總 經(jīng) 辦
二○○九年三月
前 言
總經(jīng)辦籌建草案總體思路為:
“職”即做什么,“能”即能起到的作用,明確部門 工作目標(biāo)、工作性質(zhì)
“責(zé)”即要實現(xiàn)職能應(yīng)該負(fù)的責(zé)任,明確部門工作范圍、工作內(nèi)容
根據(jù)部門職責(zé)明確組織架構(gòu)、崗位設(shè)置、人員編制
將職能、職責(zé)分解到各崗位,編制崗位說明書,明確責(zé)、權(quán)、利關(guān)系
根據(jù)崗位職責(zé)制訂對工作結(jié)果的評估評價標(biāo)準(zhǔn)和具體的考核辦法
總經(jīng)辦籌建草案
一、部門定位及其職能描述(暨工作目標(biāo)及工作性質(zhì))
總經(jīng)理辦公室,簡稱總經(jīng)辦,系為總經(jīng)理、集團(tuán)公司各直屬部門及其屬下各子公司服務(wù)的辦事機(jī)關(guān),在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下工作。
總經(jīng)辦的部門職能是做好集團(tuán)公司的“五員”,即服務(wù)員、辦事員、宣傳員、信息員及參謀員。通過為總經(jīng)理、集團(tuán)公司各直屬部門及其屬下各子公司提供服務(wù)、處理事務(wù)、傳遞信息,達(dá)到為總經(jīng)理分憂解勞和在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下為集團(tuán)公司各直屬部門及其屬下各子公司排憂解難的工作目標(biāo)。
二、部門職責(zé)描述(暨工作范圍及工作內(nèi)容)
1、部門職責(zé)概述 總經(jīng)辦擬建立起和維護(hù)好一套科學(xué)、完善、可行的公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)和行政事務(wù)處理系統(tǒng),通過上述“三個系統(tǒng)”提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù),準(zhǔn)確完備的管理信息及勤奮務(wù)實地處理好部門各項行政事務(wù)工作來體現(xiàn)其部門職能,達(dá)成其工作目標(biāo)。
因此,總經(jīng)辦的工作職責(zé)相應(yīng)分為公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)和行政事務(wù)處理系統(tǒng)三大部分:
(1)公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)包括:總經(jīng)理訪客接待;企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象的維護(hù);協(xié)助總經(jīng)理處理及維護(hù)公共關(guān)系。
(2)管理信息系統(tǒng)包括:來電、來函、傳真的處理;文件、單據(jù)處理(OA系統(tǒng));辦公電腦及局域網(wǎng)絡(luò)的維修、維護(hù)、保養(yǎng)和管理,管理軟件的開發(fā)、應(yīng)用和管理;總經(jīng)理指示的傳達(dá)、催辦、跟蹤及落實;內(nèi)部管理信息的收集、整理、統(tǒng)計、分析、匯報,政策動態(tài)研究。
(3)行政事務(wù)處理系統(tǒng)包括:總經(jīng)理后勤服務(wù);檔案資料管理;總經(jīng)理的文務(wù)、會務(wù)及事務(wù);協(xié)助總經(jīng)理處理內(nèi)部投訴(公司制度上無明文規(guī)定的事項)。
總經(jīng)辦職能魚骨圖
①
總經(jīng)理后勤服務(wù) ①總經(jīng)理訪客接待
②總經(jīng)理檔案資料管理 ②企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)和企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象維護(hù)
③總經(jīng)理的文務(wù)、會務(wù)、事務(wù) ③協(xié)助總經(jīng)理處理及維護(hù)公共關(guān)系
④協(xié)助總經(jīng)理處理內(nèi)部投訴(制度上未明文規(guī)定的)
3、行政事務(wù)處理系統(tǒng) 1、公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)
總經(jīng)辦
2、管理信息系統(tǒng)
⑤內(nèi)部管理的檢查監(jiān)督、政策動態(tài)研究
④指示的傳達(dá)、催辦、跟蹤、落實
③辦公電腦及局域網(wǎng)絡(luò)的維修、維護(hù)、保養(yǎng)和管理;管理軟件開發(fā)、應(yīng)用和管理
②文件、單據(jù)的處理
①來電、來函、傳真處理
2、總經(jīng)辦工作職責(zé)明細(xì)
一、公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)
序號
工作事項
