卡卡注：我之所以選這篇是有目的的，o(∩_∩)o...哈哈，很多人都對(duì)秘書這一職業(yè)有誤解，認(rèn)為她們是“打雜”的，要不就是女生只要長的漂亮就能做秘書??！其實(shí)，才不是??！好好讀讀，這本書吧，你會(huì)體會(huì)到什么是“細(xì)節(jié)決定成敗”！那些有誤解的人，就更需要讀了。理由？？?。〖热荒銓?duì)秘書職業(yè)那么不以為是，看看，下面的事件里，哪些，你犯過類似的錯(cuò)誤，如果你連秘書都做不好，那么我是不是可以很不客氣的說你是“廢物”呢？？?。?！(*^__^*)嘻嘻……花點(diǎn)時(shí)間看一下，會(huì)讓你更好的做好你現(xiàn)在的工作哦??！
第1節(jié)：前言領(lǐng)導(dǎo)們開始喜歡“成熟”(1)
前言領(lǐng)導(dǎo)們開始喜歡“成熟”
自從我的《外企女秘書職場(chǎng)日記》出版以來，有許多讀者用各種方式與我交流。前些天，一個(gè)在某世界500強(qiáng)企業(yè)做總裁助理的讀者同我講了這么一件事：
“那天上午十一點(diǎn)左右，總裁對(duì)我說，下午兩點(diǎn)他有幾個(gè)當(dāng)年一起下鄉(xiāng)的朋友要來，讓我去通知行政部門的人準(zhǔn)備好龍井茶。由于我當(dāng)時(shí)正在給總裁起草文件，便讓坐在我旁邊新來的小娜去通知行政部門的人準(zhǔn)備。小娜打了電話，一開始對(duì)方?jīng)]人接，于是她起身親自去行政部通知，不久，她就回來了。下午四點(diǎn)客人走后，總裁把我叫進(jìn)他的辦公室臭罵了我一頓，問我為什么不給客人準(zhǔn)備龍井茶，只讓客人喝普通的紙袋茶。我被訓(xùn)完之后出來問小娜是怎么回事，她說她去行政部時(shí)那里沒有一個(gè)人，她便在負(fù)責(zé)接待的人的座位上留了一張紙條，我問她：‘既然負(fù)責(zé)接待的人不在，那你為什么不能自己給客人準(zhǔn)備好龍井茶？’她當(dāng)時(shí)脫口而出：‘我是秘書，不是泡茶的！’當(dāng)時(shí)有好幾個(gè)人在場(chǎng)，她這話不久就傳到總裁耳朵里去了。幾天后她就被炒魷魚了。當(dāng)時(shí)，我心里也很不好受，小娜畢業(yè)于北京一所著名的大學(xué)，學(xué)的是英語專業(yè)，大學(xué)畢業(yè)后又到英國進(jìn)修過兩年，前不久回國，跳槽到我們公司。她說英語比一般的英國人還地道。”這么好的條件被炒魷魚了，確實(shí)令人扼腕。作為一個(gè)秘書，如果你能說一口流利的英語，那么你就具備了一種天然的職業(yè)優(yōu)勢(shì)。然而，英語優(yōu)秀并不等于中文也優(yōu)秀，更不能說明你就是一個(gè)優(yōu)秀的秘書。對(duì)于小娜的那位總裁來說，不管是誰泡的茶，只要把客人招待好就行。當(dāng)負(fù)責(zé)泡茶的人不在時(shí)，作為秘書的你就應(yīng)該主動(dòng)去辦好這件事。秘書對(duì)自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作視而不見，就是失職，是一種不成熟的表現(xiàn)。
第2節(jié)：前言領(lǐng)導(dǎo)們開始喜歡“成熟”(2)
從小娜被炒魷魚這件事，我深深地感到領(lǐng)導(dǎo)們選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)正在悄悄地改變。也許正是因?yàn)闀?huì)說英語的人越來越多，他們開始更看重英語以外的素質(zhì)和能力了。與英語水平相比，現(xiàn)在的老總們已經(jīng)更看重“成熟”了。什么是成熟？對(duì)一個(gè)秘書來說，“成熟”就是責(zé)任感強(qiáng)，工作踏實(shí)，具備豐富的經(jīng)驗(yàn)和社會(huì)常識(shí)，情緒穩(wěn)定，等等?？偠灾?#8220;成熟”就是“職業(yè)化”。從事秘書工作必須具備與之相當(dāng)?shù)膶I(yè)能力，但是如果你被領(lǐng)導(dǎo)看做是一個(gè)“不成熟”的人，哪怕你專業(yè)能力再強(qiáng)，也算不上是個(gè)稱職的秘書。如果你想要成為一個(gè)“成熟”的秘書，那就仔細(xì)閱讀本書吧！譚一平
2008年5月于北京
第3節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(1)
第一部分秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始
秘書是一種專門為特殊人群——領(lǐng)導(dǎo)人——服務(wù)的職業(yè)，取得他們的信賴是做好秘書工作的前提，所以，秘書職業(yè)職業(yè)化必須從取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴開始，否則，你能力再強(qiáng)，長相再漂亮也做不好秘書工作。
打雜：腳踏實(shí)地，胸懷全局小琳是北京萬通機(jī)械股份有限公司總裁辦的秘書。由于機(jī)械加工行業(yè)的利潤率越來越低，所以，公司決定開發(fā)系列納米產(chǎn)品，以形成新的利潤增長點(diǎn)。這天，公司召開臨時(shí)董事會(huì)，討論投資納米產(chǎn)品項(xiàng)目的問題。由于大多數(shù)董事過去都是從事機(jī)械加工的，對(duì)“納米”沒什么了解，所以，盡管技術(shù)總監(jiān)用原子、電子負(fù)荷等理論解釋了好久，大家仍然感到有些云里霧里。眼看著會(huì)議陷入僵局，總裁有些坐不住了，這時(shí)，坐在他身后負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的小琳悄聲問他是否可以讓自己解釋一下什么是納米?？偛民R上點(diǎn)頭，于是，小琳用非常通俗的語言解釋了什么叫做納米、納米產(chǎn)品的功效……會(huì)議收到了預(yù)期的目的。會(huì)議結(jié)束時(shí)，總裁宣布讓小琳負(fù)責(zé)公司整個(gè)納米項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作。小琳的表現(xiàn)讓總裁和公司的其他董事對(duì)她刮目相看，但對(duì)小琳來說，這實(shí)際上是水到渠成的事。小琳是英語專業(yè)的碩士畢業(yè)生，半年前來到總裁辦工作，平時(shí)也只是打雜，如接電話、取文件、寫通知等。但是她并不認(rèn)為自己是大材小用，感到委屈，她認(rèn)為如果自己連“雜”都打不好，領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)把更重要的工作交給自己的。過去她對(duì)“納米”也沒多少了解，上個(gè)月的一天，總裁讓她到四樓的研發(fā)部取份材料，說自己剛給技術(shù)總監(jiān)打過電話。技術(shù)總監(jiān)給她的是一份公司開發(fā)納米產(chǎn)品的可行性報(bào)告。她習(xí)慣性地仔細(xì)閱讀了自己經(jīng)手的材料，看完可行性報(bào)告之后，她預(yù)感到公司有可能要進(jìn)行這方面的投資，于是，她開始注意收集有關(guān)“納米”的材料。她不僅注意收集信息，而且還充分利用自己工作上的便利條件，在與研發(fā)部打交道時(shí)，注意跟有關(guān)人員“套磁”，如經(jīng)常開開玩笑說說笑話，向他們請(qǐng)教有關(guān)納米方面的一些問題。見總裁辦秘書向自己討教，工程師們自然誨人不倦。久而久之，小琳不僅積累了豐富的納米知識(shí)，而且還與從事納米產(chǎn)品前期研發(fā)的工程師們建立了良好的關(guān)系。這樣，當(dāng)總裁讓她負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目時(shí)，她早已胸有成竹了。
小琳之所以能脫穎而出，是因?yàn)樗苣_踏實(shí)地地工作，不論是端茶倒水，還是取文件送材料，她都扎扎實(shí)實(shí)地做好。現(xiàn)在有些秘書總認(rèn)為自己是在打雜，工作沒有技術(shù)含量，所以，一邊抱怨領(lǐng)導(dǎo)不重視自己，一邊又對(duì)自己的工作敷衍了事。這樣，即使領(lǐng)導(dǎo)把一些重要的工作交給他們，他們也往往做不好，最后讓領(lǐng)導(dǎo)失望。事實(shí)上，領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)重用那些對(duì)工作敷衍塞責(zé)的人。
腳踏實(shí)地秘書應(yīng)盡職盡責(zé)地做好自己的本職工作。秘書只有腳踏實(shí)地地工作，才能積累經(jīng)驗(yàn)，增長才干。如果一個(gè)秘書不踏踏實(shí)實(shí)做好本職工作，一心只想如何給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“參謀”，或者只想如何把秘書當(dāng)做跳板，在公司里給自己找個(gè)肥缺，這樣的秘書只會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)厭惡。當(dāng)然，如果秘書只知道埋頭苦干，缺乏大局意識(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)看來就是缺少靈氣的表現(xiàn)，難以重用，只適合打雜。
胸懷全局秘書在腳踏實(shí)地地工作的同時(shí)，不能安于現(xiàn)狀，還要學(xué)會(huì)利用自己的職位優(yōu)勢(shì)，突破本職工作的束縛，逐步開闊自己的視野，從整個(gè)公司運(yùn)營的角度來觀察問題，像上司一樣思考問題。例如，仔細(xì)閱讀和思考自己經(jīng)手轉(zhuǎn)發(fā)的各種文件和資料，留意上司的電話和上司與各方面的談話，經(jīng)常關(guān)注網(wǎng)上和報(bào)紙雜志上有關(guān)本行業(yè)的新聞和動(dòng)向，遇到不清楚的問題就向同事請(qǐng)教等。只有這樣的秘書才能想上司所想，急上司所急，把一些工作做在前頭，上司才會(huì)真正把他當(dāng)成自己的助手。默契：心有靈犀一點(diǎn)通小敏是北京龍輝公司常務(wù)副總劉軍的秘書。前天她去劉總的辦公室送郵件時(shí)，劉總正在打電話，見她進(jìn)去之后，他馬上捂住話筒對(duì)她說：“你趕緊把黃經(jīng)理找來！”說完繼續(xù)打他的電話。于是，小敏馬上打電話給黃經(jīng)理，說劉總有急事找他。當(dāng)黃經(jīng)理急急忙忙來到劉總的辦公室時(shí)，劉總冷冰冰地問他：“你有什么事嗎？”原來劉總是南方人，說話王黃不分，他要找的是王經(jīng)理，卻被小敏聽成了“黃經(jīng)理”。結(jié)果小敏不僅挨了劉總的訓(xùn)斥，而且還把黃經(jīng)理給得罪了。
第4節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(2)
昨天上午，小敏去劉總辦公室送材料，劉總正在看資料。她進(jìn)去之后，他頭也沒抬就對(duì)她說：“把那份資料給我拿來！”
“哪份資料？”小敏一頭霧水，有些莫名其妙。
“哪份資料？”劉總有些詫異，抬起頭來盯著她，似乎覺得她問得多余，她沒有理由不知道自己要哪份資料。他愣了一下之后便說：“就是關(guān)于××公司的資料。”
小敏給劉總當(dāng)秘書將近半年了，但是直到現(xiàn)在只要一進(jìn)劉總的辦公室，她心里就有些緊張。她不知道自己要怎么樣做才能與劉總“合拍”，因此她想調(diào)換工作，甚至跳槽。小敏在工作上之所以難與劉總“合拍”，是因?yàn)樗龑?duì)劉總?cè)狈ζ鸫a的了解。如果秘書對(duì)上司缺乏起碼的了解，在工作中就很難領(lǐng)會(huì)上司的意圖；不能領(lǐng)會(huì)上司的意圖，自然就抓不住自己工作的重點(diǎn)，所以，一些秘書經(jīng)常費(fèi)力不討好，甚至給上司幫倒忙。很多秘書總覺得自己工作被動(dòng)，就是因?yàn)樗麄儾涣私庾约旱纳纤?，在工作中沒有提前量；工作一被動(dòng)，就缺乏樂趣，感覺是在“打雜”。
秘書必須像推銷員了解自己的客戶那樣了解自己的上司。秘書必須充分了解自己的上司，這可以說是從事秘書職業(yè)的起碼要求。秘書應(yīng)了解上司的工作內(nèi)容、權(quán)限以及上司的工作習(xí)慣，并對(duì)上司的性格、價(jià)值觀、交往的范圍和一些家庭私事也有基本的了解。如果秘書十分了解自己的上司，知道上司在想什么和準(zhǔn)備做什么，那他的工作就會(huì)很主動(dòng)，工作就會(huì)有提前量。工作主動(dòng)，上司自然就會(huì)很高興，并給予積極評(píng)價(jià)，因而秘書就能享受自己工作的樂趣，“打雜”就不再是件苦差事了。
第5節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(3)
但是秘書與上司雙方在地位、年齡、經(jīng)驗(yàn)和閱歷等方面存在著巨大的差異，而且每一個(gè)上司也都是有七情六欲的人，他們都有自己的個(gè)性和愛好，在工作中有自己的工作習(xí)慣和思維方式，所以，秘書要了解上司并不是一件很容易的事。在工作中，如果上司作指示時(shí)一是一、二是二，條理清晰，批示明確，秘書理解和執(zhí)行起來就比較容易，很多上司因?yàn)楣ぷ鞣泵?，除了重大問題，很少對(duì)秘書作明確而又完整的指示，日常工作中的指示大都是口頭和即興的，因而他們的指示大多是含糊和零碎的，這又增加了秘書理解的難度。當(dāng)然，有些時(shí)候，連上司自己都不知道自己在想些什么，他當(dāng)然就不可能告訴你他到底在想什么，事實(shí)上在一般情況下，上司也不會(huì)向秘書作“思想?yún)R報(bào)”。
留心觀察，循序漸進(jìn)秘書要了解上司和上司的工作，只能循序漸進(jìn)，慢慢地細(xì)心地去觀察和了解上司，例如，他每天見了哪些人，打了哪些電話，批了哪些文件；他在約見客人時(shí)，先后順序的安排，談話時(shí)間的長短，說話的口氣，關(guān)注的問題等。通過這種日常觀察，秘書就可以逐步了解上司，知道他內(nèi)心真正在想些什么，例如，他目前最關(guān)心哪些問題，哪些問題最讓他頭痛，他有哪些項(xiàng)目想急于實(shí)現(xiàn)，他正在籌劃什么項(xiàng)目或行動(dòng)。如果秘書能真正了解上司在想些什么，那么他也就基本把握了自己的工作重點(diǎn)，在上司想要材料的時(shí)候，你已經(jīng)準(zhǔn)備好了；在他想要見什么人的時(shí)候，你已經(jīng)把對(duì)方的電話號(hào)碼找出來了；在他想要杯咖啡的時(shí)候，你也已經(jīng)把咖啡沖好了……這樣，即使上司的指示是含糊的甚至只是一個(gè)手勢(shì)或一個(gè)眼神，你也能猜得八九不離十。如果秘書與上司能在工作中配合默契，就能讓自己與上司的工作相得益彰。理解：工作以上司為中心小詩是北京旭日化工設(shè)備公司總經(jīng)辦的秘書，她的上司是公司負(fù)責(zé)研發(fā)的副總張揚(yáng)。張總不僅是個(gè)工作狂，而且非常霸道。他向小詩交代工作時(shí)，總是用一種似乎不耐煩的口吻說話：“打一下這個(gè)！”或“復(fù)印三份！”從來不會(huì)說“請(qǐng)幫我打一下這個(gè)。”或“勞駕幫我把這個(gè)復(fù)印三份”。小詩非常不習(xí)慣張總這種封建家長式的工作作風(fēng)，每次接受工作之后，總會(huì)想起老電影里那些大軍閥或土匪的形象，因此，她總要在心里罵一句：“我是秘書，又不是你的丫鬟！”她多次提出要求更換上司，但每次都挨辦公室主任的嚴(yán)厲批評(píng)。昨天下午，張總路過她的辦公桌時(shí)，將一份文件往她桌上一扔：“復(fù)印一份！”她懷著一肚子怨氣復(fù)印完之后，也把復(fù)印件往張總的辦公桌上一扔。沒料到文件撞翻了桌子上的水杯，鬧得滿桌子到處淌水……后來，她就被炒魷魚了。
