大多數(shù)職場人都低估了工作匯報的價值，很多人都可能會有下面這樣的困惑：不知道為什么，自己總摸不清工作重點(diǎn)，每次匯報工作都被領(lǐng)導(dǎo)打斷；不知道如何開口找老板要資源（要人/要預(yù)算/要漲薪等）。老規(guī)矩，我們先用大樹法則來分析一下。
如果你死干活、不匯報，那么老板就會覺得你不可控，不信任你。就像外賣App讓用戶實(shí)時掌握動態(tài)（商家已接單、騎手正在送貨等）一樣，匯報工作同樣能讓老板有掌控感、讓老板高效決策。所以匯報工作也是工作的一部分，你要主動出擊，做4P（具體解釋見下一節(jié)）匯報，不要等老板問你時你才說。
匯報工作的邏輯要點(diǎn)也可以總結(jié)為4個“P”，具體如下（見圖1）。計(jì)劃（Plan），負(fù)責(zé)人/執(zhí)行動作/截止時間/優(yōu)先級。
進(jìn)度（Progress），整體情況/關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)/數(shù)字亮點(diǎn)。
問題（Problem），沒解決，要資源；解決了，要“炫耀”。
- 結(jié)果（Performance），提煉可復(fù)制的方法論。
圖1：工作匯報時要講好這4個“P”
工作匯報時應(yīng)該重點(diǎn)講哪些內(nèi)容
1.（Plan）計(jì)劃，負(fù)責(zé)人/執(zhí)行動作/截止時間/優(yōu)先級“我們會盡快找出幾家優(yōu)質(zhì)的貨代?！?/span>“我們”是誰？（不明確就是沒有人做）
“盡快”是多快？
“幾家”是多少家？是3家還是5家？
“優(yōu)質(zhì)”的標(biāo)準(zhǔn)是什么？“我們的計(jì)劃是，安排物流部門的張三，在5個工作日內(nèi)，找到滿足以下3個條件的貨代。條件一，信譽(yù)良好，5年以上經(jīng)營時間，通過天眼查、企查查核驗(yàn)沒有違規(guī)記錄；條件二，專業(yè)水平，時效/價格/安全優(yōu)于現(xiàn)有貨代；條件三，有資金實(shí)力，可以提供3個月賬期。您看我理解的咱們的工作需求和目標(biāo)，對嗎？”所以，老板在群里布置工作任務(wù)時，僅回復(fù)“收到”是毫無意義的（類似的還有“好的/馬上辦/放心吧/保證完成/我知道了”等），因?yàn)楹芏嘀噶睿懿痪唧w（無負(fù)責(zé)人/無截止時間），很模糊（無執(zhí)行動作），老板也不知道我們是否理解、重視，有什么看法，打算怎么做、要做成什么效果。好的，老板，我（負(fù)責(zé)人）馬上去落實(shí)，在此之前，我先確認(rèn)一下，您要大致調(diào)查競爭對手情況，有3個要點(diǎn)：客戶渠道、價格體系、功能性能優(yōu)劣，您看對嗎？后續(xù)我會把這些情況和我們公司的產(chǎn)品比對，做成PPT形式的分析報告（執(zhí)行動作），周五前（截止時間）發(fā)到您的郵箱里，您覺得這樣可以嗎？您還有其他要求嗎？領(lǐng)導(dǎo)，這次接待以色列客戶，主要是為了洽談獨(dú)家合作訂單量以及ODM產(chǎn)品開發(fā)，對嗎？我（負(fù)責(zé)人）計(jì)劃在下周三前（截止時間）完成以下3件事情：第一，對接參觀展廳/辦公大樓/工廠，讓客戶看到我們的實(shí)力；第二，預(yù)約董事長劉總陪同參觀/談判，讓客戶感受到我們的誠意；第三，準(zhǔn)備樣品、產(chǎn)品路線圖和報價單，讓客戶現(xiàn)場簽合同、PI（執(zhí)行動作）。您看這樣行嗎？很多員工埋怨老板總是變來變?nèi)?，一會兒這樣，一會兒那樣，外部原因是市場就是變來變?nèi)サ?，不會不變；?nèi)部原因是領(lǐng)導(dǎo)定的目標(biāo)和下屬定的計(jì)劃沒有“對齊”（下屬看局部，領(lǐng)導(dǎo)看全局），也就是下屬看不懂領(lǐng)導(dǎo)為什么布置這個任務(wù)。