?深響原創(chuàng) · 作者｜鴻鍵
核 心 要 點(diǎn)
隨著疫情緩和，協(xié)同辦公工具的討論熱度也在下降，但輿論熱度并不等于產(chǎn)品在實(shí)際應(yīng)用中的熱度。
協(xié)同辦公工具有效助力了企業(yè)項(xiàng)目和疫情防控，其既是重要的辦公工具，也在重塑已有的工作方式。
數(shù)字經(jīng)濟(jì)已成主流，年輕的數(shù)字工作者是未來(lái)職場(chǎng)主力，企業(yè)需要通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型營(yíng)造高效的企業(yè)文化，移動(dòng)辦公將成為常態(tài)。
在疫情逐漸緩和的日子里，是時(shí)候重新看看協(xié)同辦公的未來(lái)了。
兩個(gè)多月前，因?yàn)橐咔闊o(wú)法返工的情形還歷歷在目：假期過后，分散在各地的上班族穿著睡衣，在家開始了遠(yuǎn)程辦公，巨大的流量涌向協(xié)同辦公工具，導(dǎo)致釘釘、企業(yè)微信在開工第一天出現(xiàn)了不同程度的不穩(wěn)定。根據(jù)釘釘提供的數(shù)據(jù)，2月3日，有近兩億人開啟在家辦公模式。
隨著遠(yuǎn)程辦公成為主流，協(xié)同辦公工具也呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長(zhǎng)：飛書以免費(fèi)開放的姿態(tài)進(jìn)入高速增長(zhǎng)的市場(chǎng)中，釘釘、企業(yè)微信沖上App Store前三。
疫情期間，社交媒體上常有“哪個(gè)協(xié)同辦公產(chǎn)品比較好用“的討論
除了新“BAT“，華為也在加碼企業(yè)協(xié)同辦公賽道。3月初，任正非在與WeLink團(tuán)隊(duì)座談中曾提出：WeLink要成為中國(guó)最大的企業(yè)業(yè)務(wù)辦公平臺(tái)。
不過，隨著疫情防控取得成效，企業(yè)陸續(xù)復(fù)工復(fù)產(chǎn)，在家辦公不再是主流。在這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，關(guān)于協(xié)同辦公的討論熱度也在下降。
問題隨之而來(lái)，當(dāng)遠(yuǎn)程辦公不再是常態(tài)，協(xié)同辦公的未來(lái)是什么？
協(xié)同辦公改變了什么
協(xié)同辦公的好處，很多人已經(jīng)體驗(yàn)過了。
受疫情影響，團(tuán)隊(duì)無(wú)法線下辦公，溝通障礙多。得益于協(xié)同辦公產(chǎn)品，團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)了即時(shí)的信息共享和同步，讓工作得以正常展開。
對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，如果沒有疫情，他們可能不會(huì)這么快接觸到協(xié)同辦公產(chǎn)品。特殊時(shí)期，遠(yuǎn)程辦公成為主流，協(xié)同辦公產(chǎn)品迅速變成剛需，也得到了接觸新用戶的機(jī)會(huì)。
“之前從沒用過，但現(xiàn)在每天都要用它們打卡、填表、收集信息”，一位用戶曾對(duì)「深響」如此反饋。今年，他成為了協(xié)同辦公產(chǎn)品的新用戶，使用之后發(fā)現(xiàn)體驗(yàn)不錯(cuò)，未來(lái)將繼續(xù)用下去，這是協(xié)同辦公在疫情之下獲得新用戶的典型代表。
在打卡、填表、收集信息等基礎(chǔ)功能之上，協(xié)同辦公產(chǎn)品也為團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的推進(jìn)提供了莫大助力。
以笑果文化為例，受疫情影響，脫口秀演員們無(wú)法在線下錄制，觀眾也無(wú)法去現(xiàn)場(chǎng)觀看，在這種背景下，如何找到合適的方式將這一十分重線下體驗(yàn)的表演形態(tài)轉(zhuǎn)移到線上，非?？简?yàn)工具的選擇和使用。
笑果文化嘗試了疫情期間快速發(fā)展的飛書：誕生于笑果工廠的播客節(jié)目《車間訪談》改為直播形式，主持人和脫口秀演員通過飛書的視頻會(huì)議功能完成了直播試水，解決了線下無(wú)法正常錄制的痛點(diǎn)。
脫口秀演員和主持人通過視頻會(huì)議功能錄制節(jié)目
這是協(xié)同辦公在疫情期間發(fā)揮實(shí)效的典型代表，通過協(xié)同辦公產(chǎn)品，社會(huì)各界的不同組織能在不直接接觸的情況下實(shí)現(xiàn)信息的收集、流通和共享。