第6節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(4)
小詩的遭遇確實(shí)讓人同情，誰讓她攤上這么一位軍閥型的上司呢？但是作為一個(gè)職業(yè)秘書，這個(gè)結(jié)果也可以說是她咎由自??！沒有上司就沒有秘書這種職業(yè)，可以說秘書是為上司而存在的，這一點(diǎn)就決定了秘書的從屬地位，因此，現(xiàn)實(shí)中只有上司選擇秘書的權(quán)力，卻沒有秘書挑選上司的機(jī)會(huì)。秘書必須以上司為中心，盡可能地適應(yīng)他們的工作習(xí)慣和作風(fēng)。
企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人都有自己的價(jià)值觀和工作習(xí)慣，這是他們的自由和權(quán)力。例如，小詩的上司張總雖然有些“霸道”，但并不是特別“古怪”，他作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，要求自己的秘書幫自己處理一些瑣碎的工作是很正常的，只不過是為了提高工作效率或獨(dú)特的待人接物習(xí)慣，有時(shí)指示簡(jiǎn)略一點(diǎn)兒罷了。當(dāng)然，秘書在執(zhí)行上司指示的時(shí)候，也有權(quán)要求上司的指示完整、柔和一點(diǎn)兒，但是如果出于效率或習(xí)慣等方面的原因，上司的指示就是簡(jiǎn)短的甚至是粗魯?shù)?，那秘書也只能適應(yīng)。
領(lǐng)導(dǎo)人不僅有獨(dú)特的工作習(xí)慣，而且他們身上還有這樣或那樣的毛病和缺點(diǎn)。只要這些毛病或缺點(diǎn)不影響自己的工作，秘書就應(yīng)當(dāng)給予寬容。例如，一些領(lǐng)導(dǎo)就偏愛那些不學(xué)無術(shù)又專愛溜須拍馬的下屬，秘書可以看不慣這些，但不能把自己的厭惡表現(xiàn)出來，更不能企圖通過自己的“忠告”去改變上司。
如果小詩能理解并適應(yīng)張總的工作習(xí)慣，那么她不僅不會(huì)去跟張總“對(duì)著干”，作為助手，她在工作上反而有更大的發(fā)揮空間，利用自己的優(yōu)勢(shì)去彌補(bǔ)張總工作和接人待物方面的不足。
調(diào)整心態(tài)，適應(yīng)上司作為職業(yè)秘書，如果你還不適應(yīng)上司的工作習(xí)慣或工作方法，那么你要盡快調(diào)整自己的心態(tài)，而不是埋怨上司或者急急忙忙地去變更上司。天下上司一般“黑”，變更上司也沒用，更何況秘書也無權(quán)選擇上司。要適應(yīng)上司的工作習(xí)慣和作風(fēng)，秘書就必須改變以“自我”為中心的思維模式。如果你習(xí)慣以自我為中心，一遇到問題，你首先就會(huì)想到“我”應(yīng)該如何如何，而不會(huì)想到自己現(xiàn)在是個(gè)“秘書”，作為“秘書”應(yīng)該履行什么樣的職責(zé)。（卡卡說，所有工作時(shí)都一樣，同理處理）
第7節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(5)
理解上司，幫助上司秘書不僅應(yīng)適應(yīng)上司的工作習(xí)慣，更重要的是能理解上司。例如，像張總這類的領(lǐng)導(dǎo)人，他們動(dòng)不動(dòng)就訓(xùn)人，家長式作風(fēng)嚴(yán)重，但是這種外表盛氣凌人的人大多內(nèi)心脆弱，外強(qiáng)中干。他們大多也都不喜歡自己的家長式作風(fēng)，只是由于某種原因，造成了他們的自卑，再加上不善于溝通，所以才使他們顯得很霸道。他們的粗暴作風(fēng)只是一種習(xí)慣，并不是特別針對(duì)自己的秘書，更不是看不起秘書或有意侮辱秘書，所以秘書對(duì)他們的“粗暴”就不要計(jì)較那么多，更不應(yīng)該針鋒相對(duì)。由于這種領(lǐng)導(dǎo)家長式作風(fēng)嚴(yán)重，他們與同僚的關(guān)系一定不會(huì)很和諧，因此，秘書如果能與人為善，寬厚待人，得到同事們的信賴，那么大家都愿意在工作上配合他，他就能幫上司改善因家長式作風(fēng)而搞得一團(tuán)糟的人際關(guān)系，這樣，上司會(huì)更加信賴他。
向上司學(xué)習(xí)，放棄批判如果說每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人身上有許多這樣或那樣的毛病和缺點(diǎn)，那么他們身上肯定也會(huì)有許多閃光點(diǎn)讓你敬佩。例如，如果小詩當(dāng)初能端正自己的心態(tài)，她就會(huì)慢慢地發(fā)現(xiàn)“霸道”的張總并不是一個(gè)很難打交道的人，因?yàn)?#8220;霸道”的人大多心地善良，為人正直，從不背后整人。如果小詩能從這個(gè)角度去看待張總的話，她一定會(huì)慢慢地適應(yīng)張總的工作習(xí)慣；如果小詩對(duì)張總的霸道多一些耐心和寬容，張總一定也會(huì)慢慢改變對(duì)小詩的態(tài)度。因此，秘書不應(yīng)該用批判的眼光去看待上司，而應(yīng)以上司為中心，積極地適應(yīng)和理解他，并用積極的眼光去尋找上司的優(yōu)點(diǎn)，這樣，你不僅會(huì)進(jìn)步得更快，而且工作中會(huì)有更多的樂趣。規(guī)范：提高效率，減少誤會(huì)小李是北京中唐公司總裁辦的秘書，他原來專門幫助程總處理日常雜務(wù)，由于程總工作調(diào)動(dòng)，小李上個(gè)月被安排給張總當(dāng)專職秘書。按照慣例，每天收到郵件后，小李將寫有張總“親收”等字樣的郵件分開，作為私人信件由張總親自拆封。但沒過幾天，張總就對(duì)小李說，很多信封上寫有“親收”字樣的信件大多是廣告信函，所以，今后不管信封上寫什么，都由小李拆封，先對(duì)信件進(jìn)行“過濾”。有一次，小李將一個(gè)冒充張總親戚的人的電話轉(zhuǎn)給了張總，對(duì)方在電話里糾纏了張總好幾分鐘，這讓張總非常不滿。他在批評(píng)小李時(shí)借題發(fā)揮：“該你接的電話卻轉(zhuǎn)給了我，可不該你拆的信你卻自己拆了。”原來張總已經(jīng)離婚多年的前妻上星期給張總寫的信被小李誤拆了。小李對(duì)接錯(cuò)電話的事挨剋心服口服，但對(duì)拆錯(cuò)信被剋的事則覺得自己是無辜的。他想與張總爭(zhēng)幾句，但最終還是忍住了。小李沒有對(duì)張總“出爾反爾”的行為據(jù)理力爭(zhēng)是對(duì)的，但是問題并沒有解決。對(duì)于這種問題沒有個(gè)既定的“說法”，那今后仍將有可能出現(xiàn)這類“誤會(huì)”。如果秘書不將這類誤會(huì)降到最低程度，那么不僅會(huì)影響與上司工作的配合，而且會(huì)影響上司對(duì)自己的信任，從而影響自己的職業(yè)發(fā)展。那么，如何預(yù)防工作誤會(huì)的出現(xiàn)呢？最好的辦法就是將秘書的日常工作盡可能地程序化和規(guī)范化。
第8節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(6)
所謂“程序化”，就是按一定的步驟進(jìn)行處理；而“規(guī)范化”就是按一定的規(guī)定處理。盡可能地將秘書的各種日常工作程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，這是由秘書工作的特點(diǎn)決定的。秘書在日常工作中有很多需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情，例如，上司正在主持一個(gè)會(huì)議時(shí)，秘書接到上司的一個(gè)老朋友打來的電話，對(duì)方要求找上司親自接電話。按有關(guān)規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)時(shí)原則上不得接電話，但是如果秘書機(jī)械地拒絕對(duì)方，則有可能鑄成大錯(cuò)，因?yàn)檎f不定上司想了解某種信息而早就在等對(duì)方的電話。遇到這類問題，秘書與上司之間就得有個(gè)說法，不然秘書就不好處理，容易造成誤會(huì)。
作為秘書，不僅需要當(dāng)機(jī)立斷的工作多，而且工作內(nèi)容的變化快，例如，按原訂的日程安排，秘書今天下午兩點(diǎn)應(yīng)陪上司去在郊區(qū)的車間檢查工作，可就在一點(diǎn)半，集團(tuán)公司×總的秘書來電話，說明天下午×總有急事要出門，希望將原訂于明天下午聽取匯報(bào)的時(shí)間改到今天下午三點(diǎn)半。如果改到今天下午三點(diǎn)半，那么原訂于今天下午去郊區(qū)的車間的時(shí)間就得改期……面對(duì)這種多米諾骨牌效應(yīng)，秘書又要重新與各方聯(lián)系協(xié)商，及時(shí)調(diào)整上司的工作日程；調(diào)整之后，又要盡快通知有關(guān)部門和人員……因此，秘書的日常工作顯得非常“雜”和“亂”。“雜”和“亂”不僅容易影響秘書工作的效率，而且容易造成與上司之間的誤會(huì)，例如，秘書把上司要接的電話給掛掉了，卻把上司不想見的客人給安排了。因此，要治理這種“雜亂”現(xiàn)象，秘書就要盡可能地將各項(xiàng)日常工作程序化，并形成一定的規(guī)范。
第9節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(7)
多與上司溝通，達(dá)成共識(shí)，“約法三章”秘書在將各項(xiàng)日常工作程序化和規(guī)范化的過程中，應(yīng)找機(jī)會(huì)與上司溝通，就雙方的“權(quán)責(zé)”進(jìn)行劃分，例如，什么樣的電話秘書可以自行處理，什么樣的客人按什么方式接待……只要不違反原則，一般就要尊重上司的工作習(xí)慣和意愿。但是雙方的“權(quán)責(zé)”一旦確定下來，就應(yīng)明確秘書對(duì)自己分內(nèi)的工作有“權(quán)”自行處理，上司不能“出爾反爾”。有了一定的規(guī)定后，秘書就不需要事事都請(qǐng)示，這樣既提高了工作效率，又大大降低上司的誤會(huì)。不過，秘書要對(duì)上司實(shí)行“約法三章”得有個(gè)前提條件，那就是上司對(duì)你的人品和能力非常信任。冷靜：給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造再次決策的機(jī)會(huì)小溫是北京遠(yuǎn)方工貿(mào)公司的總經(jīng)理秘書。今天上午十點(diǎn)左右她正在整理檔案，老總來電話讓她去他的辦公室。一進(jìn)門，老總就說：“小溫，我剛才起草了一封給深圳隆源公司錢總的信，你馬上把它打印出來，用傳真發(fā)給他！”
小溫接過草稿，信的內(nèi)容大致是這樣的：錢總，你我兩家公司打了這么多年的交道了，你怎能做出這種背信棄義的事來呢，我決定斷絕我們兩家公司的一切往來！
對(duì)于本公司與隆源公司之間的關(guān)系，小溫也知道個(gè)大概，因?yàn)殄X總每次來北京，都是她負(fù)責(zé)接待的。她覺得錢總的一些做法雖有不妥之處，但老總也沒有必要這樣大動(dòng)干戈。于是，她對(duì)老總說：“老板，您這么做是不是意氣用事？”
見小溫說自己是意氣用事，老總更是氣不打一處來：“你怎么知道我是意氣用事？我就是意氣用事又怎么了？”
第10節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(8)
狗咬呂洞賓，不識(shí)好人心！小溫在心里嘟囔著，回到辦公室馬上把老板的信打印出來，用傳真發(fā)了出去?？煜掳嗟臅r(shí)候，老總問小溫傳真發(fā)了沒有。當(dāng)他得知傳真上午就發(fā)出去了之后，眼里露出了明顯的悔意。小溫也看出來了，老板對(duì)自己也非常不滿。老總之所以對(duì)小溫不滿，是因?yàn)樗X得小溫作為自己的助手，在自己不冷靜的時(shí)候也跟著不冷靜，從而讓自己失去了糾正因沖動(dòng)而作出錯(cuò)誤決策的機(jī)會(huì)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人每天都面臨著激烈的競(jìng)爭(zhēng)壓力，他們不僅在生意場(chǎng)上會(huì)遇到挫折和失敗，而且在公司內(nèi)部也面臨許多不順心的事，因此，他們?cè)诠ぷ髦惺ダ潇o，感情用事也是正?，F(xiàn)象。
秘書發(fā)現(xiàn)上司有些意氣用事之后，提醒老總，這表現(xiàn)出了一個(gè)職業(yè)秘書應(yīng)有的素質(zhì)，但是秘書不應(yīng)用“老板，您這么做是不是意氣用事？”這種口氣跟上司說話，這等于變相頂撞上司，是非常錯(cuò)誤的。為了企業(yè)的整體利益，勇于諫言，這是忠誠的表現(xiàn)。對(duì)于一個(gè)秘書來說，沒有這種“忠誠”，就不可能成為一個(gè)好秘書，但僅有“忠誠”，也不是一個(gè)好秘書，因?yàn)槊貢炔皇枪菊叩闹贫ㄕ?，也不是公司的最后決策人。更為嚴(yán)重的是，上司因不冷靜對(duì)秘書說了不冷靜的話之后，秘書也跟著意氣用事。
小溫的老總也是普通人，他也有自己的喜怒哀樂，也有控制不住自己情緒的時(shí)候。當(dāng)他火氣消下去之后，他一定會(huì)反思讓小溫給錢總發(fā)傳真的事。通過反思，也許他會(huì)覺得自己做對(duì)了，也許他會(huì)覺得自己過于情緒化。因此，如果小溫回到辦公室后不急于發(fā)傳真，而是在快要下班的時(shí)候，問問已經(jīng)心平氣靜的老總，要不要把傳真發(fā)給隆源公司的錢總，那就有可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)皆大歡喜的結(jié)果。
第11節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(9)