比如，領(lǐng)導(dǎo)要舉辦一個老客戶答謝會，實(shí)際上，領(lǐng)導(dǎo)還是想通過老客戶挖掘新客戶、影響新客戶，下屬不確認(rèn)、不知道，按照自己的想法就去干了，使勁邀請老客戶，很少邀約新客戶，辛苦地忙碌了很久，最后卻很可能被領(lǐng)導(dǎo)批評。如果你不確定領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)，那么你可以多問領(lǐng)導(dǎo)一句：“領(lǐng)導(dǎo)，咱們?yōu)槭裁匆鲞@件事？您能指點(diǎn)一下嗎？您期待什么結(jié)果？”老板分配的任務(wù)很多、很雜，什么事情排第一位是根據(jù)老板的優(yōu)先級而不是你所認(rèn)為的優(yōu)先級來定的，所以最好找老板確認(rèn)，保證自己的理解沒有偏離他的預(yù)期，不會因?yàn)樽觥傲硪患隆睂?dǎo)致了“這一件事”沒完成。比如，“老板，請您幫忙看下，這是我這周的工作任務(wù)清單，哪三項(xiàng)任務(wù)最重要？”2.（Progress）進(jìn)度，整體情況/關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)/數(shù)字亮點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)：“項(xiàng)目進(jìn)展得怎么樣了？”
下屬：“我去問問……”
下屬：“（一天后）哦，項(xiàng)目被延期了?！?/span>
領(lǐng)導(dǎo)：“項(xiàng)目為什么被延期了？”
下屬：“我再去問問……”
下屬：“（一周后）因?yàn)椤皂?xiàng)目都被延期了?！?/span>
領(lǐng)導(dǎo)：“那還有什么別的方案嗎？”
下屬：“我再去問問……（沒下文了）”
所謂執(zhí)行力強(qiáng)，就是不用催，能夠立刻去做領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，并且按時完成任務(wù)，對于重要的任務(wù)，24小時內(nèi)至少有1次反饋。沒有進(jìn)度也是進(jìn)度（比如出現(xiàn)了什么問題），也要匯報。進(jìn)度匯報=當(dāng)前進(jìn)度%（證據(jù)）+接下來要完成什么+預(yù)期何時能完成（如果進(jìn)度比計(jì)劃慢，還要加上原因/辦法）××課程研發(fā)工作已經(jīng)完成了80%，剩余還差即興演講模塊，預(yù)計(jì)在本周內(nèi)完成，進(jìn)度正常（附工作量證據(jù)，比如截圖）。訂單已經(jīng)完成了30%，還在等OEM鏡片物料，比預(yù)期延期2周交貨，物料到不了就無法開始裝配和調(diào)試。我們的庫里還有50個OEM鏡片，可以先安排人工組裝，交付一批給客戶，不耽誤銷售，剩下的訂單等批量生產(chǎn)完成后再發(fā)貨，您看行嗎？匯報完交期緊、難度大、創(chuàng)新多的工作進(jìn)度，老板經(jīng)常會說“辛苦了”。不要不回復(fù)，因?yàn)楹屠习鍖υ?，最后一句話，不能留給老板去說；不要回復(fù)“不辛苦”，這樣會顯得你工作量不飽和；也不要回復(fù)“應(yīng)該的”，這樣會抹殺了你所有的功勞苦勞；更不要回復(fù)“老板更辛苦”，這樣會有濃濃的吹捧味道。穩(wěn)妥的回復(fù)方式如下。你的回復(fù)=夸領(lǐng)導(dǎo)+夸自己（擺數(shù)據(jù)）+表忠心① 謝謝老板給我機(jī)會鍛煉（夸領(lǐng)導(dǎo)），我也很有收獲，超額完成了800萬元的業(yè)績（夸自己），這點(diǎn)辛苦跟收獲比起來不算什么，我會繼續(xù)努力（表忠心）。② 新東方旗下直播間“東方甄選”突然爆紅，俞敏洪給主播董宇輝發(fā)微信：“辛苦了?！倍钶x教科書級別的回復(fù)，具體如下。“俞老師，感謝您的關(guān)心，能干是福氣，昨晚直播間在線人數(shù)為10.8萬人，賣出去好幾萬本書，作為一名新東方的員工，傳遞知識，倡導(dǎo)閱讀，讓大家對新東方印象深刻，是我的榮幸。“您為新東方殫精竭慮這么多年，尤其去年以來，我作為一線員工，看在眼里，感動在心，我會把工作、休息都調(diào)整好，在身體健康的前提下，盡可能多奮斗?！?/span>夸自己：10.8萬人在線，賣出好幾萬本書。（擺數(shù)據(jù)）
