主管如何把權(quán)力和責(zé)任放出去

    身為主管，如果你發(fā)現(xiàn)自己常常忙得焦頭爛額，恨不得一天有４８小時(shí)可用；或者常常覺得需要員工的幫忙，但是又怕他們做不好，以致最后事情都往自己身上攬。那么解決這些問題的答案可能就是：懂得授權(quán)。

    有效授權(quán)對(duì)主管、員工及公司三方都有利。在主管方面，授權(quán)可以讓他們空出較多工作時(shí)間做策略性的思考。在員工方面，授權(quán)可以讓他們學(xué)習(xí)新的技巧和專長，讓主管及員工都有機(jī)會(huì)發(fā)展能力，在事業(yè)生涯中更上層樓。在公司方面，授權(quán)可以增進(jìn)整體團(tuán)隊(duì)的工作績效及士氣。所以授權(quán)是主管必備的領(lǐng)導(dǎo)技能之一。

    授權(quán)有兩種

    管理顧問蓋斯達(dá)最近在指出，根據(jù)授權(quán)希望達(dá)成的目標(biāo)，可以把授權(quán)分為兩大類：一類是為了完成某項(xiàng)工作而授權(quán)，另一類則是為了培養(yǎng)發(fā)展員工而授權(quán)。

    在第一種情況中，要達(dá)到效果，員工必須知道主管所要求的成果，并且有能力了解和完成任務(wù)。在第二種情況中，員工不一定是最有能力完成任務(wù)的人，但卻是最適合接受挑戰(zhàn)的人。主管授權(quán)是為了讓員工從中獲得經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，給他們提供成長的機(jī)會(huì)。主管必須花費(fèi)一些時(shí)間和心力，協(xié)助員工成功地達(dá)成任務(wù)。

    蓋斯達(dá)指出，許多主管之所以無法成功授權(quán)，主要是因?yàn)椋?/p>

    １、缺乏計(jì)劃。主管沒有花時(shí)間做授權(quán)計(jì)劃，找出哪些工作應(yīng)該要交給部屬執(zhí)行，哪些則是自己應(yīng)該花更多時(shí)間好好做的事情。事實(shí)上，花時(shí)間就是為了省時(shí)間，幾個(gè)小時(shí)的完整計(jì)劃與說明，可以為主管及員工節(jié)省許多執(zhí)行的時(shí)間。

    ２、沒有充分溝通。授權(quán)不僅僅是一句“你照著我說的去做就對(duì)了?！敝鞴鼙仨毲宄贤ㄈ蝿?wù)的目標(biāo)，并追蹤過程，才有成功的可能。

    ３、主管害怕失敗或被取代。把權(quán)力和責(zé)任交出去并不容易，而且也具有風(fēng)險(xiǎn)。許多主管在授權(quán)的過程中，都會(huì)擔(dān)心不安，害怕員工可能失?。挥行┲鞴軇t是害怕看到員工把原本是主管在做的事做得很好，甚至更好，因而取代了自己；有些主管則是不愿意把權(quán)力下放。這些害怕都造成主管攬下過多責(zé)任和工作。

    如何成功授權(quán)

    那么，究竟如何成功授權(quán)？成功授權(quán)必須做到以下幾點(diǎn)：

    １、完整計(jì)劃授權(quán)。

    在授權(quán)前，主管必須先評(píng)估自己的工作內(nèi)容和職責(zé)之間的關(guān)系，檢視是否有些執(zhí)行性或例行性的工作，妨礙了自己投入更多時(shí)間在思考性或計(jì)劃性的工作上？

    主管可以寫下工作團(tuán)隊(duì)目前負(fù)責(zé)的所有主要工作，找出哪些工作非自己親自做不可（例如，工作績效評(píng)估、管理員工），然后將其它剩下的工作，依重要性、風(fēng)險(xiǎn)度及急迫性的高低分類，決定哪些工作可以分配給員工完成。例行公事的工作或以前員工曾參與的工作（例如，制作每個(gè)月的銷售預(yù)算或活動(dòng)報(bào)告），便非常適合交給員工。