給上司創(chuàng)造第二次決策的機(jī)會(huì)作為助手，秘書在發(fā)現(xiàn)上司缺乏冷靜之后，要更冷靜些。首先，你要仔細(xì)分析上司失去冷靜的原因。這就要求秘書要經(jīng)常了解上司的工作內(nèi)容和真實(shí)的想法。例如，小溫的老總，他作為公司的最高領(lǐng)導(dǎo)人，他肯定有自己看問題的角度和思維方式，經(jīng)常在權(quán)衡各方面的關(guān)系和利益。他之所以對(duì)隆源公司的錢總怒不可遏，可能是因?yàn)樗缇团c隆源公司積累了許多恩怨，只不過是小溫作為秘書不知道罷了。其次，秘書在工作中發(fā)現(xiàn)什么問題或有什么新的設(shè)想時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向上司提出來，但是當(dāng)你提出自己的設(shè)想或忠告時(shí)，應(yīng)全面了解各方面的情況。在不明白上司的真正想法之前，秘書僅僅是上司的助手。當(dāng)你確信上司決策出現(xiàn)了失誤之后，那你作為助手就應(yīng)想方設(shè)法給上司創(chuàng)造再次決策的機(jī)會(huì)。周到：讓領(lǐng)導(dǎo)的決策更簡(jiǎn)捷小柔是北京中福集團(tuán)的總裁秘書。按昨天下午下班之前訂好的日程安排，老總今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與宏圖公司的劉總會(huì)談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問題；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟通恒公司的李總見面，解決產(chǎn)品代銷過程中的一些問題。十點(diǎn)一刻，通恒公司的李總準(zhǔn)時(shí)來到公司，小柔請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等，自己以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示李總已到，可老總對(duì)小柔的暗示一點(diǎn)兒反應(yīng)也沒有，還是從足球到汽車，前三百年后五百年地與劉總窮侃，似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十，見李總等得有些不耐煩了，小柔只好又一次來到老總辦公室，這次她遞給了老總一張紙條。紙條上寫著：“老總，李總已到。他有些不耐煩了?，F(xiàn)在該怎么辦？”老總看了小柔的字條后皺了一下眉頭，便置之不理，繼續(xù)與劉總談笑風(fēng)生。小柔只好悻悻地退出老總的辦公室，她不明白老總為什么會(huì)這樣不負(fù)責(zé)任。
第12節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(10)
出現(xiàn)這種局面，當(dāng)然不能排除老總在這里是有些耍小性子的可能，但是小柔這么請(qǐng)示老總，實(shí)際上也是讓老總為難。老總在談興正濃的時(shí)候，他很難在你的紙條上做什么指示，更不方便回答你的“怎么辦？”之類的問題。沒有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)是萬能的，否則就沒有必要為他們配備秘書了。特別是隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人決策的風(fēng)險(xiǎn)也越來越大，而且公司的規(guī)模越大他們的決策風(fēng)險(xiǎn)也就越大。因此，秘書要盡可能地為上司創(chuàng)造良好的決策環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)人所需的決策環(huán)境分為“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境。良好的“硬環(huán)境”就是指領(lǐng)導(dǎo)的辦公室要做到整潔、舒適和安靜，領(lǐng)導(dǎo)人在決策過程中不易受外界的影響和干擾，能保持一個(gè)平和的心態(tài)，所以，秘書要為他們整理辦公室、轉(zhuǎn)接電話、招待客人甚至處理一些私人事務(wù)；良好的“軟環(huán)境”就是指領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中要有充分、準(zhǔn)確和及時(shí)的信息，以保證領(lǐng)導(dǎo)人作出科學(xué)而又及時(shí)的決策，所以，秘書在上司決策之前要為他收集和整理各種必需的信息。由于公司領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任重大，日理萬機(jī)，因此，秘書不僅要為上司的決策創(chuàng)造良好的環(huán)境，而且要盡可能地讓上司的決策快捷而又簡(jiǎn)便。秘書在工作中遇到自己不能做主解決的問題，的確是需要請(qǐng)示的，但是不管上司當(dāng)時(shí)是不是很為難，或者有沒有能力解決這些問題，一遇到問題就把它們?nèi)P交給上司，那秘書實(shí)際上就是把上司變成了自己的秘書。
如果小柔把字條的內(nèi)容改為“還要讓李總等多久？”那么上司看到后只要在上面寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，決策簡(jiǎn)單而又快捷。像小柔這樣遞給老總一張“怎么辦？”的字條，老總就要先停止與客人的談話，考慮好了再寫到紙條上。這不僅讓上司一心多用，而且也不方便“指示”。從表面上看，這是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)不足的問題，實(shí)質(zhì)上反映了小柔責(zé)任心方面的問題。
第13節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(11)
少讓上司做問答題為了讓上司的決策方便快捷，秘書在請(qǐng)示時(shí)要盡量讓上司少做“怎么辦”或“如何做”之類的問答題，而是盡量讓上司多做選擇題。選擇題就是當(dāng)你把問題匯報(bào)給上司后，還要準(zhǔn)備提供相應(yīng)的解決方案，上司只需要對(duì)你提出的方案作肯定或否定的選擇，或只要在你提出的若干個(gè)備選方案中選擇其中一個(gè)即可。秘書多讓上司做選擇題，不僅降低了上司的決策難度，履行了自己作為助手的職責(zé)，而且自己也在設(shè)計(jì)選擇題的過程中，提高了自己的能力和水平。用心：聽話聽音，融會(huì)貫通小蔓是北京中儀公司的總經(jīng)理秘書。今天下午她去老總辦公室給老總送文件的時(shí)候，老總說快到年底了，今年公司業(yè)績(jī)不錯(cuò)，特別是今年開發(fā)的微電子探測(cè)儀銷路不錯(cuò)，把國外的同類產(chǎn)品壓下去了，董事會(huì)非常滿意。這同公司的廣告策劃分不開，所以，想請(qǐng)公司廣告部的人吃頓飯，表示一下公司領(lǐng)導(dǎo)的意思，讓小蔓具體安排。老總與小蔓把吃飯的具體時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)和地點(diǎn)商量之后，老總讓她通知廣告部。
小蔓剛回到自己的辦公桌時(shí)，辦公室主任就打來電話，讓她盡快把老總在公司年終總結(jié)大會(huì)上的講話稿寫出來。小蔓原想去一趟二樓的廣告部，當(dāng)面通知他們，一看自己手頭有一大攤子事，她就用電話通知廣告部的經(jīng)理，說老板在什么時(shí)間和地點(diǎn)請(qǐng)客?？煜掳鄷r(shí)，小蔓打電話給銷售部經(jīng)理，讓他趕快把年終總結(jié)交上來以便匯總，沒想到銷售部經(jīng)理說工作都是廣告部的人做的，你找他們要吧。原來，小蔓給廣告部經(jīng)理打電話時(shí)，銷售部經(jīng)理正在旁邊與他商量工作，自然也得知了老總請(qǐng)客的事情。不僅銷售部的人知道了，而且下班之前整個(gè)公司的人都知道了。老總也知道了這事，對(duì)小蔓感到非常失望。好事還沒做，壞事就出來了。小蔓當(dāng)然可以責(zé)怪銷售部經(jīng)理的心眼太小，但是她自己做事也欠思考。為什么會(huì)出現(xiàn)這種局面，最根本的原因是小蔓沒領(lǐng)會(huì)老總的真正意圖。老總請(qǐng)客，犒勞廣告部全體員工，并不是單純?yōu)榱顺砸活D飯，而是要營造一種氣氛，讓大家高興高興，從而達(dá)到精神鼓勵(lì)的目的。小蔓雖然有些忙，但是不至于抽不出時(shí)間親自到廣告部去一趟。小蔓用電話通知廣告部經(jīng)理，即使不被銷售部經(jīng)理聽到，你公事公辦，氣氛也出不來，老總要請(qǐng)客的效果就先打了一半的折扣。
第14節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(12)
秘書之所以不能了解上司的真正意圖，是因?yàn)樗诮邮苌纤镜闹甘緯r(shí)沒有用心，未聽出領(lǐng)導(dǎo)的弦外之音。上司站得高看得遠(yuǎn)，考慮問題全面而長遠(yuǎn)，但是他們不會(huì)輕易地將自己所有的想法告訴秘書，這就要求秘書在與上司溝通時(shí)集中精力，吃透上司指示的精神。秘書是上司通往各部門的橋梁，他需要把上司的指令和意見傳達(dá)給各部門。如果秘書自己都沒有完全理解上司的真正意圖，他當(dāng)然就不能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地將上司的指示傳達(dá)給職能部門或客戶。一些秘書在接受上司的指示時(shí)，總以為上司交辦的都是些雞毛蒜皮的小事，所以他們滿不在乎，敷衍了事，到頭來經(jīng)常是成事不足，敗事有余，只給上司幫倒忙。
如果小蔓在接受老總準(zhǔn)備請(qǐng)客的指示后，在心里琢磨出老總請(qǐng)客的真實(shí)意圖的話，她就一定會(huì)抽時(shí)間去廣告部，當(dāng)面告訴大家說老總要犒勞他們。聽到老總要請(qǐng)客的消息，大家一定會(huì)很高興，于是她與大家一起說說笑笑，甚至開幾個(gè)無傷大雅的玩笑，氣氛就出來了。老總的飯還沒吃，小蔓就已經(jīng)完成了老總請(qǐng)客的任務(wù)。
接受指示時(shí)集中注意力秘書要正確理解上司指示的意圖，就要做到在接受指示時(shí)精神高度集中，最好是養(yǎng)成作記錄的習(xí)慣。對(duì)一些重要的指示，或涉及時(shí)間和地點(diǎn)的指示，在上司說完之后將重點(diǎn)重復(fù)一遍，以確認(rèn)無誤。
用心琢磨上司指示的真實(shí)意圖在接受指示之后還應(yīng)多琢磨，例如，小蔓在接受完老總請(qǐng)客的指示之后，就要多想想：為什么老總單請(qǐng)廣告部？老總的真正意圖是什么，難道僅僅是為了吃一頓飯……秘書在接受上司的指示時(shí)不能拘泥于個(gè)別詞句，應(yīng)從總體上把握指示的精神，特別是要注意聽出他們的弦外之音。知道了上司指示的真正意圖之后，就應(yīng)用心琢磨用什么方式執(zhí)行能達(dá)到最佳效果。上司一般只看結(jié)果，很少看過程，這就給秘書發(fā)揮自己的聰明才智提供了極大的空間。解圍：給領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備下臺(tái)階的梯子小婕是北京天誠科技發(fā)展公司總經(jīng)理辦公室的秘書，這天上午她與同事小妤從外面辦完事回來，剛進(jìn)辦公室，辦公室主任就大罵小妤：“你這個(gè)管檔案的是怎么管理的？趕緊把××文件給我找出來！”見小妤想分辯，主任的火氣更大了，根本不給她說話的余地：“廢物！飯桶！養(yǎng)你這種秘書有什么用！”
第15節(jié)：秘書職業(yè)化——從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴開始(13)
從小到大，小妤什么時(shí)候挨過這樣的辱罵？她眼淚滂沱地沖進(jìn)了洗手間。小婕在小妤之前負(fù)責(zé)過檔案管理，所以，她一邊找文件，一邊問主任：“發(fā)生了什么事？”原來，就在十多分鐘之前，公司老總來電話，讓人馬上把上周與西安方面簽的幾份投資意向書送過去。當(dāng)時(shí)辦公室只有主任一個(gè)人在，他平時(shí)不管文件檔案這類具體工作，所以找了一陣也沒找到，因此老總在電話里大發(fā)雷霆：“你這個(gè)主任究竟是怎么當(dāng)?shù)?！連文件放在什么地方都不知道，你一天到晚到底在干什么！”
小婕趕緊把那幾份文件找了出來遞給主任。主任將文件送完回來后，臉色更加難看了，原來他到老總辦公室后，老總的氣雖然消了不少，但是仍然把主任數(shù)落了一通。當(dāng)小婕把給他沏的茶遞給他時(shí)，他沒好氣地說：“這個(gè)水怎么那么燙？你這個(gè)秘書是怎么當(dāng)?shù)模?#8221;見主任又把氣往自己身上撒，小婕感到莫名其妙。她知道這個(gè)時(shí)候不能惹主任，便躲得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的。辦公室主任為什么生小婕的氣，就是因?yàn)樗X得自己需要幫助的時(shí)候，小婕在袖手旁觀，甚至可以說是置之不理。秘書作為助手，應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注自己上司的工作，以便在他需要自己幫助的時(shí)候給予幫助。在現(xiàn)代職場(chǎng)上，每個(gè)人都有自己的“老板”，都要面臨各種人際關(guān)系。當(dāng)你的上司在處理各種人際關(guān)系的時(shí)候，也會(huì)因經(jīng)驗(yàn)或能力的不足而面臨尷尬的局面，或與客戶爭(zhēng)吵，或被他的上司批評(píng)，或被同級(jí)嘲笑……面對(duì)各種壓力，他們也有控制不住局面需要人幫助的時(shí)候。但是在自己的秘書面前，他們又要保持一定的尊嚴(yán)，所以他們很少主動(dòng)開口要求秘書給自己提供幫助。因此，秘書遇到這種情況，應(yīng)該自覺地找來梯子讓上司下臺(tái)階，以盡快讓上司擺脫難堪的局面。如果上司遇到困境而你熟視無睹，一副與己無關(guān)的樣子，那么他自然會(huì)找借口發(fā)泄對(duì)你的怨氣。
如果小婕找出老總所需要的文件后，不是交給主任，而是自己送到老總那里去，那么即使主任的脾氣再大也不至于再朝小婕發(fā)火了，那小婕就主動(dòng)給了主任一個(gè)體面地下臺(tái)階的機(jī)會(huì)。
隨時(shí)關(guān)注上司的需要一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)當(dāng)隨時(shí)關(guān)注自己上司的需要，當(dāng)他發(fā)現(xiàn)自己的上司因承受巨大的壓力而沉不住氣或者大發(fā)脾氣的時(shí)候，他會(huì)更加沉著和冷靜；他自己不僅能平靜正常地繼續(xù)工作，而且還能想辦法緩和氣氛，讓上司盡快恢復(fù)正常工作的狀態(tài)
