管理學(xué)上有一個著名的溝通漏斗理論：
個人的表達(dá)如果是100%的信息，那么團(tuán)隊成員之間的溝通通常只能達(dá)到80%，再加上溝通環(huán)境、心理狀態(tài)、溝通方式等因素的影響，對方可能只能收到60%的信息，而能夠理解和理解的只有40%，等到最后執(zhí)行時，可能已經(jīng)降至20%。
在現(xiàn)實中，我們也常會聽到有人抱怨：
“我們的內(nèi)部溝通非常頻繁，無論是上下級之間，還是平級之間都會進(jìn)行交流，可是為什么內(nèi)部的執(zhí)行還是一團(tuán)糟呢？”
原因在于，一方只是傳遞信息，而不夠準(zhǔn)確；另一方只是接收信息，而不能理解。
所有這些，都是因為“溝通效率不高”，對此，如何破解，才能提高團(tuán)隊執(zhí)行力？
有效溝通的“4個步驟”
一般而言，有效的溝通需要4個步驟：注意，理解，接受，行動。
① 注意
所謂“注意”，就是引起對方注意或談?wù)搶Ψ礁信d趣的話題。
當(dāng)另一方對相似的話題很感興趣時，他們很有可能表現(xiàn)出進(jìn)一步交流的意愿，這就為話題的繼續(xù)下去創(chuàng)造了條件。
談一些彼此感興趣的人或事，談一些彼此從來沒有接觸過的新事物，特別是一些不尋常的事，這會引起對方的興趣。
② 了解
這種說法，其實就是雙方在進(jìn)一步的溝通之后，要想找出一個共同語言來挑起這個話題，就必須找出一個共同語言，只有在同一話題上找到一個共同點，才能使這個話題有效、順利地繼續(xù)下去。
一般而言，要想找到共同語言，需要事先了解對方平時喜歡什么(包括衣服、食品、商品、運動等)，還需要觀察對方的表情，找出對方提出的話題是否能引起共鳴。
而且在交流過程中，雙方將加深了解，并從共同話題擴(kuò)展到其他話題，這樣就能更好地轉(zhuǎn)向那些重要議題。
③ 接受
所謂“接受”，是指被交談對象接受了談話者的觀點、命令、意見或建議，經(jīng)過前兩步后，談話雙方對對方的情況進(jìn)行了比較了解。
雙方在良好的溝通氣氛下，建立了最基本的信任。
同樣地，在這種情況下，對方也更容易接受對方的請求或建議。
④ 行動
“行動”的最后一項，是指聽眾接受命令、意見或建議后，會立即采取相應(yīng)的行動去執(zhí)行自己的任務(wù)，并努力達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，以滿足對方的要求。
這4個步驟也可以分為三個階段。
在第一階段，交流雙方共同經(jīng)歷較少，表達(dá)方式不同，立場不同，容易產(chǎn)生誤解和矛盾；
在第二階段，雙方的了解開始加深，彼此愿意談一些共同的經(jīng)歷，表達(dá)方式開始相互適應(yīng)，彼此也能夠互相理解和合作；
第三階段，雙方的共同話題越來越多，表達(dá)方式也開始趨于一致，理解和信任程度也在加深。
在整個過程當(dāng)中，溝通者需要把握一些要點：
* 對他人的話語進(jìn)行正確的回應(yīng)，贊同的就需要立即表態(tài)，不贊同的不要直接予以否定，可以先進(jìn)行傾聽，然后想辦法進(jìn)行進(jìn)一步交流；
* 注意溝通的態(tài)度，不要過于情緒化，尤其是觀點不一致時，一定要尊重別人的觀點，并保持謙虛的姿態(tài)；
* 不要急于把握話語權(quán)，最重要的是注意傾聽，盡可能了解他人的觀點和想法；
* 不斷確認(rèn)溝通的訊息，以此來明確各自的立場和觀點，同時確保重要信息不會被忽視；
* 使用讓人印象深刻的溝通話語，這樣可以有效吸引他人的注意。
溝通效率的“4個準(zhǔn)則”
對于有效的溝通，常?？梢詮牟煌慕嵌葋斫庾x。
比如語言哲學(xué)家保羅·格萊斯曾經(jīng)提出了一套“合作原理”，在這個原理中，有4條用于保障溝通效率的基本準(zhǔn)則：
① 量的準(zhǔn)則
所謂量的準(zhǔn)則就是在溝通時提供所需的信息的數(shù)量，不要太多，也不要太少。
如果上級提問：“你準(zhǔn)備如何完成這件事？”而執(zhí)行者給出的答案是“一切都計劃好了”。
那么，這樣的答案顯然面臨著信息量不足，不能完成一次完整的交流。
所以執(zhí)行人員的回答實際上違反了量的準(zhǔn)則。
彼此想了解“星”的信息，而對方卻提供了“星?！钡男畔?，溝通不對稱，勢必引發(fā)失靈。
② 關(guān)系準(zhǔn)則
這一準(zhǔn)則的重點在于，傳播者必須保持?jǐn)⑹鰞?nèi)容的相關(guān)性，不能隨意改變方向或主題。
比如，部門主管問道：“這一次的會議中，經(jīng)理究竟說了什么？”
員工回答說：“我已經(jīng)呈交了那個方案?！?/span>
在整個溝通中，雙方的談話完全斷斷續(xù)續(xù)，根本沒有太多的接觸，所以整個溝通肯定是失敗的，違背了格萊斯的人際關(guān)系準(zhǔn)則。
③ 方法準(zhǔn)則
所謂方法準(zhǔn)則就是指，指的是在溝通過程中盡量避免模糊和含糊的描述。
比如，某員工說“三個部門的經(jīng)理下達(dá)了指令”，這句話很容易產(chǎn)生歧義。
究竟有三個經(jīng)理在開會，他們分別來自三個部門？或者一位在三個部門擔(dān)任經(jīng)理職務(wù)的經(jīng)理來開會？又或者經(jīng)理有很多人(不止三人)，他們來自三個部門？
顯然，由于所說的話意義重大，在交流過程中很容易產(chǎn)生誤解。
在表達(dá)時，不求精煉，但求無過，即使是稍微煩瑣一點，也要以表達(dá)清楚，不產(chǎn)生歧義為準(zhǔn)。
④ 質(zhì)的準(zhǔn)則
該準(zhǔn)則要求人們在交流中敘述絕對真實的事情。
例如，老板問主管“是否按要求到基層去調(diào)查”，主管卻一事無成，為了避免被責(zé)怪，于是謊稱已經(jīng)完成了工作，甚至還偽造了調(diào)查報告。
這種回答實際上違反了格萊斯第四原則。
為了建立一個執(zhí)行能力強(qiáng)的團(tuán)隊，有效的溝通是必不可少的，作為員工，要有口才，能準(zhǔn)確表達(dá)和理解才是關(guān)鍵；作為管理者，注重溝通的有效性，是會管理的重要體現(xiàn)。
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