1 目的
規(guī)定材料設(shè)備的采購、驗收和結(jié)算過程工作流程,明確各部門相互工作關(guān)系,提高工作效率,確保進(jìn)場的工程材料設(shè)備滿足工程建設(shè)需要.
2 適用范圍
本辦法適用于公司所有工程項目甲供材料設(shè)備管理
3 職責(zé)
3.1 采購部
3.1.1 負(fù)責(zé)材料設(shè)備采購實施;
3.1.2 負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備采購違約索賠;
3.1.3 負(fù)責(zé)材料采購招標(biāo)及采購合同編制簽署工作
3.1.4 參與材料設(shè)備進(jìn)場驗收抽檢工作;
3.1.5 參與項目部組織的材料封樣;
3.1.6 負(fù)責(zé)與施工單位核對材料進(jìn)場數(shù)量,簽轉(zhuǎn)<<直達(dá)供應(yīng)領(lǐng)料單>>;
3.1.7 負(fù)責(zé)與供貨單位核銷工作
3.2 成本合約部
3.2.1 組織施工單位在規(guī)定時間內(nèi)提出并匯總<<甲供材料用量表>>；
3.2.2 負(fù)責(zé)審批施工單位上報的<<甲供材料用量表>>;
3.2.3 負(fù)責(zé)審核項目部編制的<<年度甲供材料采購計劃>>;
3.2.4 審批材料采購招標(biāo)文件及采購合同;
3.3 項目部
3.3.1 負(fù)責(zé)編制<<年度甲供材料采購計劃>>;
3.3.2 協(xié)助成本合約部審核施工單位上報的<<甲供材料用量表>>，并提出設(shè)備、材料采購技術(shù)要求；
3.3.3 協(xié)同監(jiān)理單位建立現(xiàn)場材料樣板庫;
3.3.4 協(xié)同監(jiān)理單位和施工單位,組織材料設(shè)備的驗收,并及時移交施工單位接管;
3.3.5 督促監(jiān)理單位進(jìn)行材料設(shè)備送檢;
3.3.6 協(xié)助供方對施工現(xiàn)場的勘察，以及供方細(xì)化施工方案的確認(rèn)，供方樣品封樣；
3.4 工程副總
3.4.1 負(fù)責(zé)審核<<年度甲供材料采購計劃>>;
3.4.2 負(fù)責(zé)計劃外甲供材料設(shè)備采購的審核;
3.5 總經(jīng)理
3.5.1 負(fù)責(zé)審批<<年度甲供材料采購計劃>>;
3.5.2 負(fù)責(zé)審批計劃外甲供材料設(shè)備的采購;
4 工作程序
4.1 材料設(shè)備采購
4.1.1 項目部每年年末編制次年<<年度甲供材料采購計劃>>,報工程副總審核,總經(jīng)理審批. <<年度甲供材料采購計劃>>將作為實施甲供材采購的依據(jù).
4.1.2 對于<<年度甲供材料采購計劃>>以外的新增甲供材料設(shè)備的采購,由項目部提出申請，成本合約部審核,報工程副總審核,總經(jīng)理審批后執(zhí)行.
4.1.3 項目施工前或施工過程中施工單位在規(guī)定時間內(nèi)編制<<甲供材料用量表>>,報現(xiàn)場工程師,現(xiàn)場工程師初審后移交公司成本合約部,成本合約部復(fù)核完畢將最后確認(rèn)的材料用量轉(zhuǎn)交采購部,采購部按照材料用量表上的數(shù)量實施采購,簽訂材料設(shè)備采購合同.
4.1.4 材料設(shè)備采購合同簽訂后,采購部按合同約定及單批需求量、進(jìn)場時間通知供貨單位送貨..
4.1.5 采購部及項目部與施工單位共同確定材料設(shè)備的進(jìn)場時間. 確認(rèn)后知會監(jiān)理單位或相關(guān)人員.供貨單位送貨僅以采購部通知為準(zhǔn).
4.2 材料設(shè)備進(jìn)場驗收
4.2.1 材料設(shè)備供貨單位按照合同約定及與采購部確認(rèn)的最終進(jìn)場時間及時供貨,現(xiàn)場工程師與施工單位確定材料設(shè)備堆放場地.
4.2.2 施工單位必須授權(quán)專人對材料進(jìn)行驗收,并辦理有關(guān)領(lǐng)料事宜,采購部只針對專門授權(quán)人開展工作.