第16節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(1)
第二部分職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU
素質(zhì)是人與生俱來的性質(zhì)和才能，但是，素質(zhì)也可以通過長期自我內(nèi)在的修煉逐漸提高。如果素質(zhì)不能通過自我修煉而提高的話，那就完全否定了我們接受教育和追求上進(jìn)的價(jià)值。提升職業(yè)素質(zhì)就是為了增加自我發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。
忠誠：秘書的職業(yè)生命小宋是北京海鑫科技發(fā)展集團(tuán)總裁辦的秘書，這天下午她給總裁送份剛收到的傳真，正準(zhǔn)備離開時(shí)，總裁讓她坐下來聊一會(huì)兒天。聊著聊著，總裁突然說：“小宋，近來公司似乎有人在議論吳總生活作風(fēng)上的事，你主要是負(fù)責(zé)吳總的工作，知不知道一些這方面的情況？”聽總裁這么一問，小宋知道總裁是有所指的。上個(gè)星期五下午，公司負(fù)責(zé)市場(chǎng)的吳總匆匆忙忙地把小宋叫到自己的辦公室，拿出一個(gè)精致的錦緞盒和一張寫有地址的紙條對(duì)小宋說，由于廣州那邊的市場(chǎng)出現(xiàn)了意外情況，他現(xiàn)在必須馬上去機(jī)場(chǎng)飛往廣州，所以委托小宋幫他給朋友送個(gè)禮物。第二天下午，根據(jù)吳總的紙條，小宋找到了禮物的主人——一位看上去不到30歲的漂亮女士，她接過禮物時(shí)高興得幾乎跳了起來：“??！吳哥連我的生日都還記得，真是太好了，謝謝吳哥！”小宋當(dāng)時(shí)就覺得這事有些怪怪的，所以，她估計(jì)總裁問的就是這件事。但是小宋覺得這是吳總的個(gè)人隱私，因此，她這樣回答總裁：“沒什么事呀！”
第17節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(2)
“真的沒什么事？”總裁反問了一句。
“真的。”小宋更加堅(jiān)定地回答。于是，總裁有些失望地說沒什么事了，讓小宋回去了。沒過幾天，人力資源部的人通知小宋從下個(gè)星期起到銷售部上班，當(dāng)普通業(yè)務(wù)員。當(dāng)時(shí)小宋感到五雷轟頂，她問為什么，對(duì)方悄悄地告訴她：原來總裁打算讓小宋給自己當(dāng)秘書，但她在上次有意設(shè)計(jì)的忠誠度測(cè)試中沒有合格，所以讓她轉(zhuǎn)崗。這時(shí)，小宋才后悔自己沒有說實(shí)話，輕易地?cái)嗨土俗约旱穆殬I(yè)生命，于是提出辭職。小宋錯(cuò)就錯(cuò)在她回答總裁的問題時(shí)只想到了是否對(duì)得起吳總的那份信任，而忘記了自己作為秘書的職業(yè)操守。的確，中國歷來有“士為知己者死”的傳統(tǒng)美德，對(duì)于吳總的這份信任，在一般情況下小宋應(yīng)替他隱瞞。但是當(dāng)公司的最高領(lǐng)導(dǎo)人專門抽出時(shí)間來過問吳總給人送禮物這件事時(shí)，那送禮的事就不再是單純的個(gè)人隱私了，肯定與工作有關(guān)。至于這件事與工作是一種什么關(guān)系，總裁會(huì)怎樣處理這件事，那不是需要小宋過問的事情。因此，小宋為吳總“兩肋插刀”的做法，只能算是一種個(gè)人之間的“義氣”，并不是現(xiàn)代職場(chǎng)所需的“忠誠”。從另外一方面來說，總裁主動(dòng)問起這件事來，就說明總裁不是在捕風(fēng)捉影，而是有備而來。在這種情況下，即使小宋想把事情瞞過去也是做不到的。所以，小宋身上的這種“義氣”不僅對(duì)吳總沒有任何意義，而且把自己也搭了進(jìn)去。
對(duì)于秘書來說，忠誠就是他的職業(yè)生命。特別是對(duì)于那些快速成長的高科技公司，或者以服務(wù)業(yè)為主的公司來說，秘書忠誠度更為重要，因?yàn)檫@種新興的公司在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，可能就是一項(xiàng)專利，是一個(gè)技術(shù)訣竅，或者是一個(gè)創(chuàng)意，有時(shí)甚至只是一條商業(yè)機(jī)密，就像當(dāng)年的可口可樂公司一樣，只有一個(gè)配方。如果秘書為了錢，或者為了泄私憤，那他完全有可能利用職務(wù)之便，出賣公司的這種無形資產(chǎn)，而且可以做得人不知、鬼不覺，甚至把老板賣了之后老板還會(huì)夸他精明。因此，有人把秘書比作“埋在領(lǐng)導(dǎo)身邊的定時(shí)炸彈”。如果一個(gè)秘書對(duì)他服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)或公司沒有忠誠感，就不能算是一個(gè)真正的職業(yè)秘書，充其量只是一個(gè)勤雜工。
第18節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(3)
在現(xiàn)代企業(yè)中，職業(yè)經(jīng)理人與職業(yè)秘書之間的關(guān)系，就像一個(gè)交響樂團(tuán)中的樂手與指揮的關(guān)系一樣，樂手不是為指揮而演奏的，而是按指揮的手勢(shì)與指揮一起共同為觀眾而演奏的；秘書不是為上司而工作，而是與上司一起共同為企業(yè)而工作的，只不過秘書是根據(jù)上司的指令而工作罷了。因此，秘書與上司的關(guān)系本質(zhì)上是一種工作關(guān)系，不存在任何人身依附關(guān)系。既然秘書與上司只是一種工作關(guān)系，那秘書就必須首先忠誠于自己所在的企業(yè)，優(yōu)先考慮公司利益，而不是與上司個(gè)人之間的關(guān)系。
因此，面對(duì)總裁的問話，如果小宋一五一十地把事情的經(jīng)過對(duì)總裁說出來：“上星期五下午，吳總到廣州去出差之前，他讓我第二天送一包東西給一位女士。那位女士收到東西后說：‘謝謝吳哥送我的生日禮物’。”那她就能得到總裁的信任而不會(huì)讓她轉(zhuǎn)崗了。當(dāng)然，在吳總知道小宋“出賣”自己后，也可能會(huì)對(duì)小宋有想法，小宋是需要考慮這些問題的，但是即使這樣，那也是無可奈何的事！
實(shí)事求是，如實(shí)匯報(bào)作為職業(yè)秘書必須堅(jiān)持自己的職業(yè)操守，如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自己知道的事情，既不添油加醋，也不掐頭去尾。這既是做秘書的天職，也是做人的道德底線。誠實(shí)：聰明莫被聰明誤小唐是某市電器制造行業(yè)上市公司總裁辦的秘書。最近，公司為了實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)，正在收購另一家上市的生物制藥公司的股份。為了避免兩家公司的股票在二級(jí)市場(chǎng)上大幅波動(dòng)，兩家簽訂了嚴(yán)格的保密協(xié)議，規(guī)定這件事雙方只能讓少數(shù)人知道。這天，負(fù)責(zé)與對(duì)方秘密談判的公司副總從對(duì)方的所在地給總裁秘書小唐打來電話，說談判已經(jīng)完成，讓小唐趕緊用快件寄3張公司法人代表（總裁）的照片過去，以辦理有關(guān)手續(xù)。這天總裁正好在市政府開會(huì)，小唐一時(shí)找不到總裁的照片。就在小唐不知怎么辦才好時(shí)，她看到掛在自己胸前的胸卡，想起半年前公司為了實(shí)施CI戰(zhàn)略，公司公關(guān)部統(tǒng)一為公司每個(gè)員工拍照制作胸卡，便估計(jì)公關(guān)部留有總裁照片。小唐給公關(guān)部打電話，對(duì)方接電話的正是小唐中學(xué)的同學(xué)小馬。小馬是公關(guān)部的辦事員，公司所有人的照片都是她拍的。她說他們那有總裁的照片，并答應(yīng)馬上給送過來。當(dāng)小唐剛剛松口氣，公關(guān)部的胡經(jīng)理來電話，問小唐要照片干什么用。小唐當(dāng)然不能告訴他真相，也聽不慣他那咄咄逼人的口氣，于是順口說：“是××報(bào)社的記者要的。”因?yàn)榭偛们皫滋旖邮芰嗽搱?bào)記者的專訪。
第19節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(4)
胡經(jīng)理馬上說：“不對(duì)呀，我剛才還與某記者通電話，她沒有提這事呀！你沒說實(shí)話！為什么與報(bào)社打交道繞過我公關(guān)部？你們這是什么意思？”事情朝著這個(gè)方向發(fā)展，小唐已無法控制事態(tài)的發(fā)展，于是兩人在電話里吵了起來……從表面上看，事情的起因是由小唐無法自圓其說而引起的，只是一個(gè)工作方法的問題，但最根本的原因是小唐耍小聰明，為人不誠實(shí)，是人品問題。
秘書必須為人誠實(shí)，誠實(shí)就是要說老實(shí)話，辦老實(shí)事，做老實(shí)人。秘書部門是一個(gè)企業(yè)的神經(jīng)樞紐，秘書每天要與各方面打交道，需要各方面的配合與支持。秘書要做好本職工作，讓大家配合并支持你的工作，就要讓上司和同事信賴你。那么，如何讓上司和同事信賴你呢？只有誠實(shí)。如果大家都信賴你，那你在與他們打交道時(shí)，可以省去許多說明和解釋，事半功倍；相反，如果大家都信不過你的為人，那你在與他們打交道時(shí)，即使你說得再對(duì)，他們也不一定聽得進(jìn)去，更不會(huì)樂于配合并支持你的工作。因此，誠實(shí)與否是做好秘書工作的關(guān)鍵。
面對(duì)胡經(jīng)理想知道照片用途的要求，如果小唐這么答復(fù)胡經(jīng)理：“對(duì)不起，我暫時(shí)不能說。”那么胡經(jīng)理對(duì)這種婉轉(zhuǎn)而又明確的拒絕方式，不僅能坦然接受，而且也能理解，因?yàn)榇蠹叶际锹殘?chǎng)中人，知道什么事該問，什么事不該問。你點(diǎn)到為止，對(duì)方就能心領(lǐng)神會(huì)。這樣，既保持原則，又不傷雙方的面子和感情。
誠實(shí)就是該說的就說，不該說的堅(jiān)決不說既然兩家公司簽訂了嚴(yán)格的保密協(xié)議，規(guī)定這件事雙方只能讓少數(shù)人知道，而胡經(jīng)理又不在“少數(shù)人”之列，那小唐就必須堅(jiān)持原則，不能把事情的真相告訴他。
第20節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(5)
學(xué)會(huì)婉轉(zhuǎn)拒絕的藝術(shù)秘書需要誠實(shí)，但誠實(shí)并不等于毫無城府、實(shí)話實(shí)說，因此，秘書要學(xué)會(huì)婉轉(zhuǎn)拒絕的藝術(shù)，既保持原則，又不傷對(duì)方的面子和感情。如果小唐不會(huì)婉轉(zhuǎn)拒絕胡經(jīng)理的要求，怕傷了他的面子而說出了真相，小唐就違反了秘書的職業(yè)操守。這事一旦被總裁知道了，小唐就有可能從此失去他的信任。失去了上司的信任，秘書就很難有發(fā)展前途了。謙遜：職業(yè)發(fā)展的護(hù)身符小程是北京海藍(lán)文化發(fā)展公司總經(jīng)理辦公室的秘書。小程進(jìn)公司不久，總經(jīng)理秘書就出國留學(xué)去了。由于小程謙虛、勤奮和聰明，總經(jīng)理秘書這個(gè)空缺就被她填補(bǔ)了。隨著職位的變化，同事們開始發(fā)現(xiàn)她有些飄飄然了，因?yàn)樗麄儚乃f話的口氣中感受到了她那種無形的優(yōu)越感。市場(chǎng)部倪經(jīng)理原來是總經(jīng)理辦公室副經(jīng)理——小程的頂頭上司，這天他打電話找總經(jīng)理，小程回答說：“總經(jīng)理出去了，等他一回來我馬上就與您聯(lián)系。”沒想到當(dāng)天下班時(shí)，總經(jīng)理就提醒小程為人要謙虛，注意搞好與各方面的關(guān)系。
從總經(jīng)理辦公室出來之后，小程不明白自己在什么時(shí)候得罪了哪路神仙，竟然有人給自己上“眼藥水”。后來總經(jīng)理辦公室的湯經(jīng)理告訴小程，說是她得罪了倪經(jīng)理。原來倪經(jīng)理聽到小程回答“與您聯(lián)系”后非常郁悶。都是同一個(gè)公司的人，為什么還要“聯(lián)系”？難道你小程就高人一等，總經(jīng)理只屬于你一個(gè)人，自己就成了外人！他越想越生氣，于是下午找了個(gè)機(jī)會(huì)在總經(jīng)理那里參了小程一“本”，讓她知道自己有幾斤幾兩。應(yīng)該說，倪經(jīng)理錯(cuò)怪了小程，因?yàn)樾〕虖男睦镞€是尊敬倪經(jīng)理的。從表面上來看，這的確是說者無意，聽者有心，但是小程這種“無意”實(shí)際上也是“潛意識(shí)”作用的結(jié)果，流露出她那種無形的優(yōu)越感
第21節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(6)
與其他部門的人相比，秘書的確有一種“近水樓臺(tái)先得月”的優(yōu)勢(shì)，他們可以很容易得到各種信息，聽到各種機(jī)密，這是由秘書工作本身決定的。例如，這天上午，公司開董事會(huì)討論人事問題，秘書到會(huì)議室為與會(huì)者添了好幾次茶，這樣他就自然而然地知道了一些人事變動(dòng)的事；又例如，總經(jīng)理明天上午出差，下午讓秘書分別通知××××四位部門經(jīng)理來交代工作，其中他與李經(jīng)理談得最長，一直到下班還沒有結(jié)束，這意味著什么？秘書當(dāng)然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書容易得到這種“上層信息”，往往會(huì)引起一些人的羨慕。雖然一般的秘書在公司的正式地位都不是很高，但是總會(huì)有人看在上司的分上向秘書獻(xiàn)殷勤，因此，一些人也就會(huì)慢慢地把自己的尾巴翹起來。特別是由于秘書經(jīng)常代理上司行使一些職權(quán)，所以，一些秘書會(huì)自然而然地滋生出一種無形的優(yōu)越感來，嚴(yán)重的還會(huì)飛揚(yáng)跋扈，誰要是不買自己的賬，就想方設(shè)法給誰穿小鞋。
秘書身上的無形優(yōu)越感是做好本職工作的天敵。如果秘書產(chǎn)生了優(yōu)越感，那就會(huì)在無形之中破壞自己與其他部門人之間的關(guān)系。秘書部門是一個(gè)企業(yè)的神經(jīng)中樞，上傳下達(dá)，左迎右送，都是秘書的工作。從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，幾乎秘書的每項(xiàng)工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果秘書缺乏謙遜的品質(zhì)，那么他工作上不僅得不到各部門的支持，反而會(huì)到處有人給他使絆，讓他寸步難行，從而加大職業(yè)發(fā)展的阻力。
