我的第2版Excel新書(shū)《Excel職場(chǎng)手冊(cè)：260招菜鳥(niǎo)變達(dá)人》本周出版啦，比第1版增加了很多內(nèi)容，操作動(dòng)畫(huà)和視頻共100個(gè)，定價(jià)不變，非常超值。
第2版與第1版不同之處有以下5點(diǎn)：
1.?應(yīng)讀者和出版社的要求，第2版書(shū)名變更，封面方案重新設(shè)計(jì)，盡可能以新的面貌出現(xiàn)在大家面前。
2.?增加了更多實(shí)用的技巧，全書(shū)共260招技巧，部分技巧是Excel 2016版本新增功能。
3.?第1版同樣的問(wèn)題增加了更多解決方法，讀者可以選擇自己喜歡的方法。
4.?細(xì)分目錄，第1版分為7章，第2版分為5大篇18章，根據(jù)目錄查找相對(duì)容易些。第一篇：數(shù)據(jù)操作與處理（共5章：?jiǎn)卧駭?shù)據(jù)錄入與編輯、整理單元格數(shù)據(jù)、查找與替換、行與列的操作、工作表以及文件的操作）；第二篇：數(shù)據(jù)分析（共2章：排序、篩選、分類(lèi)匯總、合并計(jì)算以及數(shù)據(jù)透視表）；第三篇：公式與函數(shù)（共6章：公式與函數(shù)基礎(chǔ)、常用的數(shù)學(xué)和統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)、查找與引用函數(shù)、日期與時(shí)間函數(shù)、其他函數(shù)的應(yīng)用）;第四篇：圖表制作（共2章：常用圖表制作以及圖表優(yōu)化、高級(jí)圖表的制作）；第五篇：高級(jí)應(yīng)用與綜合應(yīng)用（共3章：宏與VBA、Excel與Access雙劍合璧、多種技巧綜合運(yùn)用）。
5.?對(duì)部分技巧錄制視頻，讀者可以結(jié)合書(shū)中的文字+截圖以及操作動(dòng)畫(huà)、視頻，邊看邊練，一步一步做出效果。光說(shuō)不練假把式，一定要親自實(shí)踐才能體會(huì)Excel的美妙。歡迎讀者到異步社區(qū)下載本書(shū)配套的示例文件、操作動(dòng)畫(huà)和視頻共100個(gè)。
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今日分享如下：
愛(ài)美的人士總是熱衷于減肥，生活中隨處可見(jiàn)各種減肥廣告。對(duì)于Excel文件也一樣，給文件減肥，能提高效率。在實(shí)際使用Excel過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在這種現(xiàn)象，Excel文件不明原因增大，文件內(nèi)容很少，可是文件高達(dá)幾兆，打開(kāi)、計(jì)算、保存都很緩慢，甚至死機(jī)，有時(shí)甚至造成文件損壞，無(wú)法打開(kāi)的情況，造成文件虛胖的原因及減肥瘦身辦法有以下幾種情況：
一、工作表中有大量的細(xì)小圖片對(duì)象造成文件增大，這是最常見(jiàn)的文件虛胖原因。
可能的原因：
1、從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制內(nèi)容直接粘帖到工作表中，而沒(méi)有使用選擇性粘帖；
2、無(wú)意中點(diǎn)了繪圖工具欄的直線或其他繪圖對(duì)象，不知不覺(jué)中在文件中插入了小的直線或其他圖形，由于很小，肉眼幾乎無(wú)法看到，又通過(guò)單元格的復(fù)制產(chǎn)生了大量的小繪圖對(duì)象；
3、在工作表中插入了圖片其他繪圖對(duì)象，操作中又將其高度寬度設(shè)為0或很小的值，通過(guò)復(fù)制產(chǎn)生了大量的對(duì)象；
4、在行或列的位置中插入了繪圖對(duì)象，然后隱藏行或列，或設(shè)置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對(duì)象不能看到；
5、工作表中的對(duì)象設(shè)置了不可見(jiàn)屬性或?qū)ο蟮木€條和填充色均設(shè)為與底色相同,使對(duì)象無(wú)法看到。
