為規(guī)范業(yè)主大會成立和召開程序，維護(hù)業(yè)主權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國物權(quán)法》、《物業(yè)管理?xiàng)l例》和《長沙市人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<業(yè)主大會和業(yè)主委員會指導(dǎo)規(guī)則>的通知》，結(jié)合長沙市實(shí)際，現(xiàn)就業(yè)主大會成立和召開的操作實(shí)務(wù)歸納總結(jié)如下：
一、業(yè)主大會和業(yè)主委員會成立程序
（一）成立條件
物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)，已交付的專有部分面積超過建筑物總面積50%。
劃分為一個(gè)物業(yè)管理區(qū)域的分期開發(fā)的建設(shè)項(xiàng)目，先期開發(fā)部分符合條件的，可以成立業(yè)主大會，選舉產(chǎn)生業(yè)主委員會；首次業(yè)主大會會議應(yīng)當(dāng)根據(jù)分期開發(fā)的物業(yè)面積和進(jìn)度等因素，在業(yè)主大會議事規(guī)則中明確增補(bǔ)業(yè)主委員會委員的辦法。
（二）提出申請
由建設(shè)單位或業(yè)主（經(jīng)專有部分占建筑物總面積20%以上且占總?cè)藬?shù)20%以上業(yè)主聯(lián)名）向物業(yè)所在地的街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）提出申請。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)送籌備首次業(yè)主大會會議所需的文件資料。
符合成立業(yè)主大會條件的，街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核，在收到業(yè)主提出籌備業(yè)主大會書面申請后60日內(nèi)，負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)成立首次業(yè)主大會會議籌備組。
（三）產(chǎn)生籌備組
籌備組由業(yè)主代表、建設(shè)單位代表、街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）代表和居民委員會代表組成，其成員為7人至11人，其中業(yè)主代表應(yīng)當(dāng)不少于50%。籌備組組長由街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）代表擔(dān)任，業(yè)主代表由街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）或居民委員會組織業(yè)主推薦，街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）應(yīng)當(dāng)對業(yè)主代表的身份進(jìn)行核實(shí)。
公示籌備組成員名單。籌備組成員名單由街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)進(jìn)行公示15日。業(yè)主對籌備組成員名單有異議的，應(yīng)當(dāng)在公示期內(nèi)以書面形式實(shí)名向街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）提出，由街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）協(xié)調(diào)解決。
（四）召開籌備組會議
籌備組會議由籌備組組長召集，街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）和區(qū)、縣（市）房產(chǎn)局負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)?；I備組應(yīng)當(dāng)做好以下工作：
1、確認(rèn)并公示業(yè)主身份、業(yè)主人數(shù)以及所擁有的專有部分面積；
2、確定首次業(yè)主大會會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、形式和內(nèi)容；
3、草擬管理規(guī)約、業(yè)主大會議事規(guī)則；
4、依法確定首次業(yè)主大會會議表決規(guī)則；
5、制定業(yè)主委員會委員候選人產(chǎn)生辦法，確定業(yè)主委員會委員候選人名單；
6、制定業(yè)主委員會選舉辦法；
7、完成召開首次業(yè)主大會會議的其他準(zhǔn)備工作。
街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）和區(qū)、縣（市）房產(chǎn)局對前款內(nèi)容把關(guān)審核后，籌備組應(yīng)當(dāng)在首次業(yè)主大會會議召開15日前以書面形式在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告并征求業(yè)主意見。業(yè)主對公告內(nèi)容有異議的，籌備組應(yīng)當(dāng)記錄并作出答復(fù)。
籌備組應(yīng)當(dāng)自組成之日起90日內(nèi)完成籌備工作，組織召開首次業(yè)主大會會議。
（五）產(chǎn)生業(yè)主委員會候選人
業(yè)主委員會委員為5人至11人，業(yè)主委員會委員候選人為9人至15人。業(yè)主委員會委員選舉可采用差額選舉方式。
業(yè)主委員會委員候選人通過業(yè)主聯(lián)名推薦（20人以上）或業(yè)主自薦等方式產(chǎn)生。符合資格的被推薦人超過規(guī)定候選人人數(shù)的，由籌備組組織被推薦人進(jìn)行投票確定人選。籌備組中的業(yè)主成員被提名為候選人的，其在籌備組中的工作自行終止；由此造成籌備組工作人員缺額需要補(bǔ)充的，由籌備組從推選結(jié)果中依次遞補(bǔ)。