如果小程這么答復(fù)倪經(jīng)理：“總經(jīng)理現(xiàn)在不在，等他一回來我就給您打電話，您看可以嗎？”那倪經(jīng)理心里就會(huì)舒服多了。
第22節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(7)
警惕自己產(chǎn)生“高人一等”的感覺秘書應(yīng)該對(duì)自己的地位和作用有清醒的認(rèn)識(shí)，從工作內(nèi)容來看，秘書的確是在企業(yè)金字塔頂部的經(jīng)營層，但大多數(shù)秘書的身份則是在企業(yè)金字塔的底部，只是一般的工作人員。盡管有人羨慕你的工作，但是你為人最好低調(diào)親和一些，這也可以說是一種自我保護(hù)。為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書無論何時(shí)何地都要把自己當(dāng)做公司的普通一員，絕對(duì)不允許自己滋生出“高人一等”的感覺。寬厚：盡可能地積累人脈資源小周是北京海峽經(jīng)貿(mào)公司總經(jīng)理辦公室的秘書，這天下午一上班，她就幫總經(jīng)理收拾行李，因?yàn)榭偨?jīng)理要趕下午三點(diǎn)半的飛機(jī)到上海出差。這時(shí)，財(cái)務(wù)部有人打電話來向總經(jīng)理告狀，說一家公司故意拖欠近百萬元的貨款，是市場(chǎng)部和銷售部相互鬧別扭人為造成的。放下電話，總經(jīng)理對(duì)小周說：“你找個(gè)時(shí)間把這個(gè)問題了解一下。如果不是什么大問題，你就協(xié)調(diào)一下，把問題解決算了。”總經(jīng)理走后，小周先給市場(chǎng)部的人打電話，又給銷售部的人打了電話，問那家公司的拖欠貨款是怎么回事，他們公說公有理，婆說婆有理，但最后小周還是把基本情況摸清楚了。
在小周的眼里，銷售部的人平時(shí)一個(gè)個(gè)牛氣沖天，很少買總裁辦秘書們的賬，說自己是××的“小蜜”也是從銷售部傳出來的，所以，她決定利用這個(gè)機(jī)會(huì)教訓(xùn)一下銷售部的人，讓他們知道村官也是干部！于是，她接受了市場(chǎng)部的說法，讓銷售部的人在一個(gè)星期內(nèi)把這100萬元要回來。銷售部經(jīng)理說有困難，小周說：“那好，你自己去跟老板解釋吧！希望你們不要拿自己的飯碗當(dāng)玩具！”銷售部經(jīng)理當(dāng)然知道小周是在狐假虎威，但這事畢竟自己也有責(zé)任，所以，他只好忍氣吞聲地說爭(zhēng)取在一周之內(nèi)把貨款要回來。但與此同時(shí)，他心里又在琢磨如何讓這個(gè)小丫頭片子知道自己的厲害！于是，像武俠小說里的故事一樣，一場(chǎng)新的情仇恩怨又開始了……恩怨相報(bào)何時(shí)了！小周最終能斗過銷售部經(jīng)理嗎？可以肯定，對(duì)小周來說，最好的結(jié)果也只是兩敗俱傷。秘書必須為人寬厚，由于部門利益、價(jià)值觀念等方面的原因，秘書在與各部門打交道時(shí)對(duì)一些具體問題的看法出現(xiàn)分歧是正常的。秘書部門是個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，因此，除非情況緊急，非動(dòng)用上司賜予的尚方寶劍不可，在協(xié)調(diào)一般的部門關(guān)系和矛盾時(shí)，應(yīng)該盡量采取疏導(dǎo)說明、商量互讓的“軟”手段解決問題。但由于秘書經(jīng)常代理領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)，使一些秘書容易產(chǎn)生一種錯(cuò)覺，以為自己和領(lǐng)導(dǎo)一樣擁有實(shí)權(quán)。代理就是代理，代理絕對(duì)不是實(shí)權(quán)。如果秘書一旦產(chǎn)生了自己擁有實(shí)權(quán)的感覺，處理問題就會(huì)追求“痛快”，這樣倒是省時(shí)省力，但隨時(shí)有可能讓自己陷入四面楚歌的境地。
第23節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(8)
三思而后行秘書在公司其實(shí)只是一名普通的員工，但是在一些人的眼里，秘書的地位是在“一人之下，萬人之上”，所以，當(dāng)你每做一件事的時(shí)候，應(yīng)三思而后行，否則，很容易讓人在背后罵你“狗仗人勢(shì)”。秘書部門是公司內(nèi)部管理的神經(jīng)中樞，引一發(fā)而動(dòng)全身，如果你四處樹敵，不僅會(huì)影響公司的正常運(yùn)行，更可怕的是有可能讓一些同事產(chǎn)生錯(cuò)覺，以為你是代表著某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在與另外某領(lǐng)導(dǎo)鉤心斗角，讓本來就已經(jīng)很微妙的人際關(guān)系更加復(fù)雜化。
有容乃大古人常說“有容乃大，無欲則剛”，這里的“容”就是指一個(gè)人的胸懷。只有胸懷寬廣的人才能成大器，而胸懷寬廣的人的一個(gè)最大的特征就是有度量，會(huì)寬容。秘書應(yīng)盡可能地多些寬容與忍讓。一份寬容與忍讓，將來在工作中肯定會(huì)有兩份回報(bào)。因此，秘書不應(yīng)到處給自己樹敵，加大自己的成長阻力。相反，秘書應(yīng)該利用自己的有利條件與各方面建立長期友好的關(guān)系，為自己的職業(yè)發(fā)展盡可能多地積累人脈資源。
換位思考當(dāng)秘書在與各部門溝通遇到障礙時(shí)，應(yīng)習(xí)慣換位思考，從對(duì)方的角度看問題，理解對(duì)方。不管雙方的分歧如何大，你首先都要在人格上尊重對(duì)方，而不是以權(quán)勢(shì)壓人，強(qiáng)迫對(duì)方接受自己的意見。自信：我的地盤我做主小蕓是北京東方化工進(jìn)出口公司總經(jīng)理的秘書。下午兩點(diǎn)多，江蘇聯(lián)眾公司的朱總來電話：“你是小蕓嗎？我是江蘇聯(lián)眾公司的朱濤，我想跟殷總通通話。事情是這樣的，我們委托你們公司進(jìn)口的那套生產(chǎn)設(shè)備，現(xiàn)在壓在上海港口，卸不下來了。給你們進(jìn)出口部的人打過幾次電話，他們似乎不太積極，所以，我想與殷總通個(gè)話，請(qǐng)他給進(jìn)出口部門的人打個(gè)招呼。我們這里的開工典禮都籌備好了，要是設(shè)備這個(gè)星期運(yùn)不到，市領(lǐng)導(dǎo)看不到東西，白跑一趟，那我們就沒法交代了。”
第24節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(9)
由于華東地區(qū)前幾天受臺(tái)風(fēng)影響，設(shè)備無法卸船，這事昨天公司進(jìn)出口部的段經(jīng)理已經(jīng)向殷總作了匯報(bào)。這是無可奈何的事，再急也沒用。
“朱總，您別急，殷總剛剛散會(huì)，我馬上就去找他，您稍等，請(qǐng)別掛電話。”小蕓到殷總的辦公室向他匯報(bào)了朱總的電話內(nèi)容。
殷總說：“剛才進(jìn)出口部的人又給我打了電話。你說這個(gè)電話我還接嗎？”殷總有些猶豫不決，接這個(gè)電話吧，也幫不上忙，解決不了問題，解釋多了反而有可能產(chǎn)生誤會(huì)；不接吧，多年的客戶，多年的朋友，而且還是老鄉(xiāng)。“小蕓，還是你幫我處理一下吧。”殷總猶豫了一陣后說。
“好，殷總您放心吧，這事我會(huì)處理好的！”小蕓非常自信地說。
“那你就看著辦吧！”對(duì)小蕓的自信殷總很滿意。在有些人的眼里，秘書不需要什么自信，只要理解和執(zhí)行就行，因此，在他們的印象中，秘書大多唯唯諾諾，默默無聞，沒有什么個(gè)性，上司說是一，他們就不會(huì)說是二；上司說是馬，他們就不會(huì)說是鹿。其實(shí)，這是一種誤解，在實(shí)際工作中秘書同樣需要自信。
在實(shí)際工作中秘書比一般的員工更需要自信，因?yàn)檫@是由秘書工作特點(diǎn)決定的。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人身上的責(zé)任和壓力也越來越大。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)身上的責(zé)任和壓力越大，他們對(duì)秘書的期望值自然也就越高。因此，秘書也一樣地面臨著時(shí)代越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如果缺乏自信，秘書就很難經(jīng)受住這種挑戰(zhàn)。秘書工作的內(nèi)容不僅繁雜而且變化快，突發(fā)性事件多，不自信的話就應(yīng)付不了一些出人意料的局面，從而貽誤解決問題的最佳時(shí)機(jī)。例如，老總約好一個(gè)重要的客戶下午三點(diǎn)見面，可他在下午兩點(diǎn)半的時(shí)候沒跟任何人打招呼，就一個(gè)人開車出去了?？腿笋R上就要到了，秘書應(yīng)該怎么辦，面對(duì)這種情況，秘書必須沉著冷靜，應(yīng)對(duì)緩急有序；如果秘書沒有高度的自信，他就無法收拾這個(gè)局面。
第25節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(10)
自信是在自己的職責(zé)范圍內(nèi)做主秘書的自信不是一種剛愎自用，更不是干預(yù)上司決策的越位，它是建立在對(duì)自己的能力有正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)之上的。秘書的能力并不是表現(xiàn)在什么都由自己做主，而是清楚地知道自己的職責(zé)范圍，我的地盤我做主。因此，秘書的自信，大多不是掛在嘴上，而是化作了行動(dòng)。秘書的自信，從不顯在臉上，而是放進(jìn)心里表現(xiàn)在行動(dòng)上。一個(gè)優(yōu)秀的秘書，辦事謹(jǐn)慎，卻從不膽怯；為人寬厚，卻絕不懦弱；處世內(nèi)斂，卻永不自卑……忍耐：學(xué)板橋“難得糊涂”歐陽蓉是某世界500強(qiáng)亞太地區(qū)的總裁助理。這天下午她陪同總裁到北京郊區(qū)拜訪某大型國企老總劉根生。這事在一個(gè)月之前就訂好了，下午一點(diǎn)半出發(fā)之前歐陽蓉又與對(duì)方秘書進(jìn)行了確認(rèn)?？上挛鐑牲c(diǎn)半到達(dá)之后，對(duì)方前臺(tái)說“劉總外出辦事了。”并用一句“對(duì)不起”就把他們打發(fā)了。歐陽蓉拼命撥打劉總秘書的手機(jī)，可對(duì)方已經(jīng)關(guān)機(jī)。總裁覺得自己登門拜訪就已經(jīng)是屈尊了，現(xiàn)在又吃閉門羹，他氣得臉色發(fā)紫，一出對(duì)方大門，他就破口大罵歐陽蓉，什么豬腦子、笨蛋等詞都從他這個(gè)平時(shí)很紳士的人嘴里出來了。從小到大，歐陽蓉什么時(shí)候受過這種辱罵，她頂了一句：“人家突然變卦，怎么能怪我？”沒想到總裁的怒火燒得更旺?；氐焦?，歐陽蓉就提出了辭職……
歐陽蓉成了替罪羊，她受的委屈確實(shí)值得同情。但是受了委屈就馬上辭職，說明她的心理承受能力還不是很強(qiáng)。
當(dāng)秘書的必須有很強(qiáng)的心理承受能力，這是由秘書工作的性質(zhì)決定的。由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，企業(yè)內(nèi)部的管理難度也越來越大，領(lǐng)導(dǎo)人所承受的壓力也越來越大，所以他們的情緒也容易波動(dòng)，出現(xiàn)焦急、不安、失望甚至憤怒等現(xiàn)象。一旦這些負(fù)面情緒積累到一定程度，他們就要找個(gè)對(duì)象把這些情緒發(fā)泄出來。當(dāng)他們需要發(fā)泄自己內(nèi)心的負(fù)面情緒時(shí)，秘書自然而然成了他們發(fā)泄的最佳對(duì)象，因?yàn)榉奖?，秘書就在自己身邊，隨便找個(gè)借口就可以發(fā)泄一通。將秘書當(dāng)做發(fā)泄的對(duì)象，不僅方便而且代價(jià)很小，甚至可以說是免費(fèi)的。提高心理素質(zhì)當(dāng)秘書就要經(jīng)得起罵。俗話說，沒有金剛鉆，別攬瓷器活。如果受不了委屈，那就不適合當(dāng)秘書。因此，秘書必須加強(qiáng)自己的心理素質(zhì)。特別是年輕的秘書新人，絕大多數(shù)人在家里都是獨(dú)生子女，嬌生慣養(yǎng)。從優(yōu)裕順境的家庭中走出來，有相當(dāng)一部分人喜歡我行我素，很少關(guān)注他人的情感，只在乎自己的感受。因此，他們承受挫折的能力很低。當(dāng)他們獨(dú)自面對(duì)社會(huì)時(shí)，復(fù)雜的人際關(guān)系已讓他們應(yīng)接不暇，如果再讓他們受點(diǎn)兒委屈，那仿佛就是世界末日的來臨。特別是一些女秘書很容易情緒化，稍微受點(diǎn)兒委屈，就當(dāng)著上司的面淚如泉涌，甚至號(hào)啕大哭。對(duì)上司來說，他可能會(huì)動(dòng)惻隱之心，當(dāng)時(shí)不會(huì)再多說什么，但是從內(nèi)心來講，他可能會(huì)更看不起這種嬌氣的作風(fēng)。
第26節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(11)
心胸開闊秘書受了委屈之后，最好用清朝鄭板橋那句“難得糊涂”的名言安慰自己。一方面，對(duì)上司的“辱罵”不要計(jì)較太多。因?yàn)樯纤疽彩侨?，他們也有喜怒哀樂，他們也有要發(fā)泄的時(shí)候。他們一般是有教養(yǎng)的，盡管他們?cè)?#8220;辱罵”你的時(shí)候使用一些粗魯甚至下流的詞匯，那只不過是因?yàn)樗麄兲?dòng)，造成他們口不擇言，但是這種“辱罵”本身并沒有侮辱秘書人格的意思。在另一方面，這種“屈辱”也會(huì)很快過去，因?yàn)槭聦?shí)終究是事實(shí)。即使事情的真相一天兩天清楚不了，也總有真相大白的一天。因此，秘書要像竹子那樣堅(jiān)韌，不要因?yàn)楸伙L(fēng)吹彎了就永遠(yuǎn)挺不起腰；秘書要像江海那樣心胸開闊，不要因?yàn)轱h過幾朵云彩心里就留下長久的陰影。機(jī)靈：在什么山上唱什么歌小趙是北京春盟公司的總經(jīng)理秘書。這天一上班，地稅局的人又來電話找總經(jīng)理，讓補(bǔ)交近百萬元的稅款，如果中午十二點(diǎn)之前不給答復(fù)，他們就要采取強(qiáng)制措施了。小趙知道，由于三角債的原因，公司已經(jīng)出現(xiàn)了嚴(yán)重的現(xiàn)金流問題，這些天總經(jīng)理一直在外面籌措資金，昨晚又在請(qǐng)客借錢。稅務(wù)局這已是第三次來電話了，小趙心里很著急，在等著總經(jīng)理快點(diǎn)兒來上班。上午快十點(diǎn)了，總經(jīng)理才姍姍而來。“老板早上好！”小趙跟總經(jīng)理打了個(gè)招呼，可總經(jīng)理沒有像往常一樣笑容可掬地回應(yīng)小趙，而是沉著臉匆匆進(jìn)了自己的辦公室。