    此外，主管必須厘清自己想要授權(quán)的原因，不要將“授權(quán)”與“只想丟出不想做的工作”混為一談。如果主管授權(quán)員工是因?yàn)閱T工比自己更有能力完成任務(wù)，或者可以節(jié)省主管的工作時(shí)間，那么授權(quán)沒有問題。如果主管只是因?yàn)閼卸?，或者任?wù)份量其實(shí)很小時(shí)，那么還不如自己動(dòng)手做。研究指出，當(dāng)員工擁有具挑戰(zhàn)性和多元性的工作內(nèi)容時(shí)，他的工作士氣會(huì)提高；但是如果員工發(fā)現(xiàn)主管只是想占他便宜，員工的工作士氣便會(huì)降低。

    ２、謹(jǐn)慎選擇授權(quán)的對(duì)象。

    授權(quán)的任務(wù)必須和員工的特質(zhì)相符。要把任務(wù)分配給最適合的員工，主管必須對(duì)所有員工的技能以及他們對(duì)工作內(nèi)容的好惡有所了解，才能選出具有能力及意愿出色完成任務(wù)的員工。

    ３、充分解釋授權(quán)內(nèi)容。

    主管要確定員工了解授權(quán)的內(nèi)容、任務(wù)在公司中所扮演的角色（包括重要性及急迫性），并警告員工他們可能會(huì)面對(duì)的問題（例如，機(jī)密信息可能難以取得）。還要向員工說明之所以授權(quán)的原因和對(duì)任務(wù)結(jié)果的預(yù)期等，幫助員工全面地了解任務(wù)的意義，避免員工只是單純被賦予任務(wù)。

告知員工任務(wù)內(nèi)容后，主管應(yīng)該要求員工復(fù)述，以確認(rèn)他了解工作內(nèi)容。只是詢問員工是否了解，然后對(duì)方點(diǎn)頭稱是，并不代表員工真正了解。有時(shí)候成功授權(quán)所需花費(fèi)的時(shí)間和精力，不亞于主管親自執(zhí)行，因而主管必須有心理準(zhǔn)備。

    ４、排定支持措施。

    例如，告知員工，當(dāng)他們有問題時(shí)，可以向誰求助，并且提供他們需要的工具或場(chǎng)所。當(dāng)主管把自己的工作分配給員工時(shí)，確定也把權(quán)力一起轉(zhuǎn)交。例如，告訴合作對(duì)象，自己已經(jīng)授權(quán)給某位員工負(fù)責(zé)分析市場(chǎng)現(xiàn)況，請(qǐng)他以后直接給予該名員工協(xié)助，事先為員工的成功鋪平道路。此外，主管要讓員工了解，他們?nèi)蘸筮€是可以尋求主管的意見和支持。

    ５、做到真正授權(quán)。

    授予員工權(quán)力和授予責(zé)任一樣重要。主管應(yīng)該相信員工能夠做出正確決定，給予員工完成任務(wù)所需的彈性和自由，不要處處插手。員工是不同于主管的個(gè)體，所以主管不要預(yù)期員工會(huì)采用和自己一模一樣的做事方式。

    ６、定時(shí)追蹤進(jìn)度。

    成功的授權(quán)并非在交待完員工的時(shí)候便結(jié)束了，主管需要定時(shí)追蹤員工的進(jìn)度，給予員工應(yīng)得的贊賞與具有建設(shè)性的回饋，并且傳達(dá)關(guān)心之意，必要時(shí)提供員工需要的協(xié)助和指導(dǎo)。主管可以和員工一起設(shè)定任務(wù)的不同階段應(yīng)該完成的期限、評(píng)估工作成果的標(biāo)準(zhǔn)、雙方定期碰面討論的時(shí)間及項(xiàng)目等，并且確實(shí)執(zhí)行這些追蹤檢討。即使定期的會(huì)面只是短短１５分鐘，主管與員工也可以一起檢視當(dāng)初所設(shè)定的目標(biāo)，防范執(zhí)行任務(wù)可能出現(xiàn)問題。

    ７、任務(wù)完成后進(jìn)行檢討。

    主管及員工都可以藉此了解，下次在授權(quán)及接受任務(wù)時(shí)，各自可以改進(jìn)的地方。