如何設計工作崗位說明書（二）
六、工作關系：
HR在設置工作關系時，通常的情況分為公司內(nèi)部關系和公司外部關系。內(nèi)部關系主要是針對該職位所在公司的銜接部門及溝通指數(shù)而設定?？梢栽O置模塊如下：單位、人員及部門、頻繁程度。其中在頻繁度里包含頻繁、經(jīng)常和偶爾三項。
單位是指這個崗位需要與內(nèi)部的溝通部門，如總經(jīng)理的助理，需不需要與董事會成員溝通？需要。需不需要與行政部、市場部、生產(chǎn)部及策劃部等溝通，需要。如此，作為HR你在設置內(nèi)部關系時就要考慮該職務需要與哪些部門及人員溝通。
另外在編制頻繁程度時可不是瞎寫的，要考慮到該職務和總經(jīng)理的工作作風等等因素。 有的是頻繁，有的就應該是經(jīng)常，有的只能是偶爾。這其中的奧妙很多，要觀察高級管理人員之間的復雜關系和排斥、嫉妒等等因素在里面。
公司外部的溝通關系，就更需要你了解更多的情況才能制定。不僅要掌握該崗位人員的學識、見識、為人處世的技能，同時還要了解該崗位人員的口才和社會交際本領等。
在你設計這些的同時，還要考慮下一步你在設計工作崗位說明書承擔職責那一塊，因為二者是有連帶關系的，否則你的績效考評就會流產(chǎn)。人力資源管理是一個專業(yè)性很強的工作，同時也是一項動態(tài)性很強的管理工作。所謂動態(tài)性很強是指無論是人還是工作環(huán)境都時時發(fā)生著微妙的變化，它需要從事人力資源管理的工作者對事對物都要具有良好的驅(qū)動力、情商、更要具有豐富的知識閱歷等。
七、工作摘要：
工作摘要與工作目的有著不同的概念區(qū)分。從總的原則來看，工作摘要就是將承擔職責的主要概況進行描述。
例如：還以總經(jīng)理助理為例：
為總經(jīng)理的日常工作事物處理好各方面的協(xié)調(diào)關系，為總經(jīng)理制定的年度工作計劃提出合理化和科學化的建議，為總經(jīng)理制定的公司戰(zhàn)略提出可行性的分析報告及戰(zhàn)術推進計劃等。
對內(nèi)不僅與公司各個部門的領導保持經(jīng)常性的接觸，同時還要給總經(jīng)理提供與各個高管人員接觸后留下的印象、工作作風、可用程度、發(fā)展空間等等感悟與評價，以便給總經(jīng)理提供各部領導晉升、降級、獎勵和懲罰等參考依據(jù)。對外協(xié)調(diào)與總經(jīng)理接觸頻繁的政商兩界領導，便于彌補總經(jīng)理因事物繁忙而疏忽的事項。
你在編寫工作摘要時，首要考慮總經(jīng)理到底需要一個什么樣的助理？總經(jīng)理的性格、愛好、脾氣、容忍度、社交群體、文化素養(yǎng)、成長環(huán)境、為人處世的誠信度等等。這些詳情的了解是你選擇與書寫工作摘要必須要慎重思考的，否則最終老板就會責備你不會選人，責任全在你的身上。再有你對這個助理的績效考評如何推行？會不會搬起石頭砸自己的腳等等。
你在設計這些工作摘要的時候可要謹慎啊，否則你接下來的績效考核不能有效的展開，老板會認為你華而不實的。很多企業(yè)的老板不會是說自己不好，而是埋怨你這個人事部長太弱。生活在一個多數(shù)老板依靠機遇發(fā)財、文化程度盡管不高、但是虛榮心很強的時代，人力資源管理者不僅要專業(yè)，而且還要懂得什么樣的老板什么樣的手段對待，否則的話，你按照什么以人為本，科學發(fā)展觀等等口號教條的東西生搬硬套是不行的。
八、承擔責任：
這部分是整個工作說明書的重點部分，這個部分設計的好壞直接關系到下一步的績效考評工作的有效進行。如果你是一個專業(yè)人士，你通過一家公司設計的承擔責任這塊就能看出這家公司的人力資源部長是否專業(yè)？同時也能判斷出這家公司的老板及手下那些副總是否懂得企業(yè)管理或者人力資源管理等。
你會經(jīng)常看到很多不懂或者不專業(yè)HR設計的承擔責任這一項時，每個開頭都寫負責什么什么？就看這一點，這家公司的HR就是個庸才。并非負責什么寫的不對，而是不細化，正因為不細化便出現(xiàn)很多公司沒有執(zhí)行力，而老板卻不知道到底原因出在哪里？也不明白他啟用的HR是個廢人。這年頭，做企業(yè)的老板再也不像從前了，只要有錢就能辦公司，不是儒商很難做強做大企業(yè)的。
那么如何正確書寫或者編制這塊呢？
首先作為HR要懂得專業(yè)工具的運用，也就是說這部分HR要運用崗位說明書常用動詞表。在常用動詞表中借鑒和思考運用的名詞與工作要求相匹配，如下：
一、 規(guī)劃：