除了笑果文化，疫情期間，還有多家銀行、高校、企事業(yè)單位通過協(xié)同辦公產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)了線下業(yè)務(wù)的平穩(wěn)過渡，甚至有部分醫(yī)院將一些門診服務(wù)都挪到了線上。比如國(guó)家稅務(wù)總局青島前灣保稅港區(qū)稅務(wù)局用協(xié)同辦公產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)組織健康管理的在線化、數(shù)字化；南方醫(yī)院的3個(gè)專家在疫情期間借助協(xié)同辦公產(chǎn)品，為醫(yī)生進(jìn)行在線問診及新冠肺炎治療的相關(guān)培訓(xùn)等。
整個(gè)社會(huì)的基礎(chǔ)服務(wù)保障在疫情期間得以平穩(wěn)運(yùn)行，協(xié)同辦公產(chǎn)品功不可沒。
除了基礎(chǔ)的溝通和信息收集，協(xié)同辦公產(chǎn)品們更深入到了團(tuán)隊(duì)協(xié)作的環(huán)節(jié)，例如在笑果文化的嘗試中，脫口秀演員寫稿、讀稿試演、討論和修改都在飛書的協(xié)作文檔和視頻會(huì)議上進(jìn)行。從這個(gè)案例可以看到，協(xié)同辦公產(chǎn)品的重要價(jià)值是讓分散的團(tuán)隊(duì)成員實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程項(xiàng)目協(xié)作和管理，這對(duì)于排期已定的項(xiàng)目、尤其是需要緊急上線的項(xiàng)目而言至關(guān)緊要。
不止是中小團(tuán)隊(duì)，疫情期間，一些上億的項(xiàng)目也是通過協(xié)同辦公完成落地。比如今年春節(jié)免費(fèi)請(qǐng)全國(guó)人民看《囧媽》的意外操作，據(jù)字節(jié)跳動(dòng)介紹，從聯(lián)系影業(yè)公司、談判價(jià)格、確定簽約，到產(chǎn)品專題頁(yè)研發(fā)、在線觀看壓力測(cè)試，整個(gè)過程只花了36小時(shí)，其中大部分工作是通過飛書在線上聯(lián)動(dòng)完成。
由于協(xié)同辦公產(chǎn)品在特殊時(shí)期有效助力了企業(yè)項(xiàng)目的推進(jìn)和防疫工作，大眾對(duì)其關(guān)注度陡然上升，相關(guān)“風(fēng)口論”冉冉升起。
不過，新鮮期過后，輿論場(chǎng)對(duì)協(xié)同辦公的討論熱度已經(jīng)下降，但輿論熱度不等于協(xié)同辦公產(chǎn)品在實(shí)際應(yīng)用中的熱度。
深入了解協(xié)同辦公的本質(zhì)不難發(fā)現(xiàn)，對(duì)協(xié)同辦公的討論本質(zhì)上是對(duì)工作方式的討論，協(xié)同辦公在疫情期間成為全員通用工具有特殊時(shí)期的窗口效應(yīng)，但從工作效率提升的根本目的出發(fā)，事實(shí)上，協(xié)同辦公正成為人們愈加重要的辦公工具，并重塑已有的工作方式。
不是風(fēng)口，是趨勢(shì)
比起“剛需”的定義，協(xié)同辦公工具代表的其實(shí)是更貼合時(shí)代的工作方式。
對(duì)于協(xié)同辦公產(chǎn)品的使用者來(lái)說(shuō)，工具可以替代，但由工具形成的工作方式會(huì)重新塑造企業(yè)、組織、機(jī)構(gòu)的辦公。
以工作中最常遇到的場(chǎng)景“開會(huì)”為例，許多人都對(duì)此頗有怨言，大多數(shù)抱怨都有共同指向：拖沓、效率低、浪費(fèi)時(shí)間。開會(huì)效率幾乎是所有公司的難題，典型的場(chǎng)景是會(huì)議上演講人照著PPT講，但PPT涵蓋的內(nèi)容有限，信息傳遞效率依賴演講人的水平，臺(tái)下的人只能被動(dòng)聽報(bào)告。
為了提升開會(huì)效率，亞馬遜創(chuàng)造了獨(dú)特的會(huì)議方式，大致流程是禁用PPT，主講人會(huì)前準(zhǔn)備一份“六頁(yè)備忘錄“，會(huì)議開始時(shí)將其分發(fā)到與會(huì)者手中，與會(huì)者在靜默閱讀后，對(duì)各項(xiàng)信息和問題進(jìn)行討論。這一模式比傳統(tǒng)的PPT式會(huì)議碰撞更多，效率更高。
