原創(chuàng)爆炒Office

2020-06-20 23:20:33

Word文檔排版是學習和工作中的家常便飯。無論是大文檔還是小文檔，個人覺得都有一套流程可遵循，然后提高排版的速度和效率，更加提升文檔排版后的美感。本文通過一個示例來演示這一流程。

Word 2016

排版流程大體可以概況如下：1.清除格式→2.紙張大小→3.頁邊距→4.主題字體→5.正文樣式→6.文檔網(wǎng)格→7.標題樣式→8.題注→9.添加目錄→10.封面→11.頁碼→12.頁眉→13.完結(jié)→14.后工作。

拿到文檔后，可以先全文瀏覽一下，整體掌握存在的問題。如果手上文檔中存在各種稀奇古怪的樣式，比如字體、字號、字色等，不妨選中全文，執(zhí)行【清除所有格式】。

如果是辦公，通常文檔是需要最終打印出來的，所以需要根據(jù)自己的打印機、打印紙的客觀條件，選擇適宜的紙張大小。

頁邊距的設置一是考慮邊距的大小影響頁數(shù)，二是考慮打印后裝訂，三是考慮留白和美觀。

通過設置主題字體，可以一次性搞定文檔中各類文字對于字體的需求，減少或杜絕設置字體的麻煩操作。

當然，如果文檔中繪制的自選圖形較多，而自選圖形需要上色，則可以再考慮設置主題顏色。

確定下文檔中的正文需要多大的字號，這個也與打印后的閱讀效果有關。設置樣式當然就包括設置字號、段前段后距等。

正文字號確定后，另一個影響頁面數(shù)量的就是文檔網(wǎng)格了。每行的字數(shù)控制文字之間的間距，每頁行數(shù)控制行間距?？梢蚤_啟顯示網(wǎng)格線，方便查看網(wǎng)格設置效果。

通過上述幾步，文檔正文框架基本就定型了。接著設置各個級別標題的樣式?？梢蚤_啟【導航窗格】，直觀查看文檔中各個級別標題的存在。

文檔中少不了有圖片和表格等，通過設置題注，就能對圖片和表格等進行正確的編號。當然，也少不了設置題注樣式。

可能你會覺得奇怪，到目前為止，還沒有設置頁碼，為什么就要添加目錄了呢？繼續(xù)看，后面就能得到答案。如果有需要，還可以添加題注目錄。

需要注意的是，插入的目錄頁是使用分節(jié)符插入的新頁。為何這樣操作？繼續(xù)往下看。

與插入目錄頁相同，也是使用分節(jié)符的方式插入新的封面頁，然后設計封面版式。

先直接全文插入統(tǒng)一樣式的頁碼，為了嚴謹，建議使用【第幾頁 / 共幾頁】這種頁面樣式，這樣可以確保在打印后不會缺頁。

回到正文部分的頁碼，取消掉【鏈接到前一條頁眉】，并把頁碼序號設置為從1開始。

進入封面頁，直接刪除掉頁碼。

從這里，就能回答之前的所有問題了。因為封面、目錄都是使用分節(jié)符的方式插入的頁，所以封面、目錄、正文都是相對獨立的節(jié)，可以設置不同的頁腳和頁眉。

與設置頁碼是一樣的道理，可以給不同的節(jié)設置不同的頁眉。

而封面頁眉中的橫線，可以直接刪除掉。

到此為止，一個文檔的排版基本就完成了。

如果排版后的文檔已經(jīng)不需要更改內(nèi)容可以直接打印輸出了，那么，建議把文檔另存為PDF文件，可以最大限度避免在不同的電腦上顯示、打印時字體缺失、版式混亂的問題了。

l 本文在頁眉和頁腳設置方面使用的是最簡單的統(tǒng)一設置，稍微復雜一點的，可以采用奇偶頁設置不同的頁眉，比如，在奇數(shù)頁中插入章名，在偶數(shù)頁中插入節(jié)名等。
l 此外，插入文檔邊框、插入水印、插入腳注、插入尾注等操作也沒有涉及到，這些都是更加嚴謹?shù)奈臋n和精確排版的要求。