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3步讓電腦文件夾井井有條,簡單易用!
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2023.09.06 山東

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工作越忙,越要高效!

大家好,我是吳海汆老師

2月給大成律所團隊進行了一場

歷時4個小時

主題為文件管理」的線下培訓

▲培訓大合照

 - 曾凡新律師團隊簡介 - 

曾凡新律師團隊是北京大成(深圳)律師事務所的專業(yè)勞動法團隊

主要負責全面勞動關系管理領域“八大模塊”

“72個子模塊”的日常性問題咨詢與場景性問題解決

曾凡新律師

北京大成(深圳)律師事務所高級合伙人

現(xiàn)擔任中華全國律師協(xié)會勞動與社會保障法專業(yè)委員會委員

大成中國區(qū)勞動與人力資源專業(yè)委員會執(zhí)行主任

廣東省法學會社會法學研究會常務理事

廣東省律師協(xié)會勞動與社會保障法律專業(yè)委員會副主任

深圳市法學會勞動法學研究會理事

深圳市勞動人事爭議仲裁委員會兼職仲裁員

曾凡新帶領團隊成員致力于

眾多世界500強、上市公司、大中型企業(yè)

供案件代理、常年顧問

專項咨詢服務堅持“以客戶為中心”

獨創(chuàng)“一體兩翼”領導力模型(項目為王 + 精益優(yōu)化 + 協(xié)同有序)的作業(yè)方式

將管理與法律事務“融合”處理,運用“知識庫 + 方法論”兩大法寶

持續(xù)為高端客戶提供及時、專業(yè)、精準、實效的法律解決方案

▲曾凡新律師團隊▲


 - 適用人群 - 

中小企業(yè)負責人/高層:

人員離職無法高效完成交接,缺乏企業(yè)知識庫

需要大量協(xié)作的團隊:

沒有找到小成本、高效率協(xié)同辦公的團隊

新媒體從業(yè)者:

有大量文檔、圖片、音頻、視頻需要系統(tǒng)化管理

追求高效工作學習者:

想要自我提升,翻倍提高效率

▲開講現(xiàn)場▲


 - 本文導航 - 

第一章、分類體系
 - 3步搭建高效的文件分類體系 - 

第二章、管理體系

 - 3步打造「工作流」的SOP體系 - 

第三章、搜索體系

 - 想到就能找到,找到就能用到 - 

第四章、善用利器

 - 我的堅果云是什么 - 

第五章、兩個文件夾

 - 2步設置搞定所有文件夾 - 

第六章、云端桌面

 - 1次設置,電腦桌面文件永不丟失 - 

第七章、分享鏈接

 - 一鍵分享,解決20% 的關鍵問題 - 

第八章、共享功能

 - 低成本,實現(xiàn)團隊協(xié)作蛻變式成長 - 

第九章、移動辦公

 - 解放生產力,擁有隨身行走的辦公桌 - 

▲培訓內容目錄▲


第一章、分類體系

 - 3步搭建高效的文件分類體系 - 

▲分類體系▲

「文件」是在電腦中,以實現(xiàn)某一種

功能而定義的一個單位

每個人對于文件的理解不盡相同
當文件被創(chuàng)建的時候,會被賦予不同的含義

 - 單個文件「內外一致」命名法 - 

不同的人,命名不同

各自會根據(jù)個人愛好和認知來命名文件

出現(xiàn)信息不對等

找起來很困難,甚至找不到

 - 單個文件夾「第一關鍵詞」命名法 - 

文件夾是為了有序對文件進行分類

用來組織管理文件的一種方式

文件管理經常會出現(xiàn)以下兩種情況:
第一種是什么都不整理
第二種是整理的太好


- 文件體系:MECE分類原則和GTD分類方法 -
文件體系:MECE分類原則

不重疊,保持文件的「獨立性」

文件與文件之間不會交叉
不遺漏,保持文件的「完整性」

文件拆分過程中相對詳盡

 - 文件體系:GTD分類方法 - 

-收集文件-

000 - 收件箱Inbox

-整體文件-

001 - 集中處理CPU

100 - 工作資料庫GZZLK

200 - 學習資料庫XXZLK

300 - 生活資料庫SHZLK

400 - 興趣資料庫XQZLK

-組織歸檔-

500 - 存檔歸檔CDGD

 - 變,才是永遠不變 - 

混亂到有序,文件不是負擔,而是寶藏

古希臘哲學家赫拉克利特說過一句話:

“人不能兩次踏進同一條河流”


第二章、管理體系

 - 3步打造「工作流」的SOP體系 - 

▲管理體系▲

將某一項任務進行細化和量化

從流程上提高工作效率

按照「隨手創(chuàng)建文件管理SOP」的

方式管理大量的文件

第二次再處理類似的事情,效率就非常高

直接Ctrl+C復制、Ctrl+V粘貼

把整個流程復制過來

 - 打造三種類型文件夾的SOP體系 - 

同一種行業(yè)分類

同一種文件體系

同一種文件編碼

同一種文件命名

 - 建立文件夾的管理閉環(huán) - 

 文件管理的四象限法則:

第一象限:重要緊急,立即去做

第二象限:重要不緊急,有計劃去做

第三象限:緊急不重要,交給別人去做

第四象限:不緊急不重要,盡量別做

 - 打造可沉淀、可迭代的文件體系 - 

- 當你的團隊在急劇擴大

忙于當前事情,沒有時間顧及
- 當你的業(yè)務在急劇增長
把更多時間投入到業(yè)務這塊
......

文件管理體系總控表的迭代周期:

一個季度或半年


第三章、搜索體系

 - 想到就能找到,找到就能用到 - 


▲搜索體系▲

完成沉淀,是為了從「無」到「有」

升級迭代,是從「好」到「更好」

 - 文件管理的底層邏輯:搜索 - 

「搜索」什么文件是隨時根據(jù)你的需求

或者你腦海中閃過的內容變化而變化的

 - 第三方軟件的搜索體系 - 

macOS系統(tǒng):Spotlight、Alfred

Windows系統(tǒng):搜索 Everything、Listary

 - 堅果云的搜索體系 - 

用一個「利器」,將分類體系

管理體系、搜索體系

三種體系融合在一起

一站式解決文件管理的問題


第四章、善用利器

 - 我的堅果云是什么 - 


▲善用利器▲

注冊郵箱注意大小寫

2個不用的賬號

- @QQ.COM
- @qq.com

 - 底層邏輯:依賴于文件路徑 - 

堅果云只認文件路徑

修改某一個名稱

就可以改變文件的同步的位置

注意「合并」問題

 - 永遠自動同步文件夾 - 

一注冊

自動創(chuàng)建一個「我的堅果云」的文件夾

區(qū)別于其他網盤

它會一直自動備份到云端

不用任何的設置

 - 私人的檔案館 - 

存放在「我的堅果云」里的

文件權限無法共享給別人

不能跟他人同步

 - 一個天然的Inbox收集箱 - 

「我的堅果云」文件夾一直在頂部

相當于一個天然的收集箱

不管你后面創(chuàng)建多少個新的文件夾

都是按照這個順序往后排


第五章、兩個文件夾

 - 2步設置搞定所有文件夾 - 


▲現(xiàn)場討論不同文件夾的作用

 - 文件夾1:我的堅果云 - 

「我的堅果云」文件夾

只與自己有關,他能分享,但是不能共享

 - 文件夾2:同步文件夾 - 

個人同步文件夾和多人同步文件夾:

可以同步的文件夾

一個是自己跟自己同步

一個是自己跟別人同步

 - 同步盤和網盤的區(qū)別 - 

文件管理,我采用的方式堅果云+百度網盤:

- 堅果云:文件生產力工具

 - 百度網盤:文件存儲倉庫

 - 同步盤:一群人用一臺電腦
 - 網盤/存儲盤:刀耕火種,單向傳輸

 - 常用的3種功能:分享歷史 - 

分享歷史:

可以瀏覽自己分享給別人的文

可以查看、修改權限、取消分享

 - 常用的3種功能:操作歷史 - 

操作歷史:

可以查看你放在這里的所有文件

不管你是刪除、重新命名、移動、復制等操作

 - 常用的3種功能:回收站 - 

回收站:

這個回收站比較特別

相當于正常文件夾框架的「鏡子」

它會生成跟「我的堅果云」一模一樣的文件體系


第六章、云端桌面

 - 1次設置,電腦桌面文件永不丟失 - 


云端桌面

云端桌面的創(chuàng)建依賴于堅果云的路徑同步

路徑相同即可合二為一

 - Mac云端桌面的底層設計 - 

Mac系統(tǒng):