“亞馬遜會(huì)議法”充分展現(xiàn)了工具能在何種程度上塑造工作方式，隨著協(xié)同辦公產(chǎn)品的出現(xiàn)，會(huì)議效率的提升也有了進(jìn)階的解法。
比如，一向強(qiáng)調(diào)工具重要性的字節(jié)跳動(dòng)，便基于飛書在內(nèi)部普及了新的開會(huì)方式”飛閱會(huì)“，所謂”飛閱會(huì)“是會(huì)前先用協(xié)作文檔完整記錄下會(huì)議要討論的議題，文檔會(huì)被發(fā)到日歷自動(dòng)創(chuàng)建的會(huì)議群里。在會(huì)議開始的15至20分鐘，與會(huì)者先共同默讀會(huì)議議題、并在協(xié)作文檔上標(biāo)注和評(píng)論。在所有人對(duì)會(huì)議的內(nèi)容和問題心中有數(shù)后，開始下一階段的互動(dòng)討論，進(jìn)而形成結(jié)論去落實(shí)。
相比低效的演講式會(huì)議，“飛閱會(huì)“的討論聚焦于文檔中內(nèi)容和問題，不容易跑題；互動(dòng)和問答完整記錄在協(xié)作文檔中，便于會(huì)后復(fù)盤和分享，整體來(lái)看效率更高。
“飛閱會(huì)“的產(chǎn)品支撐是包含協(xié)作文檔和視頻會(huì)議等功能在內(nèi)的飛書，也就是說(shuō)，類似“飛閱會(huì)“的新型會(huì)議模式，只要參會(huì)人使用協(xié)同辦公工具便能實(shí)現(xiàn)。
對(duì)任何企業(yè)或組織而言，提高效率是共同目標(biāo)，這意味著協(xié)同辦公工具有長(zhǎng)期價(jià)值。
無(wú)論是亞馬遜的”六頁(yè)備忘錄“還是字節(jié)跳動(dòng)的”飛閱會(huì)“，本質(zhì)上都是通過使用辦公工具改變辦公方式，提升辦公效率的行為。有意思的是，主動(dòng)尋求辦公方式改變的亞馬遜和字節(jié)跳動(dòng)，都屬于數(shù)字經(jīng)濟(jì)范疇，這一定程度上反映了產(chǎn)業(yè)的趨勢(shì)。
據(jù)IDC發(fā)布的《未來(lái)企業(yè)效率白皮書》，到2022年，全球GDP的60%以上將是數(shù)字化，每個(gè)行業(yè)的增長(zhǎng)都是由數(shù)字化增強(qiáng)的產(chǎn)品、運(yùn)營(yíng)和關(guān)系驅(qū)動(dòng)。與傳統(tǒng)工業(yè)社會(huì)形成的工作方式相比，數(shù)字經(jīng)濟(jì)的運(yùn)轉(zhuǎn)模式對(duì)工作方式提出了更高要求，IDC在白皮書中提到，傳統(tǒng)的工作模式需要進(jìn)一步適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來(lái)的數(shù)字化工作方式。
從這個(gè)角度來(lái)看，隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)已成為主流，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為企業(yè)的核心戰(zhàn)略，協(xié)同辦公便不會(huì)是特殊窗口期下的臨時(shí)之選，對(duì)相關(guān)工具的使用將持續(xù)貫穿在產(chǎn)業(yè)升級(jí)的進(jìn)程中。
圖源：《未來(lái)企業(yè)效率白皮書》，IDC
用協(xié)同辦公“抓住”新生代
人始終是歷史進(jìn)程的實(shí)施者。IDC在報(bào)告中指出，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，以千禧一代和Z一代為代表的年輕人是參與主力。
目前，千禧一代和更年輕的Z一代陸續(xù)進(jìn)入職場(chǎng)，在互聯(lián)網(wǎng)浪潮中成長(zhǎng)起來(lái)的新生代天然對(duì)數(shù)字化工具更有親近感，他們?cè)缫蚜?xí)慣了用社交媒體、IM工具隨時(shí)隨地和家人朋友溝通聯(lián)系。
Polycom曾在協(xié)作技術(shù)趨勢(shì)預(yù)測(cè)報(bào)告中指出，千禧一代對(duì)未來(lái)工作場(chǎng)所的影響最大，他們擅長(zhǎng)使用先進(jìn)的通訊技術(shù)，更傾向于通過視頻進(jìn)行溝通設(shè)學(xué)習(xí)。調(diào)查顯示，78%的千禧一代受訪者認(rèn)為技術(shù)會(huì)使他們的工作更有成效，希望在工作場(chǎng)所擁有媲美日常生活的溝通協(xié)作體驗(yàn)。
