很長一段時間，我都有這樣一個很奇怪的現(xiàn)象，明明一天安排的事情是可以完成的，但卻經(jīng)常因為手機上突然彈出的一條訊息，腦子中突然蹦出來的一件事情，電腦網(wǎng)頁上一條有趣的新聞，把我們原本的計劃弄的支離破碎，定下的任務(wù)也沒完成幾條。
晚上躺在床上回想今天做了什么時，自己也答不上來，但感覺自己也不閑，一天也忙到晚，但就是沒忙出個所以然，然后帶著一絲歉意等待著明天太陽的升起以及如出一轍的惡性循環(huán)。
想象一下這個畫面，當我們坐在辦公桌前，成堆的工作壓在我們面前讓我們不知所措，還有突如其來的緊急事件像定時炸彈一樣隨時都會引爆，打亂我們原本的計劃，是不是想想都心煩，這時候恰巧一個有趣的新聞彈出在我們的電腦桌面上，當然我們的注意力會被它吸引走了。
我們都希望去把自己的生活安排的井井有條，愛情事業(yè)雙豐收才是我們最大的愿望，那在日常工作生活中，怎樣才能讓自己不再是虛假的忙碌，不虛度光陰，每一步都是在為我們自己而活著呢？不妨試試這套高效工作法，看看自己的生活會不會發(fā)生質(zhì)的改變。
把當前已經(jīng)擺在眼前的任務(wù)都搜集起來，在筆記本上的任務(wù)清單欄里，從上往下列出，兩分鐘以內(nèi)能完成的事情，立刻去做完。
除去兩分鐘以內(nèi)能完成的事情，將剩余其他所有已經(jīng)列出的任務(wù)從上往下按順序根據(jù)四象限劃分法進行分類，確保每一件事情都必須獲得均等機會的處理。
1）第一象限，緊急且重要。
一般這類事情的來源主要分為兩種：
① 領(lǐng)導(dǎo)突然布置下來的重要任務(wù)
② 第二象限中的任務(wù)由于前期沒有規(guī)劃好，任務(wù)堆積導(dǎo)致時間非常緊急
例如：父母打電話說身體特別不舒服，需要你帶著馬上去醫(yī)院看看；或者，上個星期領(lǐng)導(dǎo)安排你去準備一個重要會議的材料，結(jié)果你一時貪玩，把這事忘得九霄云外，到會議前一天領(lǐng)導(dǎo)找你要材料的時候你才想起來，諸如此類的事情必須馬上去做，否則后果將會非常嚴重。
針對這類事件我們的做法是：立刻去做，如果同時有幾件突發(fā)事件，按照重要程度，一件件去做，不要同時做幾件事情，這樣子到最后會發(fā)現(xiàn)什么都做不好，心里還一團亂麻。并且，如果是由于規(guī)劃不當導(dǎo)致第二象限的任務(wù)轉(zhuǎn)移到第一象限，事后要進行深刻反思，防止以后再出現(xiàn)這類情況。
值得注意的是：第一象限里的事務(wù)是打破我們穩(wěn)定規(guī)律生活的小妖精，但如果我們規(guī)劃得當，重要而且緊急的事情真的會很少，甚至都不會出現(xiàn)在我們的生活里。
2）第二象限，不緊急但是很重要。
這類事情有一個明確的時間節(jié)點，且一般與我們的夢想和目標息息相關(guān)，要實現(xiàn)我們的夢想首先需要把這類事情完成。在我們的日常生活中，要讓第二象限的事務(wù)成為我們生活的主旋律，同時這也就意味著選入第二象限的，會有很多任務(wù)，包括自己的，家庭的，公司的，領(lǐng)導(dǎo)的等等等，那應(yīng)該從哪一件事情開始做呢？
同樣，也是要按照重要性進行排序，選出第二象限里最重要的三件事，對其進行任務(wù)分解，變成一個個可執(zhí)行的步驟，合理安排到每一天的生活中。同時，把三項任務(wù)中最重要的任務(wù)安排在我們精力最旺盛的時間段，也就是運用“八二定理”，拿出80%的精力去攻克最重要那20%的任務(wù)，其他20%的時間也合理分配給另外兩項上面。一直到某項任務(wù)完成，再重新增添新的任務(wù)進來。
例如：最近在我們的任務(wù)欄里按照重要性劃分，前三項的任務(wù)分別是，實現(xiàn)一項科研任務(wù)的功能，準備一門重要考試，給女朋友準備周年驚喜。按照上述原則，我們正確的做法應(yīng)該是：