4.2.3 監(jiān)理單位必須授權(quán)專人對材料進(jìn)行驗收
4.2.4 供貨單位在貨到前通知項目部及監(jiān)理單位,項目部在接到通知后組織施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行材料設(shè)備進(jìn)場驗收,并填報<<甲供材料驗收單>>.<<甲供材料驗收單>>由供貨單位、施工單位、監(jiān)理單位、項目部共同簽字. <<甲供材料驗收單>>作為供貨單位申請付款的依據(jù).
4.2.5 驗收過程中,,項目部負(fù)責(zé)按供貨合同驗收質(zhì)量及對其型號、規(guī)格等參數(shù)進(jìn)行審核,施工單位負(fù)責(zé)檢查其外觀質(zhì)量、數(shù)量并接收,監(jiān)理單位全程參與.
4.2.6 監(jiān)理單位根據(jù)規(guī)范要求送檢,則按規(guī)定要求送檢并見證.如不須送檢,則組織驗收人員得出驗收結(jié)論.
4.2.7 如整批材料都合格,則由施工單位接收,并投入施工;如屬部分或全部不合格且無法使用但可重新供貨,則由監(jiān)理單位發(fā)出部分退貨或全部退貨的通知.
4.2.8 監(jiān)理單位在發(fā)退貨通知時應(yīng)考慮是否影響工期;如不影響工期,,則安排供貨單位重新供貨;如影響工期,則通知項目部尋找代替方案,并由采購部辦理索賠.
4.2.9 驗收后,項目部將<<甲供材料驗收單>>轉(zhuǎn)交采購部,采購部辦理材料設(shè)備出入庫和領(lǐng)用手續(xù),并將材料設(shè)備移交施工單位,開據(jù)<<直達(dá)供應(yīng)領(lǐng)料單>>,施工單位負(fù)責(zé)安排貨物入庫.
4.2.10 入庫后，成本合約部、采購部、項目部組織供貨單位向監(jiān)理單位、施工單位進(jìn)行合同交底，明確材料設(shè)備技術(shù)參數(shù)。
4.3 材料設(shè)備結(jié)算與付款
4.3.1 對于一次性供貨或當(dāng)月內(nèi)供貨結(jié)束的材料設(shè)備,供貨單位依據(jù)<<甲供材料驗收單>>及所供貨物發(fā)票辦理結(jié)算定案手續(xù).
4.3.2 對于持續(xù)多次、跨月度供貨的材料,供貨單位每月25日前,將上個月供貨進(jìn)行匯總,編制<<材料月度供應(yīng)匯總表>>加蓋單位公章后連同本月所有<<甲供材料驗收單>>到采購部對賬.雙方核對明細(xì)確認(rèn)最終貨款后,供方開據(jù)貨物發(fā)票,采購部轉(zhuǎn)交財務(wù)部掛賬.供貨單位根據(jù)結(jié)算手續(xù)或合同約定辦理進(jìn)度付款手續(xù).
4.3.3 供貨全部結(jié)束后,供貨單位編制<<材料月度供應(yīng)匯總表>>加蓋公章確認(rèn)后附所有結(jié)算資料到財務(wù)部辦理結(jié)算定案手續(xù).
甲供材料驗收單
項目名稱： 材料名稱： 編號：
交貨地點
交貨時間
品名
型號、規(guī)格
單位
數(shù)量
單價
金額
備注
驗收結(jié)果： 1、合格 □ 2、不合格 □ （可附檢驗單或詳細(xì)說明）
不合格處理：1、退貨 □ 2、降級使用 □ 3、違約索賠 □ 4、單價下調(diào) □
工程副總審批：
供貨單位（蓋章）：
送貨人： 負(fù)責(zé)人：
施工單位意見（蓋章）：
收貨人： 項目負(fù)責(zé)人：
監(jiān)理單位意見（蓋章）：
驗收人： 總監(jiān)：
建設(shè)單位意見（蓋章）
項目部工程師： 采購部：
填寫說明：
1、本驗收單由供貨單位填制，一式四份，供貨單位、施工單位、監(jiān)理單位、項目部各執(zhí)一份。
2、供貨單位在申報結(jié)算資料時需附上本單原件備查。
3、若同批貨物中有部分不合格且需降級使用，應(yīng)在備注欄注明數(shù)量。
4、本單作為供貨單位申請付款的依據(jù)之一。
直 達(dá) 供 應(yīng) 領(lǐng) 料 單（六聯(lián)）
單位： 年 月 日 第 號
序號
品名
規(guī)格型號
單位
件數(shù)
數(shù)量
單價
總價
采購部（簽字）： 接收單位授權(quán)人（簽字）：
發(fā)料單位（項目章）： 接收單位（項目章）：
