1、良好的文字處理能力，這是保證自己工作方向的基礎，能讓主管省事或另眼相看，這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這里的學問很深，自己最好備1本辦公文書寫作大全之類的書，這是必備的工具書，一些公司配的有，如我們就有。如我們公司，聘請了一名兼職秘書，其工資也是1200元/月，每周6到公司1次即可。
2、電腦應用能力。應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧，政府機關的文員也要求對WPS有一定的認識。
3、能熟練運用各類辦公自動化設備，打印機、復印機、傳真機、掃描儀、刻錄機，如果您對以上機器具有簡單維修技能，那一定是領導的掌中寶。
4、良好的溝通協(xié)調能力，文員作為基層員工，一定要正確領會領導的意思，一件事不可能讓上級主管給你交代了又交代，較強的保密意識也那就責任心。同時，作為文員，接聽電話時間也多，作為公司與外界電話聯(lián)系的第一人，你說溝通技巧首要不呢？當然公司各項業(yè)務一定要熟悉和精通。
5、其他能力，如一定的英語知識，較好的記憶力，時間分配能力等綜合能力。
需要說明的是：每個企業(yè)根據(jù)企業(yè)不同的階段要求的能力也不一樣，當然，待遇基本也有差別。但文員確實是一個很能培養(yǎng)自己、鍛煉自己不錯的一個職位。
另外，附上各級文員的幾個職責：
辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：
1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4、做好會議紀要。
5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6、負責傳真件的收發(fā)工作。
7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。
10、管理好員工人事檔案資料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。
11、統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。
12、管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并增高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
13、領導或上級交代的其他工作.
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