摘要：項(xiàng)目的決策和計(jì)劃依賴于項(xiàng)目的信息溝通。良好的溝通有利于建立和改善人際關(guān)系，為項(xiàng)目經(jīng)理的成功提供重要手段。因此，項(xiàng)目溝通管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的至關(guān)重要性顯而易見(jiàn)的。如何進(jìn)行項(xiàng)目溝通是項(xiàng)目成功的重要因素之一。項(xiàng)目溝通幾乎貫穿于項(xiàng)目的每個(gè)環(huán)節(jié)，有效的溝通管理促成項(xiàng)目的成功，各項(xiàng)目干系人都應(yīng)明白溝通會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生怎樣的影響，可以說(shuō)，溝通的成敗將決定整個(gè)項(xiàng)目的成敗。本文從項(xiàng)目溝通管理的定義出發(fā),揭示了項(xiàng)目溝通的重要性,分析項(xiàng)目溝通管理的技巧及方式,闡述了溝通管理應(yīng)堅(jiān)持的幾項(xiàng)原則。
關(guān)鍵詞：溝通、項(xiàng)目溝通管理、溝通技巧、項(xiàng)目溝通原則
一、項(xiàng)目溝通管理
(一) 溝通的定義
所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個(gè)人傳達(dá)給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過(guò)程。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。
項(xiàng)目溝通管理,就是為了確保項(xiàng)目信息及時(shí)適當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終處置所需實(shí)施的一系列過(guò)程。
(二) 溝通重要性
溝通管理是企業(yè)組織的生命線。管理的過(guò)程，也就是溝通的過(guò)程。通過(guò)了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產(chǎn)品和服務(wù)來(lái)滿足客戶，從而為企業(yè)和社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值和財(cái)富。企業(yè)是個(gè)有生命的有機(jī)體，而溝通則是機(jī)體內(nèi)的血管，通過(guò)流動(dòng)來(lái)給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實(shí)現(xiàn)機(jī)體的良性循環(huán)。溝通管理是企業(yè)管理的核心內(nèi)容和實(shí)質(zhì)。
企業(yè)管理有四種職能：計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制，而貫穿在其中的一條主線即為溝通。溝通為實(shí)現(xiàn)其管理職能的主要方式、方法、手段和途徑。 沒(méi)有溝通，就沒(méi)有管理，沒(méi)有溝通，管理只是一種設(shè)想和缺乏活力的機(jī)械行為。溝通是企業(yè)組織中的生命線。好像一個(gè)組織生命體中的血管一樣，貫穿全身每一個(gè)部位、每一個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)身體循環(huán)，提供補(bǔ)充各種各樣的養(yǎng)分，形成生命的有機(jī)體。
溝通管理是創(chuàng)造和提升企業(yè)精神和企業(yè)文化，完成企業(yè)管理根本目標(biāo)的主要方式和工具。管理的最高境界就是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中創(chuàng)造出一種企業(yè)獨(dú)有的企業(yè)精神和企業(yè)文化，使企業(yè)管理的外在需求轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工自在的觀念和自覺(jué)的行為模式，認(rèn)同企業(yè)核心的價(jià)值觀念和目標(biāo)及使命。而企業(yè)精神與企業(yè)文化的培育與塑造，其實(shí)質(zhì)是一種思想、觀點(diǎn)、情感和靈魂的溝通，是管理溝通的最高形式和內(nèi)容。沒(méi)有溝通，就沒(méi)有對(duì)企業(yè)精神和企業(yè)文化的理解與共識(shí)，更不可能認(rèn)同企業(yè)共同使命。
溝通管理更是管理創(chuàng)新的必要途徑和肥沃土壤。許多新的管理理念、方法技術(shù)的出臺(tái)，無(wú)不是經(jīng)過(guò)數(shù)次溝通、碰撞的結(jié)果，以提高企業(yè)管理溝通效率與績(jī)效為目的，其根本目的是提高管理效能和效率。
在項(xiàng)目管理中，專門將溝通管理作為一知識(shí)領(lǐng)域。PMBOK中也建議項(xiàng)目經(jīng)理要花75%以上時(shí)間在溝通上，可見(jiàn)溝通在項(xiàng)目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通，就是善于表達(dá)，能說(shuō)、會(huì)說(shuō)，項(xiàng)目管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通技巧，更多是對(duì)溝通的管理。
二、 項(xiàng)目溝通管理包括以下幾方面工作
1、確定溝通目標(biāo)：項(xiàng)目中溝通對(duì)象主要為項(xiàng)目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，就要識(shí)別所有的項(xiàng)目干系人。以及不同人的不同信息需求;
2、制定溝通計(jì)劃：溝通對(duì)象，需要的信息，信息發(fā)布頻率等都要確定好;
3、執(zhí)行溝通計(jì)劃?？瓷先?，很簡(jiǎn)單，每個(gè)項(xiàng)目都可以依此模式套用，但實(shí)際上很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會(huì)出現(xiàn)溝通問(wèn)題.