IDC指出，到2025年，以千禧一代和Z一代為代表的數(shù)字工作者將占70%以上，成為全球勞動(dòng)力的主要組成部分。
圖源：《未來(lái)企業(yè)效率白皮書》，IDC
新生代是撐起企業(yè)未來(lái)發(fā)展的核心群體，很難想象，這些用慣了新潮互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的年輕人如何忍受傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的陳舊和冗雜。如果企業(yè)無(wú)法提供具有吸引力的協(xié)同工作體驗(yàn)，在人才招聘上也會(huì)失去競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
良好的協(xié)同辦公體驗(yàn)是“抓住”新一代工作者的必要手段，而新一代工作者數(shù)字化需求大多集中在：超越傳統(tǒng)辦公室場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地溝通協(xié)作、并減少重復(fù)勞動(dòng)。
超越傳統(tǒng)辦公室場(chǎng)景意味著，在未來(lái)工作空間中，工作不再局限于寫字樓、會(huì)議室等空間，移動(dòng)辦公將成為常態(tài)。
不過，由于團(tuán)隊(duì)協(xié)作的需求仍在，怎樣將有形辦公室形成的協(xié)作模式，轉(zhuǎn)成無(wú)形無(wú)邊界的協(xié)作模式，考驗(yàn)著協(xié)同工具們的產(chǎn)品設(shè)計(jì)能力。
行業(yè)通用的解決方案是通過即時(shí)通訊、視頻會(huì)議、在線文檔等營(yíng)造共同協(xié)作環(huán)境。國(guó)內(nèi)農(nóng)貿(mào)SaaS服務(wù)商早在2月2號(hào)就開始復(fù)工，他們嘗試用飛書“線上辦公室”語(yǔ)音實(shí)時(shí)溝通，來(lái)還原辦公室工作場(chǎng)景，進(jìn)行協(xié)同。在實(shí)踐效果上，菜小秘的CEO吳敏曾表示，遠(yuǎn)程辦公期間，管理層每周六會(huì)用“線上辦公室”進(jìn)行實(shí)時(shí)腦暴會(huì)，周一是全員正常的視頻例會(huì)，例會(huì)有固定主題，但在“線上辦公室”會(huì)更即時(shí)、更發(fā)散一些。
值得注意的是，雖然協(xié)作工具能在具體工作上提高效率，但重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象仍然突出。由于協(xié)作工具眾多，每個(gè)人都有自己的使用偏好，一個(gè)項(xiàng)目中可能出現(xiàn)六七種協(xié)作工具，團(tuán)隊(duì)溝通、對(duì)齊存在困難。工具磨合會(huì)產(chǎn)生額外的時(shí)間，工具的分散不統(tǒng)一，則會(huì)造成信息無(wú)法沉淀，團(tuán)隊(duì)、企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)無(wú)法管理。
市場(chǎng)上的主要協(xié)同辦公產(chǎn)品釘釘、企業(yè)微信、飛書等都提供了綜合的解決方案。例如疫情期間，Nreal公司用飛書的健康報(bào)備功能，統(tǒng)計(jì)員工健康狀況，用飛書文檔表格統(tǒng)計(jì)排班和問題反饋。復(fù)工后，Nreal還用飛書掃碼大師代替了原有的紙質(zhì)表格，來(lái)實(shí)現(xiàn)復(fù)工考勤。與此前多種工具并行的情況相比，引入?yún)f(xié)同工具后，Nreal整體效率得到提升。
可以看到，在產(chǎn)業(yè)升級(jí)和新生代數(shù)字工作者進(jìn)入職場(chǎng)的背景下，工業(yè)化時(shí)代形成的工作方式亟待改變，而疫情只是加速和放大了改變的發(fā)生。
從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，協(xié)同辦公產(chǎn)品最終比拼的是對(duì)新一代辦公方式的理解，目前正在激烈廝殺的協(xié)同辦公產(chǎn)品背后，哪家公司對(duì)新一代辦公方式的理解最透徹，誰(shuí)就能分享到時(shí)代產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型的紅利。
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