你是否有過這樣的困擾？需要針對某一個人發(fā)送或打印僅關(guān)于他的相關(guān)信息，但是你需要這樣做的事不是只對他一人，有N個這樣的人需要你去處理。當(dāng)數(shù)據(jù)量達到一定程度的時候，這一切看似簡單的工作就會給你帶來巨大的工作量。比如，銷管給銷售人員發(fā)考核統(tǒng)計數(shù)據(jù)，由于信息保密，只能單獨發(fā)給每一個人，如果一個個發(fā)送，如果有幾百個銷售，那要花多少時間才能發(fā)送完啊，有沒有快速高效的辦法解決這一切呢？答案是當(dāng)然！！
只要你掌握了以下郵件合并的八步功能。
word中“郵件”------郵件合并功能的操作，這里有一個前提需要事先說明下，這樣的合并郵件發(fā)送的功能要求用戶使用的郵件必須是outlook方可。舉例：要給部門的銷售人員點對點發(fā)送郵件，每個人收到的郵件是該銷售的分月考核數(shù)據(jù)。
Step1、整理好Excel名單，如下表，注意：姓名和郵箱地址是必不可少的，請務(wù)必檢查好郵箱地址的正確性、與姓名的對應(yīng)關(guān)系是否正確等。并做好Excel文檔的保存。如圖1：
圖1
Step2、新建一個word文檔，在word中編輯好郵件正文。如圖2：
圖2
Step3、利用郵件合并功能將Excel中的信息嵌入word文本。
在word文檔中，點擊工具欄的“郵件”→“開始郵件合并”→“電子郵件”。如圖3：
圖3
Step4、從“選擇收件人”中選擇“使用現(xiàn)有列表”，從彈出的選擇數(shù)據(jù)源的編輯框中選擇之前編輯好的所有銷售人員考核數(shù)據(jù)Excel文檔。確定后，就建立了兩者的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。如圖4：
圖4
Step5、對word正文中需要使用到的Excel文檔中的關(guān)鍵字段進行名稱的插入。在word中插入合并域。如，將鼠標放到需要放姓名的位置，在“郵件”的“插入合并域”中選擇“團隊成員”。如圖5：
圖5
特別說明：“插入合并域”中現(xiàn)在出現(xiàn)的字段清單為所關(guān)聯(lián)的Excel文檔的字段名單。
Step6、根據(jù)文本需要，逐步在word正文中需要的位置插入Excel對應(yīng)的字段“域”。完成全部域插入后如圖6：
圖6
Step7、預(yù)覽結(jié)果并修改域代碼
在“郵件”中點擊“預(yù)覽結(jié)果”，此時會出現(xiàn)Excel文檔中第一筆數(shù)據(jù)的對應(yīng)信息，如圖7。選擇“預(yù)覽結(jié)果”旁邊的遞進按鈕，如圖8，可以查看其他數(shù)據(jù)的嵌入結(jié)果。
圖7
圖8
至此，基本我們已經(jīng)完成文本的編輯和嵌套了，但是不完美的是，數(shù)據(jù)后面的小數(shù)點高達12位，我只想保留兩位小數(shù)點，右鍵點擊“切換域代碼”，在光標定位的位置輸入“\#"0.00"”，再右鍵“更新域”，修改后的域代碼如圖9，再預(yù)覽結(jié)果如圖10。
圖9
圖10
Step8、郵件合并發(fā)送或打印
這是最后的一個步驟，這里要強調(diào)的是，其他的環(huán)節(jié)都可以重新進行編輯和調(diào)整，而此環(huán)節(jié)一旦做出了發(fā)送的操作，則word自動會立即關(guān)聯(lián)outlook發(fā)送郵件。這個不是演習(xí)，這個不是演習(xí)??！所以需要各位親，在此環(huán)節(jié)之前對文檔內(nèi)容做好仔細檢查。
檢查好之后，在“郵件”中選擇“完成并合并”，如果是發(fā)送郵件請選擇“發(fā)送電子郵件”。如圖11：
圖11
在彈出的編輯框中進行編輯如圖12：
圖12
完成編輯后點擊確定，您的outlook將自動幫助您為這些收件人逐個發(fā)送只屬于他個人的郵件，一切在幾秒或幾十秒內(nèi)即可完成。為您輕松分擔(dān)工作。如果您需要的是打印結(jié)果，則在“郵件”中選擇“完成并合并”，選擇“打印文檔”即可。
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