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各位領(lǐng)導(dǎo)，各位同志：
　　大家好！
　　剛才張校長(zhǎng)代表學(xué)校講了兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是為什么要召開(kāi)全校的辦公室工作會(huì)議，二是對(duì)學(xué)校出臺(tái)的《加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)院辦公室工作的意見(jiàn)》進(jìn)行了比較詳盡的闡述。通過(guò)張校長(zhǎng)的講話，我想，我們大家都能夠感受得到，學(xué)校對(duì)辦公室工作，特別是學(xué)院辦公室工作，給予了前所未有的重視，也寄予了越來(lái)越多的期望。學(xué)校的文件中明確提出了學(xué)院辦公室的領(lǐng)導(dǎo)體制是：學(xué)院和學(xué)校辦公室共同領(lǐng)導(dǎo)，以學(xué)院為主。這種提法在過(guò)去是沒(méi)有的。作為學(xué)校辦公室來(lái)講，除了承擔(dān)以往的工作之外，學(xué)校黨委和行政又賦予了我們新的職責(zé)，我們感到責(zé)任和壓力都非常大。學(xué)校辦公室是一支年輕的隊(duì)伍，在很多方面都需要與學(xué)院辦公室相互交流和學(xué)習(xí)。我們也愿意借著這次學(xué)校加強(qiáng)辦公室工作的契機(jī)，和全校各單位的辦公室，特別是學(xué)院辦公室建立起順暢的工作渠道和交流機(jī)制，共同為提高全校的行政管理水平做出努力。
　　下面，我結(jié)合在學(xué)校辦公室工作多年的體會(huì)，談三個(gè)方面的內(nèi)容。
　　首先我要談的是：辦公室人員應(yīng)該具備哪些素質(zhì)
　　任何工作都是人來(lái)做的，人的素質(zhì)直接決定了工作的質(zhì)量。對(duì)于辦公室工作來(lái)說(shuō)，對(duì)人的素質(zhì)要求更高，更全面。
　　目前，全校的辦公室工作都面臨著數(shù)量和質(zhì)量?jī)蓚€(gè)方面的壓力。數(shù)量就是指任務(wù)量，和十年前相比，我們學(xué)校，包括各個(gè)學(xué)院在辦學(xué)規(guī)模上翻了一番多，各類辦學(xué)活動(dòng)成倍地增長(zhǎng)，這些都給辦公室工作帶來(lái)了前所未有的工作量。01年我剛到學(xué)校辦公室工作的時(shí)候，一年接待上級(jí)和兄弟院校成規(guī)模的團(tuán)組來(lái)訪任務(wù)只有10幾個(gè)，近些年平均每年有60多個(gè)。各學(xué)院辦公室的同志們也各自都有切身的體會(huì)，過(guò)去的科研項(xiàng)目沒(méi)有現(xiàn)在這么多，學(xué)生規(guī)模也沒(méi)有現(xiàn)在這么大，尤其是研究生數(shù)量已經(jīng)達(dá)到過(guò)去的幾倍甚至十幾倍。所以大家的工作量也相應(yīng)地增長(zhǎng)了很多。
　　在質(zhì)量方面，要求也是越來(lái)越高。學(xué)校要實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展，學(xué)院作為辦學(xué)的主體，很多工作需要在學(xué)院內(nèi)部保質(zhì)保量地完成。另外，現(xiàn)在的專任教師任務(wù)繁重，壓力非常大，他們對(duì)行政服務(wù)工作有了更強(qiáng)的依賴性，學(xué)生的維權(quán)意識(shí)也越來(lái)越強(qiáng)，行政工作特別需要做好對(duì)師生的服務(wù)。
　　從工作量的角度看，需要提高工作效率，否則完不成任務(wù)；從工作質(zhì)的角度看，需要提高工作水平，否則任務(wù)完成了，也不一定能夠得到服務(wù)對(duì)象的認(rèn)可。所以這些問(wèn)題，都需要提高我們自身的素質(zhì)。
　　談到辦公室人員的素質(zhì)，我想羅列起來(lái)應(yīng)該有很多方面。但最基本的我認(rèn)為有三條。
