疫情帶來的企業(yè)采購策略思考（采購體系篇）
疫情時期是很多數(shù)企業(yè)的嚴冬，無論是企業(yè)原料采購還是家庭生活物資采買，讓很多企業(yè)管理人員切身體驗了“有錢買不到”、“能買到這個就不錯了”、“屯的用不上，需要的沒庫存”的囧境。隨著國際局勢日益復雜，黑天鵝的事件概率增大，中長期看企業(yè)采購面臨的“不可抗力”可能會越來越多，企業(yè)采購策略是否能夠應對這些潛在的危機，值得思考。
體系不玄乎，咱身上就有
人體消化體系通過口腔、咽、食管、胃、小腸、大腸，把食物轉化成身體必需的蛋白質、糖類、脂肪、維生素、水和無機鹽，提供機體能量。不妨類比下，一個體系就是若干單獨發(fā)揮作用的單元，有序組合后，完成了某項工作。大多企業(yè)采購體系，基本都包含需求確定，采購執(zhí)行，驗收這三個基本內容和其他若干內容。
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一、采購需求要清晰準確
每個季度一次的技能大賽開始了，下午A企業(yè)各店主廚的創(chuàng)新菜品大賽，新來的南方主廚火急火燎的找到采購員小張，操著濃重的南方口音“小臟啦！要洗人啦，細葫蘆沒有了，快去市場幫我搞幾個來啦，單子回頭補給你啦”不等細問，小張已經被推上車。一小時后，小張把三個城隍廟買來的細長的葫蘆交到主廚手里，兩人都有些錯愕。從此這個廚師長便有了個外號叫“細葫蘆”！
對于中小企業(yè)的采購人員來說，經常遇到采購需求不明確的情況，不少企業(yè)遭受過損失。下面我們看下案例出現(xiàn)的問題：
1、 物品名稱不規(guī)范。首選按國家、行業(yè)規(guī)范執(zhí)行，沒有規(guī)范的企業(yè)要確定清晰，避免一物多名的情況。主廚說的應該是西葫蘆，A企業(yè)所在地都習慣叫番瓜，正巧葫蘆又是當?shù)匚耐嫣禺a。所以鬧出了笑話
2、 流程不規(guī)范：如果主廚按規(guī)范流程通過系統(tǒng)提交采購需求，在無法查找到“西葫蘆”的情況下咨詢其他廚師也可準確下單。
3、 數(shù)量、單位、型號（規(guī)格）、到貨時間不清晰：即便是突發(fā)性的臨時采購需求，也可描述為“中午13:00前，請采購2市斤番瓜（長20-25cm，直徑4.5-5.5cm，新鮮）送到東區(qū)門店”。
“如果事情有變壞的可能，不管這種可能性有多小，它總會發(fā)生?！?這條墨菲定律可能大家都聽過。采購需求是后續(xù)工作的基礎，盡可能排除“變壞”的可能性，否則損失可能在后期逐漸放大。
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二、采購執(zhí)行
人的因素
理想的采購團隊：廉潔的職業(yè)素養(yǎng)、嚴肅認真的工作態(tài)度、扎實專業(yè)技術能力（數(shù)據(jù)分析能力、談判能力、資源整合能力、各類采購文件編制能力及組織開評標能力）、豐富的跨領域知識和強烈的探索精神。
理想條件不一定都能達到，但廉潔的職業(yè)素養(yǎng)是必要條件，是采購人的底線。腐敗原指菌類滋生導致腐爛，菌類就像行賄無孔不入，但只要破壞腐敗形成的環(huán)境，他們便失去了滋生的溫床。對于企業(yè)采購，腐敗的環(huán)境就是不良供應商的高額利潤空間，常用手段就是以次充好、缺斤短兩。因此做好驗收、價格監(jiān)控，就相當于破壞了腐敗滋生的環(huán)境，可以防止大部分的不良行為。
信息系統(tǒng)：真實、簡單
