工作越忙,越要高效!
大家好,我是吳海汆老師
2月給大成律所團隊進行了一場
歷時4個小時
主題為「文件管理」的線下培訓
▲培訓大合照▲
- 曾凡新律師團隊簡介 -
曾凡新律師團隊是北京大成(深圳)律師事務所的專業(yè)勞動法團隊
主要負責全面勞動關系管理領域“八大模塊”
“72個子模塊”的日常性問題咨詢與場景性問題解決
曾凡新律師
北京大成(深圳)律師事務所高級合伙人
現(xiàn)擔任中華全國律師協(xié)會勞動與社會保障法專業(yè)委員會委員
大成中國區(qū)勞動與人力資源專業(yè)委員會執(zhí)行主任
廣東省法學會社會法學研究會常務理事
廣東省律師協(xié)會勞動與社會保障法律專業(yè)委員會副主任
深圳市法學會勞動法學研究會理事
深圳市勞動人事爭議仲裁委員會兼職仲裁員
曾凡新帶領團隊成員致力于為
眾多世界500強、上市公司、大中型企業(yè)
供案件代理、常年顧問
專項咨詢服務,堅持“以客戶為中心”
獨創(chuàng)“一體兩翼”領導力模型(項目為王 + 精益優(yōu)化 + 協(xié)同有序)的作業(yè)方式
將管理與法律事務“融合”處理,運用“知識庫 + 方法論”兩大法寶
持續(xù)為高端客戶提供及時、專業(yè)、精準、實效的法律解決方案
▲曾凡新律師團隊▲
- 適用人群 -
中小企業(yè)負責人/高層:
人員離職無法高效完成交接,缺乏企業(yè)知識庫
需要大量協(xié)作的團隊:
沒有找到小成本、高效率協(xié)同辦公的團隊
新媒體從業(yè)者:
有大量文檔、圖片、音頻、視頻需要系統(tǒng)化管理
追求高效工作學習者:
想要自我提升,翻倍提高效率
▲開講現(xiàn)場▲
- 本文導航 -
第二章、管理體系
- 3步打造「工作流」的SOP體系 -
第三章、搜索體系
- 想到就能找到,找到就能用到 -
第四章、善用利器
- 我的堅果云是什么 -
第五章、兩個文件夾
- 2步設置搞定所有文件夾 -
第六章、云端桌面
- 1次設置,電腦桌面文件永不丟失 -
第七章、分享鏈接
- 一鍵分享,解決20% 的關鍵問題 -
第八章、共享功能
- 低成本,實現(xiàn)團隊協(xié)作蛻變式成長 -
第九章、移動辦公
- 解放生產力,擁有隨身行走的辦公桌 -
▲培訓內容目錄▲
第一章、分類體系
- 3步搭建高效的文件分類體系 -
▲分類體系▲
「文件」是在電腦中,以實現(xiàn)某一種
功能而定義的一個單位
- 單個文件「內外一致」命名法 -
不同的人,命名不同
各自會根據(jù)個人愛好和認知來命名文件
出現(xiàn)信息不對等
找起來很困難,甚至找不到
- 單個文件夾「第一關鍵詞」命名法 -
文件夾是為了有序對文件進行分類
用來組織管理文件的一種方式
文件管理經常會出現(xiàn)以下兩種情況:
第一種是什么都不整理
第二種是整理的太好
不重疊,保持文件的「獨立性」
文件與文件之間不會交叉
不遺漏,保持文件的「完整性」
文件拆分過程中相對詳盡
- 文件體系:GTD分類方法 -
-收集文件-
-整體文件-
001 - 集中處理CPU
100 - 工作資料庫GZZLK
200 - 學習資料庫XXZLK
300 - 生活資料庫SHZLK
400 - 興趣資料庫XQZLK
-組織歸檔-
500 - 存檔歸檔CDGD
- 變,才是永遠不變 -
混亂到有序,文件不是負擔,而是寶藏
古希臘哲學家赫拉克利特說過一句話:
“人不能兩次踏進同一條河流”
第二章、管理體系
- 3步打造「工作流」的SOP體系 -
▲管理體系▲
將某一項任務進行細化和量化
從流程上提高工作效率
按照「隨手創(chuàng)建文件管理SOP」的
方式管理大量的文件
第二次再處理類似的事情,效率就非常高
直接Ctrl+C復制、Ctrl+V粘貼