街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）應(yīng)當(dāng)對業(yè)主委員會候選人進(jìn)行資格審查。業(yè)主委員會候選人產(chǎn)生后，應(yīng)當(dāng)在首屆業(yè)主大會召開前15日將候選
人名單在物業(yè)管理區(qū)域顯著位置公示。
（六）召開首屆業(yè)主大會
業(yè)主大會會議可以采用集體討論的形式，也可以采用書面征求意見的形式；但應(yīng)當(dāng)有物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積過半數(shù)的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)過半數(shù)的業(yè)主參加。凡需投票表決的，表決意見應(yīng)由業(yè)主本人簽名。
業(yè)主大會會議采用集體討論形式的，按照下列程序進(jìn)行：
（1）籌備組組織會議簽到并核實(shí)到會業(yè)主身份，發(fā)放選票（表決票）；
（2）表決《管理規(guī)約》、《業(yè)主大會議事規(guī)則》等；
（3）選舉業(yè)主委員會委員；
（4）回收選票；
（5）現(xiàn)場公開計(jì)票；
（6）現(xiàn)場公布業(yè)主大會會議結(jié)果；
（7）物業(yè)區(qū)域公告業(yè)主大會會議結(jié)果。
業(yè)主大會會議采用書面征求意見形式的，按照下列程序進(jìn)行：
（1）發(fā)放選票（表決票）。采用書面征求意見形式的，應(yīng)當(dāng)將征求意見書送交每一位業(yè)主；無法送達(dá)的，應(yīng)當(dāng)在物業(yè)管理區(qū)域顯著位置公告。
（2）組織投票。投票采用“流動投票”及“固定投票”相結(jié)合的方式進(jìn)行；投票時(shí)間不得超過10天，具體時(shí)間由籌備組會議決定。
（3）組織計(jì)票。投票結(jié)束后，由業(yè)主大會籌備組組成監(jiān)票組、計(jì)票組，進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)票、計(jì)票；計(jì)票結(jié)束后，計(jì)票及監(jiān)票人應(yīng)當(dāng)立即對計(jì)票結(jié)果簽名確認(rèn)。必要時(shí)可邀請公證機(jī)構(gòu)現(xiàn)場公證。
（4）公告業(yè)主大會會議結(jié)果。
業(yè)主大會籌備組應(yīng)當(dāng)以書面形式將業(yè)主大會會議結(jié)果在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告，公告時(shí)間不得少于7日。
業(yè)主委員會委員實(shí)行任期制，每屆任期不超過5年，可連選連任，業(yè)主委員會委員具有同等表決權(quán)。
業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)自選舉之日起7日內(nèi)召開首次會議，推選業(yè)主委員會主任和副主任。
（七）業(yè)主委員會備案
業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)自選舉產(chǎn)生之日起30日內(nèi)，持下列文件向物業(yè)所在地的區(qū)、縣（市）房產(chǎn)局和街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）辦理備案手續(xù)：
1、業(yè)主委員會備案申請表；
2、業(yè)主大會成立和業(yè)主委員會選舉的資料
（1）業(yè)主大會成立申請書；
（2）業(yè)主投票權(quán)人數(shù)和專有部分面積匯總表；
（3）業(yè)主委員會候選人投票結(jié)果匯總表；
（4）業(yè)主大會表決事項(xiàng)結(jié)果匯總表；
（5）業(yè)主委員會委員業(yè)主證明文件復(fù)印件及身份證復(fù)印件（須提交原件核實(shí)）；
3、管理規(guī)約【加蓋街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）公章】；
4、業(yè)主大會議事規(guī)則【加蓋街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）公章】；
5、業(yè)主大會決定的其他重大事項(xiàng)。
業(yè)主委員會辦理備案手續(xù)后，可持備案通知向公安機(jī)關(guān)申請刻制業(yè)主大會印章和業(yè)主委員會印章。
業(yè)主委員會任期內(nèi)，備案內(nèi)容發(fā)生變更的，業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)自變更之日起30日內(nèi)將變更內(nèi)容書面報(bào)告?zhèn)浒覆块T。
二、業(yè)主委員會換屆程序
（一）業(yè)主委員會任期屆滿前三個(gè)月，應(yīng)當(dāng)會同街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）組織召開業(yè)主大會進(jìn)行換屆選舉，其程序應(yīng)參照首屆業(yè)主大會和業(yè)主委員成立程序。
（二）業(yè)主委員會任期內(nèi)，委員出現(xiàn)空缺時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)補(bǔ)足。業(yè)主委員會委員候補(bǔ)辦法由業(yè)主大會決定或者在業(yè)主大會議事規(guī)則中規(guī)定。業(yè)主委員會委員人數(shù)不足總數(shù)的二分之一時(shí)，應(yīng)當(dāng)召開業(yè)主大會臨時(shí)會議，重新選舉業(yè)主委員會。
三、解聘和選聘（續(xù)聘）物業(yè)服務(wù)企業(yè)程序
（一）基本條件
物業(yè)管理區(qū)域全部交付使用；選聘和解聘（續(xù)聘）物業(yè)服務(wù)企業(yè)，業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)召集業(yè)主大會會議，經(jīng)專有部分占建筑物總面積過半數(shù)的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)過半數(shù)的業(yè)主表決同意。
