檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵(lì)與失信懲戒機(jī)制，規(guī)范公司的經(jīng)營(yíng)行為，保護(hù)公民的合法權(quán)益，促進(jìn)全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本辦法。一、總則第一條根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益
公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則 本文內(nèi)容：
檔
案
管
理
辦
法
及
實(shí)
施
細(xì)
則為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵(lì)與失信懲戒機(jī)制，規(guī)范公司的經(jīng)營(yíng)行為，保護(hù)公民的合法權(quán)益，促進(jìn)全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本辦法。
一、
總則
第一條
根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。
第二條
公司的檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、行政類(lèi)文件、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、工程設(shè)計(jì)圖、工程預(yù)算決算書(shū)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、各類(lèi)合同和其他工作等方面檔案。
第三條
公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。
第四條
公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。
二、
文件材料的形成與歸檔
第五條
公司要根據(jù)相應(yīng)法規(guī)和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、公司的發(fā)展、項(xiàng)目的進(jìn)行（施工）、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作和文書(shū)處理的程序。
第六條
公司生產(chǎn)（施工）活動(dòng)中形成的辦公用品及文件等材料由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。
1、公司指定專(zhuān)門(mén)的部門(mén)及專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。按照各部門(mén)的工作，此類(lèi)型工作由行政部門(mén)統(tǒng)一管理、分類(lèi)、存檔檔案。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
第七條
公司文件材料歸檔的基本要求
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。
第八條 公司必須編制文件材料的歸檔范圍。
企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：
1、
經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面：有公司經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。
2、
財(cái)務(wù)管理方面：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。
3、
工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。
4、
計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。
5、
勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。
6、
物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
7、
宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，公司行政工作、共青團(tuán)工作和董事會(huì)工作中的各種文件材料等。
8、
其他方面。
第九條
檔案級(jí)別的劃分：
檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類(lèi)型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。
等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件
二級(jí)為秘密文件
三級(jí)為機(jī)密文件
四級(jí)為普通文件
1、
重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，劃分等級(jí)為四級(jí)。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。此類(lèi)型文書(shū)屬秘密文件，劃分等級(jí)為二級(jí)。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，劃分等級(jí)為三級(jí)。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。屬非常重要的文件，此類(lèi)型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級(jí)別為一級(jí)。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級(jí)為三級(jí)。
文件等級(jí)
文件類(lèi)型
歸檔管理及期限
調(diào)閱管理
一級(jí)
絕密文件
①
公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
②
公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
在材料、合同形成確立一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。
原則上不可調(diào)閱，但因特殊情況要經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并由行政部主管及部門(mén)經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)
二級(jí)
秘密文件
公司對(duì)外的正式的發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)
在材料、合同形成確立一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。
原則上不可調(diào)閱，但因特殊情況要經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并由行政部主管及部門(mén)經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)
三級(jí)
機(jī)密文件
①
各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)
②
公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等
形成文件的半個(gè)月內(nèi)進(jìn)行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件或電子文檔