夸領(lǐng)導(dǎo)：您為新東方殫精竭慮，我看在眼里，感動在心。
在工作匯報時，不要匯報流水賬，要匯報關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。比如出版一本書的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括：選題申報、撰稿、審稿、校排、印刷、發(fā)行。再比如合作項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括：準(zhǔn)備方案、簽訂合同、收到款項(xiàng)。我們可以將過程中一些重要的小發(fā)現(xiàn)、階段性的小勝利，實(shí)時呈現(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)，讓他看到我們的工作能力、成長潛力，同時也避免了在錯誤的道路上越走越遠(yuǎn)。老板只關(guān)心結(jié)果，你應(yīng)該一開口就說重點(diǎn)（和結(jié)果相關(guān)的數(shù)字）。不僅要有數(shù)字，還要解釋數(shù)字背后反映的成績/問題/建議。像“還行”“大大縮短”“顯著提升”……這些都是數(shù)字的反義詞，不宜使用。辦了幾場引流講座，有很多人參加。做了裂變，效果不錯。這個月的工作圍繞“用戶增長”展開，這也是今年公司的工作重點(diǎn)，可以總結(jié)為3個數(shù)字：舉辦3場引流講座、新增2萬名用戶、成交282名線下學(xué)員，轉(zhuǎn)換率同比增長35%……根據(jù)上期課后調(diào)查，更換裂變禮品“福運(yùn)虎”定制書簽，成本低，效果好，相比上期，裂變率提高了28%。員工流失率為19%，很高，員工流失率的正常范圍是10%～15%。最近競爭對手大規(guī)模招聘，對方的基本工資高，培訓(xùn)機(jī)會多，對我們的高級技術(shù)人才很有吸引力。90%的訂單來源于干洗店小程序，后續(xù)不考慮多開分店，而是考慮新增單店設(shè)備，擴(kuò)大上門取件范圍，同時通過促銷、優(yōu)惠吸引用戶辦電子會員卡、充值，讓單店產(chǎn)能和訂單同步增長，成本風(fēng)險可控，收入利潤更好。數(shù)字不僅要體現(xiàn)工作量，還要體現(xiàn)工作能力。（工作量）發(fā)布了10000條招聘信息，篩選了1000份求職簡歷，面試了100人，錄用了10人。（工作能力）一年后留存率為80%，比同行高10%；績效評分也高于公司均值。HR的工作能力不在于篩選多少份簡歷、面試多少人，而在于引進(jìn)留存多少優(yōu)秀人才。（工作量）在亞太區(qū)總共發(fā)布23款新產(chǎn)品。（工作能力）在亞太區(qū)總共發(fā)布23款新產(chǎn)品，其中××產(chǎn)品榮獲業(yè)界重磅的“全球電子成就獎”。3.（Problem）問題，沒解決，要資源；解決了，要“炫耀”什么是問題？目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)之間的差異就是問題（見圖4-2），超出你能力范圍的事情就是問題。切記：第一，不要期望最后給老板一個“驚喜”，大部分驚喜都是以“驚嚇”收場的；第二，不要硬抗，工作中遇到困難是必然的，不然要老板做什么呢？但是我們要帶著2～3套方案而不是帶著問題去找老板。