規(guī)劃的解釋為：為實現(xiàn)組織的長期發(fā)展目標和長期利益，對組織的發(fā)展方向、資源配置、實現(xiàn)目標的途徑和手段所作的安排。
從上述的解釋來看，那么HR在編制說明書的時候，是否要考慮給什么職位的人編寫時要寫上規(guī)劃？警衛(wèi)人員需要嗎？做飯的食堂師傅需要嗎？車工、鉗工、焊工等需要嗎？這些人是不需要的。只有高管層人員才需要，主管層也有需要的，但是次管層就是執(zhí)行層了當然很少需要的了。明白了這些，你在給高級管理人員編制說明書的時候第一項就是有規(guī)劃的內(nèi)容。試想，一個沒有規(guī)劃或者不會規(guī)劃的高管，能做好工作嗎？民營企業(yè)或者外資、合資高級管理人員可不同于公務員之類的那些共產(chǎn)黨的領導……
所以，董事長、總經(jīng)理、副總、人力資源部長、生產(chǎn)主管、銷售主管、企劃主管、財務主管等，在編制工作崗位說明書的時候一定要編寫規(guī)劃一項。什么職務編寫什么與職務有關的規(guī)劃。
我今天與兩個在公司里做財務的人員交流，問他財務人員主要職責是什么？這兩個人的回答都不清晰，不難想象與判斷出這兩公司在經(jīng)營與管理上的滯后，否則他的財務人員只會整理帳務，不會規(guī)劃財務。這就像社會上很多人考財務證書，但是從來就沒有認真思考過怎樣才能升遷財務總監(jiān)，作為財務總監(jiān)除了掌握財務知識外，不懂6S 管理如何根據(jù)數(shù)字報表判斷費用的增加與降低來源之處？
所以在給公司高管層設計規(guī)劃時，一定要圍繞公司的戰(zhàn)略層面編制。在給主管層設計時既要考慮戰(zhàn)略層又要考慮執(zhí)行層的多種要素。
二、計劃：
計劃與規(guī)劃有相同的地方也有不同之處。計劃的解釋為：規(guī)定組織的目標，制定整體戰(zhàn)略以實現(xiàn)這些目標，以及將計劃逐層展開，以便將協(xié)調(diào)和將各種活動一體化。
如果是這樣的要求，這就需要公司的高管層、次管層人員在編制工作說明書時都要有計劃這一項。規(guī)劃屬于公司的戰(zhàn)略層面，而計劃多數(shù)是指戰(zhàn)略的執(zhí)行層面。所以對于公司執(zhí)行層管理人員的計劃能力的素質(zhì)要求就很嚴格，會不會計劃？能不能分解戰(zhàn)略？如何有效逐層展開計劃，推行計劃等，這是考驗企業(yè)中層領導的核心所在。
看看那些老國營企業(yè)，是不是都在各個科室的墻面上，用個相框?qū)懼ぷ髀氊?？有用嗎？沒有用。有人照做嗎？沒有。有人天天抬頭就能看見的職責一問三不知，什么原因呢？
你再看看那些工商、稅務、派出所、村部、財務等等辦公室的墻上不是都有這種所謂的職責明示嗎？結果如何？你再看看哪些成功的大公司墻上一個這樣的虛張聲勢的東西都沒有，其結果為何很好??？
三、 起草：
起草的解釋為：將思想轉化為書面文件的過程。凡是企業(yè)的高管層、次管層與執(zhí)行層人員是不是需要經(jīng)常起草文件？生產(chǎn)部門主管出現(xiàn)了質(zhì)量事故需要起草不？銷售部門的人員需要起草市場調(diào)研報告不？總經(jīng)理的文秘或助理需要起草各種會議文案不？采購部長需要起草關于購進材料的請示報告不？都需要。這些需要還僅僅是日常工作的簡單行為，更主要的是要起草與本工作相關的推進工作的方法、構思和建議等等。為此，HR在給管理人員設計說明書時，你沒有清晰明確的起草要求，就導致企業(yè)的執(zhí)行力欠缺。
四、擬定：
擬定與起草差不多，但是凡是需要向上級領導匯報的它的準確用詞就是擬定。擬定的概念就是：提出文件或制度的草案，并提交上級領導審議的行為。
所以HR應該對所有公司的管理人員，在編制說明書時要有擬定的用詞，至于根據(jù)各個職位的不同，該職位需要擬定的文件或者制度不同而已。
所為擬定就是還沒有經(jīng)過主管領導批準和認可的前期文案，什么職務的人員需要擬定什么呢？如果作為HR你要在工作說明書里明確地標明出來，否則，公司的管理人員不逼到頭上會主動寫擬定？所以，HR一定要在工作說明書中依據(jù)本職務的權重而設計需要該職位擬定的文案和制度。
為何很多企業(yè)的人力資源管理者不受到重視？為何有的人力資源經(jīng)理在企業(yè)的地位很低、有的卻很高，原因源自此的運用和奧妙。當人家不怕你的時候，你的地位自然很低，當你的績效考評讓他膽戰(zhàn)心驚時，你的地位自然就會很高。
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