點擊「堅果云」再點擊「同步到個人空間」

自動生成Desktop文件夾,開始同步

 - Windows云端桌面的底層設計 - 

切換到Windows系統(tǒng)

自動創(chuàng)建「Desktop」文件夾

點擊「Desktop」再點擊「同步設置」

修改同步路徑

 - 跨系統(tǒng)跨電腦的云端桌面同步效果 - 

Windows和Mac系統(tǒng)桌面合二為一

形成兩個系統(tǒng)之間自由切換的場景

兩臺不同系統(tǒng)的電腦桌面就變成一個電腦桌面

以此類推,3臺、5臺、10臺......

也是共用同一個電腦桌面


▲指導「云端桌面設置▲


第七章、分享鏈接

 - 一鍵分享,解決20% 的關鍵問題 - 

▲分享鏈接

 - 文件夾的「分享權限」功能 - 

任何人:括未注冊用戶,分享到「微信」

不用登陸堅果云賬號可以打開下載

所有注冊用戶:已經注冊了,有堅果云賬號

指定用戶:只有指定的某個用戶才可以打開查看

 - 文件夾的「過期時間」功能 - 

設置了過期時間

當天00:00過期

怕不小心發(fā)出去給其他人

悄無聲息避免尷尬

 - 文件夾的「訪問密碼」功能 - 

設置訪問密碼

點擊確認之后

設置了密碼

只有輸入訪問密碼才能查閱文件夾/文件

 - 文件夾的「禁止下載」功能 - 

禁止下載:

它能解決什么問題呢

只能看,無法Download到本地

 - 文件夾的「允許上傳」功能 - 

不用二次整理

按照自己搭建的文件系統(tǒng)

自動收集歸類

通過這個「十」號上傳

 - 一條鏈接發(fā)送2G文件 - 

傳統(tǒng)的發(fā)送文件形式:跟對方要郵箱

找到一臺電腦,上傳附件,點擊發(fā)送

 - 一條鏈接匯集「合同版本」- 

多次修改合同版本

發(fā)錯了,不是最終版

無限期的撤回

開啟后悔模式


第八章、共享功能

 - 低成本,實現(xiàn)團隊協(xié)作蛻變式成長 - 


▲討論團隊協(xié)同辦公中「云橋模式」的應用▲

 - 團隊協(xié)同辦公的文件夾體系 - 

Teamwork文件夾:

跟某一個人進行協(xié)作

將每一個人放入到這個文件夾里面

單獨對每一個人的文件夾進行不同的權限設置

公司/團隊文件夾:

對方公司或團隊名稱作為文件夾的名稱

創(chuàng)建在主控面板

 - 團隊管理體系對應的6種權限 - 


▲6種共享權限設置對比圖▲

 - 恢復團隊誤刪文件的3種方式 - 

快速篩選:

選擇時間,精確到某一天,某一個時刻

撤銷:

篩選之后,比如刪除的操作

然后點擊撤銷,就可以恢復過來

回收站:

每一個文件夾在網頁端的回收站

它會對應同樣命名的方式的一個文件夾

 - 團隊的管理痕跡 - 

最近更新:

主控制面板可以查閱團隊成員的操作內容

可以查看最近的工作內容


第九章、移動辦公

 - 解放生產力,擁有隨身行走的辦公桌 - 

▲移動辦公

 - 手機快速發(fā)送大文件 - 

某個時刻接到某個電話

需要發(fā)送一個超過1GB的文件

點開手機App,創(chuàng)建分享鏈接,快速發(fā)給對方

 - 所有文件流經同一個通道 - 

手機端跟電腦桌面聯(lián)通

通過Desktop文件夾

不管我們手機端、客戶端、網頁端

所有文件流經同一個通道,就是電腦桌面

一打開電腦,快速進入工作狀態(tài)

 - 飛行狀態(tài)下的文件管理:離線收藏 - 

離線收藏:

沒有網絡,飛行模式狀態(tài)下,比如高鐵或飛機

也可以查看文件夾或單個文件

 - 快速定位想要的文件:書簽 - 

書簽:

類似于電腦桌面的快捷方式

將文件夾或文件添加書簽之后

可以在書簽界面快捷訪問

 - 線下培訓詳情 - 

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