具體的溝通公式如下：問題原因+解決方案（選項(xiàng)）+利弊分析圖2：問題的本質(zhì)是目標(biāo)與現(xiàn)狀的差距解決方案選項(xiàng)：第一，安撫學(xué)員，延期舉辦；第二，用直播把線下課程搬到線上；第三，線上線下結(jié)合辦課。利：無額外成本。弊：需要安撫學(xué)員情緒，有退費(fèi)風(fēng)險。利：線上課不受時間和地點(diǎn)的限制，學(xué)習(xí)方便，成本低。弊：學(xué)習(xí)氛圍和效果不如線下。利：推出配套線上前導(dǎo)課預(yù)習(xí)（增值服務(wù)），等疫情結(jié)束，再參加線下系統(tǒng)學(xué)習(xí)。弊：額外增加線上部分服務(wù)和成本。問題原因：老客戶遲遲不愿下單，堅(jiān)持要求我們降價10%，理由是經(jīng)常收到其他工廠報價，都比我們便宜很多。降價10%超出了我的定價權(quán)限。解決方案選項(xiàng)：第一，繼續(xù)說服客戶接受原價；第二，申請10%折扣；第三，申請銷售額的5%資助客戶在當(dāng)?shù)卮驈V告、做宣傳，完成年度銷售額再返利5%，折扣合計(jì)10%。利：利潤、收入不受影響。弊：如果拖得久了，客戶有可能會被同行挖走。利：把部分降價成本變成品牌投資，增加銷量→成本降低（規(guī)模效應(yīng)）→價格降低→市場份額越來越大→銷量增加，良性循環(huán)。弊：需要說服客戶接受此方案，也增加了市場費(fèi)用。解決方案選項(xiàng)和利弊分析見表4-1，您看我們選擇哪個方案比較好？表1：各解決方案的利弊分析
“您覺得呢” “您看這樣辦行嗎”等征求意見的話很重要，哪怕你知道答案，也不能替老板決定。為什么三國謀士們總愛說“吾有三策”呢？（ 往往是上、中、下三策，分別對應(yīng)的是“激進(jìn)”“中庸”“保守”）。一是展現(xiàn)自己思慮深遠(yuǎn)；二是把各種選擇的利弊都告訴老板，否則就是不稱職。這時要用困難+打法+成績的方式，讓老板看到你解決問題的能力。（困難）剛開始接觸該客戶時，大家都認(rèn)為這是我們的競爭對手，認(rèn)為他和我們聯(lián)系，可能是為了套取我們的產(chǎn)品信息和報價，很不看好我們與該客戶合作的前景。（打法）但是我從頻繁的溝通中了解到，此客戶已在3年前就逐漸轉(zhuǎn)型，從制造商轉(zhuǎn)型為系統(tǒng)解決方案供應(yīng)商，逐步放棄硬件，轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略性的投入軟件和服務(wù)，就此，我看到了機(jī)會，選擇為他們提供硬件，以及提供SDK集成他們的軟件。（成績）最終，客戶對我高效率的支持配合感到十分滿意，我們達(dá)成合作，僅半年時間，此客戶成為我們部門出貨量第3的客戶。4.（Performance）結(jié)果，提煉可復(fù)制的方法論老板看全局的整體利益，員工往往只看自己或者自己部門的利益，所以如果員工在匯報結(jié)果時邀功、抱怨、推卸責(zé)任等，老板就會很反感，最好的做法是將自己在工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)總結(jié)提煉，升華出一套可復(fù)制的方法論，同時配以相應(yīng)的表格/話術(shù)/模板/清單等加以固化（見圖3）。圖3：提煉可復(fù)制的方法論
