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【原創(chuàng)】江蘇省|方明元:辦公室主任的角色
原創(chuàng)作者:方明元|江蘇省連云港市
圖文編輯:阿拉善文化藝術(shù)傳媒
《辦公室主任的角色》
辦公室是一個單位運(yùn)行的“司令部”,是單位的“臉面”和“窗口”,是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的“驅(qū)動器”。辦公室工作的好壞,直接關(guān)系到政令能否暢通、工作效能是否高效,運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常和單位良好的外部形象。而辦公室主任要協(xié)助單位主要領(lǐng)導(dǎo)總纜全局,是“承上啟下,聯(lián)系左右,協(xié)調(diào)內(nèi)外,溝通四方”的執(zhí)行者,他的重要作用是顯而易見的。辦公室主任是“無冕之王”,位低而權(quán)重。 20年前辦公室主任的錘煉,造就了我認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng),歷練了勇往直前的工作豪情,積累了豐富多彩的知識財富,感悟了辦公室主任的多重角色。
單位運(yùn)轉(zhuǎn)的組織者如果說一個單位是一部運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器,那么辦公室主任就是一部發(fā)動機(jī)。從工作安排、來人接待、會議安排、公文簽發(fā)、考核督辦等工作,事務(wù)繁雜,一旦哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯,就會影響單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作千頭萬緒,上管雞毛蒜皮,下管天文地理。辦公室主任在埋頭苦干、任勞任怨的同時,必須講規(guī)范、守規(guī)矩、遵規(guī)章,才能忙而不亂。辦公室人員分工明確,責(zé)任到人,要通過建立健全辦文辦會、后勤保障、來信來訪、考核督辦等一整套的規(guī)章制度體系,確保辦公室工作科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。既要有“綠燈”指示,也要有“紅燈”警示,還要有“規(guī)章罰則”,使辦公室工作的每個環(huán)節(jié)都處于縝密的流程控制之下,有條不紊、高效運(yùn)轉(zhuǎn),實現(xiàn)“不以事小而不為,不以事雜而亂為,不以事急而忘為,不以事難而怕為”的目標(biāo),從而避免“指揮一盆漿,工作一團(tuán)麻,結(jié)果一片糟”的局面。
領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀長辦公室主任不僅要有雷厲風(fēng)行、大刀闊斧的工作之風(fēng),而且還要有耐心細(xì)致、一絲不茍的工匠精神和繡花功夫,是領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀長。
對一項事業(yè)來說,細(xì)節(jié)決定成敗。對辦公室主任而言,細(xì)節(jié)決定命運(yùn)。辦公室主任不僅要多干事,而且要“多想事”,要善于為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。要“領(lǐng)導(dǎo)未想有所謀,領(lǐng)導(dǎo)未聞有所知,領(lǐng)導(dǎo)未示有所行”,標(biāo)準(zhǔn)要越嚴(yán)格越好。無論是政務(wù)工作,還是事務(wù)工作,都要堅持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。不僅要做得對,而且要做得好。不僅要過得去,而且要過得硬。要讓領(lǐng)導(dǎo)有驚喜的感覺,讓領(lǐng)導(dǎo)眼睛一亮,拍案叫絕。當(dāng)一件工作還不能明了的時候,辦公室主任要有政治敏銳性,及時判斷事情走向,可能遇到的問題以及解決方案,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的參考依據(jù)。
辦公室主任是丫環(huán)戴鑰匙——當(dāng)家不作主。他是出主意的,能影響領(lǐng)導(dǎo)決策,而領(lǐng)導(dǎo)是拿主意的。工作中不能越位,更不能替領(lǐng)導(dǎo)作主。要做到參與不干預(yù),遵從不盲從,干事、謀事不誤事。
公文撰寫的筆桿子
辦公室是簽收簽發(fā)文件,撰寫公文的地方,也是一個單位出材料、出筆桿子的地方。辦公室主任要有較強(qiáng)的文字寫作水平,他應(yīng)該是一個文字駕馭的專家,主要領(lǐng)導(dǎo)的筆桿子。
公文寫作水平的高低,直接關(guān)系到辦公室工作的質(zhì)量。一篇好的公文,既要符合單位實際情況,突出主要領(lǐng)導(dǎo)意圖,又要把控大局,突出重點。領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查報告、會議紀(jì)要、工作總、,經(jīng)驗介紹等公文寫作要在符合規(guī)范的前提下,充分彰顯主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖。否則,你的公文寫得再好,也是“下筆千言,離題萬里”,出力不討好。原則上,辦公室主任是為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的,他認(rèn)為你的文章好,你就成功了。
