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李正治:如何以高效的方式完成工作任務(wù)?

如何以高效的方式完成工作任務(wù)?

在上一篇文章《我們?yōu)檎l而工作,怎么有些困惑了?》中,我提到了“工作任務(wù)就是我們的責(zé)任,我們要用增長型思維認識工作”。
可是,工作那么多,我們?nèi)绾胃咝У赝瓿赡兀?/span>
本文將介紹兩種方法,我個人認為是最基本的方法,也是最持久最有效的方法。

01

將工作分類,找到高價值的工作
是高效能工作的第一步

先給大家介紹一個經(jīng)典工具“艾森豪威爾矩陣”。
“我把任務(wù)分成兩類:重要的和緊急的。緊急的問題不重要,重要的問題從來不緊急?!?/span>
第 34 任美國總統(tǒng)艾森豪威爾在 1954 年說出了這句經(jīng)典名言,艾森豪威爾矩陣(Eisenhower Box)由此產(chǎn)生。

如果我們根據(jù)這個矩陣去反思,會發(fā)現(xiàn)還真是這么回事。
重要的事情往往不是那么緊急。
比如鍛煉身體保持健康這件事,大家都承認很重要,但是不那么緊急。因為就算一兩次不鍛煉,身體也不會立即就變得不健康。
在工作中也是如此。
重要有如工作計劃、總結(jié)提高、流程優(yōu)化、隊伍建設(shè)、管理提升等工作,都不是緊急的,所以也容易被日常工作中的各種“十萬火急”的事務(wù)所擠占工作時間。
緊急而且重要的工作,也不是沒有,但這種事情絕對不會太多。
如果在某段時期內(nèi)緊急而且重要的工作占多數(shù),就說明這是一個非正常狀態(tài),緊急狀態(tài)也不應(yīng)該持續(xù)太久。
評估工作的優(yōu)先級,是我們每一個職場人都應(yīng)具備的基礎(chǔ)能力。
評估工作優(yōu)先級的依據(jù)是什么呢?
應(yīng)該是重要程度,而不是緊急程度。
如果你在工作時間一直處于來者不拒的狀態(tài),就注定沒多少時間去處理真正重要的事情了。那工作質(zhì)量和工作績效就可想而知了。
所以我們在工作中要養(yǎng)成一種習(xí)慣:
能夠抓住工作重點,對有些工作可以大膽的說“no”,或者把它延后,這就是我們的判斷能力。
作為管理者,還有一個分類方法——不是所有的管理層都要事事親力親為。
所以管理者可以把事情分成三類:
一類是必須要干的事情,而且要干得最好,一類是干得過得去就行,還有一類是可干可不干的。
第一類的可以親自干,第二類可以授權(quán)干,第三位不干或授權(quán)干。
從分類上來看,管理者要學(xué)會授權(quán)。
授權(quán)是一種很好借用別人時間來擴展自己的時間容量的方法。
所以說啊,管理者有個很好的權(quán)利,就是可以購買時間的權(quán)利,如果不用,就浪費了。

02
專注,一次只做一件事
是高效能工作的第二步

現(xiàn)在大多數(shù)員工都是知識型員工,也可以稱為腦力勞動者。

對腦力勞動者而言,現(xiàn)在面臨的一個殘酷的現(xiàn)實是:

我們的先進技術(shù)、社會環(huán)境以及各種商業(yè)手段,都在無孔不入地迫使或引誘著我們的大腦進入一種多任務(wù)的狀態(tài)。

這種多任務(wù)的狀態(tài)原本就不是我們的大腦所擅長的。

我們經(jīng)常是邊工作邊社交,邊社交邊娛樂,不停地切換工作任務(wù),不停地切換工作狀態(tài),即時響應(yīng),分秒必爭。

這種看似很有效率,實際上卻是讓人心力憔悴,挫敗感、無力感也隨之而來。

所以,信息智能時代,要“樂此不疲、興致盎然”地專注一件事,已經(jīng)很難。

我們的大腦還是一個矛盾共同體。

一方面,大腦的生理結(jié)構(gòu)注定了無法“一心二用”;

另一方面,大腦鼓勵我們進行任務(wù)切換。

每次我們完成一件小任務(wù),例如回復(fù)了一封電子郵件或者檢查了一下社交媒體更新,大腦都會送出一份獎勵性的荷爾蒙多巴胺。

小小的成就讓我們得意洋洋,心滿意足。

這個壞習(xí)慣是由惡性反饋循環(huán)造成的:做一點雞毛蒜皮的事情,然后獲得多巴胺獎勵。

我們覺得自己已經(jīng)有所作為,而事實真相是,我們把本應(yīng)投入最重要任務(wù)的專注力浪費掉了。

怎么辦呢?

一個獵人給了我們回答。

有一位父親帶著三個孩子到沙漠去獵殺駱駝。他們到達了目的地。

父親問老大:“你看到了什么呢?”

老大回答:“我看到了獵槍、駱駝,還有一望無際的沙漠?!?/span>

父親搖搖頭說:“不對?!?/span>

父親又問老二:“你看到了什么呢?”

老二回答:“我看到了爸爸、大哥、弟弟、獵槍、駱駝,還有沙漠?!?/span>

父親又搖搖頭說:“不對?!?/span>

父親又問老三看到什么。

老三回答:“我只看到了駱駝。”

父親高興地說:“答對了。”

眼中只有一個目標,你就夠?qū)Wⅲ?/span>

不要同時注意多個目標,做多個任務(wù),任務(wù)切換不僅會拖慢速度,而且還會消耗大腦的能量。

人腦與電腦不同,無法同時處理多進程。

“多進程”完全是電腦的“專長”,大腦沒法跟電腦比。

我們要尊重這個生理結(jié)構(gòu)所給我們的自然規(guī)律。

排除干擾,在一件任務(wù)完成之前,不要切換到另一個任務(wù)。

一次只專注做一件事,這就是高效率的方法。
最后我們做個總結(jié)。
高效工作的兩個方法,一是把工作分類按緊急和重要程度不同進行分類,努力去做那些重要的事情;
第二就是專注,讓自己一次只專注做一件事情,眼睛里只有目標,活在目標里,讓自己擁有強烈的目標感。
希望這些認識和方法對你的工作有幫助。


· 本 文 完 ·

口述丨李正治   整理丨績效君

來源丨《重新認識工作任務(wù)》課程音頻

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