解決辦法：
按F5，定位，條件選擇對(duì)象，再按delete刪除。
圖1是從一個(gè)表格中用F5定位對(duì)象得到的結(jié)果，標(biāo)紅的部分就是對(duì)象，按delete刪除即可。
圖1
文件刪除對(duì)象之前有5M，刪除后只有50多K了，文件大大瘦身了。
二、工作表中在很大的范圍內(nèi)設(shè)置了單元格的格式或者條件格式。
可能的原因：
操作時(shí)選擇在很大的區(qū)域設(shè)置或復(fù)制了單元格的格式或條件格式，而真正用的區(qū)域并不很多，造成工作表內(nèi)容不多，文件卻很大。
判斷方法：按【ctrl+ end】看看光標(biāo)落在哪里，有些表只有一兩行，格式設(shè)置、公式卻到了最后一行。
解決辦法：定位真正需要的行號(hào)下一行，按【Ctrl + Shift +向下鍵↓】，選擇所有的多余行，刪除，真正需要的列號(hào)下一列，【Ctrl + Shift +向右鍵→】，選擇所有多余列，刪除。對(duì)條件格式也可用編輯-定位，定位條件中選“條件格式”，然后在格式-條件格式中刪除條件格式。
例如，減肥之前的文件有5M，
打開(kāi)文件，按【ctrl+ end】，發(fā)現(xiàn)光標(biāo)到了表格最下面的一行，而數(shù)據(jù)區(qū)域只有79行，鼠標(biāo)選中第80行，按【Ctrl+ Shift +向下鍵↓】，右鍵刪除多余的行，保存文件，發(fā)現(xiàn)文件只有21K,
三、為很大的區(qū)域設(shè)置了數(shù)據(jù)驗(yàn)證。
形成原因：選擇很大的區(qū)域設(shè)置了數(shù)據(jù)驗(yàn)證，或?qū)⒂袛?shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置的單元格復(fù)制到很大的區(qū)域，尤其是在數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置中進(jìn)行了“輸入法”、“輸入信息”、“出錯(cuò)警告”的設(shè)置，更具有隱蔽性，一般不易發(fā)現(xiàn)。
判斷方法：
與由于單元格格式造成文件虛胖的原因相同，在清除多余區(qū)域的單元格格式后文件尺寸仍沒(méi)有減下來(lái)，就應(yīng)該考慮是不是數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置原因引起。
解決辦法：
選擇多余的單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗(yàn)證，在“設(shè)置”、“輸入信息”、“出錯(cuò)警告”、“輸入法”頁(yè)面分別執(zhí)行“全部清除”。
四、公式和名稱(chēng)較多或者公式，名稱(chēng)，數(shù)據(jù)透視表等所引用的單元格范圍過(guò)大。
我們?cè)诙x名稱(chēng)，編寫(xiě)公式，指定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時(shí)往往圖一時(shí)方便，而指定了過(guò)大的單元格范圍。例如在A列中有包括標(biāo)題在內(nèi)的10個(gè)數(shù)據(jù)（A1：A10），標(biāo)題為“data”,我們現(xiàn)在要定義一個(gè)名稱(chēng)，例如"data"，名稱(chēng)管理器 “data”這個(gè)名稱(chēng)就引用了A列整列，而不是實(shí)際的A2：A10。你能想象到兩者的差別嗎？如圖2：
圖2
解決方法：
1、針對(duì)大量重復(fù)使用的公式(包括相對(duì)引用的公式),用定義名稱(chēng)的方法簡(jiǎn)化。
2、公式或定義名稱(chēng)注意引用單元格范圍不要超出數(shù)據(jù)區(qū)域。
再補(bǔ)充下，文件中有圖片，宏，數(shù)據(jù)鏈接等也會(huì)使文件增大。
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