三、 溝通技巧
在溝通管理過(guò)程中一定要善于運(yùn)用非語(yǔ)言信號(hào)為語(yǔ)言的效果進(jìn)行鋪墊，真誠(chéng)的微笑，熱烈的握手，專注的神態(tài)，尊敬的寒暄，都能給對(duì)方帶來(lái)好感，活躍溝通氣氛，加重后面語(yǔ)言的份量。在工作過(guò)程中本人總結(jié)出了如下增進(jìn)溝通效果的技巧：
l 肯定，贊美對(duì)方
這幾乎是一個(gè)屢試不爽的特效溝通潤(rùn)滑劑。這個(gè)世界上的人，沒(méi)有不吃表?yè)P(yáng)的，學(xué)會(huì)贊美，將使在任何溝通中一帆風(fēng)順。即使給領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)，也要先表?yè)P(yáng)后批評(píng)。不要怕人說(shuō)拍馬屁，把拍馬屁當(dāng)作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的激勵(lì)，只要表?yè)P(yáng)的內(nèi)容屬實(shí)就沒(méi)問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)與員工一樣都是人，員工需要激勵(lì)，領(lǐng)導(dǎo)同樣需要激勵(lì)。
2 開(kāi)誠(chéng)布公
又被稱為不設(shè)防戰(zhàn)術(shù)，意在向人們明確表示放棄一切防備，胸襟坦蕩，誠(chéng)懇待人。
3 求同存異
又被稱為最大公約數(shù)戰(zhàn)術(shù)。人們只有找到共同之處，才能解決沖突。兩口子吵架，最后一句話“為了孩子”相擁和解;兩個(gè)員工爭(zhēng)執(zhí)不休，最后一句話“都是為了工作”握手言和。無(wú)論人們的想法相距多么遙遠(yuǎn)，總是能夠找到共同性。有了共性，就有了建立溝通橋梁的支點(diǎn)。
4 淺顯易懂
這是提高溝通效率的捷徑。能夠用很通俗的語(yǔ)言闡明一個(gè)很復(fù)雜深?yuàn)W的道理是一種本事，是真正的高手。毛澤東把馬克思主義的道理千條萬(wàn)緒歸結(jié)為一句話：造反有理。精辟至極。大師的語(yǔ)言，最大的特點(diǎn)就是生動(dòng)淺顯，容易解碼因而容易理解。
四、 項(xiàng)目溝通應(yīng)堅(jiān)持的原則
(一) 統(tǒng)一性原則
經(jīng)由溝通管理“三步曲”建立起來(lái)的建設(shè)管理秩序本身就是為項(xiàng)目建設(shè)制定的統(tǒng)一運(yùn)轉(zhuǎn)管理模式,從信息、的產(chǎn)生、傳遞、接收到信息的反饋的全過(guò)程是一致的。它與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)規(guī)定、說(shuō)明、報(bào)告及規(guī)范操作辦法一起,構(gòu)成了項(xiàng)目溝通管理的《通用詞典》。雖然《通用詞典》也需要隨著項(xiàng)目的進(jìn)展與經(jīng)驗(yàn)的積累而不斷充實(shí)、調(diào)整與完善,但是,它的存在必然成為溝通管理所遵循的統(tǒng)一性原則之參照體系,這樣一個(gè)模板的建立,越來(lái)越體現(xiàn)出溝通管理統(tǒng)一性原則的實(shí)用價(jià)值和關(guān)鍵所在。
(二)、溝通有效原則
所有的溝通工作都是為了使某一事件或問(wèn)題矛盾得到解決、使矛盾各方最終達(dá)成一致而開(kāi)展的。對(duì)信息的接收與理解是否符合信息發(fā)出者的思維宗旨,接收者與發(fā)出者間是否存在歧義,是衡量溝通是否有效的標(biāo)準(zhǔn)。
有效的溝通起始于積極有效的聆聽(tīng),在溝通中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況:雖然你聽(tīng)到了我的話,并表示理解了,但是,你所認(rèn)為的理解并不是我說(shuō)話的本意。因此,有效聆聽(tīng)是首要的。