在對外宣傳上,辦公室主任經(jīng)常參與單位重要的活動,手中掌握著豐富的信息,這為他對外宣傳單位形象提供了便利。辦公室主任要學(xué)會與媒體記者打交道、拉關(guān)系,做好外宣策劃。確保單位發(fā)生的重要新聞及時在官方媒體上報導(dǎo),使單位在報紙上有名、廣播里有聲、電視上有像,提高單位在社會上的知名度。辦公室主任要有新聞靈敏性,一旦發(fā)生新聞立即向有關(guān)媒體報導(dǎo),過時再報,黃花菜都涼了。
飯局上的酒司令
當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)決定飯局之后,大多由辦公室主任安排,請哪些人吃飯,用什么酒,到什么飯店,如何安排坐位都要有學(xué)問。要做到面面俱到,周密安排,容不得半點馬虎。辦公室主任要有較寬的知識面,上知天文,下知地理,古今中外歷史,名星大腕緋聞等,無不爛熟于心。那時的社會,要辦事情先請客,想談生意先喝酒。吃飯為晃,布局是真。聰明的辦公室主任懂得利用飯局打通人脈,加深感情,成就事業(yè)。那時沒有禁酒令,一天喝二場是常態(tài),小小飯局是他展示才華的舞臺。在飯桌上要能喝能唱能說,勸酒時熱情洋溢,妙語連珠,稱得上飯局的靈魂人物。既要有“中午喝半斤,晚上喝八兩”的海量,為領(lǐng)導(dǎo)沖鋒陷陣,又有在喝酒時高談闊論,唱歌調(diào)侃的本色,還要擅長勸酒。喝酒是一門藝術(shù),硬拼灑量是不夠的,辦公室主任講究的是雙方的斗智斗勇,要善于琢磨出讓人喝酒的勸酒詞。敬朋友:“來吧,朋友們,讓我們端起香濃的美酒,為大家祝福。祝大家:事業(yè)正當(dāng)午,身體壯如虎,金錢不勝數(shù),干活不辛苦,悠閑像老鼠,浪漫是樂譜,快樂莫你屬”。而向領(lǐng)導(dǎo)敬酒,勸酒詞則更要有藝術(shù)水平?!凹拥男?,顫抖的手,手里哆嗦端著酒,領(lǐng)導(dǎo)面前走一走。激動的腳,顫抖的走,我給領(lǐng)導(dǎo)到杯酒,領(lǐng)導(dǎo)不喝嫌我丑,領(lǐng)導(dǎo)喝了真正?!薄?nbsp;這樣的勸酒詞,其提議雖然不能“一句頂一句,但句句是真理”,讓人感覺不行也行,這酒無論如何都得喝下去。這時有事相求,則會在沙發(fā)上竊竊私語,不知不覺的把事情辦成了,雙方皆大歡喜。酒過三巡,或閑聊,或唱歌。就在大家認(rèn)為快要散席之時,辦公室主任 “打的”過來,以“拎壺沖”的敬酒方式又粉墨登場。如果說前幾輪敬酒是一個不能少,那么這次敬酒則是“重點進(jìn)攻”,既不能讓不能喝的人喝倒,又不能讓能喝的人沒有喝好。“感情深一口悶”的妙語,沒有任何人能夠拒絕,飯局一時高潮迭起,談笑風(fēng)生。
辦公室主任由于職業(yè)特殊,是事業(yè)上的紅人,工作上的忙人,但要機(jī)智、冷靜、心細(xì),才能久經(jīng)考驗。當(dāng)工作有成績時,要多一分從容;當(dāng)撲朔迷離時,要多一分淡定;當(dāng)鮮花簇?fù)頃r,要多一分寧靜。辦公室主任常常做“幕后”工作,兢兢業(yè)業(yè),黙默奉獻(xiàn),如同紅燭燃燒了自己,照亮了別人。辦公室主任也是一個高風(fēng)險的崗位,你十件事辦成了九件,那是應(yīng)該的,一件事沒辦好,就會受到領(lǐng)導(dǎo)的訓(xùn)斥,你還得勇于擔(dān)當(dāng)。在一個單位里,辦公室主任好比足球上的守門員,如果辦公室主任工作出現(xiàn)失誤,那么這個皮球就可能攻入領(lǐng)導(dǎo)這個空門,就意味著要失分,辦公室主任的位置就岌岌可危。辦公室主任雖然工作披星帶月白加黑,對政治業(yè)務(wù)、綜合素質(zhì)要求較高,但也是一個大镕爐,鍛煉人、培養(yǎng)人,從里面走出來的人都是精明能干之人。很多人經(jīng)過辦公室主任崗位磨煉后都走上了更高的領(lǐng)導(dǎo)崗位,他們的才干和價值受到了社會的肯定和贊揚(yáng)。
2019年12月16日
方明元,筆名:日月,男,1959年6月出生,原籍江蘇省沭陽縣人。中國散文詩作家協(xié)會會員、江蘇省作家協(xié)會會員。現(xiàn)任連云港市散文學(xué)會副秘書長、海州區(qū)作家協(xié)會副秘書長。其作品經(jīng)常發(fā)表在《散文選刊》、《北方文學(xué)》、《青海湖》、《海外文摘》、《東方散文》等省內(nèi)外文學(xué)刊物上,大約80多萬字,是東方散文的簽約作家。有16篇散文作品獲得二、三等獎,其中《錦屏山背水記》、《買房的煩惱》分別獲得2010度和2011度中國散文一等獎?!稙跆m布統(tǒng)草原尋夢》一文于2016年8月獲全國首屆蔡文姬文學(xué)獎散文類一等獎?!稏|磊的白玉蘭》一文獲2019年5月連云港市第二屆白玉蘭散文獎。先后兩次被中國文化藝術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展基金會授予“中國旅游散文創(chuàng)作金牌作家稱號”。
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