職場(chǎng)：別讓工作追著你跑
『更新時(shí)間：2006-5-5 14:22:01』『
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咨詢』『編輯：Jack Chen』『來(lái)源：職場(chǎng)指南』
你必須理清的問(wèn)題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始？我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？有哪些可用的工具與資源？
對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對(duì)我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?？而如果你答?yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒(méi)道理。”但是有沒(méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上？你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況？如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級(jí)？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。
多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多。根據(jù)商業(yè)心理顧問(wèn)公司的心理學(xué)家約翰·維佛所進(jìn)行的研究，有10%到15%的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理。
其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋，對(duì)于老板一點(diǎn)幫助也沒(méi)有。“內(nèi)容精簡(jiǎn)，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問(wèn)多位資深主管對(duì)于簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容的要求時(shí)，所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。
真正成功的簡(jiǎn)報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕暮?jiǎn)報(bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報(bào)，而是溝通的質(zhì)量。
在做任何簡(jiǎn)報(bào)之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽(tīng)眾聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)？聽(tīng)眾會(huì)有什么樣的感受？你希望他們聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后有什么樣的決定？
正確的過(guò)濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實(shí)施“追求簡(jiǎn)單”的
研究計(jì)劃時(shí)，一位資深主管對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。該怎么做呢？你必須：⒈把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。⒉超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行。⒊如果超過(guò)3行必須空行。
不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精力做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見(jiàn)做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。
老板對(duì)你的信任來(lái)自你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題？是無(wú)法依照原定計(jì)劃完成，還是無(wú)法掌控情況，對(duì)于未來(lái)感到不確定？是希望員工能夠做得更多，以降低成本？當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問(wèn)題，作為你說(shuō)服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問(wèn)題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì)議時(shí)間越短越好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會(huì)有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問(wèn)題，通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)八成以上。
你要做的只有以下兩件事情：至少每個(gè)月詢問(wèn)你的主管：“我做得如何？”盡量提出具體的問(wèn)題，例如：“老板對(duì)于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)？”“我想會(huì)議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎？”
你應(yīng)該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時(shí)做出改正，同時(shí)也可以了解主管的期望。
至少每個(gè)月詢問(wèn)：“原先的工作安排有沒(méi)有必要調(diào)整？”也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢(shì)必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時(shí)確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