一看總經(jīng)理的臉色就知道總經(jīng)理昨晚“攻關(guān)”無果而終，那幾千元的招待費(fèi)又打水漂了（因?yàn)槭切≮w負(fù)責(zé)訂的包間）。是不是馬上將稅務(wù)局催稅的電話內(nèi)容向總經(jīng)理報(bào)告，小趙遲疑了一會(huì)兒之后，拿起包括稅務(wù)局來電記錄在內(nèi)的文件夾來到了總經(jīng)理辦公室。她沒有像往常那樣給總經(jīng)理沖杯速溶咖啡，而是打開書柜，找出準(zhǔn)備招待某銀行行長的碧螺春，沏了一杯遞給總經(jīng)理。
第27節(jié)：職業(yè)素質(zhì)——職業(yè)發(fā)展的CPU(12)
“老板，你來得這么晚，是不是昨晚在家看‘超女’看得太晚了？”小趙開玩笑說。
“我現(xiàn)在哪還有心情看‘超女’？現(xiàn)在跳樓的心都有了！”總經(jīng)理苦笑著。接著他又問：“小趙，‘超女’到底是什么玩意兒，怎么有那么多人喜歡看？”
見總經(jīng)理的臉色已是陰轉(zhuǎn)多云，于是小趙娓娓而談，說“超女”如何如何精彩，自己如何成為“玉米”。聽著聽著，總經(jīng)理說自己今晚回家也要看“超女”。十幾分鐘就這么過去了，總經(jīng)理的臉色又開始艷陽高照。這時(shí)，總經(jīng)理看到了小趙手中的紅色文件夾，問小趙有沒有什么事，于是小趙將文件夾遞給了總經(jīng)理?？偨?jīng)理一看就笑著說：“你還真機(jī)靈！”什么是機(jī)靈？機(jī)靈就是反應(yīng)快，一旦發(fā)現(xiàn)時(shí)機(jī)不合適就馬上改變戰(zhàn)術(shù)，在合適的時(shí)間辦合適的事，將原則性與靈活性融為一體。遇到稅務(wù)局催稅這樣的急事，小趙見到總經(jīng)理后本應(yīng)馬上匯報(bào)，但當(dāng)她發(fā)現(xiàn)總經(jīng)理心情不好時(shí)就馬上改變了主意。如果馬上匯報(bào)，那對(duì)總經(jīng)理的心情是雪上加霜，這不僅解決不了問題，反而會(huì)使事情變得更糟，所以，她找到一個(gè)輕松的話題，先改變總經(jīng)理的心情。只有在總經(jīng)理心情舒暢之后才能面對(duì)問題，找到解決問題的辦法。
秘書工作繁雜，一個(gè)最大特點(diǎn)就是突發(fā)性事件多，很多客觀因素?zé)o法控制。一旦出現(xiàn)新的情況，就要求秘書按新出現(xiàn)的情況采取新的對(duì)策。如果秘書不機(jī)靈，按部就班，墨守成規(guī)，那就有可能造成失誤。如果小趙一見總經(jīng)理就馬上匯報(bào)稅務(wù)局催款的事，那不僅有可能會(huì)被總經(jīng)理罵個(gè)狗血噴頭，而且也會(huì)使總經(jīng)理的情緒更加惡劣，從而很難冷靜下來面對(duì)現(xiàn)實(shí)的問題。
注意察言觀色秘書要做到機(jī)靈，首先就是要敏感，能細(xì)心觀察周圍每一個(gè)細(xì)小的變化，特別是在與別人打交道時(shí)，要能識(shí)別對(duì)方肢體語言上的所有變化。正如每個(gè)人都有自己獨(dú)特的個(gè)性一樣，每一個(gè)人在與他人交往時(shí)也都有自己獨(dú)特的習(xí)慣。秘書首先要學(xué)會(huì)識(shí)別上司的肢體語言，熟悉他與人交往時(shí)的一些習(xí)慣動(dòng)作，如果能根據(jù)他的這些習(xí)慣動(dòng)作來打交道的話，那你的工作就事半功倍。一些秘書有這么個(gè)壞毛病，與別人一見面，自己就滔滔不絕，不管對(duì)方情緒如何，想不想跟你說話。如果對(duì)方情緒不好，現(xiàn)在不想跟你說話，那么你說得越多，對(duì)方對(duì)你就越反感。因此，秘書要注意養(yǎng)成這么一種習(xí)慣，那就是不要一見面就談工作，而是先問候或閑聊兩句，在這個(gè)過程中觀察對(duì)方的氣色，再順著對(duì)方的心情確定用什么方式進(jìn)行溝通。
提高隨機(jī)應(yīng)變能力秘書隨機(jī)應(yīng)變能力的提高，最根本還是有賴于工作經(jīng)驗(yàn)的積累。為什么人們總把老秘書比做老姜，說姜是老的辣，就是說老秘書經(jīng)驗(yàn)豐富，見多識(shí)廣，一旦有新情況，他就能根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，不慌不忙地采取相應(yīng)的對(duì)策，做到在什么山上唱什么歌。
第28節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(1)
第三部分職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石
職業(yè)態(tài)度是你對(duì)自己職業(yè)價(jià)值的認(rèn)識(shí)。從事秘書工作既不需要深厚的理論造詣，也不需要掌握高難度的平衡技巧，做好秘書工作的關(guān)鍵在于你如何看待自己的“打雜”，職業(yè)態(tài)度決定秘書工作質(zhì)量的優(yōu)劣。
熱情：做好本職工作的動(dòng)力小馬是北京海灣廣告公司的總裁秘書。這些天總裁在上海出差，總裁辦主任安排她這幾天在前臺(tái)值班，頂替去參加培訓(xùn)的前臺(tái)小娜。這天上午，小馬正在接待兩個(gè)外國客人，一個(gè)打扮有些土氣的客人進(jìn)來了。
第29節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(2)
來客說：“我找馬菲。”
“我就是馬菲。”小馬一邊幫外國客人登記，一邊頭也不抬地問來客：“您找我有什么事嗎？”
見小馬用這種態(tài)度對(duì)待自己，客人二話不說就離開了。小馬心里覺得有點(diǎn)兒奇怪，但當(dāng)時(shí)也沒有多想。幾天之后總裁出差回來了。他質(zhì)問小馬為什么用那樣的態(tài)度對(duì)待自己的客人，小馬一開始有些莫名其妙。原來那天那個(gè)聲稱“我找馬菲”的客人是總裁的中學(xué)同學(xué)，來北京辦事，想請(qǐng)總裁幫忙，因?yàn)榭偛迷谕獾爻霾睿钥偛帽阕屗易约旱拿貢?，但由于?dāng)時(shí)在出差，事情特別多，他忘了和馬菲打招呼。總裁的同學(xué)見馬菲用那樣一種態(tài)度對(duì)待自己，以為是總裁在敷衍自己，所以頭也不回就走了。
雖然誤會(huì)得到了澄清，但總裁仍舊耿耿于懷，沒多久就把小馬調(diào)到行政部當(dāng)普通員工。小馬覺得老板心胸狹窄愛記仇，不久便辭職了。應(yīng)該說，總裁在這件事情上處理得有些欠大度，但主要責(zé)任還是在小馬自己身上。秘書在接人待物的過程中，實(shí)際上是在充當(dāng)公司和上司的形象代言人的角色，所以，秘書必須做到熱情而又有禮貌。面對(duì)找你的客人（也包括用電話找你的客人），你用這么一種口吻問對(duì)方“找我有什么事嗎？”就會(huì)讓對(duì)方感受到一種你從骨子里滲出來的冷漠，只不過是你在表面上還顯得彬彬有禮罷了。還有一些秘書喜歡問客人“你預(yù)約了嗎？”這種說法跟“找我有什么事嗎”一樣，是種冷漠的表現(xiàn)?？腿思热簧祥T了，你再問預(yù)約沒預(yù)約就已經(jīng)沒有任何意義了，客人沒有預(yù)約不請(qǐng)自來，那是他們沒有禮貌，但你不能用“你預(yù)約了嗎？”這種方式回敬他，表面上，你是很禮貌地問對(duì)方預(yù)約了沒有，實(shí)際上你是告訴客人，我知道你沒有預(yù)約，你不請(qǐng)自來，讓我討厭。作為秘書，不管客人有沒有預(yù)約，你都得無條件地?zé)崆榻哟?，不能因?yàn)樗麄儧]有預(yù)約而怠慢他們。
第30節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(3)
一些秘書之所以會(huì)出現(xiàn)這種只有禮貌沒有熱情的冷漠態(tài)度，是因?yàn)樗麄兩砩夏欠N無形的優(yōu)越感在作祟。秘書在公司里的位置有些特別，一方面，一些秘書由于工作能力強(qiáng)，又善解人意，受到上司的欣賞，所以，他們的地位在無形之中上升了；另一方面，由于秘書能經(jīng)常優(yōu)先得到公司內(nèi)部機(jī)密，甚至是最高機(jī)密，讓一些部門的人也會(huì)因此對(duì)他們另眼相看，因此，他們?cè)诓恢挥X中會(huì)產(chǎn)生一種優(yōu)越感。如果在秘書身上產(chǎn)生了這種優(yōu)越感，那么他就很可能會(huì)用睥睨一切的目光看待別人，擺出一副事不關(guān)己的樣子，總讓別人覺得自己是在求他或打擾他。
為人冷漠的秘書是不可能做好本職工作的，它不僅讓客人不舒服，而且也讓公司內(nèi)部的同事不舒服。如果你臉上總是露出一副戴著假面具一樣的表情，即使再有能力，也一樣會(huì)影響團(tuán)結(jié)，破壞大家的情緒，沒有人會(huì)愿意配合你的工作。秘書身上的冷漠就像麻風(fēng)病一樣，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且離你越遠(yuǎn)越好。
遇到那些沒有預(yù)約而又點(diǎn)名找你的客人，秘書最好這么接待對(duì)方：“您好！我是××，請(qǐng)問您找我是什么事？”或者“您好！我是××，請(qǐng)問我能幫你什么忙？”這樣，既讓對(duì)方感受到了你的禮貌，也感受到了你的熱情。
熱愛本職工作秘書在工作中必須做到熱情，只有熱情才能有親和力。你與人為善，助人為樂，在保持自己心身愉快的同時(shí)，讓你周圍的人也感到愉快，使他們?cè)敢獠⑾矚g與你一起工作。這樣，你在幫助別人的同時(shí)，也會(huì)得到別人工作和情誼上的回報(bào)。秘書對(duì)工作要有熱情，就必須熱愛這份工作，了解自己的工作對(duì)企業(yè)、上司和自己的意義。只有這樣，才能找到永不枯竭的動(dòng)力源泉。主動(dòng)：無須揚(yáng)鞭自奮蹄小鄭是北京海眾公司的總經(jīng)理秘書。這天下午她上班不久，區(qū)石化公司的余總打電話來找洪總。洪總正在區(qū)政府匯報(bào)工作，作為洪總的秘書，小鄭知道余總是洪總研究生班的同學(xué)，他與洪總的私交不錯(cuò)。見小鄭一時(shí)聯(lián)系不上洪總，余總就對(duì)小鄭說，他們導(dǎo)師的夫人昨晚突然去世了，他想約洪總明早一起去看看導(dǎo)師。“你們老板回來后，請(qǐng)你馬上告訴他，讓他給我回個(gè)話。”因?yàn)殛P(guān)系很熟，所以余總說話也比較隨便：“另外，看導(dǎo)師的時(shí)候，多少得送點(diǎn)兒錢，表示一下心意。我倆最好送的一樣多，所以，你問一問你們老板，看他打算送多少，到時(shí)候告訴我。”
第31節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(4)
洪總到下午七點(diǎn)多才回到辦公室，小鄭馬上把余總的意思向洪總作了匯報(bào)。
“你說送多少錢比較合適？明天還要帶些什么東西去？”不知是突如其來的噩耗讓洪總不知所措，還是洪總對(duì)這種世態(tài)人情沒有什么了解，他這樣反問小鄭。
小鄭從沒有想過這些問題，所以只好搖頭。當(dāng)然，她也看到了洪總眼里對(duì)自己的不滿。洪總之所以對(duì)小鄭不滿，當(dāng)然是因?yàn)樾∴嵲诠ぷ魃先狈χ鲃?dòng)性。的確，吊唁師母是洪總的私事，所以送多少錢和帶什么東西去看老師，小鄭都可以不聞不問。但是這種“私事”如果處理得不好，它同樣會(huì)影響洪總的工作，因此，作為洪總的助手，小鄭就應(yīng)將這種事情當(dāng)做自己分內(nèi)的工作來處理。當(dāng)然，像小鄭這樣的秘書并不一定就是缺乏主動(dòng)性，而是她們對(duì)自己的職責(zé)范圍不是很了解，不知道哪些該自己做，哪些不該自己做。秘書是幫助上司處理日常雜務(wù)的助手，有些上司清楚自己的工作量，會(huì)將自己認(rèn)為是“雜務(wù)”的工作交給秘書去處理，但許多上司還是保持在基層的工作習(xí)慣，把各種雜務(wù)都攬?jiān)谧约旱纳砩?，如果秘書要去協(xié)助他們，他們反而不習(xí)慣，所以一些秘書也不敢“輕舉妄動(dòng)”。
如果小鄭把協(xié)助洪總做好唁念的準(zhǔn)備工作當(dāng)作自己分內(nèi)的事，那她就會(huì)利用洪總回來之前這一段時(shí)間做些相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。雖然吊唁的時(shí)候送多少錢并沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，但在社會(huì)上它有相應(yīng)的潛規(guī)則，送多了人家可能認(rèn)為你是擺譜，顯示自己財(cái)大氣粗，顯得俗氣；送少了，人家又可能認(rèn)為你寡情薄義。因此，如果小鄭不知道這種送禮的行情，那么她就應(yīng)向公司里的其他同事請(qǐng)教；如果公司的人不了解，那么可以問自己的親戚朋友……如果小鄭及時(shí)主動(dòng)地把各項(xiàng)準(zhǔn)備工作都做好了，那么洪總自然會(huì)對(duì)她滿意。
第32節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(5)
樹立“管家婆”心態(tài)秘書應(yīng)該有一種“管家婆”心態(tài)，習(xí)慣自己去找事做。秘書部門是個(gè)不管部，經(jīng)常要面對(duì)一些臨時(shí)性和突發(fā)性的工作，上司不可能對(duì)它們都及時(shí)作出指示。事實(shí)上，由于上司自己工作繁忙，他也不可能對(duì)每一項(xiàng)日常工作都一一給秘書作指示，因此，秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作。
