“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)的過程中具有至關(guān)重要的作用。我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。
溝通是人際關(guān)系建設(shè)的永恒話題，溝通也是項(xiàng)目得以順利開展的有力保障。一項(xiàng)調(diào)查表明，項(xiàng)目管理人員有70%左右的時間花在信息溝通上，可見“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要性。
我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。
以下結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出“團(tuán)體溝通”和“個體溝通”幾種經(jīng)常采用的方式及這些方式的適用情境，供大家參考。
一、團(tuán)體溝通
“團(tuán)體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動。團(tuán)體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會議溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、會議溝通
“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進(jìn)行：
（1）需要統(tǒng)一思想或行動時（如項(xiàng)目建設(shè)思路的討論、項(xiàng)目計劃的討論等）；
（2）需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時（如項(xiàng)目考核制度發(fā)布前的討論、項(xiàng)目考勤制度發(fā)布前的討論等）；
（3）傳達(dá)重要信息時（如項(xiàng)目里程碑總結(jié)活動、項(xiàng)目總結(jié)活動等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團(tuán)隊產(chǎn)生較大影響時；
（5）討論復(fù)雜問題的解決方案時（如針對復(fù)雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案等）。
2、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發(fā)布信息時采用。在計算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進(jìn)行：
（1）簡單問題小范圍溝通時（如3~5個人溝通一下產(chǎn)出物最終的評審結(jié)論等）；
（2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如項(xiàng)目組團(tuán)隊活動的討論、復(fù)雜技術(shù)問題提前知會大家思考等）；
（3）傳達(dá)非重要信息時（如分發(fā)周項(xiàng)目狀態(tài)報告等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團(tuán)隊帶來影響時。
二、個體溝通
所謂“個體溝通”，是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下三種常用的方式：當(dāng)面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、當(dāng)面溝通
“當(dāng)面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行：
（1）彼此之間的辦公距離較近時（如兩人在同一辦公室）；
（2）彼此之間存有誤會時；
（3）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時；
（4）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。
需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠(yuǎn)，請優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。我有時看到溝通雙方的距離不過一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。
2、電話溝通
“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進(jìn)行：
彼此之間的辦公距離較遠(yuǎn)、但問題比較簡單時（如兩人在不同的辦公室需要討論一個報表數(shù)據(jù)的問題等）；
彼此之間的距離很遠(yuǎn)，很難或無法當(dāng)面溝通時；
彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。
需要特別注意的是：在成本相差無幾的情況下，請優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。
3、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種最經(jīng)濟(jì)的溝通方式。溝通的時間一般不長，并且不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或互相知會一些信息時采用。在計算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail溝通的方式進(jìn)行：
（1）小問題溝通時（如雙方討論一下某函數(shù)的使用語法等）；
（2）復(fù)雜問題需要借助“書面”才能表達(dá)清楚時（這類問題往往需要采用書面表達(dá)和口頭表達(dá)相結(jié)合的方式）；
（3）需要對方先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如請教對方一個技術(shù)問題時先將問題告知對方等）。
需要特別注意的時：在E-Mail來回多次而問題尚未得到解決或甚至引起誤解時，一定要及時終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行。
需要特別指出的是，個體之間溝通時，盡量多采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行。“能當(dāng)面溝通的，就不要采用電話溝通；能電話溝通的，就不要采用E-Mail溝通”，這是“個體溝通”方式的基本選用原則。
“溝通無極限”，靈活運(yùn)用溝通方式是一項(xiàng)難得的技能。但愿以上的文字，能給我們的工作帶來借鑒。
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