讓工作變簡單的 5 種方法
「我從早忙到晚，但是沒有一件事情是完成的。我這麼的拚命，結(jié)果卻是白忙一場，沒有什麼成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什麼呢？」你的忙亂不是因為工作太多，而是因為沒有重點、目標不清楚，所以才讓工作變得愈來愈複雜，時間愈來愈不夠用。
你的一天只有1,440分鐘，你能完成多少的工作？在資訊龐雜、速度加快的職場環(huán)境，我們必須在 愈來愈少的時間內(nèi)，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨複雜與緊湊的工作步調(diào)中，「保持簡單」是最好的應(yīng)對原則?！负唵巍箒碜造肚宄哪繕伺c方向，你知道自己 該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾?詹森（Bill Jensen）給所有工作者的衷心建議。
追求簡單，解決效率低落問題 目 前擔任溝通管理顧問公司詹森集團（Jensen Group）總裁兼執(zhí)行長的比爾?詹森，自1992年開始至今，持續(xù)進行一項名為「追求簡單」（The Search for Simpler Way）的研究調(diào)查，長期觀察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。
最初的調(diào)查 對象包括了來自460家企業(yè)的2,500名人士，持續(xù)至今已經(jīng)擴大到1,000家企業(yè)，人數(shù)達到35萬人，其中包括了美國銀行（Bank of America）、花旗銀行（Citibank）、默克（Merck）、與迪士尼（Walt Disney）等知名的大型企業(yè)。
2001 年，詹森出版了第一本書《簡單就是力量》（Simplicity），甫上市立即登上了《紐約時報》（New York Times）的暢銷書排行榜，引起了熱烈的迴響。今年11月，他再度推出最新著作《簡單工作，成就無限》（The Simplicity Survival Handbook），更得到了《出版人週刊》（Publishers Weekly）的推薦。
這次詹森將「簡單」的概念運用到日常的工作實務(wù)上。根據(jù)他多年的研究調(diào)查結(jié)果，現(xiàn)代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。
因為不清楚目標，總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反覆溝通同樣的一件事情。
「少 做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責任，而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時，自然就能花更少的力氣，得到更好的結(jié)果，」詹森在接受最新一 期的《快速企業(yè)》（Fast Company）雜誌訪問時如此說道。換句話說，目標清楚、掌握重點、做好溝通，是簡單工作的不二法門。
以下我們整理出5種最實用的簡單工作的方法，提供給你作為參考。
１問清楚工作的目標與要求，可避免重複作業(yè)與減少錯誤的機會 通常的情況是，你不知道自己應(yīng)該做什麼：這個目標對你的工作會有什麼樣的影響？這個目標對你的意義是什麼？當你釐清了所有的問題後，再開始工作。
你必須釐清的問題包括：
我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？ 目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什麼，公司的目標與你個人目標之間的關(guān)聯(lián)是什麼。如果老闆重新設(shè)定公司未來一年的營運策略與目標，你可以問說：「我的工作目標應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？」
舉例來說，如果公司預(yù)計提升10％的營業(yè)額，那麼行銷部門必須達成什麼樣的部門目標或是個別業(yè)務(wù)員必須達到多少的業(yè)績，才能完成公司整體的目標。
可否建議我，要從哪個地方開始？ 你要知道的不是工作細節(jié)的問題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先順序。例如，應(yīng)該先確認好哪些事項，才能開始進行後續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最後，以避免其他流程的變動而必須一再的重做；各項流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。
我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標的達成？ 可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過去的經(jīng)驗，曾經(jīng)發(fā)生過哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。
有哪些可用的工具與資源？ 你應(yīng)該先瞭解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支援，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時間以及工作進度。
２懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度 對於許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔心：
拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。
在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時，應(yīng)該先問問自己：「我想要做什麼？或是不想要做什麼？什麼對我才是最好的？」你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其他人？而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達到對方要求的目標？
一旦有了決定之後，該怎麼拒絕呢？如果是比較熟識的同事、朋友，或是完全不相識的人，最好是直接了當?shù)恼f：「抱歉，幫不上忙，」或是「現(xiàn)在真的很忙，抽不出時間?！共灰噘M唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就可以。
而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應(yīng)該花費在以下提到的另一種情況。