要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門(mén)經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)
四級(jí)
普通文件
會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄
形成文件的一個(gè)星期內(nèi)進(jìn)行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件或電子文檔要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級(jí)簽字確認(rèn)。
附表格如下：
第十條
歸檔時(shí)間
1、
基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。
2、
各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門(mén)歸檔。
第十一條
公司各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。
第十二條
公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序；列入基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃；列入公司有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
第十三條
公司檔案管理要對(duì)公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
a）檔案管理
歸檔要求：
1、
檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、
歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、
在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。
4、
不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
5、
檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
第十四條
公司要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，列入公司的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系，并制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲辦法。
第十五條
各部門(mén)保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定
1、
各部門(mén)的檔案管理必須按規(guī)定的等級(jí)分級(jí)、分類(lèi)存檔，其一級(jí)、二級(jí)存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。
2、
各部門(mén)的檔案管理由各部門(mén)相應(yīng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，不設(shè)置專(zhuān)職崗位。需各部門(mén)的檔案管理自行安排。
a）部門(mén)存檔文件的范圍：
1
、部門(mén)例會(huì)紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來(lái)文件。
2
、客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷(xiāo)售報(bào)表。
3
、公司及各部門(mén)的規(guī)章管理細(xì)則。
4
、原始財(cái)務(wù)資料、會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)報(bào)表、月度年度財(cái)務(wù)報(bào)表、薪酬發(fā)放、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財(cái)務(wù)方面的文件檔案由財(cái)務(wù)部保管。
b）文件檔案分類(lèi)整理保存
第十六條
檔案分類(lèi)
行政部負(fù)責(zé)文件檔案要的分類(lèi)、歸檔、整理、編寫(xiě)檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。
1、
根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定，編制公司文件檔案分類(lèi)編號(hào)方法
2、
分類(lèi)編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。
3、
常用的分類(lèi)方法有：（1）按工程項(xiàng)目分類(lèi)；（2）按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)；（3）按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)；（4）按時(shí)間分類(lèi)。可按文書(shū)的性質(zhì)分類(lèi)，可分為櫥窗大類(lèi)別，再?gòu)拇箢?lèi)別下分到小類(lèi)別，再?gòu)男☆?lèi)別細(xì)分種類(lèi)、年份等。
4、
文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級(jí)別?！凹用堋边€分為絕密、秘密和機(jī)密三類(lèi)。不能隨便以個(gè)人名義或是部門(mén)名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時(shí)自行確認(rèn)。
第十七條 檔案編目：要編制檔案總目錄、檔案分類(lèi)目錄。
第十八條
檔案管理人員職責(zé)
1、按照
有關(guān)規(guī)定做好
文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
第十九條 檔案保管
1、
接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。
2、
存放檔案必須有專(zhuān)用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。
3、
要定期進(jìn)行檔案室的清理核對(duì)工作，做到目錄、文檔相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷(xiāo)時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。
a)
文件檔案保存期限：①.
永久保存：(1)公司章程；(2)股東名冊(cè)；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、設(shè)計(jì)檔案、技術(shù)圖紙；(9)其它經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
②.
10
年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；(2)
人事檔案、會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其它經(jīng)核定須保存10
年的文書(shū)。③.在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷(xiāo)毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定
第二十條
人事檔案的歸檔
一、
內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案的建立
在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，基礎(chǔ)檔案包括：
1、
應(yīng)聘申請(qǐng)表，要求各項(xiàng)已填寫(xiě)完整（含一寸免冠彩色照片）