把整個流程復制過來
- 打造三種類型文件夾的SOP體系 -
同一種行業(yè)分類
同一種文件體系
同一種文件編碼
同一種文件命名
- 建立文件夾的管理閉環(huán) -
文件管理的四象限法則:
第一象限:重要緊急,立即去做
第二象限:重要不緊急,有計劃去做
第三象限:緊急不重要,交給別人去做
第四象限:不緊急不重要,盡量別做
- 打造可沉淀、可迭代的文件體系 -
- 當你的團隊在急劇擴大
文件管理體系總控表的迭代周期:
一個季度或半年
第三章、搜索體系
- 想到就能找到,找到就能用到 -
▲搜索體系▲
完成沉淀,是為了從「無」到「有」
升級迭代,是從「好」到「更好」
- 文件管理的底層邏輯:搜索 -
「搜索」什么文件是隨時根據(jù)你的需求
或者你腦海中閃過的內容變化而變化的
- 第三方軟件的搜索體系 -
macOS系統(tǒng):Spotlight、Alfred
Windows系統(tǒng):搜索 Everything、Listary
- 堅果云的搜索體系 -
用一個「利器」,將分類體系
管理體系、搜索體系
三種體系融合在一起
一站式解決文件管理的問題
第四章、善用利器
- 我的堅果云是什么 -
▲善用利器▲
注冊郵箱注意大小寫
2個不用的賬號
- @QQ.COM
- @qq.com
- 底層邏輯:依賴于文件路徑 -
堅果云只認文件路徑
修改某一個名稱
就可以改變文件的同步的位置
注意「合并」問題
- 永遠自動同步文件夾 -
一注冊
自動創(chuàng)建一個「我的堅果云」的文件夾
區(qū)別于其他網盤
它會一直自動備份到云端
不用任何的設置
- 私人的檔案館 -
存放在「我的堅果云」里的
文件權限無法共享給別人
不能跟他人同步
「我的堅果云」文件夾一直在頂部
相當于一個天然的收集箱
不管你后面創(chuàng)建多少個新的文件夾
都是按照這個順序往后排
第五章、兩個文件夾
- 2步設置搞定所有文件夾 -
▲現(xiàn)場討論不同文件夾的作用▲
- 文件夾1:我的堅果云 -
「我的堅果云」文件夾
只與自己有關,他能分享,但是不能共享
- 文件夾2:同步文件夾 -
個人同步文件夾和多人同步文件夾:
可以同步的文件夾
一個是自己跟自己同步
一個是自己跟別人同步
- 同步盤和網盤的區(qū)別 -
文件管理,我采用的方式堅果云+百度網盤:
- 堅果云:文件生產力工具
- 百度網盤:文件存儲倉庫
- 同步盤:一群人用一臺電腦
- 網盤/存儲盤:刀耕火種,單向傳輸
- 常用的3種功能:分享歷史 -
分享歷史:
可以瀏覽自己分享給別人的文件
可以查看、修改權限、取消分享
- 常用的3種功能:操作歷史 -
操作歷史:
可以查看你放在這里的所有文件
不管你是刪除、重新命名、移動、復制等操作
- 常用的3種功能:回收站 -
回收站:
這個回收站比較特別
相當于正常文件夾框架的「鏡子」
它會生成跟「我的堅果云」一模一樣的文件體系
第六章、云端桌面
- 1次設置,電腦桌面文件永不丟失 -
▲云端桌面▲
云端桌面的創(chuàng)建依賴于堅果云的路徑同步
路徑相同即可合二為一
- Mac云端桌面的底層設計 -
Mac系統(tǒng):
點擊「堅果云」再點擊「同步到個人空間」
自動生成Desktop文件夾,開始同步
- Windows云端桌面的底層設計 -
切換到Windows系統(tǒng)
自動創(chuàng)建「Desktop」文件夾
點擊「Desktop」再點擊「同步設置」
修改同步路徑
- 跨系統(tǒng)跨電腦的云端桌面同步效果 -
Windows和Mac系統(tǒng)桌面合二為一
形成兩個系統(tǒng)之間自由切換的場景
兩臺不同系統(tǒng)的電腦桌面就變成一個電腦桌面
以此類推,3臺、5臺、10臺......
