畢業(yè)五年，從大學(xué)校園走上工作崗位，工作中參加各種會(huì)議占據(jù)了大部分的工作時(shí)間；和大部分的職場(chǎng)人一樣，聽(tīng)到開(kāi)會(huì)就頭疼，因?yàn)榇蠖鄶?shù)會(huì)議效率低下，開(kāi)完會(huì)感覺(jué)收獲甚少。
縱觀各行業(yè)，大部分會(huì)議現(xiàn)狀都是數(shù)量多、時(shí)間長(zhǎng)，伴隨天馬行空的侃侃而談，受眾抓不到重點(diǎn)，于是乎打開(kāi)電腦、手機(jī)忙自己的事情、隨意走動(dòng)接打電話，部分涉及決策的會(huì)議尚未結(jié)束時(shí)核心內(nèi)容就已經(jīng)發(fā)送致競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手處。
所以，我們都不喜歡開(kāi)會(huì)，投入了人員成本、時(shí)間成本、場(chǎng)地成本，但總覺(jué)性價(jià)比低，被各種參會(huì)通知白嫖了好時(shí)光。
會(huì)議的類(lèi)型有很多種，比如匯報(bào)會(huì)、決策會(huì)、交流會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等，但是會(huì)議的宗旨都是一群人同時(shí)接受同樣的信息，并且有顯著收獲并及時(shí)反饋。
而面對(duì)如今普遍的低效率，我不禁想追問(wèn)，為什么“會(huì)議”作為很好的管理工具，被用成了現(xiàn)在這般模樣？
讓我們拉一個(gè)時(shí)間軸，分階段解讀“如何開(kāi)好會(huì)”這件“小事”。
一、開(kāi)會(huì)前
先明確會(huì)議主題，再根據(jù)主題定性我們要開(kāi)什么樣的會(huì)（會(huì)議目的），是匯報(bào)、還是決策、還是交流；性質(zhì)不同，那么參會(huì)的人員也有不同，參會(huì)人員不是越多越好，畢竟每個(gè)人都有自己的事情要做；控制參會(huì)人員，如無(wú)必要無(wú)需參會(huì)，則可以做到會(huì)議的基本保密。
確定好會(huì)議主題、會(huì)議目的，則需要明確一個(gè)主持人，會(huì)議主持人是會(huì)議進(jìn)程的動(dòng)力和向?qū)?，也是?huì)議節(jié)奏把控者。將會(huì)議開(kāi)得有組織、有紀(jì)律也是效率必不可少的條件之一。
會(huì)議形式的選擇可以選擇面對(duì)面會(huì)議，也可以選擇線上會(huì)議（推薦釘釘APP），投屏、加密會(huì)議都很方便；但是線上會(huì)議方式也有缺點(diǎn)：信號(hào)時(shí)好時(shí)壞、視頻可能會(huì)出現(xiàn)回音問(wèn)題等。
二、會(huì)議中
小學(xué)一年級(jí)，老師就開(kāi)始培養(yǎng)我們預(yù)習(xí)、復(fù)習(xí)的好習(xí)慣。就會(huì)議而言，我也建議在開(kāi)會(huì)前12小時(shí)，將會(huì)議相關(guān)PPT發(fā)送至參會(huì)人員處；參會(huì)人員帶著問(wèn)題和思考參會(huì)，進(jìn)行高效討論；同時(shí)也可以在PPT上進(jìn)行筆記，此處推薦一個(gè)APP：OneNote，可以將PPT、PDF提前導(dǎo)入，同時(shí)也有同步錄音功能。
會(huì)議時(shí)長(zhǎng)也需要控制，建議每隔45分鐘設(shè)置休息時(shí)間，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)為attention span，和人不同成長(zhǎng)階段的自我控制能力有關(guān)。適當(dāng)?shù)男菹⒂兄谘娱L(zhǎng)下一個(gè)階段的關(guān)注時(shí)間長(zhǎng)度，相對(duì)來(lái)說(shuō)孩子的自制力較差，30分鐘左右就需要放松否則容易產(chǎn)生倦怠感，使學(xué)習(xí)失去效率；而成年人一般自制力高于孩子，因此45分鐘較為合適。
匯報(bào)人參會(huì)前，除熟悉匯報(bào)材料外，更應(yīng)該提前思考參會(huì)人員會(huì)提出哪些問(wèn)題，并進(jìn)行事先準(zhǔn)備，提高會(huì)議效率。如果會(huì)議內(nèi)容涉及決策，則盡量現(xiàn)場(chǎng)決定，表決流程的設(shè)置應(yīng)遵循：不重疊、無(wú)遺漏原則。
三、會(huì)議后
形成決議后，參會(huì)人員進(jìn)行簽收，留存書(shū)面、錄音記錄（若有反對(duì)意見(jiàn)，則可在決議中進(jìn)行標(biāo)注）。若會(huì)議涉及行動(dòng)部署，則應(yīng)設(shè)立反饋收集人，規(guī)定時(shí)間限制，并制定對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。
四、律師視角
開(kāi)會(huì)是日常工作的片段，那么從目前發(fā)生的弊端中，作為律師能提煉出哪些經(jīng)驗(yàn)可以落地到日常工作呢？
1、明確服務(wù)對(duì)象，開(kāi)會(huì)、匯報(bào)、溝通時(shí)排除無(wú)關(guān)人員，降低泄密的可能；
2、探索任務(wù)背后的需求，有的放矢，同時(shí)在給出答復(fù)的時(shí)候傾向性給建議：淺顯易懂+數(shù)據(jù)支撐，而不是代替客戶決策（杜絕不明不白地背鍋）。
3、分清開(kāi)會(huì)和溝通的區(qū)別，開(kāi)會(huì)是多對(duì)多，溝通是一對(duì)一；開(kāi)會(huì)的時(shí)候更多的是商務(wù)表達(dá)，而溝通時(shí)則可以走溫情路線、勵(lì)志路線等。所以，在會(huì)議上一定要自我提醒精確表達(dá)、圍繞主題核心，不能天馬行空，浪費(fèi)受眾的時(shí)間。
4、會(huì)議時(shí)盡量保持商務(wù)表達(dá)：表達(dá)、思考、解決問(wèn)題、演示的四種邏輯各有不同，但大致都是依據(jù)“金字塔原理”：搭建框架結(jié)構(gòu)，組織語(yǔ)句順序，用最短的時(shí)間講清觀點(diǎn)，簡(jiǎn)而言之就是理論先行，以上統(tǒng)下，歸類(lèi)分組，邏輯遞進(jìn)。
5、明確職責(zé)，學(xué)會(huì)拒絕；雖然律師可以兼任很多工作，但是“多做多錯(cuò)”是避免不了的定律，不屬于工作范疇的任務(wù)務(wù)必拒絕。
快節(jié)奏的社會(huì)，效率至上；但生活還是離不開(kāi)平衡，多思多想，在十字路口時(shí)還是得讓腳步慢下來(lái)。
數(shù)量遠(yuǎn)不如質(zhì)量重要，做好、做精確每一件小事，開(kāi)好每一次會(huì)，讓每一次交流都有回音，讓每一次工作都變得更有價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
1、《金字塔原理》，【美】芭芭拉·明托，南海出版社2019年4月版。
2、《Developmental Differences in the Relationship Between Visual Attention Span and Chinese Reading Fluency》，Huang Chen; Lorusso Maria Luisa; Luo Zheng; Zhao Jing.
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