　　第一，服務(wù)意識(shí)。就是說(shuō)，要有一個(gè)正確的定位，辦公室工作的性質(zhì)是服務(wù)的，和社會(huì)上的服務(wù)行業(yè)是一樣的，要有一種積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，要有一種讓你的服務(wù)對(duì)象滿意的意識(shí)。
我體會(huì)，樹(shù)立服務(wù)的意識(shí)，要在三個(gè)字上下功夫。
　　一是早字。就是說(shuō)要在主動(dòng)服務(wù)上下功夫，做到超前思考，特別是當(dāng)前學(xué)院加快發(fā)展，教師的教學(xué)、科研任務(wù)繁重，要求辦公室人員不能是被動(dòng)地去應(yīng)付工作，而要主動(dòng)去思考在哪些方面可以發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，幫助教師減輕負(fù)擔(dān)，推動(dòng)學(xué)院發(fā)展。
　　二是快字。就是說(shuō)在高效服務(wù)上下功夫，追求工作效率，培養(yǎng)雷厲風(fēng)行、事半功倍的行動(dòng)能力。
　　三是好字。就是說(shuō)在優(yōu)質(zhì)服務(wù)上下功夫，樹(shù)立精品意識(shí)，在精心和細(xì)心上下大功夫，本著求真務(wù)實(shí)、細(xì)致入微、精益求精的態(tài)度做好每一項(xiàng)工作。
　　為了強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，學(xué)校辦公室2000年的時(shí)候，在全校最早提出了自己的工作理念：“盡我所能，想您所想”。這個(gè)理念有三個(gè)內(nèi)涵：一是辦公室的一切工作都是為了服務(wù)，二是辦公室的服務(wù)必須追求一流，三是做任何一項(xiàng)服務(wù)工作必須從服務(wù)對(duì)象出發(fā)，傾盡智慧和力量。當(dāng)時(shí)學(xué)校辦公室之所以把這8個(gè)字作為工作理念，實(shí)際上就是突出了服務(wù)對(duì)于辦公室工作的重要性，要求辦公室的每一個(gè)人都要有服務(wù)意識(shí)。一個(gè)人的能力可能有大小，經(jīng)驗(yàn)可能有差別，但是，要把一件事情做好的意識(shí)應(yīng)該是共同的。
　　在這里，我也建議各單位都能夠有一個(gè)自己的工作理念，用這個(gè)工作理念來(lái)統(tǒng)一全體人員的思想。
　　第二，業(yè)務(wù)能力。只有服務(wù)意識(shí)還不夠，還要有把工作做好的能力。我體會(huì)，業(yè)務(wù)能力跟學(xué)歷層次沒(méi)有什么必然的聯(lián)系?，F(xiàn)在我們學(xué)校留人都需要碩士、博士，我想這僅僅表明你可能會(huì)有比較好的潛力，可能會(huì)有比較好的學(xué)習(xí)能力，但不能代表你有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，業(yè)務(wù)能力主要還是在工作實(shí)踐中培養(yǎng)和鍛煉的。
辦公室工作對(duì)業(yè)務(wù)能力要求非常高。我們學(xué)院辦公室，直接為老師和學(xué)生服務(wù)，他們提出來(lái)的問(wèn)題，我們是不是都能夠給予完滿的回答，或者是不是都能夠以最快的效率把問(wèn)題解決掉？這些，都對(duì)我們的業(yè)務(wù)能力提出了要求。
　　其實(shí)有些看似簡(jiǎn)單的工作，實(shí)際上也需要很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。比如，學(xué)校辦公室接待領(lǐng)導(dǎo)和客人，需要陪同他們參觀，大多數(shù)時(shí)候還要客串講解員的角色。那你首先就要對(duì)學(xué)校的歷史和現(xiàn)在的教學(xué)、科研，學(xué)科建設(shè)等情況倒背如流。還要對(duì)吉林省、長(zhǎng)春市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況基本掌握?，F(xiàn)在客人到長(zhǎng)春的參觀地點(diǎn)主要有偽皇宮、汽車廠、長(zhǎng)影世紀(jì)城，晚上再看看二人轉(zhuǎn)。出長(zhǎng)春主要就是松花湖、長(zhǎng)白山。這些地方的歷史、自然狀況都需要了解，因?yàn)檫@是對(duì)我們高校辦公室人員兼有學(xué)術(shù)和行政素質(zhì)的展示，直接體現(xiàn)出一所大學(xué)的管理水平。（昨天我提給校辦的幾位同志提了個(gè)問(wèn)題：二人轉(zhuǎn)的問(wèn)題）