（二）組織主體
業(yè)主委員會會議提議或者經(jīng)專有部分占建筑物總面積20%以上且占總?cè)藬?shù)20%以上業(yè)主提議。
（三）聽取意見
1、業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)于會議召開7日前，在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告業(yè)主委員會會議的內(nèi)容和議程，聽取業(yè)主的意見和建議；并告知居民委員會，聽取居民委員會的建議。
2、對解聘原物業(yè)服務(wù)企業(yè)的，應(yīng)組織征求業(yè)主意見，經(jīng)專有部分占建筑物總面積20%以上且占總?cè)藬?shù)20%以上業(yè)主同意后再召開業(yè)主大會。
（四）召開業(yè)主委員會會議
1、根據(jù)業(yè)主意見情況，對是否召開業(yè)主大會選聘和解聘（續(xù)聘）物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)行表決；
2、確定選聘和解聘（續(xù)聘）物業(yè)服務(wù)企業(yè)方案；
3、將業(yè)主委員會決定【選聘和解聘（續(xù)聘）物業(yè)服務(wù)企業(yè)方案、業(yè)主大會召開時(shí)間等內(nèi)容】在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告。
業(yè)主委員會會議應(yīng)有過半數(shù)的委員出席，作出的決定必須經(jīng)全體委員半數(shù)以上同意，應(yīng)當(dāng)有參會委員的簽字確認(rèn)。區(qū)、縣（市）房產(chǎn)局和街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）應(yīng)當(dāng)參加業(yè)主委員會會議并給予指導(dǎo)。
（五）召開業(yè)主大會
其程序與成立首屆業(yè)主大會相同；必要時(shí)可邀請公證機(jī)構(gòu)現(xiàn)場公證。
業(yè)主大會應(yīng)當(dāng)以書面形式將選聘和續(xù)聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)結(jié)果和物業(yè)企業(yè)的服務(wù)承諾、服務(wù)內(nèi)容、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告，公告時(shí)間不得少于7日。
業(yè)主委員會應(yīng)在公告結(jié)束之日5日內(nèi)與業(yè)主大會選聘或續(xù)聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂物業(yè)服務(wù)合同。
（六）其他有關(guān)要求
1、業(yè)主和業(yè)主大會應(yīng)當(dāng)從保持項(xiàng)目管理的連續(xù)性和長遠(yuǎn)利益出發(fā)，慎用解聘權(quán)，保證物業(yè)項(xiàng)目的正常秩序。
2、物業(yè)服務(wù)合同期滿不再續(xù)約或者提前解除合同的，業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)在合同終止前3個(gè)月內(nèi)做好上述工作。
3、業(yè)主大會決定物業(yè)服務(wù)合同期滿不再續(xù)約或者提前解除合同的，業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)在業(yè)主大會作出決定后3日內(nèi)將不再續(xù)約或者提前解除合同的原因和時(shí)間書面告知物業(yè)服務(wù)企業(yè)。
4、聘用新物業(yè)服務(wù)企業(yè)的，由街道辦事處（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）、區(qū)、縣（市）房產(chǎn)局和公安部門協(xié)助組織資料、場地移交。
四、其他相關(guān)規(guī)定
（一）業(yè)主的認(rèn)定
1、依法登記取得建筑物專有部分所有權(quán)的人（即在登記簿上記載的名字）；
2、基于房屋買賣等民事法律行為，已經(jīng)合法占有建筑物專有部分，但尚未依法辦理所有權(quán)登記的人，憑備案的購房合同可以認(rèn)定為業(yè)主；
3、因人民法院、仲裁委員會的法律文書或者人民政府的征收決定等發(fā)生效力，導(dǎo)致物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓而取得物權(quán)的人；
4、因依法繼承或者受遺贈發(fā)生效力取得物權(quán)的人。
（二）業(yè)主大會參加人數(shù)及表決效力人數(shù)規(guī)定
1、業(yè)主大會會議應(yīng)當(dāng)有物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積過半數(shù)的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)過半數(shù)的業(yè)主參加；
2、業(yè)主大會會議決定籌集和使用專項(xiàng)維修資金以及改造、重建建筑物及其附屬設(shè)施的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意；
3、決定其他事項(xiàng)的（包括選舉業(yè)主委員會或者更換業(yè)主委員會委員、選聘和解聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)等）應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積過半數(shù)且占總?cè)藬?shù)過半數(shù)的業(yè)主同意。
（三）公示位置的認(rèn)定
在物業(yè)管理區(qū)域公示位置包括小區(qū)主出入口、樓棟單元門口和宣傳欄。
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