工作內(nèi)容
工作性質(zhì)
責(zé)任崗
協(xié)助崗
協(xié)作部門
1
總經(jīng)理訪客接待
(1)訪客進(jìn)門,立刻起身,并致以問候。(您好?。?div style="height:15px;">
(2)引導(dǎo)訪客到等候區(qū)就座,遞上茶水,問詢是否有預(yù)約后,向總經(jīng)理請示是否面見。
(3)總經(jīng)理同意面見后,方可引導(dǎo)訪客進(jìn)入總經(jīng)理辦公室。不同意面見,則予于婉拒。
(4)重要訪客須提供茶水、水果服務(wù)。
(5)根據(jù)總經(jīng)理指示,負(fù)責(zé)協(xié)助訪客到公司其他部門辦理事務(wù)。
主辦
行政助理
總經(jīng)理秘書
行政部
2
企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)
(1)隨時收集或定期征集企業(yè)重大發(fā)展動態(tài)信息。分類、匯總、分析、研究后,擬制宣傳文稿充實網(wǎng)站內(nèi)容。
(2)關(guān)注行業(yè)內(nèi)知名企業(yè)網(wǎng)站,在IT主辦的技術(shù)支持下推動企業(yè)網(wǎng)站的優(yōu)化、美化及合理化建設(shè)工作。
主辦
總經(jīng)理秘書
IT主辦
行政部、營銷部
3
企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象的維護(hù)
(1)每天不定時瀏覽和搜索與企業(yè)及企業(yè)合作方的相關(guān)信息,分類、匯總、分析、研究后,對有損企業(yè)形象的不實信息,有針對性的提出維護(hù)方案。
(2)通過報紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒介關(guān)注昆明地區(qū)樓盤動態(tài)信息,在營銷部的協(xié)作下每月擬制若干企業(yè)網(wǎng)絡(luò)宣傳軟文,增加企業(yè)正面信息宣傳力度。
主辦
總經(jīng)理秘書
IT主辦
所有職能部門
4
公共關(guān)系的處理和維護(hù)
(1)根據(jù)總經(jīng)理的要求,做好重要來訪客人的接待工作。
(2)在總經(jīng)理事務(wù)繁忙時,根據(jù)其指示,代為出席部分社會活動及處理一些力所能及的事務(wù)。
配合
總經(jīng)辦主任
總經(jīng)理秘書
二、管理信息系統(tǒng)
序號
工作事項
工作內(nèi)容
工作性質(zhì)
責(zé)任崗
協(xié)助崗
協(xié)作部門
5
來電、來函的處理(包括公司內(nèi)外部)
(1)及時(電話響起3聲內(nèi))、禮貌(“你好!天祐集團(tuán)總經(jīng)辦。”)、穩(wěn)妥(態(tài)度友好、認(rèn)真傾聽、處理果斷、匯報準(zhǔn)確)地處理來電及來函。
(2)需要提供公司材料的,在行政部的協(xié)作下,做好報表填寫、文稿編制等工作,并按時完成。
主辦
行政助理
總經(jīng)理秘書
行政部
6
上報到部門的文件、單據(jù)處理
(1)接收單據(jù),復(fù)核、審查后,向總經(jīng)理匯報審批;已批準(zhǔn)的文件,登記后返回有關(guān)部門;存在問題的直接退回或拒收,并闡明原由;每月進(jìn)行統(tǒng)計匯總。
(2)對于存在嚴(yán)重問題的文件、單據(jù),根據(jù)總經(jīng)理的指示,協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行問責(zé)和追究。
主辦
行政助理
總經(jīng)理秘書
無
7
辦公電腦及辦公網(wǎng)絡(luò)的維修、維護(hù)、保養(yǎng)
(1)根據(jù)其他部門對辦公電腦、辦公網(wǎng)絡(luò)的報修情況,及時出修,有效排除故障,并給出維護(hù)建議。
(2)每月定期對公司所有電腦,進(jìn)行一次有針對性的維護(hù)和保養(yǎng)。
(3)根據(jù)平時收集到的電腦故障情況,有針對性地提供技術(shù)支持或培訓(xùn)服務(wù)。
(4)公司機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備的管理和維護(hù)。
主管
IT主辦
行政助理
所有職能部門
8
辦公電腦、辦公網(wǎng)絡(luò)的管理
(1)協(xié)助總經(jīng)辦主管出臺、完善公司網(wǎng)絡(luò)管理辦法及電腦使用規(guī)定。
(2)對公司辦公電腦、辦公網(wǎng)絡(luò)管理提供技術(shù)方面的建設(shè)性和具可操作性的建議,并負(fù)責(zé)實施、監(jiān)督和管理。
主管
IT主辦
行政助理
9
公司信息化建設(shè),管理軟件的開發(fā)、應(yīng)用及管理
(1)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要,擬訂公司信息化建設(shè)方案,并負(fù)責(zé)組織實施和監(jiān)督管理。
