新晉管理者,要一手管業(yè)績,一手管團隊,不能忽視人。因為,一個管理者如果搞不定人,那業(yè)績也一定拿不到。
第三個原則是找到問題,落實問題。很多團隊復盤做了,結果也歸檔了,但是復盤出來的問題,并沒有得到解決。就像我們學生時期,做錯題了,也找到問題了,但是沒有改正,下次接著犯錯。所以復盤除了形成優(yōu)化方案,還要持續(xù)跟進,落實問題,解決問題。
04
復盤的步驟
好的復盤一般需要遵循一定的流程和步驟,方便經驗的總結和教訓的提煉。
復盤主要有幾個步驟:回顧目標,對比差距;分析過程,找出問題;提出方案,總結規(guī)律;形成知識,復盤歸檔;持續(xù)跟進,落實方案。
復盤的第一步,就是回顧復盤的目標。這讓參與復盤的人明白復盤的目的。這里的目標必須是清晰明確的,因為目標是清晰的、量化的,才便于后面對比差距。目標是團隊希望達成的,將實際結果和目標進行對比,找到二者的差距。這里的差距有幾種情況:超過預期、比預期差、與預期基本一致、偏離預期。在復盤目標時,最好也分析一下目標的合理性,為后期制定目標提供依據。
通過比對結果,找出差距,最終目的是為了找出問題,解決問題。
第二步是分析過程,找出問題??陀^分析工作過程,找出工作過程中的問題。這里重點要找出異常情況,所謂的異常情況,不該發(fā)生的事情發(fā)生了,超出了原來預期。異常情況不見得都是壞事,就像危機一樣,有可能“危中有機”,每次異常都可能是一次機會,使我們學習的機會。比如阿里搞雙十一活動時,出現了系統(tǒng)崩潰的情況,物流不能及時發(fā)貨的情況,導致客戶購物體驗變差,這種問題在雙十一活動復盤時被提了出來,才有了后來的阿里云和菜鳥驛站。
第三步是提出方案,總結規(guī)律。知道問題后,就要尋找解決問題的方案,或者尋找更優(yōu)的方案,總結出現問題的規(guī)律,找出應對辦法。在提出方案階段,需要大家集思廣益,頭腦風暴,突破事件本身的局限,突破個人見識的局限。多問幾個為什么?多探索可能性,尋找問題局部最優(yōu)解??偨Y問題的一般性的規(guī)律,形成符合真相的認識。
第四是形成知識,復盤歸檔。把提出的解決方案、總結的規(guī)律、經驗教訓形成企業(yè)的知識,將知識入庫形成企業(yè)的知識庫。這就是復盤結果歸檔,用來指導以后類似的工作,改進工作流程,提升工作效率,提高個人能力。
最后是持續(xù)跟進,落實方案,形成閉環(huán)。通過復盤做到團隊持續(xù)改進。
好的復盤可以提升組織和個人能力,凝聚團隊人心,提升團隊績效。
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