簡單的進銷存系統(tǒng)即可滿基本采購需求，某小型電機廠通過實習學生使用VF做的進銷存系統(tǒng)，就能大大提升了數(shù)據(jù)準確性和完備性。
有了系統(tǒng)，對于錄入人員要定期培訓，數(shù)據(jù)務必真實準確，口徑一致，為采購執(zhí)行打下堅實基礎。
制度體系：要法治不要人治
有多少優(yōu)秀的企業(yè)未能破繭成蝶，而繭的名字就是人治。作者淺見：人治是在占用大量資源企業(yè)內部創(chuàng)造并集聚矛盾，而法治是在梳理和顯化問題逐步減少內耗。
采購需求誰能提、什么形式、必須招標的條件等等這些都必須通過制度的形式確定，并嚴格執(zhí)行。根據(jù)實際業(yè)務的發(fā)展和相關法規(guī)、行業(yè)標準變化，逐步調整完善制度。如同戒煙一樣，從人治到法治的過程可能會伴隨痛苦，但長遠看是利大于弊的。
內控機制：權力放在籠子里
監(jiān)督幾個人遠比監(jiān)督所有人容易，采購權集中到采購部門后，企業(yè)面臨的風險放大了。面對較大誘惑時很多人是脆弱的，一個普通人面對厚厚的幾沓現(xiàn)金時會有多少抵抗力呢？這時就需要有人來提醒，監(jiān)督是采購行為是否遵循制度執(zhí)行，采購價格和驗收標準是否在合理范圍內。如何有效的監(jiān)督，可以參考《數(shù)據(jù)篇》的ABC法則和2/8原則。需要強調的是監(jiān)督的本意是為了讓大家按規(guī)矩辦事，起到警示牌的作用，讓采購流程長效通暢，監(jiān)督過度反而走向人治方向，讓之前的努力化為泡影。
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三、驗收，不能“蝦”搞
這天“細葫蘆”廚師長氣沖沖的拎著一只蝦找到老板，“老板，你看看，介就是他們貪污腐敗的證據(jù)！介是白對蝦，根本不是基圍蝦”。
查閱了系統(tǒng)、合同、采購單據(jù)，發(fā)現(xiàn)這次“細葫蘆”舉報有功！A公司從未使用過白對蝦，經過和供應商核實，是送貨員“搞錯了”。驗收的庫管阿姨，看著差不多就照單全收了，但兩者的價格相差一倍，口感上也相差很多。如果沒有這位較真的廚師長攔截，做成菜品，被消費者曝光，結果不堪設想。
這里也暴露很多中小企業(yè)驗收中的問題：
1、庫房管理欠缺。
2、沒有統(tǒng)一規(guī)范的原料標準。
量體裁衣，逐步完善自己的采購體系
中小企業(yè)分門別類，所在地區(qū)和行業(yè)也迥然相同，實事求是、客觀理性的根據(jù)自身情況去完善采購體系。通過計劃、實施、檢查、行動四個步驟，不斷循環(huán)，采購體系的水平將階梯式上升。
計劃：結合采購數(shù)據(jù)做出下個周期的采購計劃。
實施：采購實施，招標、簽訂合同、配送、驗收。
檢查：評估以上步驟的完成效果，是否出現(xiàn)問題，上文中查閱采購單據(jù)、合同、與供應商核實。
行動：及時處理問題，并改進，上文中發(fā)現(xiàn)問題后，A企業(yè)應及時統(tǒng)一原料標準并宣講推廣，提高庫房管理水平。
這四個步驟便合在一起便是PDCA循環(huán)（戴明環(huán)），又學到一個簡單而實用的管理工具。
很多中小企業(yè)都有向那些知名企業(yè)學習的階段，不少直接套用采購體系的，出現(xiàn)問題。學習精髓在于神，不在于形。本篇旨在為中小企業(yè)的采購體系建設和完善提供一些思路和方法，結合自身情況，調整、改進采購體系，降低采購成本。
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