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本文來自讀者 @Thinkbond 投稿分享。

親，你管好自己的時(shí)間了嗎？

這句話是我能想到的最委婉的提醒自己珍惜時(shí)間的話。近期多角度、多方位、多種類的雜事（stuff）襲來，讓經(jīng)常以“時(shí)間管理愛好者”自居的我的狀態(tài)多少有些波動(dòng)，同時(shí)也體現(xiàn)了“兵馬未動(dòng)，糧草先行”的重要性：不把糧草準(zhǔn)備好，兵馬打起仗來就沒有安全感。要改變，第一步就得坦誠面對(duì)問題：最近的抗干擾能力就像考場(chǎng)手機(jī)信號(hào)屏蔽一樣弱爆了，這是拖延癥的典型表現(xiàn)之一。

下面，借助對(duì)幾年來實(shí)踐時(shí)間管理方法的回顧，重整思緒，突破瓶頸，恢復(fù)狀態(tài)。

一 摸爬滾打

3年多GTD迂回之路：盲目模仿使用紙筆1個(gè)月，轉(zhuǎn)戰(zhàn)“單機(jī)”軟件MLO約半年，嘗試可在線存儲(chǔ)的Doit.im等若干工具約1年，有了傳說中的神器palm四大天王很有愛1年，Blackberry到手后簡(jiǎn)潔的NextAction吸引了我半年，Android下簡(jiǎn)化為Calendar與Web同步穩(wěn)定有效使用半年，定格IOS下Omnifocus（注：不是我不會(huì)算數(shù)，而是我也搞不清工具間切換的具體日期了，大多都是交叉重疊使用）。

總結(jié)：形成系統(tǒng)很重要！

有如此復(fù)雜的工具使用經(jīng)歷，主要有兩點(diǎn)原因：

1. 最初受限于購買能力，無法一步到位使用向往的工具；
2. 當(dāng)前的環(huán)境下，有效的時(shí)間管理方法還沒有得到普及，致使很多人走了不少彎路。

另外補(bǔ)充一點(diǎn)，Palm手機(jī)信號(hào)時(shí)有時(shí)無，Blackberry知趣的失蹤，Android另找新歡等一系列事件，也為進(jìn)化到IOS平臺(tái)作出了不可磨滅的貢獻(xiàn)，在此紀(jì)念它：Palm650、Blackberry 8700、Samsung S5570。

二 漸入佳境

大約半年多前，也就是入手Android一段時(shí)間后，當(dāng)時(shí)作了一篇小文《個(gè)人綜合管理系統(tǒng)Android版》總結(jié)，已經(jīng)形成了較為系統(tǒng)的工具集。在此將當(dāng)時(shí)文中未更新的部分寫在這里供Android平臺(tái)的朋友們參考：這里指的個(gè)人綜合管理，泛指對(duì)個(gè)人時(shí)間、知識(shí)、思維的管理，除原文介紹的內(nèi)容外，主要針對(duì)知識(shí)管理以及時(shí)間管理進(jìn)行了改進(jìn)。

• 知識(shí)管理：將Wiz替換為Evernote，主要是因?yàn)橛脩趔w驗(yàn)方面的差異巨大。
• 時(shí)間管理：將Doit.im去掉，簡(jiǎn)化為Google日歷與手機(jī)自帶日歷同步（使用Exchange近似推送PUSH功能）+ 筆記的方式。減少了不少多余的操作，但也帶來一個(gè)隱患：GTD中的回顧功能實(shí)現(xiàn)度較低，僅僅可以通過日歷查看重大任務(wù)節(jié)點(diǎn)。至此，Palm OS、Blackberry OS、Android OS三大智能平臺(tái)均已嘗試。

三 系統(tǒng)形成

因?yàn)橐淮闻既坏臋C(jī)會(huì)，2012-3-11在蘇寧購入iPhone 4S，正式接觸IOS。有了之前智能系統(tǒng)的使用經(jīng)驗(yàn)再看IOS的用戶體驗(yàn)，的確感受到了質(zhì)的不同。更重要的是，這些體驗(yàn)正是我所需要的。

Google了眾多熱心網(wǎng)友分享的IOS GTD實(shí)踐心得，外加一個(gè)神級(jí)（包括高昂的售價(jià)和單一的平臺(tái)）的軟件Omnifocus和其完善的視頻教程。僅僅最便宜的iPhone版也賣128元，在此之前，從來沒有想象過，我會(huì)買這么貴的手機(jī)軟件，都可以用來買部老年電話了。

得益于之前掌握的理論基礎(chǔ)（GTD、ZTD），很快便整好了IOS平臺(tái)下的個(gè)人綜合管理系統(tǒng)。下面以時(shí)間管理為例進(jìn)行總結(jié)：