(2)根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務(wù)需要,開發(fā)管理軟件、并進(jìn)行使用指導(dǎo)和相關(guān)培訓(xùn)。
主辦
IT主辦
行政助理
序號
工作事項
工作內(nèi)容
工作性質(zhì)
責(zé)任崗
協(xié)助崗
協(xié)作部門
10
總經(jīng)理指示的傳達(dá)、檢查、督促、跟進(jìn)及落實
(1)根據(jù)總經(jīng)理指示的輕重緩急程度,以面對面溝通、下發(fā)通知、組織協(xié)調(diào)等方式進(jìn)行傳達(dá),并定期進(jìn)行檢查、督促及跟進(jìn)。
(2)根據(jù)實際情況,不定期對指示的落實情況向總經(jīng)理口頭匯報或書面報告。
主辦
總經(jīng)辦主任
總經(jīng)理秘書
所有職能部門
11
內(nèi)部管理信息的收集、統(tǒng)計、分析、研究、匯報
(1)每天關(guān)注企業(yè)管理信息,對行政助理的月度業(yè)務(wù)量統(tǒng)計匯總表,進(jìn)行分析、研究,并向總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任匯報。
(2)根據(jù)對月度業(yè)務(wù)量統(tǒng)計匯總表的分析研究,分析企業(yè)運(yùn)營狀況,并為總經(jīng)理提供決策參考。
主辦
總經(jīng)理秘書
行政助理
12
行業(yè)動態(tài)、國家政策動態(tài)的研究、報告
(1)每天瀏覽行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站、關(guān)注行業(yè)動態(tài)及國家政策動態(tài)。并以周報的形式上報總經(jīng)理。
(2)企業(yè)運(yùn)營經(jīng)典案例推薦,每月一篇。
主辦
總經(jīng)理秘書
行政助理
無
三、行政事務(wù)處理系統(tǒng)
序號
工作事項
工作內(nèi)容
工作性質(zhì)
責(zé)任崗
協(xié)助崗
協(xié)作部門
13
總經(jīng)理后勤服務(wù)
(1)為總經(jīng)理泡茶、送報紙、遞資料等。
(2)總經(jīng)理辦公用品的領(lǐng)用和管理。
(3)部門內(nèi)花草動物的養(yǎng)護(hù)。
(4)總經(jīng)理交辦的其他雜務(wù)。
主辦
行政助理
IT主辦
無
14
總經(jīng)理檔案資料管理
(1)總經(jīng)理檔案資料的接收、征集、整理、歸類、保管、編號、建檔、歸檔及查找。
(2)檔案資料的定期清理。
主管
行政助理
總經(jīng)理秘書
無
15
總經(jīng)理文務(wù)、會務(wù)及事務(wù)辦理
(1)總經(jīng)理文稿的起草,包括講話稿、重要指示、會議紀(jì)要、公函等。(2)負(fù)責(zé)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)小組會議的召集、主持、組織、安排,并做好會議記錄。(3)總經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。
主辦
總經(jīng)理秘書
行政助理
行政部
序號
工作事項
工作內(nèi)容
工作性質(zhì)
責(zé)任崗
協(xié)助崗
協(xié)作部門
16
內(nèi)部行政管理監(jiān)督
(1)配合行政部不定期抽查公司各部門行政管理工作,對于違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象進(jìn)行整肅或處罰。
(2)根據(jù)抽查或檢查的情況,配合行政部組織有關(guān)培訓(xùn)或制訂更可行、更有效、更科學(xué)的行政管理辦法。
配合
總經(jīng)辦主任
行政助理
行政部
17
內(nèi)部投訴處理(公司制度上無明文規(guī)定的事項)
(1)對于直接上報總經(jīng)辦的員工投訴,進(jìn)行過濾,公司制度上已有明文規(guī)定的,一律協(xié)助行政部按有關(guān)規(guī)定處理。
(2)對公司制度上無明文規(guī)定的,協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行處理。處理完畢后,協(xié)助行政部將其規(guī)范后載入公司制度。
配合
總經(jīng)辦主任
總經(jīng)理秘書
所有職能部門
18
協(xié)助其他部門完成集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)
協(xié)辦
總經(jīng)辦主任
部門其他員工
無
備注:(1)上表所述,總經(jīng)辦工作職責(zé)中,共計有18個工作事項,40小項工作內(nèi)容。
(2)其中,總經(jīng)理秘書崗主要負(fù)責(zé)文字處理工作,行政助理崗位主要負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)及后勤服務(wù),IT主辦主要負(fù)責(zé)公司信息化建設(shè)工作,總經(jīng)辦主任主要負(fù)責(zé)部門間協(xié)調(diào)及部門內(nèi)工作的組織及管理,并在劃分責(zé)任崗和協(xié)助崗時,綜合考慮了其工作飽和度。