2、
面試評(píng)價(jià)表；
3、
體檢結(jié)果或身體健康等證明；
4、
身份證查詢(xún)記錄
5、
身份證復(fù)印件
6、
學(xué)歷查詢(xún)錄
7、
學(xué)位、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件；
8、
職稱(chēng)查詢(xún)記錄；
9、
職稱(chēng)證書(shū)復(fù)印件
10、
專(zhuān)業(yè)技術(shù)等該崗位所需要的相關(guān)證書(shū)復(fù)印件
11、
個(gè)人簡(jiǎn)歷
12、
薪酬福利確認(rèn)書(shū)
13、
離職證明
達(dá)到上述要求的人員資料方可歸檔，建立內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案，形成內(nèi)部人事檔案袋。
二、內(nèi)部人事后續(xù)檔案的歸檔
在員工的內(nèi)部基礎(chǔ)檔案建立之后，根據(jù)個(gè)人的異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績(jī)效管理、培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃和滿意度調(diào)查及獎(jiǎng)懲等分別由各專(zhuān)業(yè)模塊負(fù)責(zé)人建立內(nèi)部人事后續(xù)檔案，并在規(guī)定的時(shí)間集中移交給人事檔案指定管理人人事專(zhuān)員。（一）異動(dòng)
當(dāng)調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等異動(dòng)發(fā)生時(shí)，人事專(zhuān)員于各項(xiàng)手續(xù)辦理完畢的當(dāng)日把相關(guān)手續(xù)歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，并做好目錄的填寫(xiě)。
異動(dòng)檔案包括：
1、調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工異動(dòng)審批表、異動(dòng)手續(xù)匯簽表、任命通知、管理人員任命試用期轉(zhuǎn)正審批表、管理人員任命試用期考核評(píng)定表；
2、轉(zhuǎn)正：轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、管理人員試用期考核評(píng)定表、管理人員轉(zhuǎn)正審批表、員工試用期考核評(píng)定表、員工轉(zhuǎn)正審批表、面談?dòng)涗洠?br>3、調(diào)薪：?jiǎn)T工薪酬調(diào)整審批表；
4、離職：離職申請(qǐng)表、面談?dòng)涗?、工作交接記錄、離職手續(xù)匯簽表。
（二）績(jī)效管理
依據(jù)公司的績(jī)效管理制度，目前的績(jī)效考核周期為周度、月度、季度和年度。因此，人力資源部績(jī)效管理負(fù)責(zé)人應(yīng)按照月度、季度和年度及時(shí)收集各部門(mén)員工的績(jī)效考核評(píng)價(jià)表，并結(jié)合人力資源的相關(guān)分析和總結(jié)一起歸檔，形成績(jī)效管理檔案。并于年末集中移交給人事專(zhuān)員，分別裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工的績(jī)效管理檔案。
績(jī)效管理檔案包括：
1、
周度、月度、季度、年度績(jī)效考核評(píng)定表
2、
其他
（三）培訓(xùn)
外訓(xùn)及內(nèi)部的公司級(jí)培訓(xùn)、行業(yè)線培訓(xùn)和跨部門(mén)培訓(xùn)由人力資源部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、整理培訓(xùn)記錄及相關(guān)總結(jié)，形成公司培訓(xùn)檔案并于年末集中移交給人事專(zhuān)員，其中員工培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)項(xiàng)目、培訓(xùn)學(xué)時(shí)、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)協(xié)議等記錄）裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工培訓(xùn)檔案。
部門(mén)內(nèi)的培訓(xùn)由部門(mén)培訓(xùn)接口人負(fù)責(zé)收集整理和歸檔，形成部門(mén)培訓(xùn)檔案，并于年末集中移交給人力資源部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人由其移交給人事專(zhuān)員。人力資源部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人定期稽核檢查部門(mén)培訓(xùn)檔案。
第二十一條
公司培訓(xùn)檔案包括：
1、培訓(xùn)簽到表；
2、員工培訓(xùn)課前調(diào)查表；
3、培訓(xùn)效果調(diào)查問(wèn)卷；
4、培訓(xùn)總結(jié)；
5、部門(mén)培訓(xùn)檔案管理工作稽核檢查記錄；
6、內(nèi)部講師推薦表；
7、內(nèi)部講師資格評(píng)審表；
8、內(nèi)部講師半年考核表。
部門(mén)培訓(xùn)檔案包括：
1、培訓(xùn)簽到表；
2、培訓(xùn)效果調(diào)查問(wèn)卷；
3、培訓(xùn)總結(jié)。
員工培訓(xùn)檔案包括：
1、員工培訓(xùn)記錄；
3、
培訓(xùn)協(xié)議。
（四）職業(yè)生涯規(guī)劃和滿意度調(diào)查
公司年度由總經(jīng)理帶領(lǐng)人力資源部做管理職業(yè)生涯規(guī)劃及滿意度訪談，訪談?dòng)涗浻扇肆Y源部相關(guān)人員整理后，即時(shí)移交給人事專(zhuān)員，分別裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工的職業(yè)生涯規(guī)劃和滿意度調(diào)查檔案。
（五）其他
除上述記錄之外的和員工個(gè)人相關(guān)的獎(jiǎng)懲、其他需要?dú)w檔的記錄等也將由人力資源部人事專(zhuān)員即時(shí)歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工檔案的一部分。
第二十二條
內(nèi)部檔案分類(lèi)及編號(hào)
內(nèi)部檔案分類(lèi)及編號(hào)辦法：
一、
建立檔案案卷目錄：
序號(hào)
案卷題名
案卷號(hào)
件數(shù)
頁(yè)數(shù)
備注
1
公司文件
項(xiàng)目文件
公司文件
其它
2
人事管理文件
制度
人事檔案
請(qǐng)示、報(bào)告
考勤相關(guān)記錄
勞動(dòng)仲裁文件和記錄
社保檔案
其他文件
3
績(jī)效管理文件
制度
請(qǐng)示、報(bào)告
績(jī)效管理記錄
其他文件
4
薪酬管理文件
制度
請(qǐng)示報(bào)告
相關(guān)記錄
其他文件
5
招聘管理文件
制度
人才庫(kù)
相關(guān)記錄
其他文件
6
培訓(xùn)管理文件
制度
培訓(xùn)項(xiàng)目
相關(guān)活動(dòng)記錄
其他文件
7
合同文件
招聘類(lèi)
薪酬類(lèi)
培訓(xùn)類(lèi)
其他文件
8
其他文件
相關(guān)部門(mén)備案文件
其他文件檔案調(diào)閱管理
第二十三條
公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫(xiě)《檔案調(diào)閱單》，而后交給部門(mén)主管或是部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫(xiě)《檔案調(diào)閱記錄》方可進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。
1.
