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大家都知道，開辦一個養(yǎng)老機構(gòu)，其投入是巨大的。很多運營者都在說運營不掙錢，原因是各種成本降低不下來導(dǎo)致收費高，市場接受度就變低了，如何降低采購成本、節(jié)約每一分錢，采購最適合的產(chǎn)品而不是最貴的產(chǎn)品是關(guān)鍵。
因此，做好養(yǎng)老機構(gòu)采購成本的精細化管理控制特別有必要。今天，我們結(jié)合上海市閔行區(qū)制定的《社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)設(shè)施設(shè)備及用品采購管理規(guī)范》這個地方標準，幫助大家規(guī)范養(yǎng)老機構(gòu)的采購工作。
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不同層級的管理人員，對采購工作負有不同的職責(zé)。明確各級管理人員的采購職責(zé)，是養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)做好采購工作的關(guān)鍵一步。以下是采購工作中各層級責(zé)任人的職責(zé)：
1.高層領(lǐng)導(dǎo)
控制采購經(jīng)費和采購成本費用，批準采購計劃。
確定采購設(shè)施設(shè)備及用品的流程，明確采購審批和執(zhí)行權(quán)限，確保資金使用的合規(guī)性與合理性。
2.采購歸口部門負責(zé)人
對各部門上報的采購申請進行審核，編制采購計劃。（報高層領(lǐng)導(dǎo)批準）
電腦服務(wù)器或其他專用設(shè)備，組織IT管理人員或其他專業(yè)人員進行采購。
3.申購和使用部門負責(zé)人
合理確定采購需求，確保采購需求的合理性與必要性。
指定專人實施采購、驗證一般家用電器設(shè)備、辦公用品或生活用品，保存相關(guān)記錄和單據(jù)。
負責(zé)采購設(shè)施設(shè)備的臺賬管理。
4.財務(wù)部門
核對采購計劃的品種、規(guī)格、數(shù)量與采購發(fā)票憑證的一致性，予以報銷或付款。
設(shè)施設(shè)備及用品的采購費用，納入成本核算，并定期審計。
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1.申購和審批
部門因日常工作或發(fā)展需要，提出設(shè)施設(shè)備及用品采購申請，申購部門負責(zé)人簽字同意后，報采購歸口部門審核。
采購歸口部門對采購申請進行審核，調(diào)查核實采購要求及必要性，匯總采購需求，進行資金預(yù)算。
對納入固定資產(chǎn)的設(shè)施設(shè)備采購，采購歸口部門應(yīng)會同相關(guān)部門（如設(shè)備、財務(wù)）共同會簽審核。
批量或大宗固定資產(chǎn)的設(shè)施設(shè)備采購，應(yīng)由相關(guān)人員集體討論決定。
審核通過后制定采購計劃，提交高層領(lǐng)導(dǎo)批準。
2.設(shè)備設(shè)施的選擇
采購人員對所需設(shè)施設(shè)備、用品的型號、規(guī)格、參數(shù)等進行考察，遵循技術(shù)上先進、經(jīng)濟上合理、實用的原則。
專業(yè)設(shè)施設(shè)備或用品的采購，應(yīng)根據(jù)使用部門實際需要，確定技術(shù)參數(shù)和型號、規(guī)格。
3.供應(yīng)商評價和選擇
對供應(yīng)商進行評價和選擇，應(yīng)做到貨比三家、擇優(yōu)就近。
應(yīng)對供應(yīng)廠商資格進行審查，驗證營業(yè)執(zhí)照、相應(yīng)的生產(chǎn)許可證等文件。
應(yīng)與有資質(zhì)的供應(yīng)商簽訂采購合同或訂單協(xié)議。
4.采購
一般采購家用電器或日用品，宜在國內(nèi)排名前位的電商平臺采購下單。
采購合同或訂單協(xié)議應(yīng)清楚表明采購物品的要求，包括數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、交付期與采購計劃保持一致。
5.驗收
采購設(shè)備設(shè)施和其他物品到貨后，應(yīng)進行核查和驗收，包括但不限于：
——供應(yīng)商名稱、型號、規(guī)格和數(shù)量等符合約定；
——產(chǎn)品的包裝完好。
采購人員驗收后，應(yīng)保留確認證據(jù)或在單據(jù)上簽字，作為財務(wù)報銷的憑證。
6.入庫及移交
驗收合格的設(shè)備設(shè)施，應(yīng)移交給使用部門的設(shè)備管理責(zé)任人，編號登記，保存相關(guān)資料。
日用消耗物品入庫后，按“專人負責(zé)、分類管理、分區(qū)存放”原則，保管在專用庫房或場所，在移交單上簽字確認。
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做好采購管理，必須有明確的管理要求。具體來說，可以從人員、產(chǎn)品資質(zhì)、采購動作、采購記錄等方面，做出明確嚴謹?shù)囊蟆?/span>
1.人員要求
采購人員應(yīng)經(jīng)高層領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)進行采購活動。
在采購活動中應(yīng)當(dāng)維護機構(gòu)利益和社會公共利益，執(zhí)行采購政策。
2.資質(zhì)或其產(chǎn)品許可要求
定期審核供應(yīng)商資質(zhì)，確保提供的產(chǎn)品在允許的經(jīng)營范圍之內(nèi)。
采購家用電器、康復(fù)用品等涉及健康安全的產(chǎn)品，應(yīng)執(zhí)行工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證管理辦法，查驗生產(chǎn)許可證標記和編號。
3.采購要求
遵循“公開、公平，公正”原則，規(guī)范采購渠道，確保質(zhì)量，做到及時、準確、合理。
采購需求應(yīng)當(dāng)完整、明確，當(dāng)不能確定詳細規(guī)格或具體要求時，采購歸口部門可組織和征求相關(guān)供應(yīng)商、專家的意見。
納入政府采購的設(shè)備或物品執(zhí)行政府采購程序。
對采購計算機、復(fù)印件、打印機、空調(diào)機等辦公設(shè)備或軟件，金額超過授權(quán)范圍的固定資產(chǎn)，設(shè)備歸口部門組織召集有關(guān)部門人員進行技術(shù)、經(jīng)濟論證，集體討論審批通過后，由專人負責(zé)采購。
4.記錄要求
應(yīng)保存必要的合格供應(yīng)商清單，包括有效營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證明等法律法規(guī)規(guī)定的證明材料。
我們也可以通過下面這個表格，來對養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的采購工作進行測評，并借助這個測評表來進一步規(guī)范采購工作。
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