(3)品質(zhì)管理部、監(jiān)察部的部門職責(zé),屬于機(jī)構(gòu)上的疊床架構(gòu),故沒有列入。品質(zhì)管理的核心意義在于工作效率的提高及工作方法的改進(jìn),包括產(chǎn)品質(zhì)量、營銷質(zhì)量、管理質(zhì)量等方面的監(jiān)控、管理、研討、改進(jìn),應(yīng)歸口至各業(yè)務(wù)部門。企業(yè)文化方面,重要的是“行”,而不是“文”和“言”,現(xiàn)在集團(tuán)在推行績效考核,就是在建立新的、“說到做到”、“勤奮務(wù)實”的企業(yè)文化,故也沒有列入部門工作范圍。
二、崗位設(shè)置及人員編制
總經(jīng)辦人員擬訂編制為3~5人。擬設(shè)主任1名,總經(jīng)理秘書1名(兼副主任)、行政助理 1~2名、IT主辦1~2名。
總經(jīng)理辦公室組織機(jī)構(gòu)圖
三、崗位描述
總經(jīng)辦主任崗位職責(zé)及崗位說明
一、崗位資料
職位名稱
總經(jīng)理辦公室主任
所屬部門
總經(jīng)辦
直屬上級
集團(tuán)直管副總
職 級
部門主管級
直屬下級
總經(jīng)辦各崗位人員
二、崗位在組織中的位置
三、崗位職責(zé):
1
根據(jù)集團(tuán)公司總體要求制定部門各項管理制度和工作規(guī)范,確立本部門長期、中期和短期的工作目標(biāo)。對部門內(nèi)所有工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)和管理責(zé)任。
2
根據(jù)部門工作目標(biāo),制定部門年度工作計劃,并將其科學(xué)、合理、可行地分解至每月及各崗位。
3
負(fù)責(zé)組織實施和監(jiān)督執(zhí)行部門年度計劃,并做好部門月度工作總結(jié)及年度工作總結(jié)。
4
制定部門管理目標(biāo),包括一系列規(guī)章制度、操作程序、崗位責(zé)任等,并監(jiān)督實施。
5
召集并主持部門例會,及時解決部門運(yùn)作中出現(xiàn)的問題,組織部門員工按規(guī)定和計劃完成各項工作任務(wù),并對完成質(zhì)量進(jìn)行不定期檢查,對部門員工進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及培訓(xùn)。
6
負(fù)責(zé)與部門上級及其他部門之間的溝通與協(xié)調(diào),理順工作關(guān)系,保證部門各方面工作的順利開展及進(jìn)行。
7
協(xié)助總經(jīng)理與外界建立良好的溝通渠道,樹立良好的企業(yè)形象,維護(hù)公司合法權(quán)益。
8
協(xié)助總經(jīng)理開展公共關(guān)系活動,與社會同行及政府職能部門建立良好的關(guān)系。
9
擬定部門
人力資源規(guī)劃,提交集團(tuán)公司審批通過后,監(jiān)督執(zhí)行。
10
根據(jù)計劃及集團(tuán)公司考核指標(biāo),確定
管理人員、部門及下屬各崗位的績效考核指標(biāo)及辦法。
11
根據(jù)績效考核指標(biāo)及辦法,負(fù)責(zé)對部門員工進(jìn)行月度考評。
12
注重企業(yè)文化教育和員工素質(zhì)教育,完善部門運(yùn)作機(jī)制和有效的管理制度,培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)熟練、作風(fēng)過硬的員工隊伍。
13
負(fù)責(zé)公司電子化辦公系統(tǒng)的維修、維護(hù)、保養(yǎng)、管理、保密措施等方案的制訂。
14
做好公司內(nèi)部各種管理信息、政策動態(tài)及市場信息的收集、整理、統(tǒng)計、分析工作。
15
每月向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況并接受集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)不定期的工作質(zhì)詢。
16
完成集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
四、工作協(xié)作關(guān)系:
內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系
對上級領(lǐng)導(dǎo)的工作匯報,部門間的工作配合
外部協(xié)調(diào)關(guān)系
總經(jīng)理訪客、總經(jīng)理社會活動對象
五、使用設(shè)備: 計算機(jī)、一般辦公網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備。
六、任職資格:
初級主管
中級主管
高級主管
教育背景
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)2年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職4年以上工作經(jīng)驗
