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小李是公司人資部的專員，平時負責在人事系統(tǒng)中維護員工檔案，也會做一些和人員信息相關的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，比如下圖這樣的在職人員統(tǒng)計表。

這樣的統(tǒng)計表往往需要從系統(tǒng)中導出人員明細，然后用Excel加工制作而成。導出的明細表往往有好幾十列，看上去密密麻麻的。

如何利用這樣的一份數(shù)據(jù)源做成需要的統(tǒng)計表呢？下面一步一步和大家介紹。

首先是基礎數(shù)據(jù)整理，從需要的結果來看，需要用到以下信息：部門，性別，學歷，年齡和工齡，因此只保留這五列信息就夠了，其他的可以都刪掉。整理后的數(shù)據(jù)源如圖所示：

是不是清爽了很多？

相對于統(tǒng)計結果來說，年齡和司齡是用了區(qū)間統(tǒng)計法，因此還需要對數(shù)據(jù)源加工一下，把年齡段和司齡段填進去。

年齡區(qū)間分成了三段，25歲以下、25-35歲、35歲以上，用兩個IF嵌套或者用LOOKUP函數(shù)都可以實現(xiàn)。

IF嵌套：=IF(D2<25,"25歲以下",IF(D2<35,"25-35歲","35歲以上"))

LOOKUP函數(shù)：=LOOKUP(D2,{0,25,35},{"25歲以下","25-35歲","35歲以上"})

兩個公式的結果是一樣的，對于IF嵌套的用法，之前的教程有過介紹，也屬于比較基礎的知識了，這里就不再啰嗦了。關于LOOKUP函數(shù)在這里的用法，我們結合司齡區(qū)間的公式詳細解釋一下。

司齡的劃分比工齡復雜一些，分成了半年以下、半年-1年、1-2年、2-3年、3年以上五個區(qū)間，如果用IF嵌套的話就得4個IF，比較麻煩，推薦使用LOOKUP函數(shù)來實現(xiàn)。

對于新手來說，直接用LOOKUP做區(qū)間引用是有難度的，下面介紹一個比較容易學會的方法。

首先在表格的空白處做一個對照表（如下圖）。司齡段是按照實際統(tǒng)計的需要填寫，關鍵是司齡下限的填寫，表示的是每個司齡段所對應的司齡的最小值。

有了這樣一個對照表，再來寫LOOKUP的公式就非常簡單。

公式為：=LOOKUP(E2,$K$2:$L$6)

完成后選中公式中的$K$2:$L$6，按一下F9鍵，公式會變成這樣的：

=LOOKUP(E2,{0,"半年以下";0.5,"半年-1年";1,"1-2年";2,"2-3年";3,"3年以上"})

這樣即使刪除輔助的對照表結果也不會受影響了。

至此我們完成了數(shù)據(jù)源的優(yōu)化，刪除了多余的無用信息，又添加了需要統(tǒng)計的信息。

現(xiàn)在就可以來完成統(tǒng)計表了。

經(jīng)過這樣處理的數(shù)據(jù)源，要形成最終的統(tǒng)計表只需要用到兩個函數(shù)：COUNTIF和COUNTIFS。下面，分別來看看每個項目是如何使用公式的。

員工總數(shù)：=COUNTIF(數(shù)據(jù)源!A:A,A4)

按照數(shù)據(jù)源中A列的部門，統(tǒng)計出匯總表中對應部門的人數(shù)。

性別：=COUNTIFS(數(shù)據(jù)源!$A:$A,$A4,數(shù)據(jù)源!$B:$B,C$3)

按性別統(tǒng)計時涉及到兩個條件，部門和性別。公式不難理解，注意公式中$的用法，因為這個公式既要考慮到下拉的情況，還要考慮右拉的情況，所以對于$混合引用的用法要求是比較高的。

學歷：=COUNTIFS(數(shù)據(jù)源!$A:$A,$A4,數(shù)據(jù)源!$C:$C,E$3)

學歷的統(tǒng)計與性別類似，只是將條件區(qū)域從B列改成C列，同樣需要注意$在公式中的作用。

年齡：=COUNTIFS(數(shù)據(jù)源!$A:$A,$A4,數(shù)據(jù)源!$F:$F,I$3)

工齡：=COUNTIFS(數(shù)據(jù)源!$A:$A,$A4,數(shù)據(jù)源!$G:$G,L$3)

因為在數(shù)據(jù)源有了年齡段和工齡段，年齡和工齡的統(tǒng)計就變得非常方便。

總結一下，很多同學在遇到問題的時候，往往忽視了對數(shù)據(jù)源的處理，直接拿著系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)就開始干活，干擾項太多不說，有時候數(shù)據(jù)源里缺少了什么東西也不清楚。所以按照最終統(tǒng)計的要求對數(shù)據(jù)源做精簡是非常有必要的。另一方面，是否有必要增加年齡段和工齡段，可能有的同學會說，不加這兩個也可以用公式直接統(tǒng)計的，這當然沒問題，但是公式就會更復雜一點。

最后，這個問題其實也可以用數(shù)據(jù)透視表來完成，不過數(shù)據(jù)透視表可能無法嚴格按照最終需要的順序來呈現(xiàn)，總之是各有利弊。不知道今天的教程你get到了多少呢，歡迎留言和大家分享你的收獲吧。