首先是科研任務(wù)，這件事關(guān)系到我們能否順利畢業(yè)，所以我們要把主要精力放在它身上。將其拆解為一個個可執(zhí)行步驟并分配到每一天，然后每天拿出我們注意力最集中的時間去攻克它，期間如果有任何突發(fā)事件，例如同學(xué)打電話問你周末要不要打羽毛球，晚上要不要一起吃飯諸如此類的，禮貌回應(yīng)后，將這個事情寫到任務(wù)清單欄里，先不去思考它，因為這是第四象限的事情，不緊急且不重要，等到我們有空了再去做。
接下來就是準備考試和準備驚喜，同樣進行任務(wù)分解，要看多少頁做多少題；周年要準備哪些禮物，預(yù)定哪家餐廳；同樣，期間不接受任何第四象限事情的打擾，如果有，直接寫到任務(wù)清單欄里就好。
等到其中某個任務(wù)完成了，劃掉，再從第二象限里拿出下一個重要任務(wù)，一個接一個地完成。
3）第三象限，緊急但是不重要。
舉個例子，領(lǐng)導(dǎo)臨時要開一個會議，讓你去準備一個會議室；同學(xué)給你拋出一個很大很空的問題，讓你出出主意等等。把時間花在這個象限里是相當可惜而且無奈的，忙了半天可能一點效果都沒有，很多人都會被假象所迷惑，認為“緊急”的就是“重要”的。其實“緊急”和“重要”一點關(guān)系都沒有。
應(yīng)對這類事情我們要充分利用好杠桿效應(yīng)和猴子法則走出第三象限，把事情交給別人去做！我們應(yīng)該清楚地認識到，第三象限的事務(wù)是我們忙碌而且盲目的源頭。這個象限里的事務(wù)最好能放權(quán)交給別人去做，或者通過委婉的拒絕減少這類事務(wù)的產(chǎn)生。
杠桿效應(yīng)的本質(zhì)是用少量資源撬動千倍百倍的回饋。用在任務(wù)執(zhí)行上，相當于自己只需要理清劃分好任務(wù)執(zhí)行的步驟，然后把具體的任務(wù)分配給其他人做，最后直接不勞而獲。例如，公司主管接到大領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)要做一份策劃書，這個事情對公司主管來說，是一個第三象限的任務(wù)，所以他將這份策劃書的任務(wù)剖析分解為一個個可執(zhí)行步驟后，把下屬喊到辦公室，分配好任務(wù)、合格指標及規(guī)定時間后，就去做屬于他自己的第二象限的事情了。等到下屬整合好一個完整版后，自己稍作潤色，就拿去給大領(lǐng)導(dǎo)討賞了，下屬卻啥都沒撈著，白費時間，對大多數(shù)人的升職加薪半毛錢關(guān)系都沒有。這就是杠桿效應(yīng)的威力，在生活中我們要去發(fā)現(xiàn)這樣的竅門，花別人的時間為自己謀利，當然，如果能讓別人做到心肝情愿那就更牛叉了，妥妥的情商滿級人物。
但現(xiàn)實生活中，不是每個人都可以把任務(wù)分配給其他人的，畢竟沒有那么多小領(lǐng)導(dǎo)，底層勞苦大眾才是大多數(shù)。別著急，不妨試試人人都能用的猴子法則吧！
比爾翁肯(BillOncken)曾經(jīng)提出一個理論，叫“背上的猴子”。翁肯教授有一次偶然發(fā)現(xiàn)，自己在忙于加班的時候，部屬竟然在悠哉游哉地打高爾夫。這讓他突然領(lǐng)悟到，主管人員之所以時間不夠用，一個很重要的原因在于沒有做好授權(quán)分責，將太多本該部屬去做的工作招攬到了自己身上，以至于永遠在苦苦追趕工作進度。
翁肯教授把那些工作比喻為活蹦亂跳、隨時可能跳到你身上的“猴子”，而把他那獨特的時間管理理論稱為“猴子管理藝術(shù)”。
試想一下這樣的情況：你在走道上碰到一位同事，他說：“我遇到麻煩了，能不能和你談?wù)劊?span lang='EN-US'>”于是你開始關(guān)切地聽他講述。結(jié)果這個問題果然很麻煩，你聽了半個小時才弄清楚是怎么回事，而且還沒法立刻給出建議，于是你說：“這個問題很復(fù)雜，我現(xiàn)在沒有時間和你討論，讓我仔細想想，回頭咱們再談?wù)劇?span lang='EN-US'>”