熟悉上司的工作習(xí)慣和工作內(nèi)容秘書要先熟悉上司的工作習(xí)慣和工作內(nèi)容，知道哪些雜務(wù)自己能做，哪些“雜務(wù)”不能做。當(dāng)然，這種主動(dòng)性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過了頭，有時(shí)讓上司感到很被動(dòng)。因此，秘書在平時(shí)就要細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣，了解上司的喜好。保持強(qiáng)烈的上進(jìn)心一個(gè)秘書是否能充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，實(shí)際上反映出他是否有強(qiáng)烈的上進(jìn)心。作為秘書，必須有強(qiáng)烈的上進(jìn)心，因?yàn)槠髽I(yè)的生存環(huán)境越來越復(fù)雜，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人所承受的壓力越來越大，因而他們對(duì)秘書的期望值越來越高。如果沒有上進(jìn)心，不注意自我積累和提升，那秘書的能力就會(huì)離上司的要求越來越遠(yuǎn)。認(rèn)真：細(xì)節(jié)決定優(yōu)劣小郎是北京天行健集團(tuán)公司總裁辦的秘書。為了提高效率，公司準(zhǔn)備進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，先要召開一個(gè)中層以上干部的動(dòng)員大會(huì)，總裁辦主任讓小郎起草會(huì)議通知。因?yàn)闀?huì)議內(nèi)容簡(jiǎn)單，小郎很快就將擬好的會(huì)議通知交給總裁辦主任審閱。當(dāng)主任看到“精減機(jī)構(gòu)”這個(gè)詞時(shí)，向小郎提出來，應(yīng)改為“精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)”。小郎不以為然地說：“這有什么呀，這年頭有誰還會(huì)有功夫去摳這樣的字眼兒，意思差不多就行了！”見小郎滿不在乎的樣子，主任嚴(yán)肅地說：“精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，是使機(jī)構(gòu)‘精’，使機(jī)構(gòu)‘簡(jiǎn)’，就如同精簡(jiǎn)內(nèi)容是使內(nèi)容‘精’，使內(nèi)容‘簡(jiǎn)’一樣；如果將‘簡(jiǎn)’改為‘減’，意思就全變了。”
第33節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(6)
“好，我改！”小郎將草稿拿過來之后，自言自語地嘟囔了一句：“世界上怎么還有這樣死心眼的人？”他沒想到自己的這句話竟被主任聽到了。不久，他被調(diào)離了總裁辦。他后悔自己不該罵主任是“死心眼”。
其實(shí)，總裁辦主任并不是一個(gè)心胸狹窄的人，不是因?yàn)樾±闪R了自己一句“死心眼”就報(bào)復(fù)他，而是覺得小郎這種滿不在乎的態(tài)度不適合當(dāng)秘書，因?yàn)楫?dāng)秘書必須有一種對(duì)工作嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常性的雜務(wù)，而他們的領(lǐng)導(dǎo)大多都是企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)人，他們肩負(fù)著企業(yè)發(fā)展的重?fù)?dān)，他們的每一項(xiàng)工作都意義重大，很多決策甚至直接關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。辦公室對(duì)于他們來說就是戰(zhàn)場(chǎng)，因此，當(dāng)他們身先士卒、沖鋒陷陣與敵人展開肉搏的時(shí)候，他們不會(huì)允許自己手下的士兵仍在嘻嘻哈哈、松松垮垮，因此，秘書必須有認(rèn)真的工作態(tài)度。如果秘書在協(xié)助他們處理日常工作時(shí)馬馬虎虎，不僅會(huì)影響他們的決策質(zhì)量，而且有可能給企業(yè)的發(fā)展造成危害。因此，秘書的工作必須精益求精，一絲不茍。這可以說是每個(gè)秘書對(duì)自己最起碼的要求，盡管要真正做到這一點(diǎn)是很困難的。
一些秘書之所以對(duì)自己的工作缺乏嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，不注意細(xì)節(jié)，敷衍塞責(zé)，主要是因?yàn)樗麄儗?duì)自己工作的意義認(rèn)識(shí)不足，以為自己僅僅是在“打雜”，例如，一些秘書在給客人沏茶時(shí)，他們認(rèn)為不管茶水溫度是70℃還是80℃，并不影響客人的飲用；又例如，上司讓他復(fù)印文件，復(fù)印出來的文件要么是上下不對(duì)稱，要么就是頁碼混亂，但他們認(rèn)為只要看得清楚就行。值得注意的是，現(xiàn)在有些女孩子之所以選擇秘書作為職業(yè)，主要是因?yàn)槭艿搅艘恍╇娨暫托≌f的影響，以為做秘書輕松、浪漫，所以，她們?cè)谏习嗟臅r(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)注意力不集中的現(xiàn)象，例如，打電話時(shí)嘴里嚼著口香糖，手里玩著鉛筆，做事馬馬虎虎、粗枝大葉。
第34節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(7)
端正態(tài)度，注意細(xì)節(jié)秘書的日常工作都是些小事，要做好秘書工作并不難，從給客人端茶倒水，到給上司安排日程和文件存檔，既不需要懂得深?yuàn)W復(fù)雜的理論，也不需要掌握高難度動(dòng)作的技巧，它只要求秘書有一個(gè)嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。如果你在日常工作中不注意細(xì)節(jié)，對(duì)工作總是采取應(yīng)付態(tài)度，不拘小節(jié)，沒有一點(diǎn)兒精益求精的意識(shí)，那你的上司、同事和客人對(duì)你工作態(tài)度和能力的“評(píng)分”就會(huì)越來越低，最后有可能炒你的魷魚。自律：做自己的老板小韓是北京海天文化發(fā)展公司的總裁秘書。總裁星期一下午出差，要星期六才回來，到下星期一早晨才上班。總裁出差了，總裁辦公室門窗緊閉，難染灰塵，盡管如此，小韓仍然每天一上班就去總裁辦公室打掃衛(wèi)生，特別是要擦拭總裁的辦公桌。小韓每天早晨都去打掃總裁的辦公室，這不僅讓總裁辦的一些同事不理解，甚至讓有的同事不滿：“小韓，總裁出差了，你打掃他的辦公室還有什么意義？他要下星期一才上班，你下星期一早晨再打掃不就行了，為什么要那么死心眼，你不會(huì)利用擦辦公桌這段時(shí)間去做別的事情？”面對(duì)同事們的不理解和不滿，小韓沒作解釋，她覺得這是自己的責(zé)任，笑笑之后繼續(xù)干自己的活。什么是責(zé)任感？責(zé)任感就是自覺做好自己分內(nèi)的工作。作為秘書必須具備小韓這樣一種責(zé)任感。只有具備了這樣一種責(zé)任感，才能算是真正的職業(yè)秘書。當(dāng)你把做好分內(nèi)的工作作為自己的責(zé)任之后，你就會(huì)把這種責(zé)任當(dāng)做一種價(jià)值尺度，隨時(shí)用它約束自己的行為，不在乎有沒有外在的監(jiān)督。因此，這種責(zé)任感是對(duì)自己負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，是尊重自己的感情和價(jià)值觀的表現(xiàn)?？梢哉f，這是一種真正的老板心態(tài)，自己做自己的主人。
第35節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(8)
一些同事對(duì)小韓的指責(zé)似乎有幾分道理，因?yàn)樾№n完全可以在總裁上班之前一次性地打掃，這樣既不影響總裁工作，又可以節(jié)省時(shí)間去做一些別的工作。從表面上看，這是一種靈活的表現(xiàn)，是一種聰明，其實(shí)，這是一種缺乏自律精神的表現(xiàn)。按公司崗位職責(zé)的要求，秘書必須每天為總裁辦公室打掃衛(wèi)生。既然崗位責(zé)任制要求秘書每天打掃總裁的辦公室，那就是說這是秘書分內(nèi)的工作，因?yàn)榭偛貌辉?，缺乏監(jiān)督，你就制造“我可以利用這段時(shí)間做另外的工作”這類借口欺騙自己，那實(shí)際上就是一種缺乏自律精神的行為。如果一個(gè)秘書缺乏自律精神，濫用公司和上司對(duì)自己的信任，一旦這種信任枯竭，那秘書的職業(yè)生命也就會(huì)隨之枯萎。很多秘書雖然智商不低，但是由于缺乏主人翁精神，對(duì)自己的工作缺乏一種“分內(nèi)”的認(rèn)同感，只要有機(jī)會(huì)，她們就會(huì)把自己分內(nèi)工作推給別人，所以，他們?cè)诼殘?chǎng)上的成就反而不如像小韓這樣一些看上去有些“死心眼”的人。
樹立主人翁精神，培養(yǎng)責(zé)任感駿馬自知前程遠(yuǎn)，無須揚(yáng)鞭自奮蹄！作為秘書，你既然是懷抱遠(yuǎn)大理想進(jìn)入了公司，希望自己在事業(yè)上有所成就，那你就應(yīng)該從進(jìn)入公司的第一天起，開始樹立主人翁精神，培養(yǎng)自己的責(zé)任感。事實(shí)上，承擔(dān)責(zé)任并不只是一種精神負(fù)擔(dān)，你在承擔(dān)責(zé)任的過程中，可以讓自己的職業(yè)素養(yǎng)不斷提高，在更高的層次上體驗(yàn)著秘書工作所帶來的快樂和幸福。上進(jìn)：沒有最好，只有更好小路是北京九州科技發(fā)展公司總經(jīng)理辦公室的秘書。今天是她在前臺(tái)值班，由于沒什么客人，小路便在網(wǎng)上看起小說來了，以至于辦公室主任路過她還沒有發(fā)覺。看著小路沉醉的樣子，主任敲了一下前臺(tái)，問小路為什么上班的時(shí)候上網(wǎng)看小說，小路說沒什么事做，閑著也是閑著。主任看到她面前有個(gè)來客登記簿，就說可以利用這段時(shí)間整理來客登記簿。小路說就這么點(diǎn)兒事，自己早就整理好了。主任說：“你可以精益求精呀。秘書工作沒有最好，只有更好！”小路開玩笑說：“這是廣告詞，誰都會(huì)說。”見小路不服氣，主任讓她打開來客登記文件夾。在輸入電腦的來訪客人資料中，都是按客人姓氏排列的。主任說：“這種排列方式就有改進(jìn)的必要，應(yīng)該按客人所在公司名稱的筆畫順序排列。這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個(gè)人有可能會(huì)在將來的某一天離開他們現(xiàn)在所在的公司，但是他們的公司名則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點(diǎn)是應(yīng)該記住他們的公司名稱，因此，在整理來客名錄時(shí)，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來排列順序。不僅可以改變排列方式，而且還應(yīng)增加相應(yīng)的信息，如注冊(cè)資金、業(yè)務(wù)范圍、與本公司的關(guān)系往來等。例如，昨天第一個(gè)來訪的客人是北京天順科貿(mào)公司的副總經(jīng)理雷鳴。將來只要一看到雷鳴這個(gè)名字，首先應(yīng)該想到的是北京天順科貿(mào)公司。天順科貿(mào)公司是1999年注冊(cè)成立的，注冊(cè)資金1000萬元，主要業(yè)務(wù)是代理銷售我們公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在5000萬元左右，他們的董事長兼總經(jīng)理叫肖堅(jiān)，是我們老板在云南西雙版納下鄉(xiāng)時(shí)的戰(zhàn)友……所以，不要小看自己的每一項(xiàng)工作，只要你有心，它就有提升質(zhì)量的空間。”聽主任這么一說，小路才知道秘書工作“沒有最好，只有更好”并不是套用的一句廣告詞。古人說“物極必反”，意思是任何事物都有個(gè)極限，如果超過了這個(gè)極限，事物就會(huì)發(fā)生本質(zhì)的變化，走向自己的反面。像小路這樣的秘書在剛從事秘書工作時(shí)，大多都會(huì)努力工作，積累經(jīng)驗(yàn)，使自己的工作越來越熟練。但是在他們能應(yīng)付日常性的工作之后，有些人就會(huì)以為自己是船到碼頭車到站了，開始安于現(xiàn)狀，把“熟練”變成了“隨便”。例如，給上司起草文件，只要文字通順就行；給上司整理辦公桌，只要不臟不亂就行……秘書一旦對(duì)自己的工作開始“隨便”，那他的惰性就會(huì)膨脹，變成對(duì)工作的敷衍塞責(zé)。不僅在工作上如此，而且在處理人際關(guān)系時(shí)也會(huì)變得很“隨便”。剛從事秘書工作的時(shí)候，大多數(shù)人對(duì)上司和老同事都會(huì)很謙虛很有禮貌，隨著相互熟悉和了解，他們就有可能像在學(xué)校一樣把他們當(dāng)成同學(xué)，對(duì)他們不僅沒有了應(yīng)有的謙虛和禮貌，而且會(huì)經(jīng)常以少賣少，在他們面前撒嬌。
第36節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(9)
一些秘書之所以缺乏上進(jìn)心，安于現(xiàn)狀，大多是因?yàn)樗麄冏晕以O(shè)限造成的。由于自我設(shè)限，他們對(duì)自己的要求不高，不想過問自己工作以外的事情，平時(shí)工作得過且過，只要工作中不出什么大的紕漏就行。久而久之，他們?cè)诠ぷ髦袧u漸缺乏主動(dòng)性，剛進(jìn)公司時(shí)的那種工作激情也就消失了。其實(shí)，秘書工作的“熟練”都是相對(duì)的，只要你不安于現(xiàn)狀，就連給客人泡一杯茶，給上司復(fù)印一份資料這樣的工作，都有提高工作質(zhì)量的空間。世界上從來都是沒有最好，只有更好。如果在秘書身上滋生了惰性，那就會(huì)離上司的要求越來越遠(yuǎn)，甚至斷送自己的職業(yè)前途。
樹立問題意識(shí)為了追求更高的效率，秘書無論是在處理日常性的工作中，還是在應(yīng)付一些偶然性的事件時(shí)，都應(yīng)在頭腦里這樣多問問自己：“事情為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況？”，“用這種方法處理就一定完善嗎？”不僅如此，還要有一些富于創(chuàng)造性的幻想：“如果換一種方法處理，事情的結(jié)果又會(huì)怎么樣呢？”“除了這種方法，就沒有其他更好的方法處理了嗎？”對(duì)于秘書來說，如果對(duì)一些偶然性事件多加留意，就能從中悟出一些規(guī)律性的東西來。
