一、有人說(shuō)Doit.im有問(wèn)題
在我做個(gè)人管理系統(tǒng)推廣的過(guò)程中，尤其是使用Doit.im實(shí)現(xiàn)GTD的全過(guò)程這一課中，有很多人跟我提到了這樣的問(wèn)題：
我的日常工作中，有一個(gè)大項(xiàng)目，叫做A，A里面可以分解出子項(xiàng)目A1、A2……，然后每個(gè)子項(xiàng)目里面，還有一些孫項(xiàng)目，比如說(shuō)A1下面還有A11、A12……
我很想在一開始的時(shí)候就把這些項(xiàng)目全部都列出來(lái)，這樣一目了然。
而Doit.im中項(xiàng)目只能分解成下一步行動(dòng)，不能滿足我的需求，所以——Doit.im不是一款好軟件。
這個(gè)邏輯看起來(lái)真是無(wú)懈可擊啊，用這種嚴(yán)密的推理來(lái)論證Doit.im不是一款好軟件，看上去還真是沒(méi)問(wèn)題啊。但是，我記得《你以為你以為的就是你以為的嗎》一書中說(shuō)過(guò)，越是看上去完全正確的話，越是要好好琢磨一下，所以，針對(duì)這個(gè)被最常問(wèn)到的問(wèn)題，我必須來(lái)好好解答一下！
上圖是我在行動(dòng)管理課程中使用的PPT中的一頁(yè)，我想要表達(dá)的概念是：我們必須要有一個(gè)清晰的頭腦，從某個(gè)角度來(lái)說(shuō)，清晰的頭腦就等同于可以分層思考的頭腦。就如同上圖所述，如果我們可以理清行動(dòng)、任務(wù)、角色之間的關(guān)系，我們就可以從不同的高度上來(lái)看待每天要做的事情以及未來(lái)要做的事情。面對(duì)不同的事情，我們也會(huì)有不同的處理方式，我舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子：
“去把碗刷一下”、“把廚房收拾干凈”、“當(dāng)一個(gè)好妻子”
這三件事情都會(huì)在我們的大腦出現(xiàn)，如果我們用同樣的方式來(lái)處理的話，我們一定會(huì)混亂不堪，最好的方式就是分層思考。從這個(gè)角度來(lái)看，Doit.im中項(xiàng)目?jī)H能分解為下一步行動(dòng)（目前下一步行動(dòng)可以看成一個(gè)任務(wù)，然后分解出子任務(wù)）確實(shí)少了一些。
從上圖可以看出來(lái)，Doit.im其實(shí)可以分成四層，這四層分別是——目標(biāo)、項(xiàng)目、任務(wù)、下一步行動(dòng)。如果對(duì)應(yīng)到Doit.im界面中清單的內(nèi)容，那就是目標(biāo)清單、項(xiàng)目清單、下一步行動(dòng)清單和每個(gè)行動(dòng)中又可以再分的子任務(wù)。具體可以看看我的截圖：
我想在這里告訴那些分解控、計(jì)劃控的執(zhí)行盲們：項(xiàng)目最好不要在最開始就徹底分解！
雖然，我們覺(jué)得每一個(gè)項(xiàng)目我們?cè)谧铋_始的時(shí)候?qū)⑵浞纸?，?huì)有助于我們?cè)诳傮w上對(duì)這個(gè)項(xiàng)目把握。但是，其實(shí)這是個(gè)錯(cuò)覺(jué)。人都是在某兩個(gè)點(diǎn)之間取得平衡，比如說(shuō)在完全掌控以及反復(fù)調(diào)整這兩個(gè)點(diǎn)上取得平衡，如果項(xiàng)目從來(lái)不分解的話，那么就是處于反復(fù)調(diào)整這個(gè)極端，如果項(xiàng)目在一開始就分解到所有細(xì)節(jié)，那么就處于完全掌控的這個(gè)極端。那么，究竟為什么不要極端呢，我總結(jié)幾個(gè)原因：
① 就我們通常的經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)——計(jì)劃不如變化快，很多事情，我們計(jì)劃好了，執(zhí)行過(guò)程中遇到修改、調(diào)整，之前的分解很可能白做了；
② 凡是做個(gè)項(xiàng)目分解的人都知道，在處理過(guò)程，通常要耗費(fèi)我們大量的意志力和精力。
如果我們耗費(fèi)意志力和精力做的事情，經(jīng)常被改變，人們就會(huì)保護(hù)自己的大腦——告訴自己說(shuō)，我以后不要做分解這個(gè)工作了。于是又處于反復(fù)調(diào)整的那個(gè)極端去了。很多人，就是因?yàn)樵谕耆瓶睾头磸?fù)調(diào)整這兩個(gè)極端中反復(fù)擺動(dòng)，導(dǎo)致精力損耗，而事情卻沒(méi)有做一點(diǎn)點(diǎn)。
因此，四層真的足夠用了，再多的分層，只是讓自己覺(jué)得自己很爽而已，而在執(zhí)行任務(wù)完成后的檢視過(guò)程中，不得不花時(shí)間檢視大量的清單，讓處理任務(wù)的效率變的更低。多層嵌套，完全是一種錯(cuò)誤的方式。
所以，我通常的方法是這樣的：
當(dāng)任務(wù)還沒(méi)到執(zhí)行階段的時(shí)候，根本就沒(méi)有必要去細(xì)化任務(wù)，只要將腦中大約的想法記下來(lái)就可以，在時(shí)機(jī)成熟的時(shí)候，才需要細(xì)分任務(wù)。因?yàn)殡x執(zhí)行任務(wù)的時(shí)刻越遠(yuǎn)，不確定性就會(huì)越多。所以，對(duì)于任務(wù)，如果四個(gè)層級(jí)都不能包含的時(shí)候，我覺(jué)得需要考慮一下這樣的任務(wù)是不是訂的太宏偉了，是不是需要切分成更多個(gè)平行的目標(biāo)。
對(duì)于已經(jīng)組織整理好的任務(wù)，關(guān)注任務(wù)的本身就好了，不要糾結(jié)于這個(gè)任務(wù)在什么項(xiàng)目、在什么目標(biāo)。另外，細(xì)化項(xiàng)目是不是每天都可以堅(jiān)持，我相信有少數(shù)人可以每天堅(jiān)持這樣細(xì)致的分類，原因前面說(shuō)過(guò)了，分解是一個(gè)非常耗費(fèi)精力和意志力的工作。
我們做時(shí)間管理、任務(wù)管理是為了什么，希望大家能夠思考清楚，我認(rèn)為，其根本目的是為了提高效率，是尋找一種更好的管理方式，而不是把自己的想法用軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
最后的最后，我還想附加一句，Doit.im是我見過(guò)最棒的任務(wù)管理軟件：
它并不按照每個(gè)用戶的要求來(lái)設(shè)計(jì)軟件，而是嚴(yán)格符合GTD的思想，用簡(jiǎn)單的界面把GTD的流程體現(xiàn)出來(lái)。它不遷就用戶，而是讓用戶一點(diǎn)一點(diǎn)養(yǎng)成真正正確的自我管理觀念，對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)，養(yǎng)成一個(gè)良好的習(xí)慣的意義甚至可以超越一切。
另外，關(guān)于目標(biāo)管理，也可以去看看我的那篇《個(gè)人成長(zhǎng)的目標(biāo)管理》一文。
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