在項(xiàng)目管理實(shí)踐過(guò)程中,在口頭溝通和會(huì)議溝通時(shí)溝通各方要集中精力,適時(shí)提問(wèn)以真正弄清概念。避免詞不達(dá)意或理解偏差,造成“你講你的,我想我的”,聆聽(tīng)者要有耐心聽(tīng)清、弄懂講話者的整個(gè)思路,不打斷、不排斥不同意見(jiàn)、不拒絕不同觀點(diǎn),更不要帶著偏見(jiàn)去聽(tīng)。
其次,信息發(fā)布者在表達(dá)中要使用準(zhǔn)確、坦白的語(yǔ)言,盡量避免由于婉轉(zhuǎn)客套的表達(dá)方式帶來(lái)的誤解。為了確定接收者是否足夠準(zhǔn)確地接收到了信息,可以請(qǐng)其表述其對(duì)信息的理解。
在書面溝通中,對(duì)于已被確定使用的文件格式要堅(jiān)持正確運(yùn)用,文字簡(jiǎn)單明了,消除不必要的論述和評(píng)論,避免模棱兩可的結(jié)論和意見(jiàn),使人易于理解。
只有信息發(fā)布者與接收者的理解一致了,溝通才可稱為有效。
(三)、溝通必要原則
溝通管理也是要付出代價(jià)的,如果因過(guò)度的溝通工作或繁雜的文檔規(guī)定使項(xiàng)目管理工作效率低下,那將是得不償失的。因此,溝通工作的時(shí)機(jī)與頻率的把握至關(guān)重要,一切要以必要原則為準(zhǔn)繩,在項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作結(jié)束、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)、統(tǒng)一目標(biāo)時(shí)等必要問(wèn)題的時(shí)間開(kāi)展。項(xiàng)
(四)、溝通及時(shí)原則
信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項(xiàng)目得到順利進(jìn)行,溝通的及時(shí)可以使項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題盡快得到解決,項(xiàng)目得以持續(xù)進(jìn)行,這也是關(guān)系項(xiàng)目目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)的重要保障。
綜上所述， 溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過(guò)程，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。
無(wú)論何種規(guī)模及類型的項(xiàng)目都有其特定的周期。項(xiàng)目周期的每一個(gè)階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的，特別是大型土建工程和復(fù)雜的成套設(shè)備生產(chǎn)線安裝過(guò)程更是如此。顯而易見(jiàn)，為做好每個(gè)階段的工作，以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果，就必須在項(xiàng)目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項(xiàng)目與外界之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞和溝通信息，使項(xiàng)目?jī)?nèi)各部門達(dá)到協(xié)調(diào)一致;使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，并了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn);通過(guò)大量的信息溝通，找出項(xiàng)目管理的問(wèn)題及解決問(wèn)題，制訂政策并控制評(píng)價(jià)結(jié)果。因此，通過(guò)良好的項(xiàng)目溝通管理，必將做好人力資源管理工作，更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