創(chuàng)造性地工作秘書工作主要是給上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地執(zhí)行上司的各種業(yè)務(wù)指令，因此，在一些秘書看來，秘書工作很難與“創(chuàng)造”一詞聯(lián)系在一起。的確，秘書工作帶有很大的被動(dòng)性和繁雜性。在很多時(shí)候，秘書對(duì)那些千頭萬緒的瑣碎工作連應(yīng)付都應(yīng)付不過來，還要?jiǎng)?chuàng)造性地工作，談何容易！但是事實(shí)上，秘書創(chuàng)造性地工作是非常必要的，因?yàn)橹挥袆?chuàng)造性地工作，秘書的工作水平才能一步一個(gè)臺(tái)階往上升，為上司節(jié)省更多的時(shí)間、搜集更多的信息、提出更多的合理化建議；反之，如果秘書總是按部就班，不求創(chuàng)新，那就如同逆水行舟，不進(jìn)則退。那么，秘書怎樣才能創(chuàng)造性地工作呢？其實(shí)，就創(chuàng)造本身而言，秘書工作并沒有什么特殊的地方，和其他工作一樣，只要你明白了自己工作的目的，在工作過程中，不停地在頭腦中解這樣一個(gè)一元一次方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”創(chuàng)造性就會(huì)自然而然地在這種求解的過程中發(fā)揮出來。世上的事從來都是如此，功夫不負(fù)有心人。例如，秘書經(jīng)常協(xié)助上司處理各種文件，在看各個(gè)部門送上來的請(qǐng)示報(bào)告或匯報(bào)材料時(shí)，秘書就要在心里琢磨，這些報(bào)告的內(nèi)容是否應(yīng)更充實(shí)一些，或者應(yīng)寫得更為簡(jiǎn)便一些。
第37節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(10)
及時(shí)建議由于這種日積月累，秘書往往會(huì)對(duì)某些問題產(chǎn)生獨(dú)到的見解，因此，秘書要及時(shí)向上司或有關(guān)職能部門提出建議。也正是因?yàn)槿绱?，秘書要從平時(shí)起就注意搞好包括上司在內(nèi)的各個(gè)方面的關(guān)系，得到他們的信任，一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了使自己的建議能被各方面接受，產(chǎn)生積極的作用。求精：提高“打雜”的附加值小瓊是天津萬維軟件公司的總裁秘書。萬維公司這幾年從無到有，年?duì)I業(yè)額接近10億元人民幣。這天上午，總裁正在召集各分公司負(fù)責(zé)人開營銷會(huì)議，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)許總給小瓊打來電話：“小瓊，你好！我是財(cái)務(wù)部的許杰。”
“許總，您好！”
“大老板(指公司總裁)這幾天能抽得出時(shí)間來嗎？北京星河證券公司的羅總想過來拜訪他，一起吃頓飯。”
“老板開完會(huì)后，我問一下老板的意思，回頭給您電話。您看可以嗎？”
“謝謝！”對(duì)方放下電話。
總裁散會(huì)后，小瓊馬上把財(cái)務(wù)部許總的意思告訴總裁?？偛孟肓艘粫?huì)兒后反問小瓊：“你看我有必要見這個(gè)羅總嗎？”
小瓊沒想到總裁會(huì)這樣問自己，她不知如何回答是好，不過，她看到總裁顯得很失望。按理說，小瓊已完整地轉(zhuǎn)達(dá)了許總的意思，工作中不存在任何瑕疵，總裁沒有道理對(duì)小瓊失望。見不見那個(gè)羅總，已經(jīng)屬于總裁自己的工作范疇，小瓊能提出自己的建議固然很好，提不出來也沒什么，因?yàn)樾…偖吘怪皇莻€(gè)秘書。那么，在這件事情上總裁為什么會(huì)對(duì)小瓊失望呢。如果單純從轉(zhuǎn)接電話這個(gè)角度來看，小瓊的確沒有失職的地方，但如果從輔佐總裁工作的助手這個(gè)角度來看，那么小瓊做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)樗谶@里只起一個(gè)傳聲筒的作用。由于星河證券公司的羅總是財(cái)務(wù)總監(jiān)介紹過來的，因此小瓊就應(yīng)該知道總裁對(duì)這個(gè)星河證券公司不是很熟悉，所以，總裁在作“見不見這個(gè)羅總”的決策之前缺乏相應(yīng)的依據(jù)，他可能會(huì)這樣想：“見面吧，可能只是一種無聊的應(yīng)酬，除了浪費(fèi)時(shí)間，沒有什么實(shí)際意義；不見吧，也可能失去一個(gè)難得的商業(yè)機(jī)會(huì)。”小瓊是總裁的秘書，有責(zé)任為上司的決策提供及時(shí)、充足和準(zhǔn)備的信息。
第38節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(11)
如果小瓊在接許總的電話時(shí)，想到了總裁在作“見不見羅總”這個(gè)決策時(shí)缺乏相應(yīng)的信息依據(jù)，她就會(huì)預(yù)先收集星河證券公司和羅總的相關(guān)信息，例如，在接許總的電話時(shí)問清星河證券公司的背景和來訪的意圖，也可以去網(wǎng)上找星河證券公司的相關(guān)資料，這樣，在總裁征詢自己意見的時(shí)候，就可以把自己提前收集到的相關(guān)信息提供給總裁?？偛糜辛诉@些信息，自然能及時(shí)作出決策。而小瓊收集的這些信息就是她給這個(gè)電話增加的“附加值”，小瓊也因此而不再是只起一個(gè)傳聲筒的作用。
秘書工作在企業(yè)運(yùn)行的過程中是不可或缺的，但大部分秘書工作又顯得平凡和瑣碎，因此，秘書在為上司處理日常工作時(shí)，應(yīng)盡可能地給它們?cè)黾?#8220;附加值”。其實(shí)，不只接電話可以增加“附加值”，所有的秘書工作都可以增加“附加值”，即使給客人沏一杯茶，在將茶水遞給客人時(shí)對(duì)客人微笑，讓客人感到親切，對(duì)本公司更有好感，這也是秘書創(chuàng)造的“附加值”。
用心做事，精益求精雖然秘書的主要工作是“打雜”，但是如果你熱愛自己的工作，對(duì)自己做的每一項(xiàng)雜務(wù)都抱著精益求精的態(tài)度，那你就能給自己的每一份工作增加“附加值”。對(duì)于企業(yè)來說，產(chǎn)品的附加值就是利潤。對(duì)于秘書來說，工作的附加值就是提高自己的競(jìng)爭(zhēng)力。如果你給自己做的每一項(xiàng)工作都增加“附加值”，那上司自然就會(huì)對(duì)你刮目相看。相反，如果你認(rèn)為秘書工作只是“打雜”，那么上司有可能讓你永遠(yuǎn)“打雜”。縝密：不怕一萬，只怕萬一小祝是北京東方集團(tuán)總經(jīng)理的秘書。18號(hào)晚上總經(jīng)理要去山東泰安與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)政府領(lǐng)導(dǎo)就投資項(xiàng)目進(jìn)行洽談，而18號(hào)中午他還要在燕京飯店宴請(qǐng)一個(gè)從西北來的重要客戶，所以，小祝在17號(hào)下午下班之前與總經(jīng)理商量如何安排18號(hào)的日程：由于總經(jīng)理要在下午七點(diǎn)之前到達(dá)在泰安的辦事處，所以必須在下午兩點(diǎn)半之前從北京上火車，因?yàn)閺谋本┑教┌驳目燔嚧蠹s需要4個(gè)小時(shí)，再加上從泰安火車站到辦事處約半個(gè)小時(shí)，宴請(qǐng)西北的客戶預(yù)計(jì)花一個(gè)半小時(shí)，再加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個(gè)小時(shí)，那么，只需要在上午十二點(diǎn)開始進(jìn)餐就行。根據(jù)這種反推法，小祝安排司機(jī)上午十一點(diǎn)半從公司送總經(jīng)理到燕京飯店，并訂了下午兩點(diǎn)半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點(diǎn)半接站。
第39節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(12)
但是在18號(hào)，意想不到的事發(fā)生了：總經(jīng)理與客人吃飯時(shí)，一聊天就把時(shí)間給忘了，快兩點(diǎn)半才從飯店出來。他一看手表，要趕原訂的火車是來不及了，于是他問在飯店外等候的司機(jī)，去泰安的下一趟火車最早是幾點(diǎn)，司機(jī)說不清楚，總經(jīng)理有些不耐煩，讓司機(jī)馬上打電話問小祝。沒過一分鐘，小祝就用短信將今下午從北京站始發(fā)路過泰安的所有火車的開車時(shí)間發(fā)了過來。因?yàn)樾∽ｎA(yù)計(jì)到了這種情況可能出現(xiàn)，所以提前做好了準(zhǔn)備。當(dāng)時(shí)總經(jīng)理很驚訝，但也非常滿意，由衷地感嘆：“這個(gè)小祝真不簡(jiǎn)單！”在秘書的日常工作中，出現(xiàn)像小祝面對(duì)的這種意外情況并不多，也許你準(zhǔn)備好幾十次列車時(shí)刻表，只有一兩次能用得上。那么，秘書為什么要做這么多無用功呢？這是秘書工作性質(zhì)本身要求的。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，而領(lǐng)導(dǎo)大多身負(fù)重任，如果秘書準(zhǔn)備不周到，或意外情況的發(fā)生后措手不及，讓領(lǐng)導(dǎo)的工作出現(xiàn)失誤，就有可能牽一發(fā)而動(dòng)全身，給上司甚至給企業(yè)造成無可挽回的損失。秘書在日常工作中突發(fā)性事件很多，為了應(yīng)對(duì)那些無法預(yù)料的事件發(fā)生，秘書就要做些“無用功”，將有可能出現(xiàn)的各種意外狀況都考慮進(jìn)去，不怕一萬，就怕萬一。如果秘書辦事縝密，總能留有余地，那結(jié)果往往會(huì)出乎你自己的意料，上司和同事就會(huì)對(duì)你有另一種看法：你是一個(gè)辦事穩(wěn)重，可以值得信賴的秘書！
做事縝密，不存“僥幸”秘書在工作中必須縝密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣。對(duì)上司的一些重要活動(dòng)的安排，每次都要像放電影一樣在自己腦子里過了一遍，看是否還有什么疏忽遺漏的地方。優(yōu)秀的秘書就跟優(yōu)秀的棋手一樣，在走第一步的時(shí)候，要能看到第二步，想到第三步。一些年輕的秘書總被人說成是“嘴上無毛辦事不牢”，除了他們年輕缺乏經(jīng)驗(yàn)之外，主要是批評(píng)他們對(duì)自己工作的重要性不足，總認(rèn)為以前沒有發(fā)生過意外，這次也不會(huì)發(fā)生意外，有嚴(yán)重的僥幸心理。僥幸心理是一種極其不負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對(duì)秘書來說是相當(dāng)危險(xiǎn)的。吃一塹，長一智當(dāng)然，秘書的這種縝密不是天生的，大多數(shù)人都吃過“沒想到”的苦頭，所以，要養(yǎng)成辦事縝密的習(xí)慣，重要的是學(xué)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，特別是從教訓(xùn)中找出差距，吃一塹，長一智。耐心：自己給自己創(chuàng)造機(jī)會(huì)小梁是北京慧聰科技發(fā)展公司總經(jīng)理的秘書。她雖是名牌大學(xué)畢業(yè)的高材生，可工作3年多了，在業(yè)務(wù)上仍然沒什么長進(jìn)，一天到晚沒有多少事可做。很多朋友羨慕她工作輕松，但她卻因?yàn)檎也坏綑C(jī)會(huì)、看不見希望而于心不甘。這天上午老總在開會(huì)，她又沒什么事，只好像往常一樣在網(wǎng)上瀏覽新聞和八卦消息，以消磨時(shí)間。十一點(diǎn)多，老總開完會(huì)出來，對(duì)小梁說自己下星期一去上海出差，讓她把上海兩個(gè)客戶的合同找出來。
第40節(jié)：職業(yè)態(tài)度——成就職業(yè)價(jià)值的基石(13)
“您坐飛機(jī)去嗎？”小梁?jiǎn)枴?span lang="EN-US">
“是的，準(zhǔn)備坐星期一下午三點(diǎn)多的飛機(jī)。”老總說。
“那我?guī)湍啓C(jī)票吧！”小梁主動(dòng)地說。
“不用了，我這里有訂票處的電話，回頭你幫我下樓去取一下就行了。”老總說。于是，小梁只好怏怏地回到自己的辦公室?guī)屠峡傉页瞿莾煞莺贤?。老總在家她都感到無所事事，老總出差之后她會(huì)更無聊。想到這里，她暗嘆一口氣，把兩份合同找出來之后，繼續(xù)上網(wǎng)打發(fā)時(shí)間。小梁的問題出在什么地方？當(dāng)然，小梁完全可以把責(zé)任推給老總。實(shí)事求是地說，出現(xiàn)這種局面老總是負(fù)有責(zé)任的，他不會(huì)利用秘書，習(xí)慣性地事無巨細(xì)大包大攬，是他讓小梁整天無所事事。但是把責(zé)任推給了老總，小梁的問題就解決了嗎？沒有，小梁應(yīng)該意識(shí)到，老總這種大包大攬的工作方式，固然有他工作習(xí)慣的問題，但是在更深層次上反映了他對(duì)小梁能力或人品的不放心。所以，小梁的根本問題在于她僅有主動(dòng)積極的精神，卻還缺乏勇氣去爭(zhēng)取機(jī)會(huì)以表現(xiàn)自己的能力。
在現(xiàn)實(shí)中，還有許許多多的領(lǐng)導(dǎo)像小梁的老總一樣屬于“婆婆媽媽”型。他們?cè)诮o秘書交代工作時(shí)，不管什么事情，都要從頭到尾說一遍，似乎只有這樣，才覺得放心。一開始，你可能覺得自己很省心，但久而久之，這種做法會(huì)讓你感到厭煩：“你說得這么全面，還不如你自己做好了！”更重要的是，你會(huì)覺得給這種上司當(dāng)秘書，自己只是掛了個(gè)名，對(duì)自己的成長沒有一點(diǎn)兒好處。
當(dāng)上司說自己有訂票處的電話后，如果小梁大膽堅(jiān)持幫上司訂票，那老總再“頑固”，他也很難拒絕小梁的“主動(dòng)”，即使他再三拒絕小梁幫助他訂票，那小梁還可以幫他做出差的其他準(zhǔn)備工作，例如，幫他查詢上海的天氣情況，把上海客戶的其他資料一起找出來，把每個(gè)客戶的資料分別用大信封裝好……小梁主動(dòng)堅(jiān)持給老總“打雜”，一方面讓老總看到自己的能力，另一方面讓老總從這種主動(dòng)中看到自己的上進(jìn)心。只有這樣，老總才會(huì)慢慢了解小梁并信任她。
逐步讓上司學(xué)會(huì)“放權(quán)”對(duì)于這種“婆婆媽媽”型的上司，秘書一定要有耐心，要逐步讓上司學(xué)會(huì)“放權(quán)”。例如，當(dāng)上司讓你發(fā)傳真，在囑咐你如何發(fā)時(shí)，你可以這樣說：“老板，您去忙吧，傳真我會(huì)發(fā)。”當(dāng)上司讓你起草會(huì)議通知，叮囑你如何寫時(shí)，你可以這么說“老板，這個(gè)通知我會(huì)寫，下班之前一定交給您！”但是當(dāng)你要求上司“放權(quán)”之前，你一定要把上司所擔(dān)心的各種問題都想到，并作好相應(yīng)的對(duì)策。只有這樣，上司才會(huì)真正放心。如果你連續(xù)幾次都沒讓上司失望，那上司就會(huì)逐漸信賴你：“這事你就自己看著辦吧！”秘書可以等待上司賜予你機(jī)會(huì)，但是如果你主動(dòng)去創(chuàng)造機(jī)會(huì)，那你就會(huì)進(jìn)步得更快！
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