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)3年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職5年以上工作經(jīng)驗
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)6年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職8年以上工作經(jīng)驗
能力要求
能夠帶領(lǐng)和管理3~5人的團(tuán)隊按質(zhì)、按量、按時完成工作任務(wù)、達(dá)成工作目標(biāo)
能夠帶領(lǐng)和管理5~10人的團(tuán)隊按質(zhì)、按量、按時完成工作任務(wù)、達(dá)成工作目標(biāo)
能夠帶領(lǐng)和管理15人以上的團(tuán)隊按質(zhì)、按量、按時完成工作任務(wù)、達(dá)成工作目標(biāo)
具有開拓、創(chuàng)新意識,并具備較強(qiáng)的規(guī)劃整合能力;
具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)、組織、溝通、協(xié)調(diào)和策劃能力;
具有較為全面的行政管理知識;
具有良好的企業(yè)管理經(jīng)驗和組織協(xié)調(diào)能力;
具有良好的語言組織能力和公文寫作能力;
懂電腦操作,熟練運(yùn)用各類辦公軟件。
善于協(xié)調(diào)、溝通,責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng);
親和力、判斷能力、決策能力、計劃能力、談判能力強(qiáng);
為人干練、踏實、處事靈活、顧全大局;
良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守,有很強(qiáng)的感召力和凝聚力。
七、考核辦法
年度考核
①年度績效薪資總額的70%與集團(tuán)公司四大業(yè)務(wù)部門年度硬指標(biāo)達(dá)標(biāo)率100%掛鉤。
②30%與本部門年計劃完成率100%掛鉤,月平均計劃達(dá)成率不得低于85%。
月度考核
①月度績效薪資總額的40%與集團(tuán)公司四大業(yè)務(wù)部門月度硬指標(biāo)計劃完成率100%掛鉤。
②50%與本部門年計劃月完成率100%掛鉤,其余5%與本部門計劃準(zhǔn)確率100%掛鉤,5%與部門員工滿意度100%掛鉤,計劃準(zhǔn)確率85%以上方為合格。
③連續(xù)3個月,部門月度計劃完成率低于60%,工資級檔自動下調(diào)5檔;連續(xù)6個月,部門計劃完成率低于60%,工資級檔自動下調(diào)1級,第7個月部門計劃完成率仍低于60%,調(diào)整崗位或予于辭退。年終,月度計劃平均完成率達(dá)到95%以上,工作級檔上調(diào)2檔,連續(xù)3年月度平均計劃完成率達(dá)到95%以上,工資級檔上調(diào)1級。
月薪幅度
初級主管
中級主管
高級主管
2500~3000元/月
3000~3500元/月
3500~5000元/月
八、例行工作
工作時間
工作內(nèi)容
頻次
每天
瀏覽集團(tuán)、城投及地產(chǎn)類網(wǎng)站,關(guān)注集團(tuán)、合作方動態(tài)信息。
上下午各一次
瀏覽行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站,關(guān)注行業(yè)信息、市場信息、政策動態(tài)。
上午一次
瀏覽云南主要報刊媒介(春城晚報等),關(guān)注重要新聞及行業(yè)信息。
上午一次
部門內(nèi)工作(計劃、決議、指令、任務(wù)、重要工作等)的跟進(jìn)、推動、落實。
視情況不定時
總經(jīng)理指示的傳達(dá)、協(xié)調(diào)、檢查、跟進(jìn)和督促。
對網(wǎng)絡(luò)管理員上報的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象負(fù)面信息探討解決方案、制訂對策。
管理信息系統(tǒng)運(yùn)行狀況的瀏覽和檢查。
安排完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種臨時工作任務(wù)。
每周
召集和主持部門工作會議,布置工作、分配任務(wù)。
周一上午
有針對性的召開部門專題會議,探討問題、研究方案、制訂對策。
視情況不定時
督促部門內(nèi)重要工作推進(jìn)情況。
視情況不定時
組織部門內(nèi)“每周一講”知識分享活動。
周五上午
每月
擬寫部門月度工作總結(jié)、制訂下月工作計劃、編制月度績效考核報告。
每月5號前
分析部門運(yùn)作狀況、找到不足,并制訂績效改進(jìn)方案。
統(tǒng)計、匯總、分析各種管理信息數(shù)據(jù)。
召開部門月度例會并做部門工作報告、并通報當(dāng)月工作考核情況。