如果是面對客戶或是比較不熟識的其他部門同事，就應(yīng)該採取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何回應(yīng)才能維持更好的關(guān)係，建立未來合作的基礎(chǔ)？
首先，你要說明為何無法答應(yīng)的原因，並表示你的歉意。然後，最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法，有沒有可能找到其他人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任，而是真的想幫助他解決問題。
這時候的回答不再是「是」與「否」的問題，而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方，而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方瞭解你實際的工作情況，而不會無緣無故的一再找上你，請求你的幫忙。
３主動提醒老闆排定優(yōu)先順序，可大幅減輕工作負擔 「手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆的工作，實在是沒道理。」但是有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當?shù)姆磻?yīng)真實的情況？如果你不說出來，老闆就會以為你有時間做這麼多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待你太多的工作。老闆其實是需要被提醒的。
你當然不可能同時完成這麼多的工作，為什麼不主動的幫助老闆訂出工作的優(yōu)先順序。你不是不做，但是凡事有先有後。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來最大的效益，必須優(yōu)先處理。然後列出手中有哪些工作正在進行，需要哪些支援才能在期限內(nèi)完成。
當你做好以上的準備時，再開始與老闆面對面討論，你可以問說：「未來幾天或幾星期內(nèi)必須先達成哪三個目標？」或是直接告訴他：「我已經(jīng)先排定未來幾天應(yīng)該要優(yōu)先完成的工作項目，想聽聽你的建議？」
總而言之，把短期內(nèi)應(yīng)該先完成、而且你有能力完成的工作項目確定下來。這樣不僅可以減少自己的工作負擔，更可以提醒老闆，讓他瞭解你的實際工作量。
最後提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應(yīng)該自己承受問題。
４報告時要有自己的觀點，只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意 多 數(shù)人在向主管或是老闆報告時，總是擔心資訊不夠多，「萬一老闆問起來，答不出來，該怎麼辦？」根據(jù)商業(yè)心理顧問公司（Psychology for Business）的心理學(xué)家約翰?維佛（John Weaver）所進行的研究顯示，有10％到15％的人在面對老闆時會有恐懼的心理，而且如果向老闆報告時手中的資料不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更 多。
其實，這種擔憂是多餘的。太多的資訊會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對於老闆一點幫助也沒有?！竷?nèi)容精簡、切中要點，最重要的是能夠幫助我快速的做決策，」這是詹森訪問多位資深主管對於簡報內(nèi)容的要求時，所得到的一致結(jié)論。
你要做的是利用重要的資訊或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模稜兩可的描述。如果你是老闆的話，你會做出什麼樣的決定：新產(chǎn)品上市的最佳時機是什麼時候？該不該跟隨競爭對手降價，還是要逆勢操作？
此外，向老闆報告時，要能精準的掌控時間，你要有心理準備，在報告的過程中必定會被打斷，老闆可能得先接個電話，或是提出一些問題，必須花時間說明與討論。 所以，如果你有30分鐘的時間，只要準備10分鐘的報告內(nèi)容，不僅可以避免超出時間，而且可以替老闆省下更多的時間，更能顯現(xiàn)出你的工作效率。
如果報告的主題是關(guān)於長期的規(guī)劃，要記?。哼^去以及未來的90天是最重要的。如果你要製作10頁的簡報，報告未來一年的年度規(guī)劃，未來90天的計劃應(yīng)該佔9頁的內(nèi)容，需要詳細的說明，至於其餘的部分只要1頁就可以。
此外，如果你希望得到老闆的支持，必須清楚、直接、而且是簡明扼要。不要讓老闆覺得你只是想偷懶，把責任推給老闆。舉例來說，如果你希望老闆支持你的提案， 你應(yīng)該條列已經(jīng)完成的工作項目，而後提出未來30到60天之內(nèi)需要老闆協(xié)助的事項：例如，他可能要參加哪些會議、參加會議的人員有哪些、他需要公開向所有 員工宣佈哪些事項等等。
５簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內(nèi)容與報告的時間 PowerPoint 的發(fā)明，讓我們有了更方便的溝通工具，但事實上也佔據(jù)了不少的工作時間。每一年每一個人製作的簡報數(shù)目不斷的在增加，製作簡報所要花費的時間也是有增無 減。在詹森的研究調(diào)查中，最高的紀錄是，25分鐘的議程總共有108頁的PowerPoint。有多少人能記得108頁的內(nèi)容？
一份好的簡 報，必須能產(chǎn)生影響力，改變對方的決定。在製作簡報時，我們時常忘了聽眾的存在。真正成功的簡報在於清楚而正確的傳達訊息，創(chuàng)造溝通與對話的機會，進而讓 對方因為你的簡報內(nèi)容而改變思維、決策、或是行動。因此，重點不在於簡報，而是溝通的品質(zhì)。你不只是「報告」，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。
在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：
接 下來就是實際的製作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅減輕你的工作負擔。簡報的 過程不應(yīng)只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內(nèi)容，其餘的時間應(yīng)該是與聽眾 互動的時間。
舉例來說，在解釋產(chǎn)品策略時，不是滔滔不絕的解釋策略的第一點、第二點、第三點……，而是提出問題：我們的產(chǎn)品對你們有什麼好處？可以為你的部門帶來哪些改變？
每一次的簡報都必須有一頁的內(nèi)容摘要，不是要列出報告的重點，而是簡要敘述這份報告所要傳達的最重要訊息。此外，一頁一個重點，這樣才能讓他們印象深刻，而且真正的去思考你所說的內(nèi)容。過多的訊息，只會讓聽眾感覺無聊，甚至記不得你說了些什麼，等於是一次失敗的簡報。
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