前言

但凡涉及底層的東西，都與個(gè)體緊密相關(guān)，也就是說，以下的內(nèi)容是完全基于個(gè)人特點(diǎn)（所處的環(huán)境、現(xiàn)有資源、工作生活習(xí)性）深度定制后的時(shí)間管理系統(tǒng)。而且，我越來越堅(jiān)信，最好用的系統(tǒng)也必定是經(jīng)過深度定制的。對(duì)于想嘗試的朋友，建議：先去打好理論基礎(chǔ)，結(jié)合自己的特點(diǎn)與目標(biāo)需求，定制屬于自己的系統(tǒng)。但，不要花太多時(shí)間，據(jù)說工具的挑選是個(gè)瓶頸。而且，網(wǎng)上已有各種各樣的優(yōu)秀的系統(tǒng)的總結(jié)供你參考。

注：請(qǐng)確?？催^前言了。

0. 總覽圖

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按照流程執(zhí)行順序（收集→處理→組織→執(zhí)行→回顧）分別介紹，最后再附一些Tips。

注：此流程非GTD原版流程，乃個(gè)人定制調(diào)整后的，僅供參考。關(guān)于文中所列軟件的具體用法請(qǐng)參考自帶幫助或搜索，為節(jié)約篇幅，本文不再詳述。

1. 收集：清空雜事，專注當(dāng)下；深度收集，分類存放。

• 用到的工具：以O(shè)mnifocus為主線，整合Evernote、筆記本（紙）、電腦文件夾等。
• 具體做法：想法/任務(wù)/信息 →記錄到紙質(zhì)筆記本/紙條中→空閑時(shí)間集中錄入到Omnifocus（簡(jiǎn)稱OF）中的收件箱。

2. 處理：將OF收件箱中的雜事(stuff)分解成下一步行動(dòng)(即具體可行的步驟)

• 用到的工具：Omnifocus、紙筆；
• 具體做法：思考收件箱中stuff的解決辦法（即一個(gè)或多個(gè)下一步行動(dòng)），判斷該Stuff是否可行來確定繼續(xù)處理還是將其歸類到”將來也許“清單、”等待“清單或者直接刪掉。如果可行，則考慮預(yù)期目標(biāo)并進(jìn)行步驟分解。在這里，處理的輸出物就是存放在Omnifocus收件箱中的一個(gè)個(gè)具體的行動(dòng)。

注意：分解的行動(dòng)(Tasks)必須為動(dòng)詞開頭（意即可執(zhí)行）。

3. 組織：計(jì)劃每個(gè)“下一步行動(dòng)”

• 用到的工具：Omnifocus 、Clear、Calendar（自帶）；
• 具體做法：找個(gè)相對(duì)完整的時(shí)間，打開OF的收件箱。逐條審視，并按照以下步驟判斷：是否”2分鐘“（泛指很短時(shí)間）能完成？如果是或者對(duì)于類似購物備忘、查檢表清單等，就交給Clear；有明確期限的單個(gè)任務(wù)放入神圣的日歷（Calendar）。最后一個(gè)步驟是賦予屬性：分配情景Context（OF里叫“上下文”）→分配項(xiàng)目（OF的將任務(wù)“下鉆”至另一任務(wù)或項(xiàng)目中的功能很不錯(cuò)）→分批時(shí)間計(jì)劃。

以上內(nèi)容適合每日有3-5個(gè)任務(wù)的情況，如果每天的任務(wù)數(shù)較多，就需要考慮一些技巧。

• 每周一標(biāo)注當(dāng)周的重要日程（OF里有旗標(biāo)功能）；
• 每天早晨標(biāo)注3件最重要的事。

這樣，在執(zhí)行時(shí)就可以按照旗標(biāo)的順序依次執(zhí)行，有的放矢。

對(duì)于類似讀書清單類的任務(wù)直接用Single Action Group來代替新建一個(gè)Project以方便操作。

例如，我將每天早晨比做的幾個(gè)小任務(wù)打包成一個(gè)晨間序列。

我的晨間序列中包含以下子任務(wù)：

• 背單詞
• 定計(jì)劃
• 閱讀RSS
• 確認(rèn)員工安排

每執(zhí)行完一個(gè)在OF中打一個(gè)鉤，同時(shí)自動(dòng)生成了明天的任務(wù)。

4. ★ 執(zhí)行：按情景（上下文）批量處理任務(wù)，多使用小系統(tǒng)（小系統(tǒng)是指在日常工作生活中，積累下來的優(yōu)秀操作模式），必要時(shí)用番茄時(shí)間防止分心。

• 用到的工具：Omnifocus
• 具體做法：根據(jù)當(dāng)前所在的情景（比如辦公室）選擇對(duì)應(yīng)的下一步行動(dòng)去執(zhí)行。因?yàn)檫@樣批量的去進(jìn)行，效率會(huì)很高，避免了“換線”。其中OF有個(gè)有用的功能，可以通過視圖按鈕選擇“可用”，這樣過濾出的下一步行動(dòng)都是當(dāng)前可操作的內(nèi)容。
• 選擇當(dāng)下要做的下一步行動(dòng)，參考四條準(zhǔn)則 ：

• 場(chǎng)合：在步驟中加入動(dòng)詞有助于確定情景
• 時(shí)間：首先準(zhǔn)備好充足的時(shí)間
• 精力：注重休息與鍛煉
• 輕重緩急：考慮了前面幾項(xiàng)因素后，再調(diào)整好心情就可以全心干活了！

