所謂多頭管理，指同一個(gè)人或同一個(gè)部門，有兩個(gè)人以上可以指揮或管理，導(dǎo)致下級人員無所適從，不知聽哪一個(gè)的好。這種情況會(huì)導(dǎo)致管理混亂，責(zé)任不清，出了問題后，因?yàn)橛袔讉€(gè)人可以管理，所以推卸責(zé)任會(huì)變得更容易。因此，多頭管理也成了職責(zé)不明確、架構(gòu)不清楚的代名詞。
無論是年銷售幾百萬的小公司，還是年過數(shù)億的大企業(yè)，無論是外貿(mào)行業(yè)，還是制造業(yè)，都可能發(fā)生這種問題。多頭管理問題的發(fā)生與企業(yè)年銷售、規(guī)模、行業(yè)似乎都沒有必然的關(guān)聯(lián)。
案例1：
某外貿(mào)公司，由于發(fā)展較快，公司招聘了不少業(yè)務(wù)員。而公司的副總、總助、 銷售經(jīng)理都是業(yè)務(wù)能力不錯(cuò)的老業(yè)務(wù)員。雖然銷售部有3位組長，但業(yè)務(wù)員遇到問題第一反應(yīng)還是去找3副總、總助和銷售經(jīng)理。隨著時(shí)間發(fā)展，總助和副總幫助的業(yè)務(wù)員越來越多，參與到具體業(yè)務(wù)越深，變得不得不去管理這些業(yè)務(wù)員。
導(dǎo)致這樣一種局面發(fā)生：銷售部3名組長管不了人，而業(yè)務(wù)員常常越級找銷售經(jīng)理甚至、更高一級的副總、總助匯報(bào)事情工作。銷售經(jīng)理、副總、總助各種交叉管理、越級管理。上下級的信息鏈也無法按正常流程傳達(dá)。所以三位管理者天天因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)常發(fā)生矛盾爭吵不得安寧。這是非常經(jīng)典的三頭管理情況。某工程公司，擁有業(yè)務(wù)、售后、工程部等部門。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)開發(fā)客戶洽談?dòng)唵危こ滩控?fù)責(zé)項(xiàng)目交付，售后部負(fù)責(zé)后續(xù)客戶維護(hù)、二銷、及售后問題處理。在實(shí)際工作當(dāng)中，售后部門由于需要客情維護(hù)、二銷、客訴處理等，且售后部屬業(yè)務(wù)部下屬分支部門，自然和業(yè)務(wù)部門關(guān)系密切，聽從業(yè)務(wù)部指揮管理。但同時(shí)由于售后部需要解決處理售后客戶發(fā)生的一些技術(shù)問題，因此在處理技術(shù)問題時(shí)工程部會(huì)指揮和管理售后部門。所以，業(yè)務(wù)部和工程部因售后人員的工作安排而常常吵得不可開交。這屬于典型的雙頭管理案例。當(dāng)企業(yè)發(fā)生多頭管理問題時(shí)，我們該如何應(yīng)對？有5個(gè)步驟：
1、梳理業(yè)務(wù)流程
梳理出公司完整的業(yè)務(wù)流程，并找出業(yè)務(wù)流程中每個(gè)階段環(huán)節(jié)的重要節(jié)點(diǎn)。
2、梳理組織架構(gòu)
3、部門職責(zé)分解
根據(jù)業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)，將公司的職能責(zé)任按部門進(jìn)行分解。令各部門明確清晰各自職責(zé)，避免部門之間的職責(zé)出現(xiàn)交叉重疊或某些職責(zé)無部門承擔(dān)。
根據(jù)各部門的部門職責(zé)，按部門人員崗位進(jìn)行崗位職責(zé)的分解。避免崗位人員之間的出現(xiàn)職責(zé)和工作交叉重疊或某些職責(zé)與工作無人負(fù)責(zé)。5、制定各崗位的員工勝任要求及標(biāo)準(zhǔn)可通過建立OJT表格，將不同崗位的勝任要求、技能標(biāo)準(zhǔn)等通過表格建立起來。有利于員工的職業(yè)生涯規(guī)劃、為員工培訓(xùn)提供依據(jù)及制定培訓(xùn)計(jì)劃。當(dāng)出現(xiàn)類似案例1的情況時(shí)，通過OJT管理表，我們不僅能有效判斷3位銷售部組長能力是否勝任，由此分析業(yè)務(wù)員遇到問題不找自己所屬的組長求助是組長能力不足以勝任還是其他原因?qū)е?。同時(shí)，我們也能通過OJT管理表了解到每位業(yè)務(wù)員的技能掌握情況，管理者或某項(xiàng)技能的培訓(xùn)師能更有針對性、合理地制定出業(yè)務(wù)員的培訓(xùn)計(jì)劃。通過以上5個(gè)步驟，我們便能有效解決企業(yè)里的多頭管理問題。在面對案例2這種情況，我們除了通過剛才的5個(gè)步驟解決企業(yè)的多頭管理問題外，在這里我再分享一種管理模式——“矩陣式管理”。
矩陣式管理指根據(jù)項(xiàng)目、或公司特別需求，為完成項(xiàng)目目標(biāo)或結(jié)果，以跨部門形式形成的非公司行政職能部門或組織。這種矩陣式管理靈活、高效的特點(diǎn)。為項(xiàng)目完成更高效、產(chǎn)出更高效益和價(jià)值，我們還能通過POP（項(xiàng)目合伙人）薪酬績效模式對一些指定項(xiàng)目進(jìn)行激勵(lì)以達(dá)到目的。每個(gè)公司都有自己的基因和條件，所以大家切忌生搬硬套。最后分享齊白石先生一句名言：“學(xué)我者生，似我者死”。