普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級(jí)簽字確認(rèn)。
2.
調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門(mén)經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)。
3.人事的檔案的調(diào)閱管理：
①
查閱權(quán)限：公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負(fù)責(zé)人、人事業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱所有員工的人事檔案；各部門(mén)負(fù)責(zé)人在經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門(mén)內(nèi)的員工檔案；員工沒(méi)有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；
②原則上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)經(jīng)理和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交由檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)復(fù)印或者摘抄的情況如實(shí)做好登記；
③
員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交申請(qǐng)，由主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)；
④
借閱人事檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，并嚴(yán)禁涂改、抽取和撤換檔案。
⑤
調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級(jí)以上簽字確認(rèn)方可調(diào)閱。
4.調(diào)閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。
5.一、二級(jí)類(lèi)型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門(mén)調(diào)閱復(fù)印件及掃描件，且其它各部門(mén)不可復(fù)印及留存掃描件。
6.
必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。
7.用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)
第二十四條
調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
第二十五條
調(diào)閱范圍
外部機(jī)構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，要經(jīng)過(guò)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十六條
調(diào)閱時(shí)間
1.
一般普通文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)二周。
2.
“加密”文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周。
附則：
第二十七
獎(jiǎng)懲
一、
公司檔案管理部門(mén)及專(zhuān)職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定，如出現(xiàn)違規(guī)操作，給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng)，并視情節(jié)輕重處以100—300元的罰款。
二、
經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料，無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的，給予責(zé)任人罰款100—200元的處罰；檔案管理人員未及時(shí)催還的，每次給予罰款10—50元的處罰。
三、
故意毀損檔案資料的，應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，予以辭退處理。
第二十八條
解釋權(quán)
本管理辦法由行政部門(mén)人力資源人員負(fù)責(zé)解釋?zhuān)灶C布之日起生效；各部門(mén)在本辦法的指導(dǎo)下制定各自的檔案管理辦法，報(bào)公司人力資源部審核后頒布執(zhí)行，在未頒布自己的檔案管理辦法之前，執(zhí)行本辦法。附件1：《檔案調(diào)閱單》
附件2：《檔案調(diào)閱記錄》
附件1：
檔案調(diào)閱單日
期：
2014年3月7日
姓名部門(mén)職務(wù)
查閱申請(qǐng)
公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)經(jīng)理及主管審批意見(jiàn)
行政部門(mén)人力資源中心意見(jiàn)
備注
附件2：
檔案調(diào)閱登記
查閱日期
姓名
部門(mén)
職務(wù)
查閱原因
查閱內(nèi)容
是否復(fù)印/摘抄
查閱人確認(rèn)
檔案管理員確認(rèn)
本制度解釋權(quán)歸行政
公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則 本文關(guān)鍵詞：實(shí)施細(xì)則，管理辦法，檔案，公司
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