擬寫部門管理月報,上報直管副總經(jīng)理及總經(jīng)理。
每年
組織部門年度工作務(wù)虛會,征求意見,發(fā)現(xiàn)問題,達(dá)成共識。
集團(tuán)
年度工作會
召開10天前
擬寫部門年度工作總結(jié)、制訂下年工作計劃、編制年度績效考核報告。
分析部門年度工作情況、運(yùn)行狀況,并制訂可實施的改進(jìn)方案。
參加集團(tuán)年度工作總結(jié)大會,并做部門年度工作報告并大會匯報下一年度工作計劃安排。
召集并主持部門年度工作總結(jié)會及計劃安排會,布置工作、分配任務(wù)。
總經(jīng)辦總經(jīng)理秘書崗位職責(zé)及崗位說明
一、崗位資料
職位名稱
總經(jīng)理秘書
所屬部門
總經(jīng)辦
直屬上級
總經(jīng)辦主任
職 級
部門副主管級
直屬下級
無
二、崗位在組織中的位置
三、崗位職責(zé):
1
協(xié)助總經(jīng)辦主任根據(jù)集團(tuán)公司總體要求制定部門各項管理制度和工作規(guī)范,確立本部門長期、中期和短期的工作目標(biāo)。
2
協(xié)助總經(jīng)辦主任組織實施和監(jiān)督執(zhí)行部門年度計劃,并草擬部門月度工作總結(jié)及年度工作總結(jié)。
3
協(xié)助總經(jīng)辦主任制定部門管理目標(biāo),包括一系列規(guī)章制度、操作程序、崗位責(zé)任等。
4
負(fù)責(zé)草擬總經(jīng)辦各種行政文書及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)宣傳軟文。
5
協(xié)助總經(jīng)理處理、協(xié)調(diào)和維護(hù)各種公共關(guān)系,樹立良好的企業(yè)形象,維護(hù)公司合法權(quán)益。
6
協(xié)助總經(jīng)理與外界建立良好的溝通渠道。
7
負(fù)責(zé)公司內(nèi)部各種管理信息、政策動態(tài)及市場信息的收集、整理、統(tǒng)計、分析工作。
8
在部門行政助理的配合下,負(fù)責(zé)做好總經(jīng)理各項行政事務(wù)及后勤服務(wù)工作。
9
每月向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況并接受不定期的工作質(zhì)詢。
10
完成總經(jīng)理交辦的其他工作。
四、工作協(xié)作關(guān)系:
內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系
對上級領(lǐng)導(dǎo)的工作匯報,部門內(nèi)的工作配合
外部協(xié)調(diào)關(guān)系
總經(jīng)理訪客、總經(jīng)理社會活動對象
五、使用設(shè)備: 計算機(jī)、一般辦公網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備。
六、任職資格:
初級主辦
中級主辦
高級主辦
教育背景
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)2年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職4年以上工作經(jīng)驗
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)3年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職5年以上工作經(jīng)驗
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)6年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職8年以上工作經(jīng)驗
能力要求
在部門領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助下能夠按質(zhì)、按量、按時完成工作任務(wù)、達(dá)成工作目標(biāo);具備良好的語言組織能力和文字處理能力。
基本能夠按質(zhì)、按量、按時獨(dú)立完成工作任務(wù)、達(dá)成工作目標(biāo);具備較強(qiáng)的語言組織能力和文字處理能力。
能夠按質(zhì)、按量、按時獨(dú)立完成本職工作、達(dá)成工作目標(biāo);具備過硬的語言組織能力和文字處理能力。
具有一定的領(lǐng)導(dǎo)、組織、溝通、協(xié)調(diào)和策劃能力;具有一定的行政管理知識,熟悉房地產(chǎn)業(yè)及建筑產(chǎn)業(yè)相關(guān)法律法規(guī);懂電腦操作,熟練運(yùn)用各類辦公軟件。
善于協(xié)調(diào)、溝通,責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng);具備良好的親和力、判斷能力、組織能力、計劃能力、談判能力;為人干練、踏實、處事靈活、顧全大局;良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守,有一定的感召力和凝聚力。