• 優(yōu)先做自己時(shí)間管理系統(tǒng)內(nèi)的下一步行動(dòng)；
• 利用收件箱將突發(fā)事務(wù)過濾（延緩執(zhí)行緊急但不重要的），專注在手上的工作；
• 規(guī)劃的時(shí)間：找個(gè)空檔時(shí)間，靜靜思考，處理類似每周檢視的事情。

減少干擾源，小事集中處理，盡量保證每天有充足的免打擾時(shí)間段。

開動(dòng)前，準(zhǔn)備好身、心、相關(guān)材料，哪怕是一小點(diǎn)的開始也很有價(jià)值。

具體執(zhí)行時(shí)，可每天分別設(shè)置當(dāng)天“必須、應(yīng)該、可以”做的3件事，這樣更易執(zhí)行。（借鑒了網(wǎng)友“@無盡之眼”的敏捷個(gè)人方法）

必要時(shí)使用番茄計(jì)時(shí)器/關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)/找“小黑屋”。

5. 回顧：（每周/每月/每年）確保整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行正常，承先啟后，反思改進(jìn)。

• 用到的工具：Omnifocus（如果有Mac或iPad會(huì)好些，iPhone里回顧功能較弱）

1) 周回顧（每周六）

• 清空收件箱（Omnifocus、Evernote、筆記本）、收藏夾（foxmail、微博、Chrome）
• 查看Omnifocus所有的任務(wù)清單及行動(dòng)清單，確認(rèn)上周完成情況
• 查看日歷（擬定下周日程）
• 查看本周做的筆記（想法、記錄等）

2) 月回顧（每月底）

• 從“六個(gè)高度”分別檢視本月內(nèi)容；六個(gè)高度的內(nèi)容在《搞定》中是指：

• 50000ft：人生目標(biāo)、價(jià)值觀；
• 40000ft：三年后事業(yè)及個(gè)人愿景；
• 30000ft：一年目標(biāo)，每年檢視日記，制作出年度計(jì)劃；
• 20000ft：角色責(zé)任，對(duì)照自己關(guān)注的范圍，進(jìn)行確認(rèn)；（將Project Folder設(shè)置為各種角色，如個(gè)人修煉（含讀書、體育鍛煉等）、工作項(xiàng)目（工作中所擔(dān)任的各種角色要做的項(xiàng)目）、雜事）
• 10000ft：項(xiàng)目，使用Omnifocus分解為下一步行動(dòng)，并做好每周回顧；
• 跑道：下一步行動(dòng)，使用Omnifocus批量處理；

• 初步擬訂下月計(jì)劃

從六個(gè)高度，按照心智，健康，家庭，工作，社交，娛樂，理財(cái)7個(gè)類別進(jìn)行回顧。這可幫助自己掌控方向，避免失衡。我覺得六個(gè)高度好像一個(gè)知識(shí)系統(tǒng)，讓我可以隨時(shí)檢視人生的方向哪部分自己還不清晰，并進(jìn)而引發(fā)自己學(xué)習(xí)的方向。

一些Tips

1. 小系統(tǒng)常態(tài)化：建立/固化可信賴的小系統(tǒng)

• 將重復(fù)、例行、特定環(huán)境、條件相對(duì)固定的事項(xiàng)歸類，建立起小系統(tǒng)。
• 流程：探索→歸納→固化→改進(jìn)

2. 簡(jiǎn)化：通過OF的視圖選項(xiàng)減少與當(dāng)前無關(guān)的事項(xiàng)帶來的干擾。

這樣就不需要?jiǎng)h除任務(wù)了，平時(shí)只需在視圖選項(xiàng)設(shè)置為“可用”，到回顧時(shí)可以選擇為“全部”，避免漏項(xiàng)。

3. 信息/文檔的管理

• “實(shí)體”文件：Total Commander(文件管理)/Everything（文件搜索）/金山快盤（文件同步）/IrfanView（圖片處理）
• “知識(shí)”文件：Evernote/微博/博客/備忘/iBooks筆記/思維導(dǎo)圖
• 簡(jiǎn)化“桌面” (辦公桌面、電腦桌面、硬盤等）

4. Omnifocus使用習(xí)慣總結(jié)

• 【空閑時(shí)】查看Omnifocus中“預(yù)測(cè)”和“已標(biāo)注”（旗標(biāo)），執(zhí)行；
• 【來電時(shí)】開始錄入Omnifocus或紙筆（時(shí)間緊的時(shí)候），最終匯入Omnifocus“收件箱”；
• 【臨睡前】使用Mac版Omnifocus整體/批量調(diào)整各種項(xiàng)目/想法；
• 【周末】用Mac版Omnifocus回顧及下一步計(jì)劃準(zhǔn)備。

三 還沒結(jié)束

工具再好用，它也僅僅是工具，無法代替你判斷、思考。本篇文章還僅僅停留在“術(shù)”的層面，后面還有很長(zhǎng)的路要走。

希望有一天，現(xiàn)實(shí)社會(huì)中的人們不再被單一價(jià)值觀綁定，找到真正的快樂！