讓我們用猴子理論來分析一下這個過程。首先，你和同事在走道上偶遇之前，誰的背上有猴子顯然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有這只猴子存在。接著，你開始傾聽同事的講述，這時同事背上的猴子悄悄向你的背上跨過來一只腳。然后，聽完同事的講述，你表示要仔細想想再和同事討論。這時，猴子便完全轉(zhuǎn)移到了你背上。你接過了同事背上的猴子，而同事則變成了監(jiān)督者。此后，他會不時跑來問你：“那件事你考慮得怎么樣了？”“我們什么時候再談?wù)劊?span lang='EN-US'>”……
我們雖然應(yīng)該幫助遇到困難的同事，但是也應(yīng)該避免這樣的情況：讓他們把你當做他們自己猴子的收容站，你收的愈多，他們給的愈多，到最后你被堆積如山的別人的問題所困擾，甚至沒有時間照顧自己的“猴子”。你將一些并非自己職責的事情做得很有效率，可這值得你沾沾自喜嗎？你自己的事情完成得怎么樣呢？
故而，當你的同事說“我遇到麻煩了，能不能和你談?wù)劊?span lang='EN-US'>”并且你了解到這件事情不是兩分鐘以內(nèi)能解決的，你應(yīng)該回復(fù)的是，“這事情還挺復(fù)雜的，不如我們改天有空再找個時間聊吧，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)有很多任務(wù)催著我去做呢！”這件事情回到辦公桌時不需要把它放到我們的任務(wù)清單里，下班后如果他遺忘了，那就我們也忘了這件事；如果他來找你了，自己又不想去，可以用家庭的理由去推脫，“誒呀，孩子放學(xué)等著我去接呢，改天我們好好聊哈”，如果還有第三次，和他聊天的同時也要注意運用猴子法則，聊完隨即就忘卻，不要被別人的問題所困擾。
有效運用猴子法則，能讓別人去撫養(yǎng)他們自己的猴子，讓他們就能真正地管理自己的工作，你也就有足夠的時間去處理自己的事情。
4）第四象限，不緊急且不重要。
盡量別去做！這是一個用于緩沖調(diào)整的象限。當我們疲憊的時候，可以通過做一些不重要而且不緊急的事情來調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是我們不能在這個象限里投入自己太多的精力，否則就是在浪費生命了。舉個例子來說，當你因為工作的事情身心疲憊的時候，可以和同學(xué)一起逛逛街，旅旅游等，但是如果你將自己的大部分精力放在這上面，那么你將失去你的事業(yè)，也失去生活穩(wěn)定的基礎(chǔ)。”
待辦事項欄里的任務(wù)最大的特點就是在當天有明確時間點，例如9點要開會，下午5點要給妻子打個電話或者其他的一些突然想到的要去做的事情。待辦事項欄的作用就是解放我們的大腦，讓我們把精力完完全全投入到第二象限的任務(wù)當中。
奇思妙想欄的作用是收集我們生活中點點滴滴、轉(zhuǎn)瞬即逝的靈感，防止遺忘。靈感是非常寶貴的，可能生活中的一些難題苦苦思索得不到解決，卻在吃飯或者聊天時突然閃現(xiàn)出一絲火花，可能就是這一絲小火苗，就能成功打開我們新世界的大門，所以一定要馬上記下來，如果讓它白白遺忘，未免也太可惜了。
需要注意的是，在每個任務(wù)進行的過程中，每圓滿完成其中一個步驟，我們都需要給自己一定的物質(zhì)獎勵，利用多巴胺的作用來刺激我們繼續(xù)前行，否則很容易造成自己的疲乏。為什么不是精神獎勵呢？因為在任務(wù)圓滿完成后，這個獎勵無論是從外界，例如領(lǐng)導(dǎo)的夸獎；還是自己的內(nèi)心，例如滿滿的自信心自豪感，就已經(jīng)發(fā)送給我們自己了。
所以知道多夸女朋友的重要性了吧，為什么愿意見你的時候穿的美美的呢？因為想看到你色迷迷的眼神?。粸槭裁匆娔愕臅r候想撲到你身上呢？因為你早早地就張開了迎接的懷抱??！適時的多巴胺激勵，自己的沖勁真的會很不一樣！
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