　　第三，人格魅力。一個(gè)人的工作能力有大小，但是人品一定要好。要誠(chéng)實(shí)、正派、本份，說(shuō)老實(shí)話、辦老實(shí)事、做老實(shí)人，具有一定的人格魅力，這很重要。辦公室人員的人格魅力有很多種，我認(rèn)為，身為辦公室人員，最重要的是胸懷。
　　我對(duì)辦公室新來(lái)的同志經(jīng)常說(shuō)的一句話是“有多大胸懷做多大事兒”！辦公室工作酸甜苦辣，什么味道都可能嘗到。這就要求辦公室人員應(yīng)該具備大度的胸懷，做到“容言”、“容人”、“容事”。容言，就是能容逆耳之言，忍得住誤解，咽得下委曲，不能一聽(tīng)難聽(tīng)的話就火冒三丈，也不能口不擇言，惡語(yǔ)傷人。容人，就是要尊重別人的個(gè)性和習(xí)慣，能容人之短，不要求全責(zé)備，以偏概全，要多從積極的角度看別人。容事，就是能容失誤之事，對(duì)工作中出現(xiàn)失誤和問(wèn)題，多正己、少怨人，不要斤斤計(jì)較，有些事情要拿得起放得下，凡事想得開(kāi)一些，看得淡一些。
　　比如，學(xué)校的信訪工作。我兼任學(xué)校信訪辦的主任。最近幾年，學(xué)校的信訪問(wèn)題更多的是學(xué)校發(fā)展中碰到的一些問(wèn)題。通過(guò)信訪工作使我體會(huì)更深。什么樣的人、什么樣的事情，有理的、沒(méi)理的，層次高的、層次低的，哭鬧的、絕食的，都會(huì)碰到。但信訪工作代表的是學(xué)校，如果因?yàn)楣ぷ魅藛T一時(shí)不能容忍，就可能使事態(tài)變得更加棘手、復(fù)雜。所以，一定要克制自己，修練自己，讓自己在工作中不斷成熟起來(lái)。
　　以上我談的是辦公室人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，服務(wù)意識(shí)、業(yè)務(wù)能力和人格人品方面的要求。

　　我要談的第二方面是：如何加強(qiáng)內(nèi)部規(guī)范化建設(shè)
　　辦公室工作的最大特點(diǎn)就是事務(wù)繁雜，頭緒多。如何能使工作雜而不亂，并且出質(zhì)量、出效率，就必須要加強(qiáng)內(nèi)部的規(guī)范化建設(shè)。
　　下面，我著重介紹一下學(xué)校辦公室在內(nèi)部規(guī)范化建設(shè)中的一些做法，算是跟大家交流，也希望各位領(lǐng)導(dǎo)和老師批評(píng)指正。
　　第一，建立工作制度。制度是一種規(guī)范，一種期待，更是一種導(dǎo)向。建立科學(xué)的制度體系是辦公室工作有序開(kāi)展的重要保障。幾年來(lái)，學(xué)校辦公室在對(duì)承擔(dān)的所有工作進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上，建立和完善了21項(xiàng)工作制度，大到學(xué)校重要活動(dòng)的組織規(guī)則、國(guó)家、省市領(lǐng)導(dǎo)的接待守則，小到印章、文件傳閱、電話處理流程，盡量使辦公室的每項(xiàng)工作都能納入制度中運(yùn)行，做到有章可循，有據(jù)可依，精細(xì)化管理。
　　這個(gè)夾子是行政事務(wù)室孫陽(yáng)的夾子，我們辦公室每個(gè)人都有一個(gè)，把自己分工承擔(dān)工作的各類文件、材料分類別管理，建立明細(xì)，便于查找。
　　近期，學(xué)校對(duì)校級(jí)層面的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行清理，按照“廢、改、立”的原則，建立更加完善的制度體系。我希望，各學(xué)院辦公室能以此為契機(jī)，建立和完善自己的規(guī)章制度，避免工作的盲目性和隨意性，使各項(xiàng)工作更加規(guī)范有序。