比如，你研究出了一個項(xiàng)目推進(jìn)表，同事在經(jīng)過測試后評價說“確實(shí)好用”，此表最后變成部門例行溝通的報表，被運(yùn)用到自己部門甚至別的部門未來的工作中，變成整個公司的資產(chǎn)（工作價值2）。這樣，老板不僅會認(rèn)可你的功勞，甚至還會把你的工作成果發(fā)到工作群，讓更多人認(rèn)可你的功勞。從本質(zhì)上來說，一個職場人的工作價值可以歸納為以下幾類。你的工作為公司提高了多少收益，或者降低了多少成本。你的工作為公司構(gòu)建了一個怎樣的流程或標(biāo)準(zhǔn)，可以讓全公司所有人都從中受益。工作價值3 ：團(tuán)隊(duì)和文化（影響）。你的工作為公司打造了一個場域，激發(fā)伙伴們創(chuàng)造高績效。用一句話概括這次工作匯報的目的，來作為口頭匯報的第一句話，或者書面匯報的標(biāo)題。比如全員營銷激勵方案定稿、××項(xiàng)目資源申請。沒有目的，就容易迷失。本來是想讓公司給你更多資源、支持你，但你卻在工作匯報時大談特談自己多么牛、成績多么好。領(lǐng)導(dǎo)覺得你這么牛，那么你一定能搞定這些困難，沒必要多花資源。所以，你可以談自己牛、有成績，但不能大談特談，要大談特談的是你在工作時遇到的困難和挑戰(zhàn)，讓公司給你追加資源，以獲取更多成績。很多人匯報工作時，把自己做過的所有工作都一件不落地匯報一遍，就連接個電話、開個例會都要算上，好像不算就吃虧了，這是一個誤區(qū)。工作匯報不是匯報所有工作，而是匯報重點(diǎn)、亮點(diǎn)工作。重點(diǎn)就是老板重視的工作和關(guān)注的指標(biāo)。在匯報前，你應(yīng)該回憶下老板最近總提起的事情，那就是他釋放的“重要”信號。亮點(diǎn)就是超出老板的預(yù)判和對你的預(yù)期。超預(yù)判，就是最好講老板不知道的事情，不要講他都知道了的事情，否則他會不耐煩。還有老板不知道的事情嗎？當(dāng)然有，老板不知道一線、一手信息，比如作為市場部職員的你，總被其他部門的同事打斷工作，他們一會兒向你要個logo源文件、一會兒向你要個公司介紹PPT、一會兒向你要個微信端長圖……他們要得急，可你手上又有其他工作，你要么自己的工作被打斷，要么耽誤其他部門的工作，這可怎么辦？于是，你在云上建了個市場部資料庫，分門別類整理好資料，方便其他部門的同事搜索，提升了所有人的工作效率。這么生動鮮活的一線、一手故事，領(lǐng)導(dǎo)聽完了，一定會被你打動。超預(yù)期，舉個例子，比如給老板買完機(jī)票匯報工作。超預(yù)期：機(jī)票買好了，同時安排好了送機(jī)、接機(jī)的出租車和入住酒店。超預(yù)期+1：機(jī)票買好了，同時安排好了送機(jī)、接機(jī)的出租車和入住酒店。打印好了商業(yè)會議演講稿以及與美國客戶的談判方案，方便您在出租車和飛機(jī)上審閱。超預(yù)判和超預(yù)期，也就是跳出工作本身，向上去理解，向下去落地，甚至思考“上上游”，因?yàn)槟愕睦习逡欢刻於荚谒伎妓睦习逶谙胧裁础?/span>好消息要一個一個匯報，壞消息要一次性匯報（參考損失厭惡理論）。3）不要輕易越級匯報工作（除非獲得直屬領(lǐng)導(dǎo)的許可）不要輕易越級匯報工作。先不說匯報內(nèi)容、匯報動機(jī)是否正確，高層領(lǐng)導(dǎo)在聽到下屬“越級匯報”時的第一反應(yīng)是：“你是一個'危險人物’，你如此忽略或者如此不滿你的直屬老板，如果哪天我成了你的直屬老板，你是不是也會這樣對我？奪我的權(quán)？或者說我的壞話？”所以，絕大多數(shù)高層老板都不喜歡聽下屬的“越級匯報”，他們在聽到下屬的“越級匯報”時，要么把內(nèi)容退回到原級處理，要么置之不理。不管他們選擇哪種，你都會同時失去直屬和高層老板的信任。千萬不要想著，如果你的領(lǐng)導(dǎo)不行，你行，這樣你就能取而代之。但是從更高層看來，是整個團(tuán)隊(duì)不行，哪怕把你的領(lǐng)導(dǎo)解雇了，也不會從他的下屬中提拔人選，要么會從別的“行”的部門調(diào)副手，要么外招空降。所以，你只有支持直屬老板成功，你自己才能成功，等你的老板被提拔了，你就會有機(jī)會接任。來源：本文節(jié)選自《關(guān)鍵演講——每一次演講都是人生的重要時刻》 Sophie 著，經(jīng)人民郵電出版社授權(quán)原創(chuàng)發(fā)布。