七、考核辦法
年度考核
①年度績效薪資總額的70%與集團(tuán)公司四大業(yè)務(wù)部門年度硬指標(biāo)達(dá)標(biāo)率100%掛鉤。
②30%與本部門年計劃完成率100%掛鉤,月平均計劃達(dá)成率不得低于85%。
月度考核
①月度績效薪資總額的40%與集團(tuán)公司四大業(yè)務(wù)部門月度硬指標(biāo)計劃完成率100%掛鉤。
②40%與本部門月計劃完成率100%掛鉤。
③20%與本職工作月度任務(wù)完成率100%掛鉤。
④連續(xù)3個月,本職工作月度任務(wù)完成率低于60%,工資級檔自動下調(diào)5級;連續(xù)6個月,本職工作月度任務(wù)完成率低于60%,工資級檔自動下調(diào)1檔,第7個月職工作月度任務(wù)完成率仍低于60%,調(diào)整崗位或予于辭退。年終,本職工作月度任務(wù)平均完成率達(dá)到95%以上,工作級檔上調(diào)2級,連續(xù)3年本職工作月度任務(wù)平均完成率達(dá)到95%以上,工資級檔上調(diào)1檔。
月薪幅度
初級主辦
中級主辦
高級主辦
2000~2500元/月
2500~3000元/月
3000~4500元/月
八、例行工作
工作時間
工作內(nèi)容
頻次
每天
瀏覽集團(tuán)、城投及地產(chǎn)類網(wǎng)站,關(guān)注集團(tuán)、合作方動態(tài)信息,摘取重要信息。
上下午各一次
瀏覽行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站,關(guān)注行業(yè)信息、市場信息、政策動態(tài)。
上午一次
瀏覽云南主要報刊媒介(春城晚報等),關(guān)注重要新聞及行業(yè)信息。
下午一次
為總經(jīng)理提供送報、泡茶、水果招待等后勤服務(wù)。
隨時
來電、來函的處理,工作郵件的查詢、上報、回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)。
隨時
內(nèi)部管理信息的收集。
隨時
完成總經(jīng)理臨時交辦的各項任務(wù)。
-
每周
向部門主管匯報上周工作簡況及本周工作計劃、任務(wù)安排。
周一上午
提交行業(yè)動態(tài)、國家政策動態(tài)的周報,通過總經(jīng)辦主任同意后,上報總經(jīng)理。
匯報、提交上周網(wǎng)絡(luò)搜索企業(yè)及企業(yè)方信息情況,研究解決方案。
每月
根據(jù)月度業(yè)務(wù)量統(tǒng)計表,提交企業(yè)運(yùn)營分析月報。
每月5號前
提交企業(yè)運(yùn)營經(jīng)典案例。
提交月度企業(yè)網(wǎng)絡(luò)宣傳軟文,至少1篇。
每年
個人年終工作總結(jié)、工作計劃。
集團(tuán)
年度工作會
召開10天前
年度網(wǎng)站建設(shè)情況報告。
企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象維護(hù)報告。
內(nèi)部管理運(yùn)營分析報告。
總經(jīng)辦行政助理崗位職責(zé)及崗位說明
一、崗位資料
職位名稱
行政助理
所屬部門
總經(jīng)辦
直屬上級
總經(jīng)辦主任
職 級
部門主辦級
直屬下級
無
二、崗位在組織中的位置
三、崗位職責(zé):
1
負(fù)責(zé)做好總經(jīng)理重要訪客接待工作。
2
負(fù)責(zé)上報到部門的文件單據(jù)的接收、核查、送批、匯報、問詢、統(tǒng)計及匯總。
3
負(fù)責(zé)做好總經(jīng)理每天后勤服務(wù),包括泡茶、送報紙、遞資料、辦公用品管理、花草動物的養(yǎng)護(hù)及其他臨時交辦的其他雜務(wù)。
4
負(fù)責(zé)總經(jīng)理檔案資料的接收、征集、整理、歸類、保管、編號、建檔、歸檔及查找,并進(jìn)行定期清理。
5
協(xié)助總經(jīng)理秘書做好部門來電、來函的處理工作及內(nèi)部管理信息的收集和統(tǒng)計工作,并參與分析研究。
6
協(xié)助總經(jīng)理秘書收集、整理行業(yè)動態(tài)、國家政策動態(tài)信息,并參與研究及報告的擬寫。
7
協(xié)助總經(jīng)理秘書做好總經(jīng)理文務(wù)、會務(wù)的處理工作。
8
協(xié)助總經(jīng)辦主任進(jìn)行內(nèi)部行政管理的監(jiān)督檢查及員工投訴處理工作。
9
每月向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況并接受不定期的工作質(zhì)詢。
10
完成總經(jīng)理交辦的其他工作。
四、工作協(xié)作關(guān)系:
內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系
對上級領(lǐng)導(dǎo)的工作匯報,部門內(nèi)、部門間的工作配合
外部協(xié)調(diào)關(guān)系
總經(jīng)理訪客、總經(jīng)理社會活動對象