　　第二，創(chuàng)新工作機(jī)制。工作機(jī)制是一種相對(duì)固定的工作模式，能夠防止工作上完全依靠某個(gè)人的弊端。工作機(jī)制的創(chuàng)新，需要從工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題出發(fā)，把解決問(wèn)題、提高效率作為創(chuàng)新工作機(jī)制的目的。
　　下面，我介紹幾個(gè)工作機(jī)制。
　　一是“ABC主副崗制”。辦公室的工作隨機(jī)性特別大，本來(lái)每個(gè)人都有自己的職責(zé)，都有自己負(fù)責(zé)的一塊工作，但常常會(huì)因?yàn)檫@個(gè)人外出、臨時(shí)出去辦事等等原因，他負(fù)責(zé)的這塊工作就出現(xiàn)了空缺。一些師生來(lái)辦事，就需要等半天，甚至辦不了。為了解決這個(gè)問(wèn)題，我們提出了ABC主副崗制。就是說(shuō)，每個(gè)工作人員都有一個(gè)A崗，即主崗，同時(shí)也承擔(dān)著B(niǎo)崗、C崗即副崗的職責(zé)，B崗、C崗雖然是副崗，但都是根據(jù)工作需要和個(gè)人的素質(zhì)、優(yōu)長(zhǎng)進(jìn)行分配的。像學(xué)校辦公室三位副主任互為ABC主副崗，如果主管行政工作的副主任有事不在崗，那么其B崗——主管信息信訪工作的副主任就自動(dòng)承擔(dān)A崗的職責(zé)。通過(guò)這種機(jī)制，加強(qiáng)了辦公室人員的拾遺補(bǔ)缺和密切配合。
　　二是“三三制”工作機(jī)制。辦公室工作因?yàn)轭^緒多，常常是做完了這件事，接著又忙別的事，很少有時(shí)間能夠坐下來(lái)思考思考問(wèn)題，總結(jié)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。完全把自己捆在事務(wù)上，這不利于工作的深入開(kāi)展。這樣，我們提出了“三三制”工作模式，即用三分之一的時(shí)間和精力做預(yù)前工作，用三分之一的時(shí)間和精力做事件處理工作，用三分之一的時(shí)間和精力做事后的研究總結(jié)工作。通過(guò)這種工作機(jī)制推動(dòng)辦公室人員盡量多的思考和總結(jié)工作，盡可能把工作做到更細(xì)致、更主動(dòng)、更系統(tǒng)。
　　三是個(gè)性化工作模式。學(xué)校辦公室目前有四個(gè)科室，行政事務(wù)室、文秘綜合室、信息信訪室、網(wǎng)絡(luò)工作室，這四個(gè)科室在工作性質(zhì)上有很大差別。如何針對(duì)不同的內(nèi)容，更有效率地做好工作，也是我們經(jīng)常思考的問(wèn)題。為此，我們提出了四類不同的工作模式，針對(duì)行政接待工作，我們實(shí)行方案式工作模式，把常規(guī)性行政事務(wù)制成各類方案，遇到事情按照方案實(shí)施，增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性和可操作性；針對(duì)文字綜合工作，我們實(shí)行研討式工作模式，事先擬好研討題目，定期組織內(nèi)部研討，濃厚研究型的團(tuán)隊(duì)氛圍；針對(duì)信訪工作，實(shí)行預(yù)前式工作模式，把可能發(fā)生的信訪事件通過(guò)信息發(fā)布、有問(wèn)必答等方式，消滅在萌芽中；針對(duì)網(wǎng)絡(luò)工作，實(shí)行項(xiàng)目式工作模式，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部建立幾個(gè)工作小組，各自分工不同，以承擔(dān)項(xiàng)目的形式，推動(dòng)各組工作，收到較好的效果。當(dāng)然，這些工作模式都是根據(jù)學(xué)校辦公室的實(shí)際情況而設(shè)計(jì)的，每個(gè)單位、每個(gè)學(xué)院都有自己的特點(diǎn)，需要根據(jù)自己的情況設(shè)計(jì)符合自己的工作模式。(責(zé)任編輯：麥田守望者)