也是共用同一個電腦桌面
▲指導「云端桌面」設置▲
第七章、分享鏈接
- 一鍵分享,解決20% 的關鍵問題 -
▲分享鏈接▲
- 文件夾的「分享權限」功能 -
任何人:包括未注冊用戶,分享到「微信」
不用登陸堅果云賬號可以打開下載
所有注冊用戶:已經注冊了,有堅果云賬號
指定用戶:只有指定的某個用戶才可以打開查看
- 文件夾的「過期時間」功能 -
設置了過期時間
當天00:00過期
怕不小心發(fā)出去給其他人
悄無聲息避免尷尬
- 文件夾的「訪問密碼」功能 -
設置訪問密碼
點擊確認之后
設置了密碼
只有輸入訪問密碼才能查閱文件夾/文件
- 文件夾的「禁止下載」功能 -
禁止下載:
它能解決什么問題呢
只能看,無法Download到本地
- 文件夾的「允許上傳」功能 -
不用二次整理
按照自己搭建的文件系統(tǒng)
自動收集歸類
通過這個「十」號上傳
- 一條鏈接發(fā)送2G文件 -
傳統(tǒng)的發(fā)送文件形式:跟對方要郵箱
找到一臺電腦,上傳附件,點擊發(fā)送
- 一條鏈接匯集「合同版本」-
多次修改合同版本
發(fā)錯了,不是最終版
無限期的撤回
開啟后悔模式
第八章、共享功能
- 低成本,實現(xiàn)團隊協(xié)作蛻變式成長 -
▲討論團隊協(xié)同辦公中「云橋模式」的應用▲
- 團隊協(xié)同辦公的文件夾體系 -
Teamwork文件夾:
跟某一個人進行協(xié)作
將每一個人放入到這個文件夾里面
單獨對每一個人的文件夾進行不同的權限設置
公司/團隊文件夾:
對方公司或團隊名稱作為文件夾的名稱
創(chuàng)建在主控面板
- 團隊管理體系對應的6種權限 -
▲6種共享權限設置對比圖▲
- 恢復團隊誤刪文件的3種方式 -
快速篩選:
選擇時間,精確到某一天,某一個時刻
撤銷:
篩選之后,比如刪除的操作
然后點擊撤銷,就可以恢復過來
回收站:
每一個文件夾在網頁端的回收站
它會對應同樣命名的方式的一個文件夾
- 團隊的管理痕跡 -
最近更新:
主控制面板可以查閱團隊成員的操作內容
可以查看最近的工作內容
第九章、移動辦公
- 解放生產力,擁有隨身行走的辦公桌 -
▲移動辦公▲
- 手機快速發(fā)送大文件 -
某個時刻接到某個電話
需要發(fā)送一個超過1GB的文件
點開手機App,創(chuàng)建分享鏈接,快速發(fā)給對方
- 所有文件流經同一個通道 -
手機端跟電腦桌面聯(lián)通
通過Desktop文件夾
不管我們手機端、客戶端、網頁端
所有文件流經同一個通道,就是電腦桌面
一打開電腦,快速進入工作狀態(tài)
- 飛行狀態(tài)下的文件管理:離線收藏 -
離線收藏:
沒有網絡,飛行模式狀態(tài)下,比如高鐵或飛機
也可以查看文件夾或單個文件
- 快速定位想要的文件:書簽 -
書簽:
類似于電腦桌面的快捷方式
將文件夾或文件添加書簽之后
可以在書簽界面快捷訪問
- 線下培訓詳情 -
聯(lián)系客服