五、使用設(shè)備: 計算機(jī)、一般辦公網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備。
六、任職資格:
初級主辦
中級主辦
高級主辦
教育背景
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)1年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職2年以上工作經(jīng)驗
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)2年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職3年以上工作經(jīng)驗
本科以上學(xué)歷,大中型企業(yè)4年以上同職工作經(jīng)驗或?qū)?茖W(xué)歷,有大中型企業(yè)同職6年以上工作經(jīng)驗
能力要求
在部門領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助下能夠按質(zhì)、按量、按時完成工作任務(wù)、達(dá)成工作目標(biāo);具備良好的語言組織能力和文字處理能力。
基本能夠按質(zhì)、按量、按時獨(dú)立完成工作任務(wù)、達(dá)成工作目標(biāo);具備較強(qiáng)的語言組織能力和文字處理能力。
能夠按質(zhì)、按量、按時獨(dú)立完成本職工作、達(dá)成工作目標(biāo);具備過硬的語言組織能力和文字處理能力。
具有一定的領(lǐng)導(dǎo)、組織、溝通、協(xié)調(diào)和策劃能力;具有一定的行政管理知識,熟悉房地產(chǎn)業(yè)及建筑產(chǎn)業(yè)相關(guān)法律法規(guī);懂電腦操作,熟練運(yùn)用各類辦公軟件。
善于協(xié)調(diào)、溝通,責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng);具備良好的親和力、判斷能力、組織能力、計劃能力、談判能力;為人干練、踏實、處事靈活、顧全大局;良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守,有一定的感召力和凝聚力。
七、考核辦法
年度考核
①年度績效薪資總額的70%與集團(tuán)公司四大業(yè)務(wù)部門年度硬指標(biāo)達(dá)標(biāo)率100%掛鉤。
②30%與本部門年計劃完成率100%掛鉤,月平均計劃達(dá)成率不得低于85%。
月度考核
①月度績效薪資總額的40%與集團(tuán)公司四大業(yè)務(wù)部門月度硬指標(biāo)計劃完成率100%掛鉤。
②30%與本部門月計劃完成率100%掛鉤。
③30%與本職工作月度任務(wù)完成率100%掛鉤。
④連續(xù)3個月,本職工作月度任務(wù)完成率低于60%,工資級檔自動下調(diào)5級;連續(xù)6個月,本職工作月度任務(wù)完成率低于60%,工資級檔自動下調(diào)1檔,第7個月本職工作月度任務(wù)完成率仍低于60%,調(diào)整崗位或予于辭退。年終,本職工作月度任務(wù)平均完成率達(dá)到95%以上,工作級檔上調(diào)2級,連續(xù)3年本職工作月度任務(wù)平均完成率達(dá)到95%以上,工資級檔上調(diào)1檔。
月薪幅度
初級主辦
中級主辦
高級主辦
1500~2000元/月
2000~2500元/月
2500~3500元/月
八、例行工作
工作時間
工作內(nèi)容
頻次
每天
每天
負(fù)責(zé)做好總經(jīng)理訪客接待工作。包括訪客的過濾、引導(dǎo)、茶果服務(wù)、協(xié)助到其他部門辦理事務(wù)。
上下午各一次
文件單據(jù)的接收、核查、送批、匯報、問詢、統(tǒng)計及匯總
隨時
瀏覽集團(tuán)、城投及地產(chǎn)類網(wǎng)站,關(guān)注集團(tuán)、合作方動態(tài)信息,摘取重要信息。
上下午各一次
瀏覽行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站,關(guān)注行業(yè)信息、市場信息、政策動態(tài)。
上午一次
瀏覽云南主要報刊媒介(春城晚報等),關(guān)注重要新聞及行業(yè)信息。
下午一次
部門內(nèi)花草動物的養(yǎng)護(hù)。
上午一次
總經(jīng)理重要活動日程提醒。
-
完成總經(jīng)理臨時交辦的各項任務(wù)。
-
每周
向部門主管匯報上周工作簡況及本周工作計劃、任務(wù)安排。
周一上午
每月
提交月度部門業(yè)務(wù)量統(tǒng)計表。
每月5號前
每年
個人年終工作總結(jié)、工作計劃。
集團(tuán)
年度工作會
召開10天前
協(xié)助總經(jīng)理秘書編寫年度網(wǎng)站建設(shè)情況報告,企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象維護(hù)報告、內(nèi)部管理運(yùn)營分析報告。